1 FEVRIER 2024. - Décret et ordonnance conjoints de la Commission communautaire française, la Région de Bruxelles-Capitale et la Commission communautaire commune relatifs à la transition numérique des autorités publiques

CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er. Le présent décret et ordonnance conjoints règle une matière visée aux articles 39, 135 et 135bis de la Constitution, ainsi qu'aux articles 127 et 128 de la Constitution, en vertu de l'article 138 de celle-ci.

Article 2. Pour l'application du présent décret et ordonnance conjoints et de ses arrêtés d'exécution, on entend par :

1° autorités publiques : les entités visées à l'article 3 ;

2° autorités administratives : les autorités administratives au sens de l'article 14 des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, et de la jurisprudence y relative ;

3° Gouvernement : le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ;

4° Collège réuni : le Collège réuni de la Commission communautaire commune ;

5° Collège : le Collège de la Commission communautaire française ;

6° instance chargée de la simplification administrative : le service du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ou l'organisme d'intérêt public désigné par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la simplification administrative en Région de Bruxelles-Capitale ;

7° instance chargée de la transition numérique : le service du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ou l'organisme d'intérêt public désigné par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la transition numérique en Région de Bruxelles-Capitale ;

8° usager : toute personne physique ou morale utilisant les services des autorités publiques ;

9° procédure administrative : action ou ensemble d'actions qui aboutit à une décision ou à un service de la part d'une autorité publique et qui doit être accompli par les usagers auprès des autorités publiques, mais qui ne peut concerner des données concernant la santé visées à l'article 26, 14°, de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;

10° communication : tout échange d'information ou de données entre une autorité publique et un usager ou entre les autorités publiques, à l'exclusion des données concernant la santé visées à l'article 26, 14°, de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;

11° formulaire : tout échange d'informations ou de données, de manière structurée, via un document, quel que soit le support, utilisé dans le cadre d'une procédure administrative ;

12° en ligne : échange de données ou d'informations, effectué au moyen d'équipements électroniques de traitement (y compris la compression numérique) et de stockage de données, qui est entièrement transmis, acheminé et reçu par fils, radio, moyens optiques ou autres moyens électromagnétiques ;

13° guichet électronique : site regroupant les démarches en ligne, soit propre à l'institution et approuvé par le Gouvernement, le Collège ou le Collège réuni en fonction de l'autorité dont relève l'institution concernée, soit via le guichet électronique régional développé par l'instance chargée de la transition numérique ;

14° sources authentiques : banque de données visée à l'article 2, 7°, de l'ordonnance du 8 mai 2014 portant création et organisation d'un intégrateur de services régional ;

15° loi eBox : la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox ;

16° eBox : le service visé à l'article 2, 3°, de la loi eBox.

Article 3. Le présent décret et ordonnance conjoints et ses arrêtés d'exécution sont d'application aux autorités publiques.

Pour l'application du présent décret et ordonnance conjoints et de ses arrêtés d'exécution, on entend par autorités publiques :

1° les autorités administratives et organes consultatifs dépendant de la Région Bruxelles-Capitale ;

2° les services dépendant du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ;

3° les services dépendant du Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale ;

4° les personnes morales de droit public qui dépendent, directement ou indirectement, de la Région de Bruxelles-Capitale ;

5° les autorités administratives qui exercent les compétences dévolues à l'Agglomération bruxelloise ;

6° les autorités administratives communales et les organes consultatifs communaux ;

7° les intercommunales régionales et interrégionales soumises à la tutelle administrative de la Région de Bruxelles-Capitale ainsi que leurs filiales, les ASBL communales et pluricommunales et les régies communales autonomes, visées par l'ordonnance du 5 juillet 2018 relative aux modes spécifiques de gestion communale et à la coopération intercommunale ;

8° les autorités administratives dépendant de la Commission communautaire commune ;

9° les services dépendant du Collège réuni de la Commission communautaire commune ;

10° les services dépendant de l'Assemblée réunie de la Commission communautaire commune ;

11° les services dépendant du Collège de la Commission communautaire française ;

12° les centres publics d'action sociale ;

13° les associations visées aux chapitres XII et XIIbis de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'action sociale ;

14° les autorités administratives dépendant de la Commission communautaire française ;

15° les services dépendant de l'Assemblée de la Commission communautaire française ;

16° toute autre personne morale de droit public créée par ordonnance ou par les autorités publiques mentionnées aux points 1° à 15°.

CHAPITRE II. - Bruxelles numérique

Article 4. § 1er. Toute procédure administrative est intégralement disponible en ligne au bénéfice des usagers au sein d'un guichet électronique.

§ 2. Une procédure est dite " intégralement disponible en ligne " lorsqu'elle remplit les conditions suivantes :

1° l'identification des usagers, la fourniture d'informations et de justificatifs, la signature et la validation définitive peuvent être effectuées par voie électronique à distance, par l'intermédiaire d'une chaîne de services qui permet aux usagers de respecter de façon simple et structurée les exigences de la procédure ;

2° les usagers reçoivent un accusé de réception automatique, à moins que le résultat de la procédure soit communiqué immédiatement ;

3° le résultat de la procédure est communiqué par voie électronique, à moins que le résultat de la procédure doive se concrétiser par l'obtention d'un élément matériel ;

4° les usagers reçoivent une notification électronique d'achèvement de la procédure.

§ 3. Le Gouvernement, le Collège et le Collège réuni peuvent définir, par arrêté d'exécution conjoint, les modalités de réalisation et techniques supplémentaires pour que la procédure soit considérée comme intégralement disponible en ligne et offre les garanties de sécurité juridique et techniques.

Article 5. § 1er. Les autorités publiques garantissent aux usagers le droit de communiquer avec elles en ligne via les canaux prévus à cet effet.

Toute exigence de forme légale ou réglementaire requise à l'occasion d'une communication est réputée satisfaite lorsque les qualités fonctionnelles de cette exigence ont été préservées en ligne.

Sans préjudice des dispositions légales ou réglementaires en vigueur, une communication en ligne produit les mêmes effets juridiques que les communications sur un support non numérique.

§ 2. Pour les personnes physiques, les communications en ligne visées au paragraphe 1er ne produisent d'effets juridiques que moyennant leur consentement préalable pour le canal visé.

Les autorités publiques établissent les modalités d'obtention de ce consentement, sur la base de la réglementation applicable et des contraintes liées aux communications concernées par le consentement.

Le consentement visé au paragraphe 2, alinéa 1er, est libre, éclairé, spécifique et univoque.

§ 3. Les autorités publiques informent la personne physique de la possibilité de retirer son consentement à recourir aux communications en ligne du canal visé à tout moment de la communication.

Les autorités publiques informent la personne physique des modalités spécifiques selon lesquelles ce retrait d'accord peut être réalisé pour le canal visé.

Le retrait de la communication en ligne peut s'effectuer par une voie non numérique.

§ 4. Le retrait du consentement ne compromet pas la validité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait. La personne physique en est informée avant de donner son consentement.

Dès réception du retrait du consentement, la communication se poursuit via d'autres moyens de communication.

La voie postale doit à tout le moins être proposée aux usagers.

Article 6. Toute communication entre les autorités publiques en vertu d'une disposition légale ou réglementaire s'effectue en ligne, sauf cas de force majeure.

Article 7. Les autorités publiques informent les usagers des canaux appropriés à la communication en ligne.

Article 8. § 1er. Les autorités publiques garantissent aux usagers le droit de recevoir via l'eBox toute communication ayant date certaine ou ayant valeur d'un envoi recommandé.

§ 2. En application de l'article 12 de la loi eBox, les autorités publiques peuvent utiliser l'eBox.

Pour offrir et gérer l'eBox, les autorités publiques prennent les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, visées à l'article 4 de la loi eBox.

Les informations mises à disposition concernant les moments auxquels les erreurs de système de l'eBox empêchent l'envoi et la réception permettent de prouver ces faits et peuvent être invoquées afin de prouver la force majeure.

Les autorités publiques qui communiquent via l'eBox peuvent utiliser les données visées à l'article 8 de la loi eBox, avec l'accord exprès et préalable de la personne, et le numéro d'identification des personnes physiques inscrites au Registre national, seulement à des fins d'identification et d'authentification de la personne physique et à des fins de communication avec la personne physique.

Les autorités publiques informent au préalable les destinataires des procédures à suivre et des effets juridiques de l'échange électronique de messages via l'eBox. Les personnes physiques doivent avoir expressément consenti au préalable à l'échange électronique de messages via l'eBox et peuvent retirer ce consentement à tout moment.

Pour le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation et de la gestion de l'eBox, les autorités publiques sont les responsables du traitement tel que définis par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE.

§ 3. Le Gouvernement, le Collège et le Collège réuni définissent respectivement pour leurs autorités publiques les autres communications des autorités publiques qui sont rendues disponibles via l'eBox.

Article 9. Les autorités publiques prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour veiller à la sécurité, la confidentialité, l'authenticité et l'intégrité des données échangées lors de la communication en ligne.

Article 10. § 1er. Les formulaires électroniques et leurs annexes ont les mêmes effets juridiques que les formulaires papier.

§ 2. L'obligation d'inscrire la mention " lu et approuvé " ou toute autre mention manuscrite prescrite par la législation ou la réglementation est réputée respectée par l'insertion électronique de ladite mention.

Article 11. § 1er. Toute procédure administrative et toute communication respectent l'obligation d'un envoi en plusieurs exemplaires prescrite par la législation ou la réglementation en vigueur.

§ 2. Sans préjudice des obligations de publicité active qui s'imposent à toute correspondance d'une autorité administrative en vertu de l'article 8 du décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l'administration dans les institutions bruxelloises, toute procédure administrative et toute communication respectent l'obligation de communication d'un accusé de réception.

Les autorités publiques veillent à utiliser un mode de communication adéquat et sécurisé pour la communication de l'accusé de réception, étant donné qu'il contient des données à caractère personnel relatives au détail de la demande de l'usager.

§ 3. Les autorités publiques mettent en place ou utilisent, au profit des usagers, un mécanisme d'authentification ou un mécanisme de signature électronique sécurisé en ligne.

L'utilisation de schémas d'identification électronique peut être imposée par les autorités publiques dans le cadre des procédures administratives en ligne, des communications en ligne ou du remplissage de formulaires.

§ 4. Lorsqu'une communication doit être signée pour produire les effets juridiques prévus par les dispositions légales et réglementaires applicables et que la nature de la communication ne s'y oppose pas, cette exigence peut être remplie par une procédure électronique.

Article 12. § 1er. La date et l'heure auxquelles une communication est considérée comme étant envoyée par voie électronique par une autorité publique correspond au moment où le message a quitté le système de traitement de données contrôlé par l'institution concernée ou, si l'autorité publique et le destinataire utilisent le même système de traitement des données, au moment où la communication est accessible pour le destinataire.

§ 2. La date et l'heure auxquelles une communication est considérée comme étant reçue par voie électronique par l'autorité publique concernée correspond au moment où la communication a atteint le système de traitement de données contrôlé par cette autorité publique.

CHAPITRE III. - Bruxelles inclusive

Article 13. § 1er. Les autorités publiques garantissent l'inclusivité à tout usager, a minima par les mesures suivantes :

1° un soutien à la réalisation en ligne de toute procédure administrative ou de toute communication ;

2° la mise en place ou le maintien d'une alternative à toute procédure administrative ou à toute communication en ligne.

A minima, les autorités publiques doivent prévoir pour les usagers un accueil physique, un service téléphonique et un contact par voie postale. Des mesures alternatives peuvent être mises en place pour autant qu'elles garantissent à l'usager concerné un niveau de service au minimum équivalent aux mesures précitées.

Les autorités publiques garantissent aux usagers un accès adéquat aux services qu'elles leur destinent et des horaires d'ouverture adaptés aux missions et au public.

Elles veillent à assurer la publicité de ces modalités.

L'autorité publique peut ne pas appliquer l'obligation visée au paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, aux démarches administratives menées dans un cadre professionnel.

§ 2. Les autorités publiques garantissent l'accessibilité à tout usager, a minima par les mesures suivantes :

1° l'utilisation de solutions technologiques rendant toute procédure administrative ou toute communication en ligne accessibles aux personnes en situation de handicap ;

2° un soutien à la réalisation en ligne de toute procédure administrative ou de toute communication ;

3° la mise en place ou le maintien d'une alternative à toute procédure administrative ou à toute communication en ligne.

A minima, les autorités publiques doivent prévoir pour les usagers un accueil physique, un service téléphonique et un contact par voie postale. Des mesures alternatives peuvent être mises en place pour autant qu'elles garantissent à l'usager concerné un niveau de service au minimum équivalent aux mesures précitées.

Les autorités publiques garantissent aux usagers un accès adéquat aux services qu'elles leur destinent et des horaires d'ouverture adaptés aux missions et au public.

Elles veillent à assurer la publicité de ces modalités.

§ 3. Le Gouvernement, le Collège et le Collège réuni peuvent définir, par arrêté d'exécution conjoint, les modalités complémentaires d'exécution des mesures visées aux paragraphes 1er et 2.

§ 4. L'autorité publique concernée soumet pour avis les mesures visées aux paragraphes 1er et 2 à l'instance chargée de la transition numérique.

§ 5. L'instance chargée de la transition numérique transmet un avis au plus tard dix jours ouvrables après réception de la demande de l'autorité publique concernée et le publie sur son site internet.

§ 6. Dans le cas d'une demande d'avis portant sur l'application des mesures visées au paragraphe 2, l'instance chargée de la transition numérique en informe l'organe chargé du contrôle des dispositions de l'ordonnance du 4 octobre 2018 relative à l'accessibilité des sites internet et des applications mobiles des organismes publics régionaux et des communes.

§ 7. Le Gouvernement, le Collège et le Collège réuni peuvent respectivement définir une date pour imposer l'exécution des mesures visées aux paragraphes 1er et 2 dans les réglementations et procédures administratives existantes, sans que ce délai puisse dépasser le délai visé à l'article 20, alinéa 1er.

§ 8. Les autorités publiques ne sont pas tenues de satisfaire aux exigences visées aux paragraphes 1er, alinéa 1er, et 2, alinéa 1er, lorsque ces exigences ont pour effet d'imposer une charge disproportionnée aux autorités publiques. Dans ce cadre, l'autorité publique doit procéder à une évaluation préalable pour déterminer dans quelle mesure le respect des exigences visées aux paragraphes 1er, alinéa 1er, et 2, alinéa 1er, impose une charge disproportionnée.

Les autorités publiques documentent l'évaluation préalable réalisée conformément à l'alinéa 1er.

Article 14. Les autorités publiques communiquent les mesures visées par l'article 13 sur internet et par d'autres canaux appropriés au public éloigné du numérique.

CHAPITRE IV. - Collecte unique des données

Article 15. § 1er. Les autorités publiques allègent les obligations administratives des usagers en leur garantissant que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent plus être communiquées une nouvelle fois à une autorité publique et tendent à assimiler complètement les formulaires électroniques et les formulaires papier.

§ 2. Pour l'identification de personnes physiques, toutes les autorités publiques utilisent, dans le cadre de l'exécution de leurs missions légales, le numéro du Registre national attribué en exécution de l'article 2, § 3, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ou le numéro d'identification de la Banque-carrefour attribué en exécution de l'article 4, § 2, alinéa 3, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, s'il s'agit de données qui concernent une personne physique non reprise dans le Registre national.

§ 3. Pour l'identification de personnes morales, toutes les autorités publiques utilisent, pour l'exécution de leurs missions légales, le numéro d'entreprise attribué en exécution de l'article III.17 du Code de droit économique.