Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 24 januari 2022, nr. 29713506, houdende vaststelling van het onderwijsaccountantsprotocol voor de sectoren PO, VO, MBO en HO (Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2021)

De raad van toezicht3Voor een instelling op grond van WPO of WEC raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WPO, artikel 17a, 17b en 17c en WEC, artikel 28g, 28h en 28i). Voor een openbare school zonder raad van toezicht vervangen door ‘gemeenteraad’ (of gemeenteraden) op grond van de WPO, artikel 47 en 48.) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van het opstellen van de Opgave van de bekostigingsgegevens op grond van de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

5. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector VO

5.1. Algemeen

1 december 2021

Het accountantsprotocol voor de sector VO wordt conform artikel 18, lid 3 en artikel 24, lid 7, van het Besluit bekostiging WVO 2021 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 18, lid 2, van het Besluit bekostiging WVO 2021. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform de WVO. Het assurance-rapport kan primair alleen gebruikt worden voor de vaststelling van de rijksbijdrage. Het staat het ministerie vrij om de relevante gegevens in het OBO, en het assurance-rapport daarbij, ook voor andere beleidsdoeleinden te gebruiken als zij van mening is dat de werkzaamheden, zoals in dit accountantsprotocol voorgeschreven, voldoende zijn om de data te interpreteren voor eventueel andere beleidsdoeleinden.

Het onderdeel onderzoek Register onderwijsdeelnemers sector VO is van toepassing op de in artikel 5, van de WVO vermelde schoolsoorten:

De voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet en regelgeving is ook terug te vinden op: https://www.overheid.nl

Op de website van DUO is meer informatie te vinden over de toepassing van de regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo (https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/bekostiging-en-subsidies/aanvullende-bekostiging-aanvragen/nieuwkomersbekostiging.jsp).

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO is beschreven in het ‘Programma van Eisen VO-instellingen‘ (het is mogelijk dat na publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van het PvE beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde link niet meer werkt). De actuele versie van het PvE is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek Register onderwijsdeelnemers VO worden door DUO geleverd in de vorm van het Overzicht Basis- en diplomagegevens Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de school. Daags na aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De school krijgt hiervan een bericht. Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in Register onderwijsdeelnemers, dan moet de school deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de school opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in het PvE VO-instellingen zijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

Bij onderzoeken van de juistheid van de gegevens van AOC’s in het Register onderwijsdeelnemers. Het voorbereidend beroepsonderwijs (vbo) in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2, van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het MBO wordt voor het vbo in een AOC uitgegaan van de teldatum t-1. Voor het onderzoek van de gegevens van een vbo en mavo binnen een AOC gelden de onderzoeksitems van de sector VO.

5.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

5.2.1. Object van onderzoek

1 juli 2021

De gegevens inzake inschrijvingen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Het voor het onderzoek relevante soort gegeven van de scholen betreft:

De nieuwkomers en de leerlingen per 1 oktober 2021 worden als één relevante soort gegeven aangemerkt.

Daarnaast worden voor nieuwkomers op de peildatum 1 januari 2021, 1 april 2021, 1 juli 2021 en 1 oktober 2021 algemene werkzaamheden gevraagd.

Voor het OBO onderzoek is een nieuwkomer in het OBO herkenbaar aan een PER met een datum in NL die op de peildatum (1 januari 2021, 1 april 2021, 1 juli 2021 of 1 oktober 2021) korter is dan 2 jaar en waarbij ofwel een BSN in het PER staat en een NAT die niet Nederlands is, ofwel een onderwijsnummer in het PER staat.

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de inschrijfgegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar de handleiding Register onderwijsdeelnemers VO, deze is beschikbaar op de website van DUO.

5.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2021

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier.Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2021) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere Standaard 240.

De werkzaamheden verricht door een administratiekantoor of een interne controle-afdeling van de school kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van het administratiekantoor of de interne controle- afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 5.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij het relevante soort gegeven nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2021, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor 1-10-2021 en voor uitschrijvingen kort na 1-10-2021. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder Standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2021) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten(dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is bij meerdere instellingscodes dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel, tenzij de instelling meer dan 25 instellingscodes omvat. De testwerkzaamheden dienen dusdanig gespreid te worden dat de relevante instellingscodes, doch minimaal 1 keer bij meer dan 25 instellingscodes, in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 5.2.1. De aantallen gegevensgerichte werkzaamheden in tabel 5.2.2b of 5.2.2c of het aantal in een statistische steekproef is per soortgegeven per instellingscode.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIETde bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum inschrijving (record ISG) op 1 september staat, maar het moet 15 september zijn, dan is dit een fout.

Indien de berekening van de ‘populatie/aantal keer materialiteit’ uitkomt op een getal tussen twee opgenomen waarden in de tabel, dan moet altijd naar boven afgerond worden om op de toe te passen regel uit te komen.

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met Standaard 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

5.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2021

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Van de ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1 oktober 2021 stelt de instellingsaccountant vast dat:

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de school via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de school het actuele OBO opvragen. Deze wordt geleverd met een lijst van verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen VO-instellingen (PvE) van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controletotalen worden bepaald.

5.3. Assurance-rapport

1 december 2020

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 december 2021

De hieronder voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de relevante gegevens in het OBO voor de VO-instellingen wordt ook opgenomen op de website van DUO in een pdf. Door gebruik te maken van die pdf wordt de voorgeschreven tekst gehanteerd. De accountant vult het format aan met de specifieke kenmerken van de instelling en de benodigde gegevens voor ondertekening, inclusief een digitale handtekening.

(Assurance-rapport - Voortgezet onderwijs - DUO Zakelijk)

Het proces van indienen bij DUO door de onderwijsinstelling is niet gewijzigd.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht4Voor een instelling op grond van WVO raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WVO, artikel 24d, 24e en 24e1) noemen)

Wij hebben de relevante gegevens in het OBO inzake inschrijvingen van... (naam vo-school) met instellingscode... te... (zetel) (hierna: de Gegevens) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens van... (naam vo-school) met instellingscode... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de inschrijvingen en sluit met de volgende controlegetallen:

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens’.

Wij zijn onafhankelijk van... (naam vo-school) met instellingscode... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2022 voor... (naam vo-school) vast te stellen. Hierdoor zijn de Gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam bestuur) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens mogelijk te maken, zodat deze geen afwijkingen van materieel belang bevatten als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht4Voor een instelling op grond van WVO raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WVO, artikel 24d, 24e en 24e1) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria, als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

6. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector MBO

6.1. Algemeen

1 december 2021

Het accountantsprotocol voor de sector mbo wordt conform artikel 2.5.7a, van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB)en krachtens artikel 5.2.5, van het Uitvoeringsbesluit WEB vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen verklaring omtrent de getrouwheid), zoals genoemd in artikel 2.2.4, lid 5, van de WEB bij de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers MBO. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WEB. Het assurance-rapport kan primair alleen gebruikt worden voor de vaststelling van de rijksbijdrage. Het staat het ministerie vrij om de relevante gegevens in het Overzicht Basis- en diplomagegevens Onderzoek (OBO), en het assurance-rapport daarbij, ook voor andere beleidsdoeleinden te gebruiken als zij van mening is dat de werkzaamheden, zoals in dit accountantsprotocol voorgeschreven, voldoende zijn om de data te interpreteren voor eventueel andere beleidsdoeleinden.

Het onderdeel onderzoek Register onderwijsdeelnemers sector mbo is van toepassing op (artikel 1.1.1 van de WEB):

Hierna worden deze categorieën ‘de onderwijsinstellingen’ genoemd.

De voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers (ROD) dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO zijn beschreven in de ‘Programma van Eisen MBO-instellingen (PvE)’ en de ‘Programma van Eisen VAVO-instellingen (PvE)‘ (het is mogelijk dat na de publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van deze PvE’s beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde links niet meer werken). De actuele versie van de PvE’s is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers BO en het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers vavo worden door DUO geleverd in de vorm van het OBO. Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in hetProgramma van Eisen (PvE) MBO-instellingenen in hetPvE VAVO-instellingenzijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

Bij onderzoeken van de juistheid van de gegevens van AOC’s in het Register onderwijsdeelnemers.

De hier beschreven werkwijze en onderzoeksitems gelden onverkort voor het MBO deel van de AOC’s.

Het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2, van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het MBO wordt hier uitgegaan van de teldatum t-1.

Voor het onderzoek van de gegevens van een VMBO en MAVO binnen een scholengemeenschap AOC – VO, zoals bedoeld in artikel 2.6, van de WEB, gelden de onderzoeksitems van de sector VO.

6.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

6.2.1. Object van onderzoek

1 juli 2021

De gegevens inzake inschrijvingen en diploma’s bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens van de onderwijsinstellingen betreffen:

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountants:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentengegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers MBO en de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers voor VAVO, deze zijn beschikbaar via de site van DUO.

6.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2021

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) en moet duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie 2004‘.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bekostigde studenten aan maatwerktrajecten worden niet gezien als een homogene massa. De instellingsaccountant dient daarom bij instellingen die maatwerktrajecten verzorgen en materieel van omvang zijn (>2% van de totale populatie inschrijvingen) hier specifiek aandacht aan te besteden.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 6.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij een relevante soort gegeven student (beroepsonderwijs of vavo) per teldatum, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor de teldatum en voor uitschrijvingen kort na de teldatum. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 6.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIETde bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum begin (record ISP) op 1 augustus staat, maar het moet 15 augustus zijn, dan is dit een fout.

6.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2021

Van de ingeschreven studenten per 1 oktober 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de ingeschreven studenten per 1 februari 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Indien de geselecteerde student pas ná 1 oktober 2021 is ingeschreven of bij de telling 1 oktober 2021 niet mocht worden bekostigd, stelt de instellingsaccountant alsnog vast dat:

Van de afgegeven diploma’s in 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Tabel 6.2.3e werkzaamheden afgegeven diploma’s beroepsonderwijs in 2021

Van de ingeschreven vavo-studenten per 1 oktober 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de afgegeven diploma’s in 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de vakken, waarin de student met goed gevolg examen heeft afgelegd in 2021, stelt de instellingsaccountant vast dat:

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs of beroepspraktijkvorming (BPV) en daadwerkelijk het onderwijs of de BPV is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving of diploma bij het niet tijdig aanwezig zijn van een ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging en/of een BPV-overeenkomst per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de onderwijsovereenkomsten, derdenmachtigingen en BPV-overeenkomsten bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert.

Als de accountant gebreken constateert beoordeelt de accountant de procedures.

Als de procedures op orde zijn hoeft niet aan de inspectie gerapporteerd te worden. De procedures zijn op orde als deze er in opzet, bestaan en werking op zijn gericht dat de onderwijsovereenkomsten, BPV-overeenkomsten en derdenmachtigingen tijdig door alle benodigde partijen worden ondertekend.

(Actieve monitoring is onderdeel van een werkende procedure)

Als de accountant fouten vindt moet hij de aard van de fout analyseren en in hoeverre dit een incident is of een fout die gemaakt wordt omdat de procedure niet wordt nageleefd.

Als er individuele gevallen zijn, waarbij de ondertekening te laat is en de instelling kan aantonen dat de procedure is gevolgd, maar om specifieke redenen niet heeft gewerkt dan is een rapportage niet nodig.

Uit het VvB kan de inspectie opmaken dat inmiddels (met ingang van inschrijfjaar 2015/2016) geen van de instellingen meer gebruik maakt van voor gestempelde of geprinte data, oude gevallen hoeven niet gerapporteerd te worden, de rapportage heeft betrekking op de procedure die voor het betreffende controlejaar wordt gehanteerd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure niet werkt en wel rapportage nodig is:

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure is gevolgd, maar geen rapportage nodig is:

Bij twijfel graag de casus/situatie voorleggen aan de inspectie (n.vanschie@owinsp.nl)

Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit protocol.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven (artikel 1.1.3, van de WEB). Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een tijdig ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging of BPV-overeenkomst ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving of het bekostigde diploma niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt per gebrek aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd. Deze tekstpassage is ook van toepassing op de bekostigde inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken met een 6 of hoger in het VAVO en diploma’s in het beroepsonderwijs.

Indien de instellingsaccountant niet met zekerheid kan vaststellen dat de onderwijsovereenkomst van een op 1 oktober en/of 1 februari voor bekostiging in aanmerking gebrachte student op de betreffende datum is gesloten en ondertekend, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Indien op 1 oktober of op 1 februari geen regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk cursusgeld niet door de instelling is betaald en de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Indien voor een bekostigde BBL-student geen tijdig ondertekende BPV-overeenkomst aanwezig is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant op andere wijze heeft vastgesteld dat de betreffende student wel daadwerkelijk deelneemt aan de BPV en aan de overige bekostigingsvereisten voldoet.

Werkzaamheden in verband met de te bepalen controlegetallen beroepsonderwijs en vavo

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de MBO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen MBO-instellingen en het Programma van Eisen VAVO-instellingen van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

6.3. Assurance-rapport

1 juli 2017

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 juli 2021

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO voor BO, VO en VAVO van ROC’s, AOC’s, Vakinstellingen en een instituut voor doven.

Het is toegestaan om per deelsector een assurance-rapport in te dienen. Deze deelsectoren zijn:

In geval van een assurance-rapport per deelsector kan de onderstaande tekst hierop worden aangepast door de overige sectoren uit de tekst te laten.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Wij hebben de relevante gegevens beroepsonderwijs (inschrijvingen en diploma’s) en de relevante gegevens vavo (inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken)5Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging. van... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... te ... (zetel) in het(de) OBO(‘s) (hierna: de Gegevens) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens in het OBO (bo) en/of het OBO (vavo5Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging.) (en bij AOC’s: het OBO vo) van ... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist, in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de inschrijvingen per 1 oktober 2021 en per 1 februari 2022 en de diploma’s in het kalenderjaar 2021 en sluit met de volgende controlegetallen:

(bij AOC’s voor het vo: het OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de inschrijvingen en sluit met de volgende controlegetallen:

Het OBO voor vavo5Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging. (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de studentengegevens per 1 oktober 2021 en de diploma- en certificaatgegevens in het kalenderjaar 2021 en sluit met de volgende controlegetallen:

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2023 voor... (naam mbo-instelling) vast te stellen. Hierdoor zijn de Gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam mbo-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

7. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector HO

7.1. Algemeen

1 december 2021

Het accountantsprotocol voor de sector Hoger onderwijs (HO) wordt conform artikel 2.10a, van de WHW en krachtens artikel 4.4, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de voorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 4.4, lid 1, van het UWHW 2008 bij de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers HO, die nodig zijn voor uitvoering van de WHW, de WSF 2000, het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008. Het assurance-rapport kan primair alleen gebruikt worden voor de vaststelling van de rijksbijdragen. Het staat het ministerie vrij om de relevante gegevens in het OBO, en het assurance-rapport daarbij, ook voor andere beleidsdoeleinden te gebruiken als zij van mening is dat de werkzaamheden, zoals in dit accountantsprotocol voorgeschreven, voldoende zijn om de data te interpreteren voor eventueel andere beleidsdoeleinden.

Het onderdeel onderzoek Basisregisteronderwijs sector HO is van toepassing op de in artikel 1.8, van de WHW genoemde bekostigde instellingen, waaronder begrepen de conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 bekostigde Transnationale Universiteit Limburg.

De voor het onderzoek Basisregisteronderwijs relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling van informatie hierover met DUO zijn beschreven in het ‘Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE)‘ (het is mogelijk dat er na de publicatie van het OAP nog een aanpassing komt van het PvE, waardoor de link niet meer werkt); deze is te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers worden door DUO geleverd in de vorm van een Overzicht Basis- en diplomagegevens Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (op de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij een OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de accountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in hetProgramma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE)zijn opgenomen voor de accountant.

In de sector HO wordt gebruik gemaakt van jaarinschrijvingen. Als een student zich niet eerder heeft uitgeschreven, dan wordt de inschrijving op 31 augustus beëindigd. Indien de student opnieuw wil deelnemen aan het onderwijs dan schrijft deze zich weer in per 1 september van het volgende collegejaar. De inschrijvingen van het collegejaar 2019/2020 (van de periode 1 september 2020 tot en met 1 oktober 2020), die niet beëindigd zijn voor 2 oktober 2020 blijven in de te selecteren records staan. De reden hiervoor is dat het onderzoek de studenten betreft die ingeschreven staan in de peilperiode van 2 oktober 2020 tot en met 1 oktober 2021. Op deze manier vallen de mutaties op deze inschrijfrecords, waaronder de juistheid van de datum uitschrijving ook in het onderzoek van de instellingsaccountant.

Het onderzoek naar de juistheid van de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers voor HO wordt uitgevoerd over de volgende peilperiode: 2 oktober 2020 tot en met 1 oktober 2021.

7.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

7.2.1. Object van onderzoek

1 juli 2021

De gegevens inzake inschrijvingen en graadverleningen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage en zijn daarnaast van belang voor de uitvoering van de WHW, de WSF 2000 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. Deze gegevens worden voor een belangrijk deel ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers; daarnaast wordt een aantal gegevens afzonderlijk door instellingen voor hoger onderwijs opgegeven. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport af over de registraties in het Register onderwijsdeelnemers (zoals opgenomen in het OBO) en de afzonderlijke opgaven door de instellingen.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens voor instellingen voor hoger onderwijs betreffen:

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

Het is mogelijk proefschriften en ontwerperscertificaten die niet eerder aan DUO zijn geleverd alsnog aan te leveren. Deze te laat aangeleverde gegevens zullen voor de berekening van de onderzoeksbekostiging van het huidige bekostigingsjaar niet meetellen. Deze aantallen kunnen wel maximaal 2 jaar meewegen in de bepaling van het driejaarsgemiddelde (UWHW, artikel 4.20 en 4.21).

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentgegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) (beschikbaar via de site van DUO).

Indien Studielink een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de maatregelen en procedures ter waarborging van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking door of namens de Stichting Studielink voldoen aan de gestelde normen kan de instellingsaccountant, indien en voor zover aanmeld-, inschrijf- en betalingsgegevens via Studielink worden verstrekt aan de instelling, bij de beoordeling van de juistheid van de gegevens uitgaan van een correcte werking en aflevering van de gegevens door Studielink. Indien de bedoelde verklaring niet aanwezig is kan de instellingsaccountant volstaan met een disclaimer in het assurance-rapport.

In de foto van Studielink is het zichtbaar als de centrale verificatie van DUO is geleverd aan de instelling.

7.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2021

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie hierover vast in zijn dossier.Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 7.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 7.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij het relevante soort gegeven inschrijvingen, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor inschrijvingen en uitschrijvingen op 1-10-2021. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 7.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 7.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIETde bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum inschrijving (record ISG) op 1 december staat, maar het moet 1 november zijn, dan is dit een fout.

7.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2021

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Voor wat betreft inschrijvingen gedurende de peilperiode (HO) stelt de instellingsaccountant vast dat:

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder in de sector MBO geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs en daadwerkelijk het onderwijs is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving bij het niet tijdig aanwezig zijn van een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de derdenmachtigingen bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert. Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit protocol.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven. Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd.

Indien op 1 oktober geen regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk collegegeld niet door de instelling is betaald en de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van inschrijvingen met een Nederlandse nationaliteit en op de inschrijvingen met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

Voor de Open Universiteit (OU) is de bekostiging ook afhankelijk van het aantal studiepunten (ECTS) van de onderwijseenheid. De instellingsaccountant (van de OU) stelt vast dat voor inschrijvingen in de peilperiode de record soort inschrijving (ISG) in het Register onderwijsdeelnemers juist is gevuld, dat wil zeggen op basis van de onderwijseenheid (module) met de juiste studielast (ECTS).

Voor wat betreft de graden (bachelor, master, associate degree, ongedeeld) die aan een student zijn verleend in de peilperiode stelt de instellingsaccountant vast dat:

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van het aantal in deze periode verleende graden aan studenten met een Nederlandse nationaliteit en studenten met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

De universiteiten doen afzonderlijk opgave van het aantal relevante proefschriften die hebben geleid tot een promotie en van het aantal relevante ontwerperscertificaten die zijn uitgereikt wegens het met goed gevolg afronden van onderwijs als bedoeld in bijlage 7 bij het UWHW 2008.

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de HO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen de nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

7.3. Assurance-rapport

1 juli 2017

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 juli 2021

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO en de afzonderlijke opgave van bekostigingsgegevens van HO-instellingen.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Wij hebben de relevante gegevens inzake inschrijvingen, graadverleningen en afsluitend examen in het OBO (hierna: de Gegevens) [en bijgevoegde en door ons gewaarmerkte opgave van de gegevens inzake proefschriften en ontwerperscertificaten (hierna: de Opgave)6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] van... (naam ho-instelling) met instellingscode ... te ... (zetel) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens [en is de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] van .... (naam ho-instelling) met instellingscode .... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het OBO van (datum uit de bestandsnaam OBO) betreft de stand over de onderzoeksperiode van 2 oktober 2020 tot en met 1 oktober 2021 en sluit met de volgende controlegetallen:

[(indien van toepassing)

De Opgave betreft de proefschriften leidend tot een promotie onder verantwoordelijkheid van de instelling of samen met andere (bekostigde) instellingen met een totaal van ... promoties en ... Joint Doctorates en/of een totaal van ... ontwerperscertificaten in 20216Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten, met een totaal ... van te laat aangeleverde promoties en ... te laat aangeleverde Joint Doctorates en/of een totaal van ... te laat aangeleverde ontwerperscertificaten in 20206Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten en met een totaal ... van te laat aangeleverde promoties en ... te laat aangeleverde Joint Doctorates en/of een totaal van ... te laat aangeleverde ontwerperscertificaten in 20196Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten.]

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens [en de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten]’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam ho-instelling) met instellingscode ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens [en de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten]zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2023 voor ... (naam ho-instelling). Hierdoor zijn de Gegevens [en de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam ho-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria [en voor het opstellen van en de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria].

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens [en het opstellen van de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens [en het opstellen van de Opgave6Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’(NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

8. Onderwijslinks

1 juli 2021

Voor actuele informatie over het onderwijsnummer kunt u terecht op de

volgende internetsites:

9. Lijst met afkortingen

1 juli 2021

Bijlage I