12 JUIN 2003. - Décret définissant et organisant la participation des étudiants au sein des institutions universitaires et instaurant la participation des étudiants au niveau communautaire. (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 18-06-2004 et mise à jour au 23-10-2012)

TITRE I. - De la participation au sein des institutions universitaires.

Article 1er. Le titre premier du présent décret est applicable aux institutions universitaires visées à l'article 10 du décret du 31 mars 2004 définissant l'enseignement supérieur, favorisant son intégration à l'espace européen de l'enseignement supérieur et refinançant les universités, ci-après dénommées les institutions universitaires.

CHAPITRE I. - Des droits reconnus aux étudiants.

Article 2. Les représentants des étudiants ont accès, dans les mêmes conditions que les autres membres des organes dont ils font partie, aux documents nécessaires à l'exercice de leur mandat, dans le respect des lois, arrêtés et règlements relatifs au respect et à la protection de la vie privée lorsqu'il s'agit de documents ayant trait à des personnes.

CHAPITRE II. - Des missions et des droits des représentants des étudiants.

Article 3. Sont électeurs les étudiants qui, au 1er décembre de l'année académique au cours de laquelle les élections sont organisées, sont inscrits régulièrement au rôle des étudiants de l'institution universitaire concernée.

Article 4. Les autorités des institutions universitaires apportent les moyens nécessaires à l'organisation des élections, qui ont lieu au moins une fois tous les deux ans. Un règlement électoral, comprenant au moins les éléments visés à l'article 5 du présent décret est rédigé par un organe paritaire composé de représentants du conseil des étudiants lorsque celui-ci existe et des autorités des institutions universitaires.

Article 5. Le règlement électoral comprend au moins :

1° le principe de l'élection des représentants des étudiants par et parmi les étudiants de l'institution, au terme d'un scrutin à un tour. Un second tour est organisé dans le cas où le quorum visé à l'article 6 n'est pas atteint;

2° la ou les dates des élections, qui doivent être clôturées le 30 avril;

3° la mention du choix de l'organisation de l'élection des représentants des étudiants aux organes visés à l'article 9 et de leurs suppléants soit de façon directe soit via un conseil des étudiants;

4° le choix de l'organisation des élections par faculté ou sur l'ensemble de l'institution;

5° la date d'entrée en fonction des représentants élus;

6° la mise en place d'une commission électorale chargée du contrôle et du dépouillement, composée paritairement d'étudiants non candidats d'une part et de membres du personnel et des autorités de l'institution de l'autre, dont le président et le vice-président sont alternativement un étudiant et un représentant des autorités de l'institution universitaire;

7° la diffusion d'une information individualisée auprès des étudiants électeurs.

Article 6. Pour être valable, le scrutin doit avoir recueilli la participation d'au moins 20 % des étudiants régulièrement inscrits dans les premier et deuxième cycles de l'institution universitaire et 25 % des étudiants régulièrement inscrits dans la faculté si l'élection est organisée par faculté.

Si le quorum visé à l'alinéa 1er n'est pas atteint, les étudiants classés en ordre utile sont désignés aux organes visés aux articles 10, 11 et 12 du présent décret. Ces représentants n'entrent pas en ligne de compte pour le calcul de la représentativité visée au titre II du présent décret.

Article 7. La mission des représentants des étudiants est de :

• représenter tous les étudiants de l'institution universitaire;

• défendre et promouvoir les intérêts des étudiants, notamment sur toutes questions relatives à l'enseignement, à la pédagogie et à la gestion de l'institution;

• susciter la participation active des étudiants de l'institution en vue de leur permettre de jouer pleinement leur rôle de citoyen actif, responsable et critique au sein de la société et de leur institution;

• assurer la circulation de l'information entre les autorités de l'institution et les étudiants;

• participer à la formation des représentants des étudiants afin d'assurer la continuité de la représentation.

Article 8. Tout représentant des étudiants qui perd sa qualité d'étudiant régulièrement inscrit ou qui est absent, sans justification, à trois réunions de l'organe dans lequel il est amené à siéger est remplacé pour le reste de la durée de son mandat.

Dans les institutions universitaires dans lesquelles les représentants des étudiants sont élus via un conseil des étudiant, il est pourvu à ce remplacement selon la procédure visée à l'article 19.

Dans les institutions universitaires dans lesquelles les représentants des étudiants sont élus directement, pour les représentants aux organes visés aux articles 10 et 11, il est pourvu à ce remplacement selon la procédure visée à l'article 23. Pour les représentants aux organes visés à l'article 9, un suppléant achève le mandat.

CHAPITRE III. - De la participation au sein des organes des institutions universitaires.

Article 9. Des représentants des étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d'au moins 20 % de la composition des organes constitués au sein de chaque institution universitaire, qui sont compétents pour :

1° nommer le personnel administratif, ainsi que le personnel spécialisé, le personnel de maîtrise, les gens de métier et de service;

2° arrêter et approuver les budgets et les comptes de l'institution universitaire;

3° décider, dans les limites des crédits budgétaires, des travaux d'entretien que nécessitent les bâtiments appartenant à l'institution et les faire exécuter dans les conditions fixées par la législation;

4° disposer, dans les limites et les conditions fixées par les lois, décrets et arrêtés, des crédits affectés à l'établissement;

5° déterminer les cours, travaux et exercices pratiques relatifs aux matières de l'enseignement, conformément aux dispositions légales;

6° définir la procédure interne et les modalités de la procédure externe d'évaluation de l'enseignement et de fonctionnement de l'établissement;

7° nommer les membres du personnel scientifique.

Article 10. Des représentants des étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d'au moins 25 % de la composition des organes chargés au sein de chaque institution universitaire de :

1° remettre un avis aux organes visés à l'article 9 sur toutes questions relatives à l'utilisation des moyens pédagogiques et à l'affectation des ressources humaines;

2° émettre des propositions relatives aux études, aux examens et, en général, à l'organisation pédagogique de l'institution.

Article 11. Des représentants des étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d'au moins 50 % de la composition des organes chargés au sein de chaque institution universitaire, de la gestion des subventions annuelles visées à l'article 1er de la loi du 3 août 1960 accordant des avantages sociaux aux universités et établissements assimilés.

Article 12. Des représentants des étudiants sont membres avec voix délibérative, à raison d'au moins 20 %, des conseils de faculté ou des organes constitués au niveau des différents domaines d'études de chaque institution universitaire.

Article 13. Des représentants des étudiants, choisis parmi les représentants aux organes visés à l'article 9, peuvent être membres des organes constitués au sein de chaque institution universitaire, compétents pour des matières autres que celles visées à l'article 9 et ainsi que pour la préparation des décisions relatives aux matières visées au même article, selon une proportion déterminée par les autorités des institutions universitaires.

Article 14. Les autorités des institutions universitaires mettent tout en oeuvre afin de permettre la participation des étudiants dans ces différents organes.

CHAPITRE IV. - Du mode de désignation des représentants des étudiants.

Section I. - Désignation au sein des organes visés à l'article 9.

Article 15. Les représentants des étudiants aux organes visés à l'article 9 peuvent soit être élus directement soit désignés par un conseil des étudiants constitué au niveau de l'institution universitaire.

Article 16. Les représentants des étudiants élus directement peuvent décider, pour l'octroi des mandats suivants, de passer au système du conseil des étudiants.

Pour être valable, cette décision doit être prise par deux tiers au moins des représentants des étudiants élus aux organes visés à l'article 9, au plus tard deux mois avant l'ouverture de la période électorale suivante.

Elle est notifiée par écrit aux autorités de l'institution universitaire.

Article 17. Le conseil des étudiants peut décider, pour l'octroi des mandats suivants, de passer au système de l'élection directe des représentants des étudiants.

Pour être valable, cette décision doit être prise à la majorité des deux tiers, au moins, des membres composant le conseil des étudiants, au plus tard deux mois avant l'ouverture de la période électorale suivante.

Elle est notifiée par écrit aux autorités de l'institution universitaire.

Section II. - Du conseil des étudiants.

Article 18. Un conseil des étudiants peut être constitué par les étudiants au sein d'une institution universitaire.

Pour être valablement constitué, le conseil des étudiants doit satisfaire aux conditions suivantes :

1° être élu par l'ensemble des électeurs visés à l'article 3;

2° compter au moins 7 membres élus lors des élections visées à l'article 4;

3° compter parmi ceux-ci au moins un représentant des étudiants issu de chaque faculté ou domaine d'études pour autant qu'un représentant en ait été élu.

Article 19. Le conseil des étudiants désigne parmi les membres élus le constituant les représentants des étudiants aux organes visés à l'article 9.

Le conseil des étudiants désigne parmi les étudiants régulièrement inscrits dans l'institution universitaire les représentants des étudiants aux organes visés aux articles 10 et 11.

La désignation des étudiants siégeant dans les organes visés aux articles 9, 10 et 11, est effectuée par l'ensemble des représentants des étudiants issus des élections visées à l'article 4.

Ils transmettent la liste de ces représentants aux autorités de l'institution universitaire ainsi qu'au commissaire ou délégué du Gouvernement auprès de l'institution universitaire, pour le 31 mai au plus tard.

Section III. - De l'élection directe.

Article 20. Les étudiants siégeant aux organes visés à l'article 9 et leurs suppléants peuvent être élus directement par et parmi les étudiants conformément à la procédure électorale définie au sein de l'institution universitaire, conformément à l'article 5.

Article 21. Des étudiants élus aux organes visés à l'article 9 peuvent se regrouper pour former une organisation représentative des étudiants constituée au niveau local.

Article 22. Pour être valablement constituée, une organisation représentative constituée au niveau local doit satisfaire aux conditions suivantes :

1° compter parmi ses membres fondateurs, au moins 35 % des élus effectifs au sein des organes visés à l'article 9;

2° déposer pour le 31 mai au plus tard auprès du commissaire du Gouvernement auprès de l'institution, un document attestant la constitution d'une organisation représentative constituée au niveau local.

Article 23. La ou les organisations représentatives constituées au niveau local ou, le cas échéant, les étudiants élus aux organes visés à l'article 9 désignent les représentants des étudiants aux organes visés aux articles 10, et 11 proportionnellement au nombre d'étudiants élus directement qui la ou les composent.

La liste de ces représentants est transmise aux autorités de l'institution ainsi qu'au commissaire du Gouvernement auprès de l'institution, pour le 31 mai au plus tard.

CHAPITRE V. - Des moyens octroyés aux représentants des étudiants.

Article 24. Outre la mise à disposition gratuite de locaux, les institutions universitaires octroient annuellement au conseil des étudiants ou aux organisations représentatives constituées au niveau local, des moyens financiers destinés à leur fonctionnement.

L'ensemble des moyens financiers octroyés est calculé sur la base du nombre d'étudiants régulièrement inscrits au sein de l'institution universitaire au cours de l'année académique des élections, à raison d'au moins 2,5 euros par étudiant et ne peut être inférieur à 5.000 euros.

Article 25. Les institutions universitaires mettent du personnel à disposition du conseil des étudiants ou des organisations représentatives constituées au niveau local, à raison d'au moins un demi équivalent temps plein par tranche de 10 000 étudiants entamée.

TITRE II. - De la représentation au niveau communautaire.

Article 26. Le titre II du présent décret est applicable aux institutions universitaires visées à l'article 1er du décret du 5 septembre 1994, ci-après dénommées les institutions universitaires, aux hautes écoles organisées ou subventionnées par la Communauté française visées à l'article 1er, 1°, du décret du 5 août 1995 fixant l'organisation générale de l'enseignement supérieur en hautes écoles, ci-après dénommées hautes écoles, aux écoles supérieures des arts visées à l'article 1er, § 1er, du décret du 17 mai 1999, relatif à l'enseignement supérieur artistique, ci-après dénommées écoles supérieures des arts, ainsi qu'aux instituts supérieurs d'architecture visés à l'article 3, § 3, de la loi du 18 février 1977 relative à l'organisation de l'enseignement de l'architecture, ci-après dénommés instituts supérieurs d'architecture.

Article 27. § 1er. Il faut entendre par organisation représentative des étudiants au niveau communautaire, l'association ou, le cas échéant, le regroupement d'associations volontaires d'étudiants qui répond, notamment, aux conditions suivantes :

• avoir pour fonction de représenter tous les étudiants fréquentant une haute école, une institution universitaire, une école supérieure des arts et/ou un institut supérieur d'architecture;

• avoir pour objet de défendre et de promouvoir les intérêts des étudiants, notamment en matière d'enseignement, de pédagogie, de gestion ainsi qu'en matière de conditions d'accès à la haute école, à l'institution universitaire, à l'école supérieure des arts ou à l'institut supérieur d'architecture;

• susciter la participation active des étudiants en vue de leur permettre de jouer pleinement leur rôle de citoyen actif, responsable et critique au sein de la société et de leur haute école, de leur institution universitaire, de leur école supérieure des arts ou de leur institut supérieur d'architecture;

• assurer la circulation de l'information auprès et en provenance des étudiants;

• participer à la formation des représentants des étudiants.

§ 2. Dans les limites des crédits budgétaires de la Communauté française, une subvention annuelle est allouée à chaque organisation représentative au niveau communautaire reconnue.

Cette subvention est répartie (au prorata du nombre des mois de reconnaissance de l'organisation) entre les organisations représentatives reconnues au niveau communautaire, d'une part, à raison de 25 % du montant, de manière égale entre ces organisations représentatives reconnues au niveau communautaire d'autre part, pour le reste, en fonction du nombre d'étudiants régulièrement inscrits dans l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de la Communauté française auxquels s'applique le titre II du présent décret et représentés par les conseils des étudiants et les organisations représentatives constituées au niveau local affiliés à chacune de ces organisations représentatives communautaires.

La justification de l'utilisation des subventions annuelles est assurée par la conservation durant cinq ans par l'organisation bénéficiaire de tous les documents justificatifs et par leur présentation à toute demande du Gouvernement.

§ 3. Les élections des membres de chaque organisation représentative des étudiants ont lieu, chaque année, avant le 30 juin.

Ces organisations communiquent au Gouvernement de la Communauté française une copie de leurs statuts et règlements ainsi que la composition de leurs instances.

Article 28. Une organisation représentative des étudiants au niveau communautaire est reconnue si elle réunit, au moment de la demande de reconnaissance, les conditions suivantes :

1° affilier au moins cinq conseils des étudiants ou organisations représentatives constituées au niveau local, dont au moins un conseil des étudiants visé à l'article 73 du décret du 5 août 1995 et au moins un conseil des étudiants visé à l'article 18 du présent décret ou une organisation représentative constituée au niveau local visée à l'article 21 du même décret et représenter, via les conseils des étudiants ou les organisations représentatives des étudiants constituées au niveau local affiliées, au moins 20 % des étudiants régulièrement inscrits dans l'ensemble des établissements d'enseignement supérieur de la Communauté française, répartis sur trois zones ou province au moins;

2° avoir prévu dans ses statuts une représentation proportionnelle en son sein des conseils des étudiants et/ou des organisations représentatives des étudiants constituées au niveau local qui y désignent leur représentation conformément à l'article 34 du présent décret, en assurant la présence d'au moins un représentant pour chacun de ces conseils des étudiants et/ou des organisations représentatives des étudiants constituées au niveau local;

3° être constituée sous la forme d'une asbl;

4° assurer la publicité des informations destinées aux membres ainsi que des règles d'adhésion à l'organisation et d'accès aux activités, programmes et services offerts par celle-ci;

5° avoir son siège dans la région de la langue française ou dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale;

6° avoir des statuts qui respectent le décret;

7° tenir une comptabilité régulière permettant le contrôle financier;

8° accepter la vérification de la conformité de ses activités et de leur comptabilité aux conditions d'octroi des subventions, conformément à la Section III du chapitre III du titre II de l'arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l'Etat;

9° avoir communiqué au Gouvernement, (au plus tard le 30 juin de chaque année), les nom et prénom des membres désignés par les différents conseils des étudiants et/ou des organisations représentatives des étudiants constituées au niveau local au sein de l'organisation représentative, les résolutions d'adhésion des différents conseils des étudiants et/ou des organisations représentatives des étudiants constituées au niveau local, la composition de ses instances, ainsi que les statuts et règlements, ou s'il échet leurs modifications;

10° avoir introduit une demande de reconnaissance auprès du Gouvernement, (au plus tard le 30 juin de l'année en cours).

Article 29. Le Gouvernement arrête au plus tard le 15 septembre et avec effet au 1er juillet, la reconnaissance des organisations représentatives des étudiants reconnue au niveau communautaire. Sous réserve de l'application de l'article 31, la reconnaissance à une durée de trois ans.

Article 30. La reconnaissance par le Gouvernement d'une organisation représentative des étudiants au niveau communautaire permet à celle-ci :

1° d'obtenir la subvention annuelle visée à l'article 27, § 2, du présent décret;