14 JUILLET 2023. - Décret-cadre relatif au maintien de la réglementation flamande(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 29-08-2023 et mise à jour au 15-01-2026)

CHAPITRE 1er. - Dispositions générales et définitions

Article 1er. Le présent décret, à citer comme le Décret-cadre Maintien flamand, règle des matières communautaire et régionale.

Article 2. Dans le présent décret, on entend par :

1° régularisation administrative : mise en règle en remplissant une obligation administrative ;

2° règlement général sur la protection des données : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;

3° instance verbalisante : les membres du personnel ou les entités de l'Autorité flamande qui, dans le même domaine politique ou pour la même réglementation, sont chargés par le Gouvernement flamand de la poursuite administrative et de la sanction de certains délits ou infractions ;

4° décision administrative de sécurité : la décision du superviseur ou de l'instance de réparation statuant sur l'imposition de mesures de sécurité ;

5° décision administrative de réparation : la décision de l'instance de réparation, qui décide de l'imposition de mesures publiques de réparation ;

6° sanction administrative : une sanction, autre qu'une sanction disciplinaire, visant à infliger une souffrance et imposée en premier lieu par une administration ;

7° dossier de sanction administrative : le dossier constitué par l'instance verbalisante en vue de la poursuite administrative des personnes identifiées à cette fin ;

8° classement administratif : la décision provisoire et révocable de l'instance verbalisante de ne pas engager de poursuites administratives ;

9° envoi sécurisé : un des modes de signification suivants :

10° mesures de sécurité : les mesures de restriction ou des mesures visant à prévenir la commission ou la continuation de délits, d'infractions ou de violations de normes ;

11° envoi recommandé électronique : la transmission de données par voie électronique. Cette transmission fournit la preuve de l'utilisation des données transmises, y compris la preuve de la transmission et de la réception des données. Elle protège les données transmises contre les risques de perte, de vol, de dommage ou de modifications non autorisées ;

12° comportement : le fait d'agir ou l'omission d'agir ;

13° Collège de maintien : la juridiction administrative flamande mentionnée à l'article 2, 1°, a), du décret du 4 avril 2014 relatif à l'organisation et à la procédure de certaines juridictions administratives flamandes ;

14° dossier de réparation : le dossier constitué par l'instance de réparation en vue d'évaluer s'il y a lieu d'imposer des mesures publiques de réparation aux personnes identifiées à cette fin ;

15° instance de réparation : l'instance administrative ou les personnes désignées par la réglementation flamande pour surveiller la réparation et la sécurité conformément au présent décret ;

16° disposition de réparation : la convention entre l'instance de réparation et les contrevenants ou autres parties intéressées, qui vise à la réparation volontaire du préjudice public et qui figure dans un acte authentique exécutoire ;

17° infraction : les comportements qui, en vertu de la réglementation flamande violée, ne peuvent être sanctionnés que par des sanctions administratives ;

18° mesures de restriction : les mesures visant à empêcher que les pertes se produisent ou s'aggravent encore ;

19° délit : les comportements qui peuvent être sanctionnés par des peines en vertu de la réglementation flamande ;

20° violation des normes : les comportements expressément désignés par la réglementation flamande comme une violation des normes. Ces comportements sont interdits sans pour autant constituer un délit ou une infraction ;

21° irrégularité : une situation, un événement ou un comportement créé en violation de la réglementation flamande ;

22° recherche : les actes visant à rechercher les délits ou les infractions, leurs auteurs et les preuves y afférentes. Ces actes permettent de collecter des données qui sont utiles pour les poursuites pénales ou administratives et qui peuvent étayer des décisions dans le cadre de la réparation ou de la sécurité ;

23° les mesures publiques de réparation : les mesures visant à réparer le préjudice public ;

24° préjudice public : les irrégularités constituant ou résultant du délit, de l'infraction ou de la violation des normes, ainsi que les pertes publiques liées à ces irrégularités ;

25° pertes publiques : une atteinte réelle à l'intérêt général protégé par la réglementation flamande qui a été violée ;

26° situation de référence : la situation telle qu'elle existait avant la violation des normes, l'infraction ou le délit ;

27° décision de sanction : une décision imposant des sanctions administratives

28° peine : une sanction visant à infliger une souffrance, qui ne peut être imposée que par un tribunal ;

29° surveillance : un acte visant à contrôler le respect de la réglementation flamande ;

30° superviseur : une personne compétente pour exercer la surveillance et la recherche ;

31° service d'inspection flamand : une entité de l'Autorité flamande chargée du maintien de la réglementation flamande dans le même domaine politique ou pour la même réglementation ;

32° Autorité flamande : l'Autorité flamande visée à l'article I.3, 1°, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ;

33° réglementation flamande : les normes qui s'appliquent directement au justiciable et qui règlent une matière pour laquelle la Région flamande ou la Communauté flamande est compétente ;

34° Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel : la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel flamand visée à l'article 10/1 du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives.

Article 3. Le présent décret s'applique en tout ou en partie à la réglementation flamande si un décret le prévoit et dans les conditions fixées par ce décret précité.

Par dérogation à l'alinéa 1er, les articles 25, 26 et 84 s'appliquent à l'ensemble de la réglementation flamande.

Par dérogation à l'alinéa 1er, les articles 4, 6 et 77 à 83 s'appliquent à la réglementation flamande si le Gouvernement flamand le décide dans les conditions qu'il fixe.

Le présent décret ne s'applique pas à l'exercice de la tutelle administrative visée à l'article 7 de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles.

Article 4. § 1er. Sans préjudice de la possibilité de délivrer des copies sur des supports d'information analogiques, et sauf impossibilité technique, les documents administratifs suivants établis par l'Autorité flamande sont rédigés exclusivement sous forme électronique, et pourvus d'une signature électronique qualifiée telle que visée à l'article 3, point 12, du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE :

1° les conseils et avertissements écrits mentionnés à l'article 10 ;

2° les procès-verbaux, les rapports de constatation, les rapports d'inspection mentionnés à l'article 9, § 2, du présent décret, et les rapports administratifs mentionnés à l'article 9, § 3, du présent décret ;

3° les décisions et notifications des instances verbalisantes mentionnées à l'article 38, § 2, alinéa 1er, aux articles 39 à 41, et aux articles 44, 89 et 90 du présent décret ;

4° les décisions intégrées visées à l'article 57 du présent décret, lorsque l'instance verbalisante et l'instance de réparation qui ont pris les décisions précitées, relèvent de l'autorité flamande ;

5° les documents administratifs visés à l'article 82, alinéa 1er, 4°, du présent décret, à l'exception des dispositions de réparation incluses dans un acte authentique.

Le Gouvernement flamand peut imposer des conditions supplémentaires pour les documents administratifs mentionnés à l'alinéa 1er et exclure des catégories de documents administratifs pour certaines réglementations flamandes. Il détermine quels documents administratifs, établis sur la base de la réglementation flamande à laquelle le présent décret ne s'applique pas, correspondent aux catégories visées à l'alinéa 1er.

Les documents administratifs visés à l'alinéa 1er sont conservés dans un classement numérique mis à disposition par le Gouvernement flamand. Le classement numérique est géré par l'entité compétente pour le secteur politique Justice et Maintien.

Le classement numérique garantit tout au long du cycle de vie des documents administratifs :

1° qu'il n'y ait aucune perte d'information ;

2° une lisibilité à long terme ;

3° qu'aucune modification ne puisse être apportée ;

4° la confidentialité des données personnelles ;

5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité du document administratif, y compris les données qui permettent d'établir l'identité du ou des auteurs.

§ 2. Les documents administratifs suivants seront également inclus dans le classement numérique visé au paragraphe 1er, alinéa 3 :

1° les documents administratifs autres que ceux visés au paragraphe 1er, qui sont joints respectivement au dossier de sanction administrative ou au dossier de réparation par l'instance verbalisante ou l'instance de réparation ;

2° les décisions prises à la suite d'un recours administratif ou juridictionnel contre les décisions visées au paragraphe 1er, alinéa 1er.

§ 3. Sauf impossibilité technique, l'accessibilité et la notification des documents administratifs mentionnés aux paragraphes 1er et 2, aux autorités administratives et au ministère public sont assurées par voie électronique, au moyen d'un portail sécurisé.

Dans la mesure où ces registres donnent accès aux documents administratifs visés aux paragraphes 1er et 2, le registre des sanctions administratives visé à l'article 77, et le registre des mesures visé à l'article 81, sont également considérés comme un portail sécurisé, tel que visé à l'alinéa 1er.

L'instance publique compétente pour la notification ou l'octroi de l'accès numérique vérifie le droit d'accès aux documents administratifs au moyen du portail sécurisé visé à l'alinéa 1er. La vérification précitée est effectuée au moyen d'une technique ou d'une procédure qui garantit le droit d'usage de la personne d'une manière démontrable et adaptée aux circonstances. L'instance détermine cette technique ou procédure et les sources d'information consultées.

Dans le portail sécurisé, visé à l'alinéa 1er, et lors de chaque notification, quel que soit le mode de communication, seul un dérivé du document administratif original est mis à disposition, qui a la même force probante que l'original mais qui s'en écarte sur les points suivants :

1° il ne contient pas de numéro de registre national de la personne qui a établi et signé le document administratif original, visé au paragraphe 1er, alinéa 1er ;

2° il est pourvu d'un scellé électronique de l'entité compétente pour le secteur politique Justice et Maintien.

Par dérogation à l'alinéa 4, 1°, le Gouvernement flamand peut décider que, pour des raisons de sécurité, toutes les données à caractère personnel de la personne qui a rédigé et signé le document administratif original visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, soient supprimées sur le dérivé de ce document, pour la réglementation flamande et les documents administratifs qu'il désigne.

Un document administratif original qui est repris dans les archives numériques visées au paragraphe 1er, alinéa 3, n'est remis qu'au juge qui, après avoir été saisi d'une contestation relative à l'authenticité ou à l'intégrité du document dérivé, décide que cette remise est nécessaire.

La validation du caractère exécutoire des décisions de sanction administrative, des décisions de réparation et de sécurité administratives écrites, des contraintes, des dispositions de réparation confirmées et l'enregistrement écrit des décisions de sécurité verbales, telles que visées à l'article 71, § 1er, se fait sur la base du document dérivé portant le scellé électronique, visé à l'alinéa 4, 2°, à moins que le document administratif original ne soit pas encore repris dans les archives numériques visées au paragraphe 1er, alinéa 3.

§ 4. L'entité, chargée du maintien de la réglementation flamande, du titulaire de la fonction qui, conformément au présent article, a repris un document administratif dans le classement numérique ou à qui il a été notifié, a accès à ce document administratif et aux données à caractère personnel et informations y relatives.

L'entité de l'auteur d'un procès-verbal ou d'un rapport de constatation peut être informée à tout moment des décisions ultérieures prises par les instances verbalisantes ou de réparation.

§ 5. Le Gouvernement flamand peut obliger les autorités locales visées à l'article I.3, 5°, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018, à inclure les documents administratifs visés aux paragraphes 1er et 2 dans le classement numérique mentionné au paragraphe 1er, alinéa 3, aux conditions déterminées par le Gouvernement flamand.

Article 5. § 1er. L'enquête de recherche administrative est secrète aussi longtemps qu'elle n'est pas clôturée par une décision telle que visée à l'article 38, § 2, alinéa 1er, 2° et 3°, ou jusqu'à l'expiration de la possibilité d'infliger une sanction administrative si la décision précitée n'est pas prise.

§ 2. Par dérogation au paragraphe 1er, l'instance verbalisante peut, sur demande motivée, donner accès aux documents de l'enquête de recherche administrative aux personnes qui en font l'objet, ou leur en fournir une copie. Au plus tard 60 jours à compter de la date de réception de la demande précitée, l'instance verbalisante transmet sa décision au requérant par voie sécurisée.

Si le délai, visé à l'alinéa 1er, est dépassé ou si la consultation demandée est totalement ou partiellement refusée, le requérant peut introduire un recours auprès du juge de police, par requête motivée, dans les quinze jours suivant le jour où le délai, visé à l'alinéa 1er, est expiré ou suivant le jour où le requérant a reçu le refus de consultation. Le greffe envoie immédiatement une copie de la requête à l'instance verbalisante.

L'instance verbalisante peut adresser un rapport au juge de police dans les trente jours de la réception de la requête, visée à l'alinéa 2. Le juge de police peut décider d'entendre séparément le requérant, l'instance verbalisante ou leurs avocats.

Le juge de police statue sans débat dans les soixante jours qui suivent le jour du dépôt de la requête, visée à l'alinéa 2. La décision du juge de police n'est pas susceptible d'appel.

§ 3. En application de l'article 23, alinéa 1er, d), e), h) et i), du règlement général sur la protection des données, l'autorité compétente en vertu du présent décret peut décider de ne pas appliquer les obligations et les droits visés aux articles 12 à 22 du règlement précité aux traitements de données à caractère personnel dans le cadre d'une enquête portant sur une personne physique déterminée, si les conditions visées aux alinéas 2 à 9, sont remplies.

La possibilité de dérogation visée à l'alinéa 1er, n'est valable que pendant la période au cours de laquelle l'intéressé fait l'objet d'un contrôle, d'une enquête ou des travaux préparatoires y afférents, dans le cadre des missions décrétales et réglementaires de l'autorité compétente à cet effet, à condition que le bon déroulement de l'enquête nécessite ou puisse nécessiter que les obligations et les droits visés aux articles 12 à 22 ne soient pas appliqués. Le cas échéant, la durée des travaux préparatoires ne peut pas dépasser un an à compter de la réception d'une demande d'exercice de l'un des droits visés aux articles 12 à 22 du règlement précité. Le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités en la matière.

La possibilité de dérogation visée à l'alinéa 1er ne s'applique pas aux données qui sont étrangères à l'objet de l'enquête ou du contrôle qui justifie le refus ou la limitation des droits visés à l'alinéa 1er.

Si, dans le cas visé à l'alinéa 1er, la personne concernée soumet durant la période visée à l'alinéa 2 une demande sur la base des articles 12 à 22 du règlement précité, le fonctionnaire compétent en matière de protection des données en confirme la réception.

Le fonctionnaire compétent en matière de protection des données informe la personne concernée par écrit, dans les plus brefs délais et en tout cas dans le mois à compter du jour suivant la réception de la demande, de tout refus ou limitation des droits visés à l'alinéa 1er. Aucun motif de refus ou de limitation ne doit être fourni si cela porterait atteinte aux missions décrétales et réglementaires de l'autorité compétente visée à l'alinéa 1er, sans préjudice de l'application de l'alinéa 8. Si nécessaire, le délai précité peut être prolongé de deux mois, compte tenu du nombre de demandes et de leur complexité. Le responsable du traitement informe l'intéressé de la prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois à compter du jour suivant la réception de la demande.

Le fonctionnaire compétent en matière de protection des données informe l'intéressé également sur la possibilité d'introduire une demande auprès de la Commission de contrôle flamande pour le traitement des données à caractère personnel conformément à l'article 10/5 du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives, et de former un recours en justice.

Le fonctionnaire compétent en matière de protection des données consigne les motifs de fait ou de droit sur lesquels se fonde la décision. Il tient ces informations à la disposition de la Commission de contrôle flamande.

Une fois l'enquête terminée, les droits visés aux articles 13 à 22 du règlement précité sont, le cas échéant, appliqués à nouveau, conformément à l'article 12 du règlement précité.