LegalizeRegeling van de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid van 7 september 2001, houdende regels in verband met de verstrekking van reisdocumenten door de burgemeesters
In afwijking van het eerste lid geeft de burgemeester van Haarlemmermeerkennis van de definitieve onttrekking aan het verkeer van een Nederlandse identiteitskaart en van de uitreiking van een Nederlandse identiteitskaart aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, indien de houder in de basisadministratie van Aruba, Curaçao of Sint Maarten is ingeschreven en de aanvraag is gedaan bij de burgemeester van Haarlemmermeer op een vestiging van de Vertegenwoordiging van de Nederlandse regering bij de regeringen van Aruba, Curaçao en Sint Maarten.
Hoofdstuk VIII. Definitieve onttrekking van reisdocumenten
Artikel 72. Opgenomen gegevens, raadpleegbaarheid, bewaartermijn
Van elk verstrekt reisdocument wordt een administratie bijgehouden.
De in het eerste lid bedoelde reisdocumentenadministratie wordt bijgehouden in het reisdocumentenstation, voor zover het de daarin overeenkomstig de artikelen 40 en 55 opgenomen gegevens betreft.
De overige gegevens met betrekking tot de aanvraag, verstrekking en uitreiking worden als afzonderlijke documenten in de reisdocumentenadministratie opgenomen op een wijze die raadpleging in samenhang met de in het tweede lid bedoelde gegevens mogelijk maakt.
De in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens, met uitzondering van de gegevens, bedoeld in artikel 3, negende lid, van de wet worden na de datum van verstrekking bewaard gedurende een periode van:
- a. 11 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document 5 jaar of korter is of indien het verstrekte document niet wordt uitgereikt;
- b. 16 jaar indien de geldigheidsduur van het verstrekte document langer dan 5 jaar is.
Artikel 73. Verstrekking van gegevens
Onverminderd het bepaald in artikel 3, negende lid, van de wet, wordt de verstrekking van gegevens uit de in artikel 72 bedoelde reisdocumentenadministratie uitsluitend toegestaan aan:
- a. degenen die bij of krachtens de wet belast zijn met de uitvoering daarvan, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verrichten van werkzaamheden met betrekking tot reisdocumenten;
- b. de ambtenaren, werkzaam bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, een Nederlandse consulaire vertegenwoordiging in het buitenland onderscheidenlijk het Kabinet van de Gouverneur van Aruba, Curaçao of Sint Maarten, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor consulaire handelingen waarbij de identiteit van de betrokken persoon moet worden vastgesteld;
- c. de opsporingsambtenaren bedoeld in artikel 141 en 142 van het Wetboek van Strafvordering en artikel 184 en 185 van het Wetboek van Strafvordering BES, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de opsporing van strafbare feiten in het kader van het onderzoek waarbij zij zijn betrokken of voor zover die noodzakelijk zijn voor de identificatie van slachtoffers;
- d. de ambtenaren van het openbaar ministerie van het Europese deel van Nederland en het openbaar ministerie van Bonaire, Sint Eustatius en Saba, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun opgedragen werkzaamheden;
- e. de ambtenaren werkzaam bij de autoriteiten, bedoeld in de artikelen 18 tot en met 24 van de wet, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verzoek tot weigering of vervallenverklaring en de daarmee verband houdende vermelding van deze gegevens in het register paspoortsignaleringen als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de wet;
- f. de ambtenaren werkzaam bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de hun opgedragen werkzaamheden in verband met de verwerking van gegevens in het register vermiste of vervallen reisdocumenten, in verband met de uitoefening van hun taak als bedoeld in artikel 58 van de wet, alsmede in verband met onderzoek naar onregelmatigheden met reisdocumenten;
- g. degene die in opdracht van het college van burgemeester en wethouders of het bestuurscollege belast is met de controle op de uitvoering van de bij of krachtens de wet gestelde regels, de toepassing van de beveiligingsmaatregelen, de werking van het aanvraagsysteem reisdocumenten of de opneming van reisdocumentengegevens in de basisadministratie, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de hun opgedragen werkzaamheden;
- h. de houder, beheerder, bewerker en degene die belast is met de invoer, wijziging, of verwijdering van gegevens, voor zover die gegevens, de rechtstreekse toegang daaronder begrepen, noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun in verband daarmee opgedragen werkzaamheden;
- i. de ambtenaren werkzaam bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en de Militaire Inlichtingen- en veiligheidsdienst, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken als bedoeld in artikel 8, tweede lid, en artikel 10, tweede lid, van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017.
Artikel 74. Administratie van reisdocumenten die op grond van artikel 7 zijn verstrekt
Een burgemeester als bedoeld in artikel 4.2, eerste lid, van het besluit en de burgemeester van Haarlemmermeer, bedoeld in artikel 4.2, tweede lid, van het besluit voeren een aparte administratie van de door hen ingevolge artikel 4.2, eerste lid, van het besluit respectievelijk artikel 4.2, tweede lid, van het besluit verstrekte reisdocumenten respectievelijk Nederlandse identiteitskaarten.
De artikelen 72 en 73 zijn van overeenkomstige toepassing op de inrichting van deze administratie en op de verstrekking van gegevens daaruit.
Artikel 75. Registratie van ontvangen kennisgevingen in de basisadministratie
De burgemeester of de gezaghebber die door middel van de daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde dienst een kennisgeving ontvangt van:
- a. de definitieve onttrekking aan het verkeer van een reisdocument en de uitreiking van een vervangend reisdocument, waarbij is vermeld of het oude reisdocument is ingehouden, ingeleverd of vermist, dan wel
- b. de uitreiking van een reisdocument, waarbij definitieve onttrekking aan het verkeer van een eerder verstrekt reisdocument niet aan de orde is, dan wel
- c. de definitieve onttrekking van een reisdocument, waarbij geen nieuw reisdocument is uitgereikt, draagt zorg dat deze feiten worden geregistreerd in de basisadministratie, waarin de betrokken persoon als ingezetene is ingeschreven.
De burgemeester of de gezaghebber die een in het eerste lid bedoelde kennisgeving ontvangt betreffende een persoon die laatstelijk ingezetene van zijn gemeente of openbaar lichaam was, bewaart deze kennisgeving als onderdeel van de basisadministratie tot het moment dat de betrokken persoon weer ingezetene van een gemeente of openbaar lichaam wordt, dan wel elf jaren zijn verstreken.
De in het eerste en tweede lid bedoelde registratie vindt niet plaats, indien de feiten betrekking hebben op een nooddocument of een gevonden reisdocument.
De autoriteit die ten onrechte een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid heeft ontvangen, zendt deze door aan de burgemeester van de gemeente of de gezaghebber van het openbaar lichaam waarvan de betrokken persoon ingezetene is, of laatstelijk ingezetene was.
Indien een persoon wederom ingezetene wordt, wordt een in de tussentijd gezonden kennisgeving als bedoeld in het eerste lid opgevraagd bij de burgemeester van de gemeente of de gezaghebber van het openbaar lichaam waarvan de betrokken persoon laatstelijk ingezetene was.
Hoofdstuk IX. Reisdocumentenadministratie
Artikel 76. Vaststelling identiteit aanvrager
Vervallen
Artikel 77. Kennisgevingen en meldingen
Vervallen
Hoofdstuk VIII. Definitieve onttrekking van reisdocumenten
§ 1. Definitieve onttrekking van een reisdocument aan het verkeer
Artikel 78. Aanwijzing en registratie algemeen
De burgemeester dan wel de gezaghebber, of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst de personen aan die bevoegd zijn tot het verrichten van de handelingen die bij of krachtens de wet zijn voorgeschreven.
De in het eerste lid bedoelde aanwijzing van personen, alsmede de registratie van hun bevoegdheden geschiedt met inachtneming van de functionele beschrijvingen met betrekking tot het aanvraagsysteem reisdocumenten en overeenkomstig de beveiligingsprocedure, bedoeld in artikel 93.
De gezaghebber draagt er zorg voor dat de handelingen, bedoeld in het eerste lid, die plaatsvinden in een niet tot de organisatie van het openbaar lichaam behorende uitgiftelocatie, uitsluitend worden verricht door bezoldigde ambtenaren van het openbaar lichaam.
Artikel 79. De autorisatiebevoegden reisdocumenten
De burgemeester of de gezaghebber wijst per uitgiftelocatie ten minste twee personen aan die binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten zullen functioneren als autorisatiebevoegde reisdocumentenstation overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 87. Tevens wijst de burgemeester of de gezaghebber per aanvraagstationlocatie ten minste twee personen aan die zullen functioneren als autorisatiebevoegde aanvraagstation overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het aanvraagstation, bedoeld in artikel 87.
De burgemeester of de gezaghebber draagt er zorg voor, dat een autorisatiebevoegde in staat wordt gesteld alle handelingen te verrichten die uit zijn taak voortvloeien.
De autorisatiebevoegden zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester of de gezaghebber.
Artikel 80. De identificatiekaart
Per reisdocumentenstation worden ten minste 2 en ten hoogste 20 identificatiekaarten beschikbaar gesteld aan de autorisatiebevoegde reisdocumentenstation.
De autorisatiebevoegde reisdocumentenstation is, met inachtneming van de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 87, verantwoordelijk voor het autorisatiebeheer, de bewaring van de identificatiekaarten en de registratie van de personen aan wie hij in een bepaald tijdvak een kaart verstrekt.
De autorisatiebevoegde reisdocumentenstation registreert in het reisdocumentenstation met inachtneming van de gebruikershandleiding de intrekking van identificatiekaarten indien deze na verlies, diefstal of defect verloren zijn gegaan of onbruikbaar zijn geworden of anderszins niet langer gebruikt mogen worden. De autorisatiebevoegde draagt zorg voor de vernietiging van ingetrokken identificatiekaarten voor zover deze in zijn bezit zijn en geen nader onderzoek daaraan hoeft plaats te vinden.
De leverancier houdt een registratie bij van de uitgegeven en ingetrokken identificatiekaarten.
Artikel 81. De tot ontvangst van zendingen bevoegde personen bij de gemeenten
De burgemeester of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst per uitgiftelocatie ten minste drie personen aan om zendingen van reisdocumenten en foto- en handtekeningformulieren in ontvangst te nemen. Identificatiekaarten en daarop betrekking hebbende codes worden uitsluitend in ontvangst genomen door een autorisatiebevoegde reisdocumentenstation.
De aanmelding, registratie en vervanging van de tot ontvangst bevoegde personen, bedoeld in de eerste zin van het eerste lid, vindt plaats bij de distributeur, met gebruikmaking van de door de burgemeester daartoe beschikbaar gestelde machtiging tot ontvangstneming.
De machtiging tot ontvangstneming wordt gewaarmerkt met een afdruk van een dienststempel als bedoeld in artikel 88 en de handtekening van de burgemeester of de door hem daartoe aangewezen persoon.
De gemeente bewaart een kopie van het in het derde lid genoemde formulier.
Artikel 82. De tot ontvangst van zendingen bevoegde personen bij de openbare lichamen
De gezaghebber of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst ten minste drie personen aan om zendingen van gepersonaliseerde documenten in ontvangst te nemen. Identificatiekaarten en daarop betrekking hebbende codes worden uitsluitend in ontvangst genomen door een autorisatiebevoegde reisdocumentenstation.
De aanmelding, registratie en vervanging van de tot ontvangst bevoegde personen, bedoeld in de eerste zin van het eerste lid, vindt plaats bij de transporteur.
§ 1. Aanwijzing en registratie bevoegde personen
Artikel 83. Aanmelding en registratie van aanvraagstationlocaties en uitgiftelocaties
De burgemeester dan wel de gezaghebber, of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar meldt met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de aanvraagstationlocatie in zijn gemeente of openbare lichaam waar één of meerdere aanvraagstations zijn geplaatst alsmede de uitgiftelocatie waar de verzending van de aanvragen naar de leverancier en de aflevering van de zendingen door de distributeur of de transporteur plaatsvindt.
Indien in de gemeente of het openbaar lichaam gebruik wordt gemaakt van meerdere aanvraagstationlocaties en uitgiftelocaties als bedoeld in het eerste lid, worden deze locaties, mits de beveiliging daarvan voldoet aan de beveiligingseisen als bedoeld in hoofdstuk XII, op de in het eerste lid aangegeven wijze, eveneens aangemeld.
Wijzigingen met betrekking tot aanvraagstationlocaties en uitgiftelocaties worden, met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier, uiterlijk drie maanden voor het tijdstip waarop de wijziging ingaat, gemeld aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties houdt een registratie bij van de ingevolge het eerste, tweede en derde lid aangemelde aanvraagstationlocaties en uitgiftelocaties en geeft deze gegevens door aan de leverancier.
De leverancier wijst aan elke uitgiftelocatie een unieke locatiecode toe en meldt deze terug aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en aan de burgemeester dan wel de gezaghebber.
Artikel 84. Vastlegging tijdstip van aflevering
De burgemeester of de door hem daartoe aangewezen persoon spreekt met het bestelkantoor het tijdstip af waarop de zending wordt afgeleverd.
De vastlegging van de tijdstippen waarop een zending in een openbaar lichaam wordt afgeleverd, geschiedt in overleg met de transporteur.
§ 2. Aflevering van zendingen
Artikel 85. Bewaring reisdocumenten
De reisdocumenten worden bewaard op de in artikel 91 voorgeschreven wijze tot het tijdstip dat zij worden uitgereikt, dan wel:
- a. indien het een gemeente betreft, worden opgehaald door de leverancier ingevolge artikel 46 of per aangetekende post worden verstuurd ingevolge artikel 49 of 51;
- b. indien het een openbaar lichaam betreft, per aangetekende post, met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier, worden teruggestuurd aan de leverancier.
Aan de hand van de gegevens in het reisdocumentenstation wordt nagegaan welke reisdocumenten langer dan drie maanden na de datum dat zij voor uitreiking beschikbaar zijn gesteld nog niet zijn uitgereikt, teneinde deze ingevolge artikel 42, vierde lid, van de wet definitief aan het verkeer te onttrekken.
Artikel 86. Ontbrekende reisdocumenten
Indien op enig moment een reisdocument na aflevering en registratie daarvan in het reisdocumentenstation blijkt te ontbreken, wordt terstond een inventarisatie opgemaakt van de nog aanwezige reisdocumenten aan de hand van de gegevens in het reisdocumentenstation.
De ontbrekende reisdocumenten worden geregistreerd in het reisdocumentenstation.
Artikel 48 is van overeenkomstige toepassing.
§ 2. Aflevering van zendingen
Artikel 87. Reisdocumentenstation, aanvraagstation, mobiel vingerafdrukopname-apparaat en reisdocumentenmodule.
De burgemeester of de gezaghebber maakt binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten gebruik van het reisdocumentenstation, het aanvraagstation het mobiel vingerafdrukopname-apparaat en de overige materialen, overeenkomstig het bepaalde in deze regeling en met inachtneming van de bijgeleverde gebruikershandleidingen.
De burgemeester of de gezaghebber draagt zorg voor de technische inrichting, de werking en de beveiliging van de reisdocumentenmodule en de correcte uitwisseling van de daarin opgenomen gegevens met het reisdocumentenstation en de basisadministratie, overeenkomstig het bepaalde in deze regeling en met inachtneming van de ter zake door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nader gegeven voorschriften.
Artikel 88. Dienststempel
De dienststempel is een stempel die voorzien is van het gemeentewapen of het wapen van het openbaar lichaam.
Artikel 89. Foto- en handtekeningformulieren en andere standaardformulieren
De in artikel 38 bedoelde foto- en handtekeningformulieren worden vier maal per jaar door de leverancier beschikbaar gesteld.
Het aantal foto- en handtekeningformulieren dat jaarlijks beschikbaar wordt gesteld, is gebaseerd op het jaarlijkse aantal aanvraagbestanden, dat ingevolge artikel 42 vanuit de desbetreffende uitgiftelocatie aan de leverancier is gezonden, in de periode tussen 1 oktober en 30 september, vermeerderd met vijf procent. De leverancier maakt jaarlijks voor 1 november het aantal beschikbaar te stellen foto- en handtekeningformulieren voor het volgende kalenderjaar en de tijdstippen waarop deze worden afgeleverd, bekend aan de uitgiftelocatie.
Indien tussen twee aflevertijdstippen blijkt dat de voorraad foto- en handtekeningformulieren ontoereikend zal zijn, kan met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier een spoedbestelling worden gedaan. De omvang van de spoedbestelling is niet groter dan noodzakelijk om de periode tot het eerstvolgende aflevertijdstip te overbruggen.
De foto- en handtekeningformulieren worden door de leverancier binnen tien werkdagen na de spoedbestelling geleverd op de uitgiftelocatie waarvoor de bestelling is gedaan.
De overige standaardformulieren worden eenmalig door de leverancier ter beschikking gesteld en kunnen desgewenst worden nabesteld.
De foto- en handtekeningformulieren en andere standaardformulieren worden kosteloos verstrekt.
Hoofdstuk XII. Beveiliging
Artikel 90. Algemeen
De met de uitvoering van de wet belaste autoriteiten treffen maatregelen om de onder hen berustende reisdocumenten, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen te beveiligen tegen ontvreemding dan wel vernietiging ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins.
Artikel 91. Fysieke beveiliging
Buiten de werkuren worden de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de opslagmedia, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening, zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis, die in passende verhouding staat tot de waarde van de inhoud. Deze voorziening is in een af te sluiten ruimte geplaatst.
De plaatsen waar de reisdocumenten, de documentatie en de overige materialen zijn opgeslagen, alsmede de ruimte waarin de apparatuur en de programmatuur zich bevinden, zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem dat in verbinding staat met een door de rijksoverheid toegelaten alarmcentrale. Voor zover een openbaar lichaam niet beschikt over een inbraakalarmeringssysteem, bedoeld in de eerste zin van dit lid, dienen deze plaatsen en deze ruimte onder permanente fysieke (24-uurs) bewaking te staan.
De apparatuur en programmatuur, alsmede de tijdens de werkuren uit te reiken of ingehouden reisdocumenten en de te gebruiken documentatie en overige materialen bevinden zich, onder voortdurend toezicht, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.
In afwijking van het eerste lid blijft de authenticatiekaart ook tijdens de werkuren opgeslagen in de voorziening, bedoeld in het eerste lid. De authenticatiekaart mag zich uitsluitend buiten de desbetreffende voorziening bevinden op het moment dat deze nodig is om het mobiel vingerafdrukopname-apparaat in het locale netwerk van de uitgiftelocatie aan te sluiten.
In afwijking van het tweede en derde lid, staat een aanvraagstation of een mobiel vingerafdrukopname-apparaat gedurende de werkuren onder voortdurend toezicht van degene die bevoegd is tot het gebruik ervan en bevindt het zich buiten de werkuren in een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare en bij voorkeur beveiligde ruimte.
In afwijking van het tweede lid, geldt voor de vestigingen van de Vertegenwoordiging van de Nederlandse regering bij de regeringen van Aruba, Curaçao en Sint Maarten dat de plaatsen waar de Nederlandse identiteitskaarten, de documentatie en de overige materialen zijn opgeslagen, alsmede de ruimte waarin de apparatuur en de programmatuur zich bevinden, zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem dat in verbinding staat met een ter plaatse door de overheid toegelaten alarmcentrale, dan wel onder permanente fysieke (24-uurs) bewaking staan.
Artikel 92. Back-up en herstel van gegevens in het aanvraagsysteem reisdocumenten
Van de in de reisdocumentenmodule en de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens wordt dagelijks een reservekopie gemaakt. Voor het reisdocumentenstation wordt daartoe gebruik gemaakt van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te verstrekken opslagmedia. Per reisdocumentenstation worden 5 opslagmedia verstrekt. Na het maken van de reservekopie wordt gecontroleerd of deze is geslaagd.
De bewaring van de reservekopieën geschiedt zodanig, dat de twee oudste reservekopieën op de locatie van het reisdocumentenarchiefstation worden bewaard, terwijl de drie meest recente reservekopieën elders worden bewaard, in een vergelijkbare voorziening als bedoeld in artikel 91, eerste lid.
De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die er in voorziet dat reconstructie van de gegevens mogelijk is.
Artikel 93. Beveiligingsprocedure en beveiligingsfunctionaris
De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde beveiligingsprocedure. In deze beveiligingsprocedure worden in ieder geval maatregelen vastgelegd inzake:
- a. de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen;
- b. de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het tiende lid;
- c. de functiescheiding tussen de bij de aanvraag, de verstrekking en de uitreiking van de reisdocumenten betrokken functionarissen;
- d. de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.
Indien het als gevolg van een noodsituatie wegens de omvang van het ambtelijk apparaat niet mogelijk is om gedurende een beperkte periode te voldoen aan de in het eerste lid, onder c, bedoelde functiescheiding, kan daarvan met inachtneming van het derde en vierde lid, worden afgeweken.
In de situatie, bedoeld in het tweede lid, wordt met behulp van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde dienst vastgelegd:
- a. de reden waarom tijdelijk niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
- b. de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan;
- c. de namen van de personen die in de onder b bedoelde periode zijn belast met de aanvraag, de verstrekking en de uitreiking van de reisdocumenten.
Na afloop van de periode, bedoeld in het derde lid, controleert de daartoe aangewezen persoon, die in de desbetreffende periode niet betrokken is geweest bij de aanvraag, de verstrekking en de uitreiking van de reisdocumenten, of de schriftelijke vastlegging, bedoeld in het derde lid, aanwezig is en de aanvraag, de verstrekking en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden. In het geval er sprake is van onregelmatigheden wordt gehandeld overeenkomstig artikel 95.
Indien het bij de aanvraag en uitgifte van een nooddocument als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder f, van de Paspoortwet door de gezaghebber niet mogelijk is om te voldoen aan de in het eerste lid, onder c, bedoelde functiescheiding, kan daarvan worden afgeweken. Het derde lid en vierde lid zijn in dat geval niet van toepassing.
De burgemeester of de gezaghebber draagt zorg, dat de bij de uitvoering van de wet betrokken personen regelmatig worden geïnformeerd over ontvreemdingsrisico's en ten minste één maal per jaar worden geïnstrueerd met betrekking tot risicobeperkende afspraken en maatregelen terzake.
De beveiligingsprocedure wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.
Ten behoeve van het opstellen en evalueren van de beveiligingsprocedure wordt gebruik gemaakt van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties daarvoor beschikbaar gestelde hulpmiddelen. Afwijkingen van de beveiligingsvoorschriften worden schriftelijk vastgelegd en ten minste vijf jaren naast de beveiligingsprocedure bewaard.
De burgemeester of de gezaghebber wijst een beveiligingsfunctionaris aan die belast is met het beheer van en het toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedure.
Van de aanwijzing of de vervanging van de beveiligingsfunctionaris wordt terstond melding gedaan aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier.
De functie van beveiligingsfunctionaris is niet verenigbaar met het verrichten van andere handelingen ter uitvoering van de wet.
De taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris worden vastgelegd in een functieomschrijving.
De burgemeester of de gezaghebber draagt er zorg voor dat de beveiligingsfunctionaris in staat wordt gesteld alle handelingen te verrichten die uit zijn taak voortvloeien.
De beveiligingsfunctionaris is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester of de gezaghebber.
Artikel 94. Controle op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen
De burgemeester of de gezaghebber voert jaarlijks uiterlijk op een door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vast te stellen tijdstip een controle uit op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen, genoemd in de artikelen 90 tot en met 93, en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces van reisdocumenten en informeert jaarlijks uiterlijk op een door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vast te stellen tijdstip de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de bevindingen van de controle.
Bij de controle en de verslaglegging wordt gebruik gemaakt van de daarvoor door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde hulpmiddelen.
De minister kan in aanvulling op de in het eerste lid bedoelde controle steekproefsgewijze een nader onderzoek uitvoeren teneinde de bevindingen van de controle, bedoeld in het eerste lid, te verifiëren.
Artikel 95. Ontvreemding of vernietiging
In het geval van ontvreemding dan wel vernietiging van reisdocumenten, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins dient de met de uitvoering van de wet belaste autoriteit daarvan terstond aangifte te doen bij de plaatselijke politie en tevens terstond de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties daarvan in kennis te stellen.
De in het eerste lid bedoelde autoriteit zendt de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vervolgens binnen één werkdag, een schriftelijke kennisgeving waarin de navolgende gegevens zijn opgenomen:
- a. het tijdstip en de exacte toedracht van de ontvreemding of vernietiging;
- b. de nummers van de ontvreemde of vernietigde reisdocumenten, alsmede de daarin vermelde persoonsgegevens;
- c. de ontvreemde of vernietigde apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen met de eventueel daarop vermelde nummers.
Zodra het door de plaatselijke politie opgemaakte proces-verbaal beschikbaar is, wordt daarvan een afschrift gezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Hoofdstuk XII. Beveiliging
Artikel 96. Aanschrijving tot inlevering van reisdocumenten
Onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de houder van een reisdocument ingevolge de wet, draagt de burgemeester of de gezaghebber er bij wijze van faciliteit zorg voor dat de persoon die ingezetene van zijn gemeente of openbaar lichaam is, en houder is van een reisdocument, waarvan de geldigheidsduur binnenkort zal verlopen, schriftelijk wordt gewezen op het verstrijken van de geldigheidstermijn, de verplichting het reisdocument in te leveren en de mogelijkheid om een nieuw reisdocument aan te vragen.
Artikel 97. Onderzoek op onregelmatigheden en melding
De burgemeester of de gezaghebber die in verband met een handeling op grond van deze regeling enig Nederlands reis- of identiteitsdocument krijgt overgelegd, gaat aan de hand van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekte lijst van toetsingspunten na of met het desbetreffende reisdocument enige onregelmatigheid is gepleegd.
De burgemeester of de gezaghebber die van mening is dat met het reisdocument onregelmatigheden zijn gepleegd die geen strafbare feiten opleveren, onttrekt dit document op de in artikel 67, eerste lid, bedoelde wijze definitief aan het verkeer.
Artikel 98. Aangifte bij de politie, melding en verzending aan het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten
Indien het vermoeden bestaat dat de met het reisdocument gepleegde onregelmatigheden strafbare feiten opleveren en de vermoedelijke dader bekend is, wordt daarvan onder gelijktijdige overlegging van het desbetreffende reisdocument aangifte gedaan bij de plaatselijke politie en melding gemaakt aan het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten van de Koninklijke Marechaussee, met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier.
Indien het vermoeden bestaat dat de met het reisdocument gepleegde onregelmatigheden strafbare feiten opleveren en de vermoedelijke dader niet bekend is, wordt het desbetreffende reisdocument per aangetekende post met gebruikmaking van het daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde formulier aan het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten van de Koninklijke Marechaussee gezonden.
De Commandant van het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten van de Koninklijke Marechaussee onttrekt het reisdocument, bedoeld in het vorige lid, definitief aan het verkeer door middel van vernietiging als bedoeld in artikel 67, eerste lid.
Hoofdstuk XIV. Verantwoording
Artikel 99
De aan het Rijk verschuldigde kosten worden vastgesteld aan de hand van de aanvraagbestanden die met gebruikmaking van het reisdocumentenstation aan de leverancier zijn verzonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op de hoogte van:
- a. het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van rechten als bedoeld in artikel 2, tweede lid, van het Besluit paspoortgelden, door het zenden van een afschrift van de beschikking waarbij de kwijtschelding is verleend;
- b. een situatie waarin een spoedlevering niet binnen de gestelde periode heeft plaatsgevonden, dan wel de met spoed geleverde reisdocumenten niet op de juiste wijze blijken te zijn vervaardigd, door het zenden van een daarop betrekking hebbende en door de leverancier geverifieerde mededeling.
Het bestuurscollege stelt de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op de hoogte van het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van rechten als bedoeld in in artikel 2a, tweede lid, van het Besluit paspoortgelden, door het zenden van een afschrift van de beschikking waarbij de kwijtschelding is verleend.
Artikel 100. Reviewrecht accountant
Ten behoeve van de controle op de juistheid en volledigheid van de bedragen die terzake van de verschuldigde kosten als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, van de wet aan het Rijk zijn afgedragen, is het college van burgemeester en wethouders of het bestuurscollege verplicht desgevraagd aan de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties krachtens artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001 daartoe aangewezen ambtenaren de voor deze controle benodigde informatie te verschaffen. Deze ambtenaren kunnen tevens informatie inwinnen bij de in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet en artikel 38, derde lid, van de Wet financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba bedoelde registeraccountants.
Hoofdstuk XIII. Voorkoming en bestrijding van misbruik met reisdocumenten
Artikel 101. Geldigheid van reisdocumenten verstrekt voor de inwerkingtreding van deze regeling
De reisdocumenten die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn verstrekt, behouden de geldigheid die daarin is vermeld.
Artikel 102. Raadpleging originele aanvraagformulieren
Vervallen
Artikel 103
Voor het kalenderjaar 2017 wordt in artikel 94, eerste lid, in plaats van ‘31 december van ieder jaar’ gelezen ’1 oktober’ en voor ‘14 februari van het daarop volgende kalenderjaar’ vervangen door: 1 december.
Artikel 104. Tijdelijke verlenging bewaartermijn reisdocumentenadministratie
Vervallen
Artikel 105. Ingebruikneming aanvraagsysteem reisdocumenten
De burgemeester of de gezaghebber is slechts bevoegd van een aanvraagsysteem reisdocumenten in zijn gemeente of openbaar lichaam gebruik te maken nadat uit een daartoe door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ingesteld onderzoek is gebleken, dat aan het bepaalde in artikel 87, tweede lid, wordt voldaan.
Artikel 106. Uitbreiding grondslag
Deze regeling berust mede op de artikelen 1.4, eerste lid, 2.5, derde lid, 2.6, vierde lid, 2.7, 2.10, derde lid, 3.2, eerste lid, 4.2, eerste lid, 7.1, vierde lid, 8.1, derde lid, 8.2, eerste lid, en 10.1 van het besluit.
Artikel 107. Intrekking Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 1995
De Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 1995 wordt ingetrokken.
Artikel 108. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2001.
Artikel 109. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als “Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001”.
Bijlagen. Paspoortuitvoeringsregelingen
- A. Standaardclausules
- B. Standaardformulieren
- B1. Aanvraagformulier reisdocument
- B2. Registratie afleveradres uitgiftelocatie
- B3. Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten
- B4. Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu
- B5. Registratie beveiligingsfunctionaris
- B6. Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten
- B7. Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres
- C. Modelformulieren
- C1. Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen
- C2. Verklaring vermissing reisdocument
- C3. Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving
- C4. Melding gevonden reisdocument
- C5. Melding onregelmatigheid reisdocument
- C6. Melding beslissing signalering
- C7. Melding vermissing reisdocument
- C8. Spoedbestelling aanvraagformulieren
- C9. Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
- C10. Geleideformulier terugzenden reisdocumenten
- C11. Bestelopdracht blanco nooddocumenten
- C12. Kwartaalverantwoording nooddocumenten
- D. Foutafhandelingsprocedures
-
- Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken)
-
- Buitenland (Nederlandse posten)
-
- Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)
- E. Beveiligingsnet
- F. Overzicht aanvraaggegevens
-
- Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten
-
- Nooddocumenten
- G. Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten
- H. Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten
- I. Normering IAR-kaarten
- J. Invulinstructie laissez-passer
Bijlagen. Paspoortuitvoeringsregelingen
- A. Standaardclausules
- B. Standaardformulieren
- B1. Aanvraagformulier reisdocument
- B2. Registratie afleveradres uitgiftelocatie
- B3. Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten
- B4. Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu
- B5. Registratie beveiligingsfunctionaris
- B6. Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten
- B7. Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres
- C. Modelformulieren
- C1. Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen
- C2. Verklaring vermissing reisdocument
- C3. Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving
- C4. Melding gevonden reisdocument
- C5. Melding onregelmatigheid reisdocument
- C6. Melding beslissing signalering
- C7. Melding vermissing reisdocument
- C8. Spoedbestelling aanvraagformulieren
- C9. Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
- C10. Geleideformulier terugzenden reisdocumenten
- C11. Bestelopdracht blanco nooddocumenten
- C12. Kwartaalverantwoording nooddocumenten
- D. Foutafhandelingsprocedures
-
- Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken)
-
- Buitenland (Nederlandse posten)
-
- Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)
- E. Beveiligingsnet
- F. Overzicht aanvraaggegevens
-
- Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten
-
- Nooddocumenten
- G. Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten
- H. Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten
- I. Normering IAR-kaarten
- J. Invulinstructie laissez-passer
Bijlage A. Standaardclausules
- I. Standaardclausules m.b.t. de burgerlijke staat
| Burgerlijke Staat | Standaardclausule I (uitgeschreven) *De ambtenaar geeft in het aanvraagformulier desgewenst de burgerlijke staat van de aanvrager aan. Afhankelijk van de ruimte op de houderpagina brengt de producent de uitgeschreven of afgekorte versie van de betreffende standaardclausule aan. Indien er niet genoeg ruimte is op de houderpagina wordt de tekst van de standaardclausule op een vervolgpagina aangebracht. | afkorting*De ambtenaar geeft in het aanvraagformulier desgewenst de burgerlijke staat van de aanvrager aan. Afhankelijk van de ruimte op de houderpagina brengt de producent de uitgeschreven of afgekorte versie van de betreffende standaardclausule aan. Indien er niet genoeg ruimte is op de houderpagina wordt de tekst van de standaardclausule op een vervolgpagina aangebracht. |
|---|---|---|
| H – gehuwd | ||
| (geslacht houder = ‘V’) | echtgenote van/Wife of/Epouse de | e/v |
| (geslacht houder = ‘M’) | echtgenoot van/Husband of/ Epoux de | e/v |
| W - weduwe/weduwnaar | gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à | w/v |
| S - gescheiden | gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à | g/v |
| P - geregistreerde partner | geregistreerde partner van/registered partner of/partenaire enregistré(e) de | p/v |
| B - gescheiden geregistreerde partner | geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de | b/v |
| A - achtergebleven geregistreerde partner | geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de | a/v |
- II. Zie pagina/See page/Voir page
- III. Noodverlenging/temporary renewal/prorogation d'urgence Geldig tot/date of expiry/date d'expiration...
- IV. Pseudoniem/Pseudonym/Pseudonyme
- V. Niet in staat tot tekening/Unable to sign/Incapable de signer
- VI. Wordt als Nederlander behandeld op grond van de Wet van/Treated as Netherlands citizen pursuant to Act of/Traité comme Néerlandais conf. Loi 9-9-1976, Stb. 468
- VII. Dit paspoort is verstrekt op grond van art. 30 van de Paspoortwet (tweede paspoort)
- VIII. Houder dezes kan aan het bezit van dit reisdocument geen enkel recht op verblijf in Nederland ontlenen.
- IX. Dienstpaspoort/Service Passport/Passeport de Service Van/From/De... No... Tot/Until/Jusqu'au...
- X.
- Xa. Uitgezonderd/Except/à l'Exception de…
- Xb. Geldig voor reizen naar/Valid for travelling in/Valable pour voyages en...
- XI.
- XIa. Nederlandse/Netherlands/Néerlandaise
- XIb. XXA (Staatloze/Stateless person/Apatride)
- XII. Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van paspoort nummer/This passport has been issued to replace passport number/Le présent passeport remplace le passeport antérieur no...
Bijlage B. Standaardformulieren
Bijlagen. Paspoortuitvoeringsregelingen
- A. Standaardclausules
- B. Standaardformulieren
- B1. Aanvraagformulier reisdocument
- B2. Registratie afleveradres uitgiftelocatie
- B3. Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten
- B4. Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu
- B5. Registratie beveiligingsfunctionaris
- B6. Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten
- B7. Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres
- C. Modelformulieren
- C1. Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen
- C2. Verklaring vermissing reisdocument
- C3. Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving
- C4. Melding gevonden reisdocument
- C5. Melding onregelmatigheid reisdocument
- C6. Melding beslissing signalering
- C7. Melding vermissing reisdocument
- C8. Spoedbestelling aanvraagformulieren
- C9. Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
- C10. Geleideformulier terugzenden reisdocumenten
- C11. Bestelopdracht blanco nooddocumenten
- C12. Kwartaalverantwoording nooddocumenten
- D. Foutafhandelingsprocedures
-
- Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken)
-
- Buitenland (Nederlandse posten)
-
- Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)
- E. Beveiligingsnet
- F. Overzicht aanvraaggegevens
-
- Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten
-
- Nooddocumenten
- G. Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten
- H. Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten
- I. Normering IAR-kaarten
- J. Invulinstructie laissez-passer
In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.
In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.
De foutafhandelingsprocedures zijn beschreven voor:
Hoewel de beschreven problemen naar verwachting zelden zullen optreden, is er toch voor gekozen om in deze bijlage alle denkbare problemen die zich bij de aflevering zouden kunnen voordoen, in detail te beschrijven.
In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.
1. Foutafhandelingsprocedures Nederland
In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.
I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen
Hiervan is sprake indien een uitgiftelocatie een aangekondigde zending niet op het met de distributeur afgesproken tijdstip ontvangt. De procedure die gevolgd dient te worden, is weergegeven in schema I.
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd
Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:
-
- de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten) In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.
-
- de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden). In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.
III. De ontvangen zending is beschadigd
Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:
-
- De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd). In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd). In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig). In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.
IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt
Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema IV te worden gevolgd.
V. Overige calamiteiten
Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.
I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip
I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip
1. Foutafhandelingsprocedures Nederland
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:
I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip
1. Foutafhandelingsprocedures Nederland
I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:
In deze paragraaf zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.
I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd
Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:
-
- de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten) In dit geval dient de procedure, vermeld in schema I 1, te worden gevolgd.
-
- de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden). In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema I 2, worden gevolgd.
II. De ontvangen zending is beschadigd
Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:
-
- De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd). In dit geval dient schema II 1 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd). In dit geval dienst schema II 2 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig). In dit geval dient schema II 3 te worden gevolgd.
III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt
Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema III te worden gevolgd.
IV. Overige calamiteiten
Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema IV beschreven procedure te worden gevolgd.
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:
III. De ontvangen zending is beschadigd:
III. De ontvangen zending is beschadigd:
III. De ontvangen zending is beschadigd:
IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt
V. Overige calamiteiten
2. Foutafhandelingsprocedures Buitenland (Nederlandse Posten)
I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:
In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.
I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen
Hiervan is sprake indien een uitgiftelocatie een aangekondigde zending niet op het met de distributeur afgesproken tijdstip ontvangt. De procedure die gevolgd dient te worden, is weergegeven in schema I.
II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd
Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:
-
- de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten) In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.
-
- de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden). In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.
III. De ontvangen zending is beschadigd
Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:
-
- De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd). In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd). In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.
-
- Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig). In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.
IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt
Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema IV te worden gevolgd.
V. Overige calamiteiten
Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.
3. Foutafhandelingsprocedure Aruba, Curaçao, Sint Maarten en het Caribische deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)
3. Foutafhandelingsprocedure Aruba, Curaçao, Sint Maarten en het Caribische deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)
1. Foutafhandelingsprocedures Europese deel van Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag)
III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt
2. Foutafhandelingsprocedures Buitenland (Nederlandse Posten)
3. Foutafhandelingsprocedures Nederlandse Antillen en Aruba
3. Foutafhandelingsprocedure Aruba, Curaçao, Sint Maarten en het Caribische deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)
1. Foutafhandelingsprocedures Europese deel van Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag)
Bijlage J. Invulinstructie laissez-passer
| Algemene opmerkingen | ||
|---|---|---|
| Het laissez passer wordt handmatig ingevuld op de hierna weergegeven wijze. | ||
| Invulinstructie per rubriek | ||
| Type | LP | |
| Code | NLD | |
| Document- nummer | Het documentnummer dat in het document geperforeerd is, overnemen. | |
| Naam | De naam van de houder in volgorde: | |
| – Adellijke titel | – voluit | |
| – Voorvoegsel voor de achternaam | – voluit | |
| – Achternaam | – geslachtsnaam houder | |
| Voornamen | Voornamen van de houder in volgorde: | |
| – Adellijke predikaat | – voluit (facultatief) | |
| – Voornamen | – voluit | |
| Indien geen voornamen worden ingevuld wordt dit aangegeven met drie liggende streepjes, ---. | ||
| Algemene opmerking: Indien de naam niet past in de hiervoor bestemde ruimte m.b.v. standaardclausule II verwijzen naar pagina 3. | ||
| Nationaliteit | Alleen in te vullen bij Nederlanders. In andere gevallen drie liggende streepjes, ---. | |
| Geslacht | M/M: man V/F: vrouw | |
| Lengte | Voorbeeld: 1,82m (Cijfermatig in meters en centimeters vermelden gevolgd door afkorting m). | |
| Geboortedatum | Vermelden iVermelden in volgorde: n formaat dd XXX eejj – Twee posities dagaanduiding in cijfers. – Spatie – Eerste drie posities voor maandaanduiding (zie lijst hierna vermeld) – Spatie – Laatste vier posities eeuw- en jaartalaanduiding | |
| Lijst maandafkortingen: JAN/JAN FEB/FEB MRT/MAR APR/APR MEI/MAY JUN/JUN JUL/JUL AUG/AUG SEP/SEP OKT/OCT NOV/NOV DEC/DEC | ||
| Voorbeelden: XX XX 1956 00 JAN 1984 19 JAN 1984 Bij de toekenning van een reisdocument wordt altijd een eeuw- en jaartal aanduiding opgenomen. | ||
| Afgiftedatum | Zie geboortedatum | |
| Geboorteplaats | Geboorteplaatsnaam vermelden | |
| Geldig tot | Datum tot wanneer het document geldig is. Datum weergeven zoals aangegeven bij geboortedatum. | |
| Autoriteit | Gouverneur van Minister van Buitenlandse Zaken | |
| Waarmerking | Stempel autoriteit moet over de foto vallen. | |
| Handtekening | De houder plaatst zijn handtekening op de bestemde plaats onder de foto. | |
| Opmerkingen | Pagina 3 is te gebruiken voor opmerkingen van bevoegde instanties. Op deze pagina worden de datum waarop het reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden ingevuld. | |
| Lamineren | Het document wordt na invulling van de houderpagina gelamineerd. Dit gebeurt niet met een laminator maar door middel van koud laminaat dat als een sticker wordt geplakt. Door de beschermlaag op de achterzijde van de folie te verwijderen kan de folie, zonder gebruik van hulpmiddelen, over de houderpagina worden geplakt. |
Om de steekproef uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat iedere gemeente voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten een onderzoeksdossier aanlegt. Dit onderzoeksdossier moet om de volgende reden worden aangelegd:
In deze paragraaf zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.
Om de steekproef uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat iedere gemeente voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten een onderzoeksdossier aanlegt. Dit onderzoeksdossier moet om de volgende reden worden aangelegd:
1.1. Doel onderzoeksprotocol
De gemeente moet zich voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten baseren op schriftelijke documenten en moet deze documenten in het onderzoeksdossier voegen, tenzij er sprake is van mondelinge informatieoverdracht. In dat geval kan er geen document worden opgenomen in het onderzoeksdossier.
In deze bijlage wordt een opsomming gegeven van documenten die de gemeente kan raadplegen voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten. Baseert de gemeente zich op deze documenten dan moet een kopie van deze documenten in het onderzoeksdossier bewaard worden. Heeft de gemeente zich gebaseerd op andere documenten dan genoemd, dan moet een kopie van deze documenten in het onderzoeksdossier worden gevoegd.
1.2. Voor wie geldt dit onderzoeksprotocol?
De volgende documenten kunnen gebruikt worden voor de beantwoording van de vragen van het onderzoek reisdocumenten:
Bij het onderzoek binnen de gemeenten zijn de voornaamste betrokkenen:
Dit protocol is ontwikkeld door het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), sinds 2004 in samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken.
1.3. Het onderzoek
In artikel 94 van de PUN 2001 is de controle op de toepassing van de gemeentelijke beveiligingsmaatregelen geregeld. In het derde lid van dit artikel is bepaald dat de burgemeester één keer per drie jaar door een deskundige een controle laat uitvoeren. Deze controle is gebaseerd op de jaarlijkse interne controle door middel van het BeveiligingsNet (artikelen 90 tot en met 93 en 94, eerste lid, van de PUN 2001).
Aanleggen van een onderzoeksdossier
Om de steekproef uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat iedere gemeente voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten een onderzoeksdossier aanlegt. Dit onderzoeksdossier moet om de volgende reden worden aangelegd:
1.2. Voor wie geldt dit onderzoeksprotocol?
In deze bijlage wordt een opsomming gegeven van documenten die de gemeente kan raadplegen voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten. Baseert de gemeente zich op deze documenten dan moet een kopie van deze documenten in het onderzoeksdossier bewaard worden. Heeft de gemeente zich gebaseerd op andere documenten dan genoemd, dan moet een kopie van deze documenten in het onderzoeksdossier worden gevoegd.
Voor de beantwoording van de vragen van het onderzoek reisdocumenten kan meerdere keren gebruik worden gemaakt van dezelfde documenten.
2. Opzet onderzoek beveiliging reisdocumenten
Met een internettoepassing moeten de gemeenten hun onderzoeksresultaten elektronisch rapporteren aan het Agentschap BPR. Gemeenten krijgen op basis van deze onderzoeksbevindingen een geautomatiseerde terugkoppeling. Verder maakt de centrale verwerking het mogelijk dat resultaten van gemeenten met elkaar kunnen worden vergeleken (benchmarking).
Gemeentelijke herindeling na 2007.
Het onderzoek wordt uitgevoerd op de situatie vanaf de herindeling, dus alleen voor de nieuwe gemeente. Bijvoorbeeld bij een herindeling per 1-1-2008 geldt een onderzoeksperiode vanaf 1-1-2008 tot nu. Bij een op handen zijnde herindeling na 2010 moeten de betrokken gemeenten ieder afzonderlijk het onderzoek uitvoeren.
Het onderzoek moet worden uitgevoerd voor elke locatie waar reisdocumenten worden uitgegeven. Dit betekent dat de vragenlijst van het onderzoek voor elke uitgiftelocatie moet worden ingevuld.
2.2. Steekproef
In aanvulling op het onderzoek zal bij een aantal gemeenten een steekproef worden gehouden om na te gaan of de uitkomsten van de onderzoeken een juiste afspiegeling vormen van de werkelijke situatie. De steekproef wordt uitgevoerd bij een beperkt aantal gemeenten.
De steekproef vindt plaats kort nadat de resultaten van het driejaarlijkse onderzoek door de gemeenten zijn aangeleverd bij BPR. De grootte van de steekproef ligt op ongeveer 35 gemeenten. De steekproef wordt a-select getrokken, rekening houdend met een evenredige verdeling onder grote, middelgrote en kleine gemeenten. Daarnaast kan er nog behoefte bestaan gemeenten te bezoeken met specifieke risicoprofielen, bijvoorbeeld gemeentelijke herindelingen of bij gemeenten die achterblijven op beveiligingsresultaten op het gebied van zowel reisdocumenten als GBA. De steekproefgemeenten worden vóór 1 oktober 2010, dus voorafgaand aan de start van het onderzoek, door BPR bepaald. De gemeenten die binnen het steekproefonderzoek vallen worden daarover begin 2011 door BPR geïnformeerd.
2. Opzet onderzoek beveiliging reisdocumenten
2.1. Gemeentelijke beveiligingsniveaus
Als de bevindingen uit de steekproef daartoe aanleiding geven worden kunnen ook andere gemeenten onderzocht.
Het onderzoek wordt uitgevoerd op de situatie vanaf de herindeling, dus alleen voor de nieuwe gemeente. Bijvoorbeeld bij een herindeling per 1-1-2008 geldt een onderzoeksperiode vanaf 1-1-2008 tot nu. Bij een op handen zijnde herindeling na 2010 moeten de betrokken gemeenten ieder afzonderlijk het onderzoek uitvoeren.
De eigen verantwoordelijkheid van gemeenten komt onder meer tot uitdrukking in de rol van opdrachtgever voor het onderzoek in de eigen gemeente en in de aanbieding van de onderzoeksresultaten aan BPR. Met deze aanbieding geeft de burgemeester aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid te dragen voor het onderzoek en zorg te dragen voor (aanvullende) beveiligingsmaatregelen als de terugkoppeling door BPR daar aanleiding toe geeft.
Door waar mogelijk gebruik te maken van de uitkomsten van de jaarlijkse zelfonderzoeken van gemeenten (BeveiligingsNet 2001) kunnen de inspanningen en daarmee samenhangende kosten van het onderzoek worden beperkt. Ook bij de bepaling van degenen die in aanmerking komen om het onderzoek uit te voeren (zie paragraaf 4.1) is gezocht naar opties die kosten beperkend werken en ook recht doen aan de eigen verantwoordelijkheid van gemeenten en die BPR voldoende zekerheid/vertrouwen bieden in de uitkomsten.
In aanvulling op het onderzoek zal bij een aantal gemeenten een steekproef worden gehouden om na te gaan of de uitkomsten van de onderzoeken een juiste afspiegeling vormen van de werkelijke situatie. De steekproef wordt uitgevoerd bij een beperkt aantal gemeenten.
3.1. Centrale rol vragenlijst
3. Functie en opzet van de vragenlijst
3.1. Centrale rol vragenlijst
3.2. Incidenten
2.3. Nadruk op eigen verantwoordelijkheid van gemeenten
3.3. Beoordeling gemeentelijk beveiligingsniveau
2.3. Nadruk op eigen verantwoordelijkheid van gemeenten
3. Functie en opzet van de vragenlijst
4. Werkwijze bij uitvoering van het onderzoek
4.1. Rolverdeling bij het onderzoek
De centrale vragen waarop het onderzoek antwoord moet geven luiden:
3.2. Incidenten
De burgemeester stuurt deze verklaring naar BPR, begeleid door een door de burgemeester ondertekende aanbiedingsbrief.
4.3. Rol beveiligingsfunctionaris
De beveiligingsfunctionaris van de te onderzoeken gemeente heeft bij de uitvoering van het driejaarlijkse onderzoek geen formele rol. Wel kan deze functionaris fungeren als één van de informatiebronnen voor de deskundige bij de verwerving van de noodzakelijke onderzoeksgegevens. In bepaalde situaties kan een gemeentelijke beveiligingsfunctionaris als deskundige optreden bij een andere gemeente. Deze beveiligingsfunctionaris mag niet betrokken zijn geweest bij de beleidsvorming en/of de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen bij die onderzoeksgemeente.
Het percentage wordt berekend door het totaal aantal lacunes te delen op het totaal aantal vragen die op basis van de wet en regelgeving zijn gesteld in het BeveiligingsNet.
4. Werkwijze bij uitvoering van het onderzoek
Met ‘deskundige’ wordt een functionaris bedoelt met kennis van zaken op het gebied van auditing die niet betrokken is (geweest) bij de beleidsvoorbereiding, planvorming en/of het feitelijke uitvoeringsproces van reisdocumentenverstrekking of beveiligingsmaatregelen.
Samenvattend kunnen optreden als deskundige:
4.5. Gebruik van de vragenlijst
Bij dit onderzoeksprotocol hoort een digitale vragenlijst, bereikbaar via www.bprbzk.nl. In september ontvangt de gemeente hierover nadere informatie, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Op de website is de werking van de internetvragenlijst aangegeven. Ook is daar een pagina raadpleegbaar met meest gestelde vragen (’frequently asked questions’; FAQ).
Een gemeente met meer uitgiftelocaties moet het onderzoek uitvoeren voor alle uitgiftelocaties. Dit betekent dat per uitgiftelocatie een vragenlijst moet worden ingevuld. Voor elke uitgiftelocatie ontvangt de gemeente een aparte gebruikersnaam en wachtwoord. De vragenlijst moet altijd vanuit het perspectief van de eigen locatie worden ingevuld. Daar waar ‘gemeente’ staat kan en moet vaak ook ‘uitgiftelocatie’ worden gelezen. Voor de duidelijkheid van de vraagstelling wordt bij een enkele vraag specifiek ‘uitgiftelocatie’ genoemd.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.
Deze tekst wordt gepubliceerd onder de eigen hergebruiksvoorwaarden van BWB, niet onder een licentie van Legalize of van het publieke domein.
BWB
CC0 1.0 Universeel (publiek domein)