Wijzigingsgeschiedenis

1. De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van nieuwe archiefbescheiden berust bij de behandelend medewerker. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker, op grond van de geldende registratiecriteria, of het archiefbescheiden betreft. Vervolgens registreert hij nieuwe archiefbescheiden door ze in het juiste dossier op te slaan.

5. De directeur van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de archiefbescheiden binnen de vastgestelde termijn.

2. De beheerder draagt er zorg voor dat de niet permanent te bewaren archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede staat blijven.

##### Artikel 11. Duurzaamheid van digitale archiefbescheiden

4. Het is de norm dat medewerkers gebruik maken van standaard computerapplicaties, opdat zij digitale archiefbescheiden in uniforme formaten aanmaken. Een overzicht van de gebruikte standaard computerapplicaties is vastgelegd in een productdienstcatalogus.

6. De beheerder zorgt in opdracht van de verantwoordelijke directeur of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voor migratie of conversie van digitale archiefbescheiden in de zin van de [Archiefregeling 2009](https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0027041), waarbij hij het behoud van de inhoud en de metagegevens waarborgt, indien:

- d). dit vereist is om de archiefbescheiden gereed te maken voor overdracht aan een archiefbewaarplaats.

##### Artikel 12. Duurzaamheid van papieren archiefbescheiden

2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel kan door middel van een overeenkomst afgesloten papieren archiefbestanden op laten slaan bij derden in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten die voldoen aan de voorschriften archiefruimten in de [Archiefregeling 2009](https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0027041).

##### Artikel 14. Vervanging

2. Voor zover het voor bewaring bestemde bescheiden betreft, geeft de betreffende directeur in zijn besluit tot vervanging inzicht in het toegepaste vervangingsproces, overeenkomstig de [Archiefregeling 2009](https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0027041).

##### Artikel 15. Vernietiging

2. De beheerder draagt in opdracht van de verantwoordelijke directeur of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel zorg voor de vernietiging op grond van de selectielijst van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen, zo snel mogelijk na het verstrijken van de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn en voor het overbrengen van het archief naar een archiefbewaarplaats.

3. Van de vernietiging op grond van de selectielijst van archiefbescheiden uit het afgesloten archief laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst en die vermeldt op welke grond de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verantwoordelijke directeur ondertekent de verklaring van vernietiging. Als de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de verantwoordelijke directeur is, ondertekent onder diens verantwoordelijkheid het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vernietiging. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en de verantwoordelijke directeur bewaren de verklaring van vernietiging blijvend in hun archief.

5. Van de vernietiging van archiefbescheiden in het kader van de vervangingsprocedure laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel volgens een model een verklaring opmaken, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden behelst. Onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vernietiging. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in zijn archief.

##### Artikel 16. Overbrenging naar een archiefbewaarplaats

2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is er voor verantwoordelijk dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat van het Nationaal Archief.

6. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat de over te brengen archiefbescheiden voorzien van een document, dat vermeldt hoe de duurzaamheid, de ordening en toegankelijkheid zijn geregeld.

10. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en naar welke archiefbewaarplaats hij archiefbescheiden heeft laten overbrengen.

##### Artikel 17. Overdracht

##### Artikel 18. Vervreemding

2. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komen te berusten, betrekt de verantwoordelijke directeur bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van archiefbeheer van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerd ambtenaar.

4. Van vervreemding van archiefbescheiden uit het afgesloten archief laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. Onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vervreemding. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van vervreemding blijvend in hun archief.

- 3). Als een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het tweede lid binnen het ministerie plaatsvindt, laat de verantwoordelijke directeur een verklaring van overdracht opmaken.

- 5). In geval van reorganisatie draagt de verantwoordelijke directeur zorg voor de overdracht aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel van de archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van de reorganisatie reeds zijn afgesloten en niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken.

- 4). Een regeling die bestuurlijke bevoegdheden van een organisatieonderdeel van het ministerie geheel of gedeeltelijk aan een private rechtspersoon overdraagt, bepaalt tevens voor welk tijdvak van ten hoogste twintig jaar het ministerie de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede en derde lid, ter beschikking stelt.

- 6). De beheerder laat in het bestandsoverzicht registreren op welke datum en aan welke private rechtspersoon de archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld.

2. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is belast met het toezicht op het afgesloten archiefbeheer en het toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening.

4. De beheerder verstrekt namens een archiefvormend orgaan aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel op verzoek juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop hij vorm geeft aan de zorg voor deze archiefbescheiden.

##### Artikel 26. Beveiliging