LegalizeLey 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
Informar preceptivamente los reglamentos o normas internas de funcionamiento de los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid a que se hace referencia en el artículo 39.3.
Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo a que se hace referencia en el artículo 28.3.
Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes de los archivos de las Entidades Locales madrileñas a que se hace referencia en el artículo 34.4.
Informar preceptivamente sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad privada a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.
Informar preceptivamente en el procedimiento sobre la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Informar preceptivamente el ejercicio de los derechos de tanteo y retracto por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 89.
Informar preceptivamente las propuestas de adquisición de bienes del Patrimonio Documental Madrileño por la Comunidad de Madrid, cuando éstas superen el importe previsto para los contratos menores de suministros en la legislación básica estatal de Contratos del Sector Público, así como en los casos de adquisición por las entidades del sector público de bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español previstos en la Disposición Adicional Undécima de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Informar preceptivamente sobre las solicitudes de permisos de exportación definitiva o temporal de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño que tramiten las Consejerías a las que estén atribuidas las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental o de patrimonio histórico.
Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que se pretendan entregar a la Comunidad de Madrid en pago de deudas tributarias o que sean objeto de donación o legado en favor de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas y realizar las demás valoraciones, con respecto a los bienes del Patrimonio Documental Madrileño, que resulten necesarias para aplicar las medidas de fomento que se establecen en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.
ñ) Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas proyecten adquirir con destino a los archivos de su titularidad o gestionados por éstas.
Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.
Elevar propuestas de actuaciones e iniciativas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines y el mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea de Madrid, el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y los órganos de dirección y coordinación de los respectivos archivos y Subsistemas de Archivos sometan a su consideración.
Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.
De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras b), c), d), e), f), p) y r) del apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.
Artículo 24. Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.
La Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la determinación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública, a excepción de los documentos judiciales y de los producidos por la Asamblea de Madrid.
La adscripción, la composición y el funcionamiento de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente. No obstante lo anterior, en su composición deberán estar representados, al menos: cada uno de los archivos y Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid; un representante de las asociaciones profesionales de archiveros; y expertos en los diferentes campos o materias que deban ser tratados por este órgano colegiado.
Son funciones de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid:
Determinar los criterios de valoración de las series documentales para: el establecimiento de los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos; el régimen de acceso; y la eliminación o conservación permanente de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad de Madrid.
Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la aprobación de las Tablas de Valoración de las series documentales y controlar su correcta aplicación.
Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la autorización de eliminación de aquellos documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de interés para la Comunidad de Madrid, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.
Unificar los criterios de aplicación del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública de acuerdo con las resoluciones que adopte el Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid.
Evacuar el informe de las Tablas de Valoración sometidas a dictamen que emanen de las comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales previstas por el artículo 24.4.
Evacuar el informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico–cultural a que se refiere el artículo 26.4, previa comunicación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Estado.
Emitir dictamen, preceptivamente, sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad pública a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.
Evacuar los informes que le sean solicitados en relación con las competencias de esta Comisión, por la persona titular de la Consejería o por las personas titulares de sus Direcciones Generales en materia de su competencia.
Determinar los documentos vitales resultantes de las funciones y actividades críticas de las Administraciones Públicas, los cuales formarán parte del Plan de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres de la Comunidad de Madrid.
Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus funciones.
Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.
Los diferentes organismos de las Administraciones Públicas madrileñas, así como la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid y las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, podrán dotarse de comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales para la preparación de lo establecido en las letras a), b) y c) del apartado anterior. Estas comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales, previa aprobación por las mismas, elevarán a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, para su aprobación definitiva, sus propuestas de Tablas de Valoración y de autorización de eliminación de documentos.
De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en el apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de la Asamblea de Madrid.»
Artículo 25. Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid.
La Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública producidos por la Asamblea de Madrid.
La adscripción, composición, funciones y funcionamiento de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid se establecerán por el órgano competente de la Asamblea de Madrid.
Artículo 26. Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.
La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos judiciales.
La adscripción, composición y funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente de acuerdo con lo dispuesto por la legislación estatal.
Son funciones de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid:
Aprobar los criterios de valoración y selección de los documentales judiciales, que regirán la determinación de su conservación permanente o su eliminación por su inutilidad judicial, administrativa, histórica o cultural.
Confeccionar un modelo de formulario electrónico uniforme y obligatorio mediante el que los archivos judiciales de gestión, o, en su caso, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, remitirán la relación de expedientes que sometan a la valoración de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, el cual contendrá, como mínimo, los datos a que se refiere el artículo 13.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. Dicho impreso podrá ser sustituido por las aplicaciones informáticas de gestión que se consideren convenientes.
Recibir y comprobar que los procedimientos incluidos en las relaciones remitidas por parte de los archivos judiciales de gestión cumplen los requisitos para poder ser considerados objeto de expurgo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio.
Aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales judiciales, que determinarán, en todo caso, los plazos de transferencia a los distintos archivos del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, su régimen de acceso y su conservación permanente o eliminación total o parcial atendiendo a su valor administrativo, fiscal, contable, jurídico, informativo o histórico.
Publicar las relaciones de expedientes judiciales, cuya eliminación se haya aprobado, en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid», y una referencia de estas relaciones en un diario de los de mayor difusión en el ámbito de la Comunidad de Madrid, al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados por ellos al proceso.
Acordar, conforme a las Tablas de Valoración aprobadas, la transferencia al Archivo Histórico Provincial de Madrid de los expedientes judiciales que deban ser conservados permanentemente por su valor histórico–cultural, jurídico o procesal, o bien la eliminación de los que no deban ser preservados. La eliminación se llevará a cabo mediante enajenación o destrucción.
Informar y dar traslado de un certificado acreditativo a los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid sobre las decisiones y acuerdos adoptados para que tengan constancia documentada del destino definitivo de los expedientes judiciales.
Estudiar las cuestiones relativas a la custodia de los documentos judiciales electrónicos y, en general, elevar propuestas a la Consejería competente en materia de Justicia para una mejor administración de los archivos judiciales de gestión y del Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.
Conocer e informar las medidas, los programas y las aplicaciones informáticas que den soporte a la gestión de los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, así como aquellas otras para la reconversión de los documentos judiciales en soporte convencional a soporte electrónico.
Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.
La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid solicitará de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, a los efectos de lo previsto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, la elaboración del informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico-cultural.
CAPÍTULO IV. De los Archivos y de los Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
Sección 1.a Del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid
Artículo 27. Archivo o Sistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.
Corresponde a la Asamblea de Madrid, de acuerdo con sus fines, funciones y necesidades específicas, la organización y regulación de su Archivo o Subsistema de Archivos; en particular, de su sistema archivístico, sus normas técnicas, su gestión documental integral y su sistema electrónico de gestión documental integral, el régimen de acceso a sus documentos, la promoción y difusión de su Archivo y sus documentos en el Portal web corporativo y, en su caso, en el Portal de Transparencia de la Cámara. En materia de infracciones y sanciones administrativas la presente ley podrá aplicarse al ámbito de la Asamblea por remisión expresa de la normativa interna en materia de archivos, sin perjuicio de su adaptación a las peculiaridades de su organización y procedimiento.
Asimismo, la determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por la Asamblea.
La Asamblea de Madrid, en todo caso y sin excepción, será depósito final de su Archivo o Subsistema de Archivos.
Artículo 28. Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.
La organización del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid se efectuará de acuerdo con sus necesidades específicas. Su regulación corresponderá a su órgano de gobierno, conforme a sus propias normas, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, y se atendrá a los criterios técnicos de esta ley en cuanto éstos no se opongan a su régimen jurídico, de organización y de funcionamiento.
La determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por el órgano competente de la Cámara de Cuentas.
La Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid podrá depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos de racionalización financiera y eficacia administrativa, los documentos custodiados en su Archivo considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Sección 2.a Del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid
Artículo 29. Definición y finalidades del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por el Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 30. Archivos que integran el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.
Pertenecen al Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, los archivos centrales, los archivos intermedios y los archivos históricos dependientes de:
Los órganos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.
Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid.
Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Comunidad de Madrid o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a aquélla.
Las Fundaciones vinculadas o participadas por la Administración de la Comunidad de Madrid.
Las Corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público.
Son archivos del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid:
Los archivos de gestión de los órganos administrativos dependientes de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
Los archivos centrales de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
Los archivos públicos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.
Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:
La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.
La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.
La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo.
Sección 3.a Del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid
Artículo 31. Definición y finalidades del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 32. Archivos que integran el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.
Pertenecen al Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid los archivos judiciales de gestión dependientes de los Juzgados y Tribunales del ámbito territorial de la Comunidad de Madrid. Asimismo, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid está integrado, también, en el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.
Los archivos judiciales de gestión y el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid se regirán por lo establecido en su legislación estatal propia.
Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1 y por el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la legislación estatal aplicable. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:
La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.
La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1.
La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.
La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a).
Sección 4.a De los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid
Artículo 33. Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.
Los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuyas finalidades primordiales son la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Entidad Local de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 34. Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.
Pertenecen a los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:
Las Entidades Locales madrileñas.
Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de las Entidades Locales madrileñas.
Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a una Entidad Local madrileña o a un Organismo Autónomo dependiente de una Entidad Local madrileña.
Las Fundaciones vinculadas o participadas por una Entidad Local madrileña.
Las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público por una Entidad Local madrileña.
Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente.
Las Mancomunidades de Municipios que conformen las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid podrán constituir cada una un Subsistema de Archivos que deberá cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:
Contarán con un servicio de archivo que estará ubicado en el municipio que determinen los Estatutos de la Mancomunidad y que será el responsable de ejercer las funciones atribuidas a los archivos centrales, intermedios e históricos de acuerdo con lo establecido en el apartado 2.
Los Estatutos de la Mancomunidad establecerán el archivo público de la Entidad Local o de la Administración de la Comunidad de Madrid en el que se podrán depositar los documentos generados por la misma en caso de disolución.
Las entidades relacionadas en el apartado 1 podrán depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos técnicos y de conservación, los documentos custodiados en los archivos de sus Subsistemas de Archivos considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Cada Entidad Local madrileña determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Entidad Local:
La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.
La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de las entidades relacionadas en el apartado 1.
La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.
Cada Entidad Local madrileña desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación básica estatal.
Sección 5.a De los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid
Artículo 35. Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.
Los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, desde el respecto al principio de autonomía universitaria establecido en el artículo 27.10 de la Constitución Española, son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 36. Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.
Forman parte de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, siempre que no se opongan a ello:
El Subsistema de Archivos de la Universidad Autónoma de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Universidad Carlos III de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Universidad Complutense de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Universidad de Alcalá.
El Subsistema de Archivos de la Universidad Politécnica de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Universidad Rey Juan Carlos.
Los subsistemas de archivos de cualesquiera otras Universidades Públicas que pudieran crearse en la Comunidad de Madrid.
Pertenecen a cada uno de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:
Los órganos de gobierno y administración de cada una de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y servicios universitarios.
Los institutos, fundaciones y demás entidades vinculados o participados por las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.
Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente.
Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Universidad Pública:
La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.
La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2.
La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.
Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación estatal.
CAPÍTULO V. De la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid
Artículo 37. Definición.
La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid reúne el conjunto de archivos públicos y privados existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid que se integren o se adhieran a la misma y que puedan ser de interés para los ciudadanos.
Artículo 38. Objeto.
La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid tiene por objeto la configuración de unas normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento y servicios para todos aquellos archivos públicos y privados de la Comunidad de Madrid que se integren o adhieran a la misma, de manera que se garanticen el acceso a los documentos que custodien y la difusión de los mismos.
Artículo 39. Archivos que integran la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y su funcionamiento.
Forman parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid:
El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y el Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, previa solicitud de sus órganos de dirección y coordinación.
Los archivos públicos que integran cada uno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. En los supuestos de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, la integración se producirá previa solicitud de los respectivos órganos de dirección y coordinación de cada uno de los Subsistemas de Archivos.
Los archivos privados que se adhieran a la misma. En todo caso, cualquier archivo privado que reciba apoyo económico de la Comunidad de Madrid pasará automáticamente a formar parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.
La adhesión de los archivos privados a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid podrá ser tenida en cuenta a la hora de recibir asistencia técnica y, en su caso y en función de las disponibilidades presupuestarias, como criterio en la valoración de las solicitudes que se presenten para recibir apoyo económico de la Comunidad de Madrid, a través de convocatorias de subvenciones o mediante convenios u otras formas de colaboración que puedan articularse.
En caso de que no haya dotación presupuestaria de la que se pudieran beneficiar dichos archivos que se adhieran en ese ejercicio presupuestario, estos archivos podrán solicitarla, en las condiciones establecidas en cada caso, en la siguiente convocatoria disponible.
Los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid que cuenten con reglamentos o normas internas de funcionamiento, salvo en los casos del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, deberán someter dichas normas a la aprobación de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, ajustándose a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo.
Reglamentariamente se establecerá el procedimiento de integración de los archivos privados que lo soliciten en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.
TÍTULO II. De la gestión documental y del funcionamiento de los archivos
CAPÍTULO I. De la gestión administrativa y documental en los archivos públicos
Artículo 40. Funciones relacionadas con la gestión administrativa y con la información administrativa.
Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:
Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.
Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus competencias.
Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
Servir de apoyo a la rendición pública de cuentas.
Asimismo, dentro del campo de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:
Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los documentos que custodian les sean requeridos por las instituciones de quienes dependan.
Facilitar a la institución de que dependan la consulta de cuantos datos le sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
Prestar a la institución productora cuantos documentos sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales o copias autenticadas necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.
Artículo 41. Funciones de la gestión documental.
En el marco de esta ley, la gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.
De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:
La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.
La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, la transferencia de su custodia o el acceso.
El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
Todas las funciones establecidas en el apartado 1, así como cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Comunidad de Madrid.
Artículo 42. Aplicación de la gestión documental.
La gestión documental en el ámbito de la Comunidad de Madrid es común y está integrada en la gestión administrativa.
De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y procesos reglados de ésta participarán todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.
Las funciones de la gestión documental se aplicarán en todos los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Estas funciones incorporarán las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la Administración electrónica.
Las Administraciones Públicas madrileñas establecerán en sus respectivos ámbitos el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
CAPÍTULO II. De la gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos
Sección 1.a De los documentos y expedientes electrónicos
Artículo 43. Documentos y expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos.
Los documentos y expedientes electrónicos custodiados por los archivos públicos deberán atenerse a la normativa estatal básica en la materia.
Reglamentariamente, se desarrollarán, en colaboración con la Consejería competente en materia de Administración electrónica, todos aquellos aspectos que afecten a la gestión y a las características de los documentos y expedientes electrónicos.
Sección 2.a De la gestión documental electrónica
Artículo 44. Archivo electrónico único y custodia de documentos electrónicos en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
El Gobierno de la Comunidad de Madrid y las Entidades Locales madrileñas garantizarán, mediante la creación de un archivo electrónico único, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y su normativa de desarrollo, la custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública correspondientes a procedimientos finalizados producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos están integrados en los Subsistemas de Archivos: del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid; de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid; y de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.
El archivo electrónico único se caracterizará por lo siguiente:
Deberá contar con los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenar de forma segura estos documentos, facilitando a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de las funciones que les corresponden sobre aquéllos.
En el caso de la Asamblea de Madrid y de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, en su caso, estará adscrito y dependerá del órgano que ellas mismas determinen rigiéndose por su propia normativa específica, de acuerdo con lo establecido en la Disposición Adicional Quinta de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
En el caso del Gobierno de la Comunidad de Madrid y para el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, estará adscrito a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, con el soporte técnico de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.
En el caso de las Entidades Locales madrileñas, estará adscrito y dependerá del órgano de dirección y coordinación competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental del Subsistema de Archivos de cada una de ellas.
La Comunidad de Madrid promoverá la coordinación y colaboración entre las Consejerías competentes en materia de Administración electrónica y de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid para la adecuada custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos están integrados en el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y en el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.
La Comunidad de Madrid, en función de sus disponibilidades presupuestarias, promoverá la coordinación y colaboración con las entidades cuyos archivos estén integrados en los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, y cualesquiera otros subsistemas de archivos que pudiesen crearse en el futuro, así como con aquellas entidades privadas cuyos archivos formen parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, para la adecuada custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública o de titularidad privada.
Artículo 45. Características y garantías esenciales de la gestión documental electrónica.
La Comunidad de Madrid, así como aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, deberán asegurar que los documentos electrónicos sean fiables, auténticos, íntegros y accesibles, además de garantizar su conservación.
Los sistemas de gestión y tramitación administrativa asegurarán la vinculación de unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en su expediente evidenciando su ubicación en el procedimiento, así como el contexto en el que se producen.
Cuando ya no sean necesarios para el desarrollo de la gestión administrativa y el desempeño de las funciones de la Comunidad de Madrid, así como de aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, los documentos electrónicos serán conservados en entornos seguros, por lo que los expedientes electrónicos, así como sus documentos e índices, deberán integrarse en el sistema de gestión documental que corresponda, que deberá contemplar la existencia de un repositorio corporativo de documentos y expedientes electrónicos.
Existirá, en todo caso para las fases de archivo central, de archivo intermedio y de archivo histórico:
Un Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid para los documentos y expedientes electrónicos de la Comunidad de Madrid, dependiente de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias que, en aplicación del artículo 10.3, se establezcan reglamentariamente en esta materia para los archivos centrales para dicha fase, y con el soporte técnico de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.
Un repositorio de documentos y expedientes electrónicos para los documentos y expedientes electrónicos de cada Entidad Local madrileña, dependiente del órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos.
Artículo 46. Selección y conservación de documentos electrónicos.
Desde el momento en que son generados, los documentos electrónicos deben incorporar los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo. Posteriormente, una vez aprobadas las correspondientes Tablas de Valoración conforme al procedimiento establecido en el artículo 56, se deberán incorporar los metadatos de valoración, selección, conservación y acceso.
Para preservar su contenido y estructura original, los documentos electrónicos deberán ser conservados como tales.
Artículo 47. Funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación con los documentos electrónicos.
En relación con los documentos electrónicos, los sistemas de gestión documental ejercerán las siguientes funciones:
Custodiar, mantener y asegurar el acceso a los documentos electrónicos en entornos seguros.
Participar en la planificación de los sistemas de gestión y tramitación administrativa.
Asegurar que los documentos electrónicos son fiables y auténticos, que se conservan correctamente hasta el momento en que se haya establecido su destrucción o su transferencia y que esas cualidades pueden ser demostradas mediante mecanismos de evaluación adecuados.
Coordinar el desarrollo de procedimientos para la valoración, selección y conservación de los documentos electrónicos.
Autenticar los documentos resultantes de los procesos de digitalización, así como de su procedimiento inverso.
Para el ejercicio efectivo de estas funciones, la Comunidad de Madrid, así como aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para la integración adecuada de los sistemas y plataformas de gestión y producción administrativa con el sistema de gestión documental y de archivo, con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Con carácter anual, las entidades a las que sea de aplicación esta ley deberán realizar, en su caso en cooperación con la Comunidad de Madrid, un análisis de riesgos para determinar la posible obsolescencia de los soportes y formatos de los documentos electrónicos, así como del hardware y software necesarios para su correcta lectura y acceso, con el fin de implementar las medidas y acciones adecuadas para garantizar su plena disponibilidad en todo momento.
Asimismo, el Gobierno de la Comunidad de Madrid velará por que las tecnologías que se incorporen tanto en materia de hardware como de software permitan la interoperabilidad, de conformidad con las previsiones establecidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Artículo 48. Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.
El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid es un sistema común para la gestión integrada de los documentos y de los archivos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.
La coordinación, la administración, la gestión y el establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las atribuciones propias de la Asamblea de Madrid y de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid en su ámbito competencial.
El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid interoperará con:
El resto de sistemas de información de la Comunidad de Madrid para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos de titularidad pública y garantizar el acceso y difusión de los mismos.
El Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid, en el que se almacenarán los documentos electrónicos de la Comunidad de Madrid para facilitar su acceso y uso.
El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid contará con un modelo específico aplicado a los archivos judiciales que formen parte del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, correspondiendo su coordinación a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia. Asimismo, el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid podrá implantarse y contar con modelos específicos para el resto de Subsistemas de Archivos en función de los convenios de colaboración que se firmen al respecto con los órganos de dirección y coordinación de los mismos.
Artículo 49. Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid.
El Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid constituye el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos y expedientes electrónicos de la Comunidad de Madrid, así como de las obligaciones y responsabilidades que conlleva.
Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el Inventario y la información que deberá contener.
La responsabilidad del mantenimiento del Inventario corresponderá a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
CAPÍTULO III. De los ingresos y de las salidas de documentos de los archivos públicos
Artículo 50. Definición y tipología de los ingresos.
Se entiende por ingreso la entrada de documentos en un archivo público para su custodia, control, conservación y servicio.
El ingreso de documentos en los archivos públicos se producirá por:
Transferencias entre los archivos que formen parte de un mismo Subsistema de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Intercambio o cesión entre los archivos que formen parte de cualquiera de los Subsistemas de Archivos o de la Red de Archivos de Uso Público del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Compraventa o cualesquiera otros actos de adquisición, a título oneroso o lucrativo por actos inter vivos o mortis causa, de la posesión, los derechos reales o el dominio contemplados por el ordenamiento jurídico, siempre que puedan ejercerse por las Administraciones Públicas.
Expropiación forzosa de documentos por razón de interés social o de acuerdo con lo previsto en el artículo 91.
Donación, herencia o legado aceptados por la Comunidad de Madrid o cualesquiera otras Administraciones y entidades públicas.
Pago de la deuda tributaria mediante entrega a la Comunidad de Madrid o a una Entidad Local madrileña de bienes integrantes del Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.
Depósito voluntario.
Depósito forzoso para los supuestos en que los documentos no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad.
Depósito por hallazgo fortuito de bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.
Cualquier otro título válido en Derecho.
Artículo 51. Transferencias de documentos.
Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la entrega, ordenada y relacionada, de los documentos de un archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento y servicio.
Los archivos públicos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid transferirán sus documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes Tablas de Valoración o, en su defecto, transcurridos los siguientes plazos:
Los archivos de gestión custodiarán los documentos carentes de vigencia durante un máximo de cinco años desde el final de su tramitación. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo central que corresponda.
Los archivos centrales custodiarán los documentos durante un plazo de diez años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo intermedio que corresponda.
Los archivos intermedios custodiarán los documentos durante un plazo de quince años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo histórico que corresponda.
Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir los documentos cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos respectivo.
Asimismo, se deberán tener en cuenta a la hora de transferir documentos la existencia de las siguientes situaciones excepcionales:
El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que sean imprescindibles para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
La supresión, extinción, externalización o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que no sean imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.
Artículo 52. Salidas de documentos.
La salida de documentos de los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá ser autorizada por el responsable del archivo respectivo o persona en quien éste delegue, debiendo dejar constancia por escrito mediante diligencia identificativa o relación fehaciente de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos.
La salida de documentos para fines distintos a los previstos en el apartado anterior deberá ser autorizada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos en el que esté integrado el archivo donde se custodian los documentos, debiéndose guardar copia diligenciada de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos. En el caso de los archivos que conforman el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, la salida de documentos deberá ser autorizada mediante Orden del titular del órgano de dirección y coordinación del Subsistema a que se hace referencia en el artículo 30.3.
La salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal y gestión transferida a la Comunidad de Madrid será gestionada por ésta y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y en el convenio de gestión de los mismos.
En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que podrá ser aportada por el solicitante o recabada por el responsable del archivo donde se encuentran depositados los documentos.
Artículo 53. Documentos en régimen de depósito.
Los archivos de las entidades que integran cualquiera de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrán admitir en depósito documentos de titularidad pública o de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño.
Los archivos de las Entidades Locales madrileñas podrán recibir en régimen de depósito documentos de titularidad privada de interés histórico o cultural de personas físicas o jurídicas relacionadas con su ámbito territorial.
Los documentos depositados en los archivos mencionados en los apartados anteriores continuarán perteneciendo a la entidad o persona depositante, pudiendo consultarlos libremente y obtener copia de los mismos.
Por lo que se refiere a la salida temporal de documentos en régimen de depósito, se estará a lo dispuesto en el artículo 52.4.
CAPÍTULO IV. De la valoración y de la eliminación de los documentos de titularidad pública
Artículo 54. Valoración y selección de los documentos.
La valoración y la selección de los documentos se efectuará de acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, así como la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid y la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid en sus respectivos ámbitos de actuación, que serán las encargadas de confeccionar y aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminación de los documentos.
La valoración y selección de los documentos judiciales se atendrá a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y su normativa de desarrollo.
Todos los documentos de titularidad pública serán valorados y seleccionados, para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con: el interés que presenten desde un punto de vista administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico; los plazos de transferencia, conservación o eliminación; así como el régimen de su acceso.
Artículo 55. Eliminación de los documentos.
La eliminación de los documentos tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y destrucción física de los documentos, tanto en soporte tradicional como electrónico, en su condición de bienes de dominio público. En cualquier caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid no podrán ser destruidos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas; así como tampoco cuando se considere que puedan tener en el futuro valor informativo o histórico.
La eliminación de los documentos sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.
La eliminación de los documentos de la Asamblea de Madrid sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid.
La eliminación de los documentos judiciales sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.
Artículo 56. Procedimiento básico de valoración y de eliminación.
Los dictámenes sobre la aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre la autorización de eliminación de documentos de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid y, en su caso, de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de sus competencias, serán preceptivos y vinculantes. Estos dictámenes deberán ser aprobados mediante los siguientes instrumentos jurídicos y publicados, salvo para la Asamblea de Madrid, en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid»:
Orden de la persona titular de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales.
Resolución de la persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, en el caso de los dictámenes sobre autorización de eliminación de documentos.
Resolución de la persona titular de la Presidencia de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales judiciales y sobre autorización de eliminación de documentos judiciales custodiados en los archivos de judiciales de gestión y en el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.
Acuerdo de la Mesa de la Asamblea de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre autorización de eliminación de documentos custodiados en los archivos de gestión y General de la Asamblea de Madrid. En este último supuesto, el Acuerdo adquirirá la plena eficacia tras su publicación en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid».
Resolución de la persona titular de la Presidencia de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre autorización de eliminación de documentos custodiados en los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.
El procedimiento de valoración, selección y eliminación de documentos que deberán seguir los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se atendrá a lo siguiente:
En el caso de que sea autorizada la destrucción de documentos, una vez ejecutada, la unidad responsable deberá expedir certificación de ésta y remitirla a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, a la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid o a la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de su competencia.
Si la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid o la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de su competencia, dictaminasen que los documentos o series documentales deben ser conservados permanentemente, se transferirán al archivo histórico que corresponda.
No podrán ingresar en los archivos históricos documentos o series documentales sin valorar y seleccionar de acuerdo con el procedimiento establecido. No obstante, podrán ser objeto de valoración y selección los documentos depositados en los archivos históricos con anterioridad a la entrada en vigor de esta ley o aquellos otros que, no estando valorados y seleccionados, ingresen, por motivos justificados, con posterioridad.
En todo momento, se deberá dejar constancia, por el procedimiento que se establezca reglamentariamente, de los documentos y las series documentales que se hayan eliminado.
Reglamentariamente y teniendo en cuenta lo establecido en los apartados 1 y 2, se establecerá el procedimiento de valoración, selección y eliminación de documentos dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de las atribuciones propias de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial.
CAPÍTULO V. De los medios materiales y personales de los archivos públicos
Artículo 57. Personal de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
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