25 MAI 2023. - Décret relatif à la conservation et à la valorisation des archives d'intérêt patrimonial(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 04-08-2023 et mise à jour au 09-01-2026)

TITRE 1ER. - DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er. Pour l'application du présent décret, on entend par :

1° archives : l'ensemble des informations enregistrées, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produites par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités ;

2° archives privées : les archives produites par une personne physique ou morale de droit privé, à l'exception de celles produites dans le cadre de la gestion d'un service public ; sont également considérées comme privées les archives produites par les membres et collaborateurs d'un parti politique à l'occasion de leurs mandats publics, à l'exception des documents officiels établis ou reçus au nom ou pour le compte de l'autorité publique pour laquelle ils agissent ;

3° Fonds d'intérêt patrimonial : ensemble cohérent

4° professionnel des archives : la personne physique ou morale qui exerce de manière régulière une activité professionnelle ou dispose d'une expertise approfondie en matière de collecte, de conservation, de traitement et de valorisation d'archives ;

5° centre d'archives privées : la personne morale de droit privé qui exerce les missions définies à l'article 3 et répond aux conditions de l'article 5 ou de l'article 7 ;

6° opérateur culturel : toute personne physique ou morale dont les activités s'inscrivent dans le cadre des politiques culturelles ;

7° politiques culturelles : les politiques adoptées par la Communauté française dans les matières culturelles visées par l'article 4, 1°, 3° à 5°, 8°, 10° et 13°, de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980 ;

8° Subvention ponctuelle : une subvention de projet au sens de l'article 60, § 1er, 2° du décret du 20 décembre 2011 portant organisation du budget et de la comptabilité des Services du Gouvernement de la Communauté française ;

9° Subvention structurelle : une subvention générale au sens de l'article 60, § 1er, 1° du décret du 20 décembre 2011 portant organisation du budget et de la comptabilité des Services du Gouvernement de la Communauté française.

Article 2. § 1er. Le présent décret a pour objectif :

1° de préserver et transmettre l'histoire collective des populations constituant la Communauté française de Belgique ;

2° de faire en sorte que cette histoire collective comprenne la plus grande diversité possible d'idées ou d'expressions culturelles ;

3° de faire en sorte que cette histoire collective soit accessible au plus grand nombre.

§ 2. Le présent décret ne peut être utilisé pour promouvoir des idées :

1° constituant une infraction pénale en vertu:

2° ou manifestant une hostilité envers les droits et libertés garantis par la Constitution et la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales.

Les archives qui s'y rapportent ne peuvent être préservées et valorisées que dans une optique de développement de l'esprit critique des populations et de mise en garde des générations futures.

§ 3. Pour évaluer l'intérêt patrimonial d'un fonds d'archives, le Gouvernement se base sur l'avis de la Commission des Patrimoines culturels.

Cette évaluation tient compte :

1° de la nécessité de préserver et transmettre l'histoire collective des populations et la diversité des expressions culturelles et des idées ;

2° du lien qu'entretient le fonds d'archives avec l'Histoire, notamment l'histoire culturelle, politique, sociale et économique ;

3° du lien qu'entretient le fonds d'archives avec l'identité culturelle des populations d'un territoire ;

4° de la rareté des documents ou données concernées, ou de leur remarquable état de conservation par rapport à d'autres documents ou données similaires.

TITRE 2. - DES CENTRES D'ARCHIVES PRIVEES

CHAPITRE 1er. - Des missions des centres d'archives privées

Article 3. § 1er. Les missions archivistiques contribuant aux objectifs du présent décret se déclinent en missions de base et en missions complémentaires.

§ 2. Les missions archivistiques de base comprennent :

1° une mission de collecte qui vise à accroître les fonds du centre par la prospection, l'acquisition et la prise en dépôt d'archives ;

2° une mission de conservation qui vise à préserver l'intégrité des archives sur le long terme en utilisant des méthodes d'entreposage adaptées et conformes aux normes internationales applicables, en identifiant les risques d'altération potentiels et en prenant les mesures de prévention adéquates au regard des risques identifiés ;

3° une mission de traitement qui consiste à évaluer, trier, classer et décrire les archives détenues par le centre, par l'indexation, l'inventoriage, le catalogage et le développement d'instruments de recherche dans le respect des normes internationales applicables ;

4° une mission de mise à disposition qui consiste à rendre les fonds du centre accessibles au public dans une mesure compatible avec les exigences de conservation, les prescriptions de la législation portant protection des données à caractère personnel et les volontés du donateur ou déposant ;

5° une des missions de valorisation suivantes :

§ 3. Constituent des missions archivistiques complémentaires :

1° les missions de valorisation réalisées en plus de celle retenue au titre de mission de base ;

2° le développement ou la poursuite d'une politique de numérisation consistant à numériser des archives physiques selon des méthodes permettant d'en préserver l'intégrité, à conserver de manière pérenne les contenus numérisés et à les rendre accessibles au public ;

3° le développement ou la poursuite d'une politique de gestion des archives nativement numériques, à condition que ces dernières représentent moins de 20% des fonds du centre ;

4° le développement ou la poursuite d'une politique active et régulière de collecte d'archives prioritairement auprès d'opérateurs culturels.

§ 4. Le Gouvernement fixe, dans le respect des principes du présent décret, les conditions minimales d'exercice des missions mentionnées aux paragraphes 2 et 3. Il peut décliner celles-ci en fonction de la catégorie dans laquelle le centre est reconnu.

CHAPITRE 2. - De la reconnaissance des centres d'archives privées

Article 4. Le Gouvernement peut reconnaitre les centres d'archives privées qui contribuent aux objectifs du présent décret.

La reconnaissance porte sur une durée de cinq ans et ouvre le droit à une subvention annuelle dont le montant et les modalités d'octroi sont définis conformément au chapitre 4 du présent titre.

[¹ Par dérogation à l'alinéa 1er, aucune demande de reconnaissance ne peut être introduite entre le 1er janvier 2026 et le 31 mars2027.

Par dérogation à l'alinéa 2, les reconnaissances en cours au 1er janvier 2026, sont prolongées aux mêmes conditions pour une durée de deux ans à compter de leur date d'échéance. ]¹

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(1)2025-12-17/08, art. 91, 002; En vigueur : 01-01-2026>

Article 5. Pour être reconnu, un centre d'archives privées doit répondre aux conditions cumulatives suivantes :

1° être constitué sous la forme d'une association dotée de la personnalité juridique ou d'une fondation au sens des articles 1:6, § 2, et 1:7 du Code des sociétés et des associations ;

2° disposer d'un siège d'exploitation en région de langue française ou en région bilingue de Bruxelles-Capitale ; ce siège d'exploitation comprend au moins une salle de conservation et une salle de consultation, répondant chacune aux conditions de taille, d'équipement et d'ouverture au public fixées par le Gouvernement ;

3° exercer des missions archivistiques contribuant aux objectifs du présent décret depuis au moins cinq ans au jour de l'introduction de la demande de reconnaissance ;

4° disposer de fonds d'archives d'intérêt patrimonial produites par des tiers, dont le volume minimal est déterminé par le Gouvernement et assurer la cohérence de ses fonds en fonction d'une ou plusieurs thématiques et/ou d'un territoire spécifique ;

5° ne pas avoir pour objet principal la conservation et la valorisation d'archives audiovisuelles;

6° démontrer la viabilité financière de ses activités.

Pour conserver le bénéfice de sa reconnaissance et des subventions qui s'y rapportent, le centre d'archives privées doit en outre répondre aux conditions suivantes :

1° exercer les missions archivistiques de base mentionnées à l'article 3, § 2, 1° à 4° et au moins une mission de valorisation mentionnée au 5° du même paragraphe ;

2° employer au minimum un équivalent-temps-plein responsable de la conservation, du traitement, de la valorisation et de la consultation des archives et répondant aux qualifications fixées par le Gouvernement ; cette condition doit être remplie au plus tard dans les six mois qui suivent la notification de la décision de reconnaissance ;

3° développer un inventaire et des outils de recherche accessibles en ligne et répondant aux conditions techniques fixées par le Gouvernement sur la base des normes internationalement reconnues ;

4° collaborer de manière régulière avec d'autres opérateurs reconnus par la Communauté française, en particulier avec des opérateurs culturels, et participer à la recherche scientifique aux niveaux local, régional, communautaire ou international ;

5° organiser sa comptabilité selon le plan comptable normalisé établi par l'administration à destination des opérateurs culturels ; cette condition doit être remplie à compter de la deuxième année de la reconnaissance ;

6° veiller à la préservation de ses propres archives se rapportant aux activités soutenues.

Le cas échéant, le Gouvernement précise lors de la reconnaissance ou de son renouvellement les missions archivistiques complémentaires qu'il reconnait en plus des missions de base.

Article 6. Lorsque les crédits budgétaires disponibles sont insuffisants pour reconnaitre l'ensemble des centres d'archives privées répondant aux conditions de l'article 5 ou pour reconnaitre l'ensemble des missions complémentaires définies à l'article 3, § 3, les priorités sont définies comme suit :

1° la priorité est d'abord donnée au renouvellement, hors demande de progression, des reconnaissances existantes faisant l'objet d'une évaluation positive, en ce compris les missions complémentaires précédemment reconnues faisant l'objet d'une évaluation positive ;

2° la priorité est ensuite donnée à l'octroi de nouvelles reconnaissances pour les missions de base, en tenant compte des critères suivants :

3° les budgets restants sont ensuite affectés à la reconnaissance de nouvelles missions complémentaires et à l'augmentation éventuelle des subventions précédemment accordées, en tenant compte des critères mentionnés au 2°, a) à g), ainsi que de la pertinence des missions complémentaires sollicitées, au regard notamment de la taille et des activités du centre demandeur et du respect d'un équilibre entre les différents types de missions complémentaires reconnues.

CHAPITRE 3. - De la concession d'archives d'intérêt patrimonial appartenant à la Communauté française

Article 7. Le Gouvernement peut confier la gestion de fonds d'intérêt patrimonial appartenant à la Communauté française au centre d'archives privées qui répond aux conditions cumulatives suivantes :

1° être constitué sous la forme d'une association dotée de la personnalité juridique ou d'une fondation au sens des articles 1:6, § 2, et 1:7 du Code des sociétés et des associations ;

2° disposer d'un siège d'exploitation en région de langue française ou en région bilingue de Bruxelles-Capitale ; ce siège d'exploitation comprend au moins une salle de conservation et une salle de consultation, répondant chacune aux conditions de taille, d'équipement et d'ouverture au public fixées par le Gouvernement ;

3° démontrer la viabilité financière de ses activités.

Pour conserver les archives qui lui sont confiées, ainsi que le bénéfice des subventions qui s'y rapportent, le centre d'archives privées mentionné à l'alinéa 1er doit en outre répondre aux conditions cumulatives suivantes :

1° exercer les missions archivistiques de base mentionnées à l'article 3, § 2, 1° à 4°, et au moins deux missions de valorisation mentionnée au 5° du même paragraphe ;

2° employer au minimum un équivalent-temps-plein responsable de la conservation, du traitement, de la valorisation et de la consultation des archives et répondant aux qualifications fixées par le Gouvernement ; cette condition doit être remplie au plus tard dans les six mois qui suivent la notification de la décision de confier les archives au centre;

3° développer un inventaire et des outils de recherche accessibles en ligne et répondant aux conditions techniques fixées par le Gouvernement sur la base des normes internationalement reconnues ;

4° collaborer de manière régulière avec d'autres opérateurs reconnus par la Communauté française, en particulier avec des opérateurs culturels, et participer à la recherche scientifique aux niveaux local, régional, communautaire ou international ;

5° organiser sa comptabilité selon le plan comptable normalisé établi par l'administration à destination des opérateurs culturels ; cette condition doit être remplie à compter de la deuxième année suivant la décision de confier les archives au centre ;

6° veiller à la préservation de ses propres archives se rapportant aux activités soutenues.

Le Gouvernement peut également confier au centre d'archives privées mentionné à l'alinéa 1er des missions archivistiques complémentaires au sens de l'article 3, § 3, ainsi que toute autre mission d'intérêt public liée aux archives confiées au centre.

CHAPITRE 4. - Du subventionnement des centres d'archives privées

Section 1ère. - Des subventions structurelles aux centres d'archives privées reconnus

Article 8. Le Gouvernement accorde aux centres d'archives privées reconnus les subventions structurelles suivantes :

1° une subvention structurelle de base destinée à soutenir le fonctionnement du centre et les missions archivistiques de base ;

2° une subvention structurelle complémentaire destinée à soutenir les missions archivistiques complémentaires reconnues ;

3° une subvention à l'emploi calculée conformément au décret du 24 octobre 2008 déterminant les conditions de subventionnement de l'emploi dans les secteurs socioculturels de la Communauté française.

Article 9. § 1er. Pour déterminer le montant des subventions, les centres d'archives privées reconnus sont répartis en trois catégories.

Les règles de répartition sont arrêtées par le Gouvernement et sont fondées sur :

1° le nombre d'équivalents temps plein responsables de la conservation, du traitement, de la valorisation et de la consultation des archives ;

2° le volume d'activités, déterminé notamment au regard :