Historie novel

(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace^4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen „druhotná evidence“) se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby.

(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen „ústřední evidence“) se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak.

(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož základní evidenci jen v listinné podobě jsou archiválie vedeny.

(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií, které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě, přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.

- z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům.

(4) Evidenční list vždy dále obsahuje

- a) jméno zpracovatele evidenčního listu,

- b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,

- c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,

- d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.

(5) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.

(6) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.

(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.

(8) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.

(2) Evidence vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci v digitální podobě obsahuje

(1) Do ústřední evidence zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě nebo v digitální podobě. Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.

(4) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence.

(5) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné evidence.

(1) Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.

(2) Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.

(3) Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.

(4) Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě.

(5) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se v listinné podobě předávají ve formě stejnopisů evidenčních listů podle vzorů poskytovaných ministerstvem.

- d) číslo, pod kterým je památka vedena v Ústředním seznamu kulturních památek České republiky.

Manipulační seznamy je možné vytvořit i k fondovým oddělením. Nové verzi pomůcky se přidělí nové číslo v evidenci Národního archivního dědictví. Pokud manipulační seznamy nahradí předchozí pomůcku, tato pomůcka se z evidence Národního archivního dědictví vyřadí. Archiv zasílá manipulační seznamy do druhotné evidence.

- e) číslo evidenčního listu archivního souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,

- d) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou; v závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek odpovídající rubrikám evidenčního listu,

^4) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.