Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid

Los archivos centrales, intermedios e históricos deberán contar con el suficiente personal archivero, administrativo, auxiliar o subalterno, así como con el personal especializado para la atención de los servicios y laboratorios de restauración y de reproducción de documentos, el mantenimiento de equipos y cuantos otros servicios especiales sean requeridos para cubrir las necesidades de dichos centros y desempeñar las funciones que les encomienda la presente ley y los posteriores desarrollos reglamentarios. Además, la dirección de dichos archivos deberá recaer en personas con, al menos, titulación universitaria y formación en materia de archivos, de acuerdo con las siguientes bases generales:

Los archivos de gestión estarán atendidos por el personal administrativo y auxiliar correspondiente bajo la coordinación y supervisión del personal archivero responsable del archivo central del que dependan.

Las instituciones de las que dependan los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán incluir en las bases que regirán los procesos de selección del personal archivero destinado a éstas los requisitos de titulación y de temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las Administraciones Públicas. En los tribunales encargados de resolver los procesos de selección figurará obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las Administraciones Públicas madrileñas. A tal efecto, la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental prestará el auxilio necesario a las instituciones titulares de los archivos públicos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid cuando así lo soliciten, y velará por el correcto cumplimiento de lo dispuesto en este artículo en los términos en que se disponga reglamentariamente.

Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:

Todos los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán poseer las instalaciones y los sistemas de gestión adecuados, tanto en lo que respecta a su ubicación como a sus condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, seguridad, consulta y conservación de los documentos en ellos custodiados.

La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental proporcionará el asesoramiento técnico necesario, y fomentará el cumplimiento de las condiciones técnicas referidas en el apartado 1 dentro de sus disponibilidades presupuestarias, de acuerdo con los planes plurianuales y anuales sectoriales que se elaboren.

Se declaran de utilidad pública, a los efectos de la expropiación forzosa, los edificios y terrenos donde se vayan a instalar archivos públicos. El reconocimiento de los bienes y derechos individualizados a expropiar en cada caso concreto será realizado mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid. El reconocimiento podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.

Por razones de economía y eficacia, los archivos centrales del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid se podrán agrupar en uno o varios edificios, compartiendo instalaciones, recursos y personal, cuya gestión y dependencia funcional quedarán adscritas a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

La construcción o la reforma de un edificio como sede de cualquier entidad cuyo archivo forme parte de alguno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberá prever el espacio necesario y adecuado para la instalación del correspondiente depósito de archivo. A tal efecto, la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental informará, preceptivamente y antes de su licitación, los proyectos básicos de construcción o de reforma de los edificios de dichas entidades en lo que respecta al espacio destinado para depósito de archivo.

Todas las entidades públicas y personas jurídicas titulares de un archivo público tienen la obligación de habilitar un depósito para archivo con capacidad suficiente y con las instalaciones adecuadas tanto respecto de su ubicación como de las condiciones técnicas específicas necesarias para el mantenimiento, tratamiento, seguridad, conservación y consulta de los documentos en ellos custodiados.

La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, establecerá las especificaciones técnicas que deberán tenerse en cuenta para la construcción de depósitos de archivo.

Los depósitos de archivo deberán tener las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservación de los documentos, evitando los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y de conservación. En los archivos no se depositarán materiales inflamables o explosivos ajenos a los propios soportes y contenedores de los documentos.

La contratación de la gestión, conservación y custodia externa de cualquier archivo público integrante del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid sólo tendrá carácter excepcional en casos de urgencia, debiéndose informar previamente el pliego de prescripciones técnicas por parte del Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. En el caso del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, el informe previo del pliego de prescripciones técnicas será elaborado por el órgano competente que la Asamblea y la Cámara de Cuentas determinen.

En ningún caso esta contratación podrá suponer el ejercicio de potestades públicas por parte de la empresa adjudicataria o la transferencia a terceros de la autoridad inherente a los poderes públicos, debiendo mantener el órgano o entidad públicos titulares de los documentos la dirección y supervisión del archivo.

El órgano o entidad públicos titulares de los documentos se reservarán la definición del sistema de gestión, así como la dirección y supervisión de la actividad contratada.

Cuando se produzca este tipo de contratación, la Administración tendrá que designar a una persona responsable como técnico de archivo.

El personal de las empresas adjudicatarias de contratos en el ámbito de los servicios archivísticos estará obligado a mantener la confidencialidad de los datos e informaciones de los que tenga conocimiento por razón de su puesto de trabajo y de la ejecución del contrato. Esta obligación de confidencialidad y secreto profesional se mantendrá? aun cuando haya finalizado la relación contractual. En todo caso, dicho personal deberá respetar la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

La Comunidad de Madrid proporcionará a todos los archivos públicos madrileños el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones mínimas de atención y servicio a los usuarios.

La Comunidad de Madrid colaborará, en función de sus disponibilidades presupuestarias, en la mejora de las instalaciones de las respectivas infraestructuras de los archivos públicos, guardando el principio de inversión proporcional por parte de la entidad que reciba la ayuda.

Todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre, como en nombre y representación de otras personas físicas o de las personas jurídicas legalmente constituidas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública que se custodien en archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en los términos previstos en los artículos 20.1 d) y 105 b) de la Constitución Española y en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública no estará condicionado a la concurrencia de un interés personal, no quedará sujeto a motivación y no requerirá la invocación de ninguna norma. Con carácter general, y de conformidad con el principio de libre acceso a la información pública establecido en el artículo 6 b) de la Ley 10/2019, de 10 de abril, no será necesario utilizar el procedimiento establecido en el Título III de dicha la ley para acceder a los documentos de titularidad pública que sean de libre acceso y consulta y estén custodiados en archivos públicos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos archivísticos de información y descripción, al no existir ningún impedimento que dificulte el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.

La Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas y las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid:

El marco legal y material para la aplicación del régimen de acceso a los documentos de titularidad pública vendrá determinado, a priori y siempre que exista, por la Tabla de Valoración de la serie documental correspondiente dictaminada por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o por la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, aprobada mediante el instrumento jurídico previsto, respectivamente, en las letras a) y c) del artículo 56.1 de la presente ley y en el artículo 20.1 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y publicada en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid». La Tabla de Valoración reflejará el régimen de acceso de acuerdo con lo previsto en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo público perteneciente al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid facilitará los instrumentos archivísticos de información y descripción y asesorará a las personas usuarias en la búsqueda de la información contenida en los mismos, debiéndose observar en todo caso lo previsto en el artículo 35 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid en cuanto a la posible existencia de datos personales susceptibles de protección.

Las distintas Administraciones Públicas garantizarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de los instrumentos citados en relación con sus documentos.

Con el fin de que las personas usuarias puedan localizar, identificar y acceder a los documentos de titularidad pública, los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán cumplir las siguientes obligaciones de transparencia y publicidad activa:

La información a que se hace referencia en el apartado 1 deberá poder ser consultada en: el portal de transparencia y en la sede electrónica o sitio web, así como en su portal de archivos, si lo tuviere, del organismo titular del archivo; en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid; y en el Portal de Transparencia de la Comunidad de Madrid.

El acceso a los documentos solamente podrá ser denegado o restringido por las causas expresamente establecidas en los artículos 34 y 35 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid y en el resto de la legislación vigente.

Las limitaciones legales al acceso a los documentos de titularidad pública deberán ser aplicadas de acuerdo con su finalidad, teniendo en cuenta las circunstancias de cada caso concreto. Asimismo, deberán interpretarse siempre restrictivamente en beneficio de este derecho y no podrán ampliarse por analogía.

A la hora de aplicar límites al acceso a los documentos de titularidad pública, la Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas o las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán indicar, en cada caso, los motivos que lo justifican. En la motivación deberá explicitarse el límite aplicado y razonar debidamente las causas que fundamentan su aplicación. Asimismo, los límites al acceso a los documentos de titularidad pública deberán aplicarse de acuerdo con los principios de igualdad y de interdicción de la arbitrariedad de los poderes públicos.

En caso de que no exista Tabla de Valoración aprobada de acuerdo con lo previsto en los artículos 54.1 y 56.1, con carácter general, salvo disposición legal específica que establezca un plazo distinto, las exclusiones al derecho de acceso desaparecerán una vez transcurridos treinta años desde la producción de los correspondientes documentos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Recomendación núm. R (2000) 13, del Comité de Ministros del Consejo de Europa a los Estados miembros, sobre una política europea de acceso a los archivos.

El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública, así como la obtención de copias de los mismos, se sujetará a lo dispuesto en el Capítulo I y en el Capítulo II del Título III de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, y al procedimiento que se establezca reglamentariamente.

Las personas responsables de los archivos públicos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia.

La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación.

Reglamentariamente se establecerá, en colaboración con la Consejería competente en materia de transparencia y acceso a la información pública, el procedimiento de acceso a los documentos dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

El acceso a los documentos de titularidad pública se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio.

La Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas o las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrán facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública en un formato distinto al solicitado en los siguientes casos:

El acceso a los documentos de titularidad pública será gratuito si los documentos son consultados en el archivo donde se encuentran custodiados, o bien si existen en formato electrónico, en cuyo caso deberán ser entregados por medios electrónicos.

La expedición de copias o certificaciones y la transposición a formatos distintos al original podrán quedar sujetas a contraprestación económica en los términos previstos en el Texto Refundido de la Ley de Tasas y Precios Públicos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto Legislativo 1/2002, de 24 de octubre, de conformidad con lo previsto en la letra e) del artículo 33.2 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que se encuentren depositados en archivos públicos se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.

Los instrumentos jurídicos que formalicen el ingreso deberán adecuarse, en materia de acceso, a lo dispuesto en el Capítulo I del presente Título.

El acceso a los documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño y que se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.

El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se regirá por las siguientes prescripciones:

Los documentos de titularidad pública, en su condición de bienes de dominio público, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Los documentos de titularidad pública gozan de una especial protección, previa a su posible inscripción como bienes reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Por ello, no pueden ser eliminados salvo en los términos previstos en los artículos 55 y 56.

La Comunidad de Madrid podrá recuperar en todo momento estos documentos cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su devolución.

Los documentos de titularidad pública, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación. Para garantizar estos requisitos, las Administraciones Públicas, sus Entidades instrumentales y sus Corporaciones de Derecho Público, en lo relativo a las funciones públicas que tengan atribuidas, deberán implantar y documentar sus políticas y procedimientos con el fin de controlar la creación, la recepción, la transmisión, el mantenimiento y la accesibilidad de los documentos, de manera que se asegure, asimismo, que dichos documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación u ocultación no autorizadas.

Los documentos electrónicos de titularidad pública incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad en los términos previstos en la Sección 1.^a del Capítulo II del Título II y en el desarrollo reglamentario de esta ley.

Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos, no pudiendo ser destruidos salvo conforme a lo previsto en los artículos 55 y 56.

Los documentos de titularidad pública sólo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos de acuerdo con lo establecido en el artículo 52. Reglamentariamente se establecerán los casos y los procedimientos mediante los cuales se efectuarán estas salidas.

Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán hacer entrega de los mismos al cesar en sus funciones a quienes les sucedan en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas o instituciones privadas, la Administración Pública titular de los mismos ordenará su traslado a un archivo público e iniciará de oficio los trámites necesarios para depurar las responsabilidades en que se pudiese haber incurrido, siéndole de aplicación el régimen sancionador y de infracciones establecido en los Capítulos II y III del Título V.

El traspaso de funciones de un órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia sólo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.

La supresión o desaparición de un órgano, ente u organismo público motivará la incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones sólo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que corresponda, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título I.

Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en los apartados anteriores deberán estar identificados e inventariados mínimamente, de conformidad con lo que se establezca reglamentariamente, incorporando, en el caso de los documentos electrónicos, los metadatos obligatorios establecidos por la legislación básica estatal y la política de gestión de documentos aprobada por cada Administración Pública, antes de su incorporación al órgano, ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 51.

Cuando un organismo público o un ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, los documentos anteriores al cambio de naturaleza o de dependencia mantendrán la titularidad pública. Dichos documentos, si son de conservación permanente, deberán transferirse al archivo de la Administración Pública de la que dependía el organismo o ente, o bien al que determine la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Excepcionalmente, la Administración Pública titular, si se garantizan las disposiciones de esta ley relativas a los archivos públicos, podrá acordar que los documentos sigan siendo custodiados por el organismo o ente que haya sido objeto de privatización.

Todos los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tienen la obligación de conservarlos y custodiarlos debidamente organizados, ponerlos a disposición de los ciudadanos de acuerdo con las normas vigentes y no extraerlos de sus oficinas o archivos de gestión hasta que no haya finalizado su utilización administrativa.

Cuando los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros, cedidos o extraviados, deberán tomar las medidas legales pertinentes para su recuperación.

Los titulares de documentos de titularidad pública deberán aplicar, por medio de los responsables de sus archivos, las normas que establezca el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a que se refiere el artículo 22.1 en lo que respecta a la gestión documental en su respectivo ámbito.

Las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño, de conformidad con lo establecido en el artículo 80, tienen la obligación de:

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá ordenar a las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño la adopción de las actuaciones necesarias para su conservación, mantenimiento y custodia.

El Patrimonio Documental Madrileño está formado por el conjunto de documentos de valor permanente producidos, reunidos y conservados por cualquier persona física o jurídica, tanto pública como privada, en el ejercicio de sus funciones o actividades en el territorio de la Comunidad de Madrid. A tal efecto, se consideran de valor permanente y, por tanto, integran el Patrimonio Documental Madrileño:

También formarán parte del Patrimonio Documental Madrileño aquellos documentos de titularidad pública o privada que, sin alcanzar la antigüedad prevista en las letras c), d) y e) del apartado 1, sean incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño por poseer valores de interés para la Comunidad de Madrid.

Asimismo, formarán parte del Patrimonio Documental Madrileño cualesquiera otros documentos de carácter relevante, contemplados o no en los apartados anteriores, que sean inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid mediante cualquiera de las figuras de protección previstas en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de los bienes integrantes de dicho Patrimonio Documental, correspondiendo a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental su formación, actualización, coordinación y difusión.

Formarán parte de este Inventario los bienes documentales a los que, en virtud de resolución de la Dirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental Madrileño conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.

También, formarán parte de este Inventario los documentos que se inscriban en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid.

La organización y el funcionamiento del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, así como el desarrollo del procedimiento para la inclusión de los bienes documentales en dicho instrumento, se establecerán reglamentariamente de conformidad con lo previsto en el artículo 82.

El procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos a que se refiere el artículo 81 se incoara? de oficio por la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Este procedimiento tendrá? una duración máxima de doce meses desde la fecha de incoación, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolución, éste habrá? caducado.

Asimismo, cualquier persona física o jurídica, pública o privada, podrá instar a la Consejería a la que este? atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento de inclusión. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental decidirá si procede la incoación.

En el procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño será preceptivo el trámite de audiencia a las personas físicas o jurídicas interesadas, así como el informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

La incoación del expediente impedirá aplicar cualquier decisión de expurgo sobre los fondos y documentos afectados hasta su resolución o caducidad.

El Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid es el instrumento:

El Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en la letra b) del apartado 1, dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados. La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, así como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.

Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 o que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligadas a colaborar en la elaboración y actualización del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, proporcionando, además, toda la información que les sea requerida para ello.

A efectos de la elaboración del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverá la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás Administraciones Públicas y personas físicas o jurídicas privadas. Los datos contenidos en el Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión a través del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

La Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid, como actividad estadística pública de interés de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 12/1995, de 21 de abril, de Estadística de la Comunidad de Madrid, es el instrumento complementario del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid que permite la obtención de información estadística territorializada sobre la realidad de los archivos y del Patrimonio Documental Madrileño en el ámbito de la Comunidad de Madrid.

La Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid quedará integrada dentro de los Planes de Estadística de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 12/1995, de 21 de abril, teniendo una periodicidad sistemática y una vigencia indefinida, configurándose como una estadística de respuesta obligatoria.

Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza, que sean titulares o responsables de los archivos a los que se refiere el artículo 84.1 b) o que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligadas a colaborar, de acuerdo con lo establecido en esta ley, en la elaboración y actualización de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid, proporcionando, además, toda la información que les sea requerida para ello.

Se aplicará supletoriamente la Ley 12/1995, de 21 de abril, en todos aquellos aspectos no previstos en esta ley.

No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental Madrileño y que, por lo tanto, figure inscrito en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

La eliminación de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño exigirá su exclusión del mismo mediante el siguiente procedimiento:

La eliminación de documentos de titularidad pública que no formen parte del Patrimonio Documental Madrileño por no estar incluidos en alguna de las categorías previstas en el artículo 80.1 requerirá la aplicación de lo dispuesto en el artículo 71.2.

Todo traslado, entendido como desplazamiento a otro inmueble, de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, incluidas las salidas con carácter temporal, requerirá de comunicación a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental por parte de las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los mismos.

En el caso de traslados de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, se estará, además, a lo dispuesto en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

El traslado de documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental Madrileño se hará, además, de conformidad con lo establecido en el artículo 52.

La exportación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid y en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, así como la de aquellos con más de cincuenta años de antigüedad que figuren inscritos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal en materia de patrimonio histórico.

La transmisión onerosa inter vivos de la propiedad o de los derechos sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño estará sometida a los derechos de tanteo y retracto, con arreglo a lo previsto en los siguientes apartados. No obstante lo anterior, en el caso de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, se estará a lo dispuesto por la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

Las personas físicas o jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de los documentos incluidos en el apartado 1 tienen la obligación de comunicar la transmisión onerosa de su titularidad o tenencia a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental con los siguientes requisitos:

Durante el plazo indicado en la letra a) del apartado 2, la Administración de la Comunidad de Madrid podrá ejercitar el derecho de tanteo para sí o para las Entidades Locales y otras Entidades de Derecho Público o entidades privadas sin ánimo de lucro que tengan una finalidad cultural, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. En tal caso, el procedimiento para el ejercicio del derecho de tanteo se llevará a cabo conforme a lo siguiente:

El derecho de retracto podrá ser ejercitado por la Administración de la Comunidad de Madrid dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que tenga conocimiento explícito y fehaciente de la transmisión, en los siguientes supuestos:

Cuando no se reúnan las condiciones necesarias para garantizar la conservación, seguridad o acceso de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental requerirá a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los mismos la adopción de las medidas necesarias para subsanar la situación.

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá acordar, en caso de incumplimiento de dicho requerimiento, la ejecución subsidiaria o la imposición de la multa coercitiva previstas en el artículo 110.1.

Para la ejecución subsidiaria de la obligación incumplida, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá ordenar el depósito de los documentos afectados por el requerimiento de subsanación contemplado en el apartado 1 en un archivo público del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid de los documentos afectados por el requerimiento de subsanación contemplado en el apartado 1 mientras no desaparezcan las causas que lo motivaron. Dicho depósito se realizará, previa resolución motivada de la persona titular de la Dirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, y previa tramitación del correspondiente expediente, en el que se dará audiencia a las partes interesadas.

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley para las personas físicas y jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño facultará a la Comunidad de Madrid para la expropiación total o parcial de los mismos por causa de interés social, con objeto de garantizar su conservación.

La expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se regirá por el procedimiento especial previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley de 16 de diciembre de 1954 sobre Expropiación Forzosa, así como en el Reglamento de la Ley de Expropiación Forzosa, aprobado por el Decreto de 26 de abril de 1957, para la expropiación de bienes de valor artístico, histórico y arqueológico.

Los documentos expropiados por este procedimiento ingresarán en el archivo del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en que se acuerde su custodia por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

Los edificios e instalaciones destinados a la ubicación de los archivos públicos madrileños, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Documental Madrileño en ellos custodiados, quedarán sometidos al régimen que establece la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid para los Bienes de Interés Cultural o para los Bienes de Interés Patrimonial desde que así sean declarados conforme al procedimiento establecido en dicha ley.

Los edificios e instalaciones de los archivos públicos, a excepción de los archivos de gestión, estarán afectados exclusivamente para el ejercicio y desarrollo de las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, no pudiendo destinarse a otros usos y funciones.

Los edificios e instalaciones en que estén ubicados los archivos públicos madrileños, así como los edificios o terrenos en que vayan a instalarse, podrán ser declarados de utilidad pública a los efectos de su expropiación forzosa. El reconocimiento de los bienes y derechos individualizados objeto de expropiación forzosa en cada caso concreto será realizado mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid. Esta declaración podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental realizará las gestiones oportunas conducentes al retorno a la Comunidad de Madrid de los documentos de especial relevancia que, formando parte del Patrimonio Documental Madrileño, se encuentren fuera de la misma.

Asimismo, velará para que los documentos que integran el Patrimonio Documental Madrileño y se conserven en archivos de otras Administraciones Públicas sean reintegrados a los archivos madrileños correspondientes.

Con este objeto, promoverá la formalización de los instrumentos legales de colaboración que permitan el retorno o, en su defecto, la obtención de reproducciones fidedignas de los documentos mismos.

La Comunidad de Madrid favorecerá el retorno y la adquisición, por cualquier título válido en Derecho conforme a la legislación vigente, de documentos de interés para la misma que se encuentren fuera de su territorio, susceptibles de ser declarados integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

La Comunidad de Madrid podrá realizar las gestiones oportunas para la formalización de los instrumentos de colaboración destinados a la obtención de reproducciones de todos aquellos documentos que, encontrándose fuera de su territorio, puedan tener interés para la misma.

Para fomentar la difusión y favorecer la protección del Patrimonio Documental Madrileño, así como la investigación sobre sus documentos, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental establecerá los planes de edición de instrumentos de descripción y de fuentes documentales de los archivos, y promoverá, asimismo, la celebración de convenios de colaboración, exposiciones y otras actividades que contribuyan a los fines señalados en este artículo.

El Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid constituye la herramienta de difusión y divulgación básica y esencial de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y del Patrimonio Documental Madrileño en Internet para acercar a los ciudadanos:

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverá la colaboración y la realización de actividades con instituciones educativas y con servicios públicos de empleo que permitan a los alumnos de los diferentes niveles educativos y de los cursos de formación para el empleo o de formación profesional ocupacional conocer el Patrimonio Documental Madrileño y los archivos donde se custodia, así como aplicar y complementar los conocimientos adquiridos en su formación académica o para el empleo, favoreciendo la adquisición de competencias que les preparen para el ejercicio de actividades profesionales y faciliten la búsqueda de empleo.

En el caso del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, la difusión del Patrimonio Documental Madrileño que custodie se efectuará, asimismo, a través del portal web corporativo y del portal de transparencia del Parlamento.

En el caso del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, la difusión del Patrimonio Documental Madrileño que custodie se efectuará, asimismo, a través del portal web corporativo y del portal de transparencia de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

Los propietarios o poseedores de documentos y archivos que formen o puedan formar parte del Patrimonio Documental Madrileño quedan obligados a comunicar a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la existencia de estos bienes documentales, antes de proceder a su venta o transmisión a terceros.

Las personas y empresas dedicadas al comercio de documentos y archivos deberán enviar semestralmente a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental una relación de los que tengan puestos a la venta, así como de los que adquieran y efectivamente vendan. Asimismo, deberán formalizar ante dicha Consejería un libro registro donde figuren las adquisiciones y ventas de documentos y archivos que realicen.

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental facilitará al resto de instituciones, corporaciones y entidades públicas de la Comunidad de Madrid interesadas, así como a las Entidades Locales madrileñas, el acceso a las relaciones indicadas en el apartado 2.

Los requisitos contemplados en los anteriores apartados tendrán carácter acumulativo con respecto a los establecidos en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

La restauración de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño deberá realizarse teniendo en cuenta los siguientes requisitos y de conformidad con lo establecido en el artículo 39.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en el artículo 20.2 de la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid: