LegalizeInstrumento de Ratificación de las Actas, Resoluciones y Recomendaciones de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP) aprobadas en el XXII Congreso Ordinario de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, celebrado en La Habana el 13 de septiembre de 2013
Este es el acto tal como se publicó. Las modificaciones posteriores no están incorporadas al texto: cada una es un acto aparte en este repositorio y una entrada en el historial de esta ley.
c.1 El país beneficiario informará a la Secretaría General sobre el proceso de selección y su preferencia de adjudicación. La Secretaría General examinará el mencionado informe y comprobada su correcta definición, dará su visto bueno para que el país beneficiario confeccione el correspondiente contrato, en el cual se incorporarán las garantías exigidas por la legislación del país beneficiario.
c.2 La consultoría contratada, sea esta una empresa consultora o una empresa unipersonal, al que se adjudique la conducción del proyecto, deberá firmar un contrato.
c.2.1 Formarán parte del contrato los términos de referencia que detallan el alcance del trabajo y el cronograma que figura en el proyecto aprobado por los países validadores.
c.2.2 En el contrato se establece el precio de la consultoría y el plan de pago asociado al cronograma de ejecución. Los anticipos no superarán en ningún caso el 60% del precio final, el saldo del 40% sólo se cancelará cuando el consultor haga entrega del informe final, que deberá contar con un certificado de satisfacción del país o territorio miembro beneficiario.
c.3 El país o territorio beneficiario extenderá un certificado de correcta recepción del informe final de la consultoría.
Contratación y provisión de equipamientos: En el caso de que se contemple la adquisición de material y equipamiento asociado al proyecto, se procederá de la siguiente forma:
d.1 El proyecto formulado en la modalidad de procedimiento estándar o simplificado deberá contemplar la naturaleza del equipamiento asociado a éste, las especificaciones técnicas y los términos de referencia para su adquisición, así como el costo estimado de dicho equipamiento.
d.2 Toda esta descripción deberá efectuarse en el marco de los requisitos exigidos en las solicitudes de cooperación técnica simplificada y estándar.
d.3 Una vez que el Grupo de Validación apruebe el proyecto, la Secretaría General comunicará al país beneficiario las condiciones para la adjudicación y provisión del equipamiento considerando lo establecido en el punto d.1 y los siguientes procedimientos:
d.3.1 el país beneficiario deberá recabar al menos tres ofertas en su plaza;
d.3.2 en base a las ofertas recibidas, efectuará el procesamiento de la información y remitirá un informe a la Secretaría General con indicación de la oferta que, a su criterio, debería ser adjudicada;
d.3.3 la Secretaría General evaluará las ofertas y el informe del país beneficiario y, si cumple con los requisitos establecidos en momento de la aprobación del proyecto por el Grupo de Validación, lo gestionará.
d.4 La Secretaría General comunicará al país beneficiario la forma de adjudicación y provisión de los equipos. El país beneficiario deberá:
d.4.1 comunicar la adjudicación a la firma oferente que corresponda;
d.4.2 confeccionar un contrato de provisión de equipos en el que figuren los plazos de entrega y, dado el caso, de instalación, la forma de pago, que consistirá en un pago inicial no mayor al 25% del monto total del presupuesto de provisión; el restante 75% se pagará a la entrega definitiva de la provisión y, dado el caso a su instalación y puesta en marcha, y las garantías exigidas por la legislación nacional;
d.4.3 remitir el proyecto de contrato a la Secretaría General para su examen. La Secretaría General, completada la revisión, informará al país beneficiario su acuerdo;
d.4.4 suscribir un certificado de correcta recepción de los equipos y, dado el caso, de correcta instalación y puesta en marcha, documento que será indispensable para que la Secretaría General pueda efectuar al pago final establecido en el contrato de provisión.
Pasantías: La contratación de pasantías se realizará sobre el mismo modelo que el de la misión de consultoría. Las pasantías se llevarán a cabo sobre la base de un programa previamente acordado entre el país o territorio miembro solicitante, la Secretaría General y el país o territorio miembro o entidad que haya resultado adjudicataria y se ceñirán en la medida de lo posible al estudio y prácticas en tareas de dirección y supervisión, ejecución de los servicios postales y aplicación de nuevas tecnologías. Su duración no excederá de 15 días. Se dará preeminencia a un acuerdo previo de un país o territorio miembro que haya concertado con su par una pasantía.
La participación en una pasantía no deberá exceder de un funcionario.
Los países o territorios miembros se asegurarán que su candidato cumpla con los conocimientos y experiencia especificados en la convocatoria. En el caso de que ningún candidato se ajustare a los requisitos demandados, la convocatoria se declarará desierta.
Al término de la pasantía, el funcionario participante deberá efectuar un informe sobre su participación, cursando una copia a la Secretaría General, quien podrá formular observaciones sobre el mismo.
La Secretaría General efectuará un informe al Consejo sobre el resultado de cada una de las gestiones que le cupo desarrollar en el marco de las disposiciones sobre adquisiciones de material, misiones de consultoría y pasantías.
VIII. Plazo de entrega de una solicitud de proyecto. Procedimiento estándar.
Sin perjuicio del plazo límite establecido en el Reglamento de Cooperación Técnica, es decir, dos meses previstos en los artículos 18, numeral 2, literal a) y 21, numeral 6 del Reglamento de Cooperación Técnica, es conveniente que las entidades solicitantes presenten sus solicitudes en soporte papel o electrónico, con la mayor antelación posible, con el fin de que se disponga de más tiempo para solicitar las aclaraciones o ampliaciones de información que pudieran requerirse.
Si, debido a una situación de urgencia, como consecuencia de una catástrofe natural o humana, una guerra o un atentado terrorista, una solicitud fuera presentada después del plazo establecido, la Secretaría General, previa consulta con el Comité de Gestión, podrá aceptarla, siempre y cuando la misma cuente con los requisitos establecidos en el presente Manual.
IX. Evaluación de las solicitudes. Procedimiento simplificado o estándar.
Para dar curso al documento de proyecto, el mismo deberá cumplir con todos los criterios indicados en el artículo 18, del Reglamento de Cooperación Técnica y en los artículos VI y VI.1 del presente manual. Si no se cumpliera alguno de los criterios, la Secretaría General contactará con el país o territorio miembro solicitante para canalizar la solución respectiva.
De acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Cooperación Técnica, la Secretaría General verificará que la información incluida en las solicitudes de proyectos esté completa y, en este caso, remitirá las solicitudes, dentro del plazo previsto en el Reglamento de Cooperación Técnica, al Grupo de Validación, que verificará si los proyectos cumplen con los criterios indicados en los siguientes puntos:
IX.1 Evaluación de la justificación.
Para aprobar los proyectos, el Grupo de Validación considerará especialmente la concordancia del proyecto con el diagnóstico, con el Plan Estratégico del organismo postal solicitante, con el Plan de Acción de la UPAEP, con el Plan Integral de Reforma y Desarrollo Postal, o con la Estrategia Postal Mundial.
IX.2 Evaluación de consistencia.
La Secretaría General evaluará que el proyecto cumpla con lo siguiente:
– claridad y actualidad en la descripción de los objetivos,
– lógica correlación entre estos y los resultados esperados,
– valoración de los riesgos previstos,
– definición del plan de seguimiento de acuerdo con el establecimiento de:
• indicadores de resultados de factores de riesgo y criterios de sostenibilidad,
• herramientas y metodología de medición,
– descripción de los recursos financieros, humanos y operativos necesarios,
– atribución de responsabilidades para cada tarea.
IX.3 Evaluación de estimación de recursos.
Se considerará si el proyecto cumple con lo siguiente:
– la visualización de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto,
– el aporte de recursos propios de la entidad solicitante del proyecto.
IX.4 Evaluación de los planes.
Se verificará si están definidos:
– la fecha de inicio y de ejecución del proyecto,
– las actividades a realizar y la lógica programación en el tiempo,
– el cronograma de ejecución física y financiera.
X. Descriptivo de procedimientos y órganos responsables.
Flujo del Proceso de Formulación y Presentación de Proyectos de Cooperación Técnica
Modelo de solicitud Simplificado
Flujo del Proceso de Formulación, Presentación, Validación y Aprobación de Proyectos de Cooperación Técnica
Modelo de solicitud estándar
XI. Implementación de los proyectos.
Los proyectos deberán ser puestos en práctica de acuerdo con el plan del proyecto y sus objetivos y en conformidad con eventuales observaciones hechas por el Consejo en el momento de su aprobación.
El beneficiario de un proyecto deberá enviar informes de implementación, por escrito, a la Secretaría General, el primero de los cuales deberá ser remitido como muy tarde 15 días después de la fecha de su inicio y deberá indicar la fecha exacta de inicio de implementación del proyecto. Si el proyecto tiene una duración superior a tres (3) meses, deberán ser remitidos informes trimestrales.
La Secretaría General llevará los informes al Comité de Gestión para su revisión, antes de ser presentados al Consejo.
Los informes deberán reflejar los detalles del desarrollo del proyecto, de acuerdo con los objetivos presentados en la solicitud de proyecto y, asimismo, deberán especificar en qué punto se encuentra el mismo, es decir, presentar descripción detallada de los éxitos y debilidades del proyecto, indicando también las influencias externas al mismo en el caso de que estas existan.
La elaboración de los informes estará a cargo del país o territorio miembro beneficiario o, en caso de proyectos regionales o subregionales, a cargo de la Secretaría General.
Cualquier alteración en la implementación de un proyecto deberá ser comunicada a la Secretaría General, para que ésta inicie las gestiones de conciliación sobre los ajustes necesarios para asegurar el curso respectivo al proceso de implementación del proyecto. La Secretaría General informará al Comité de Gestión y al Consejo sobre el resultado de estas acciones.
En el caso de que no se pudieran concretar los ajustes que permitan la continuidad del proyecto, la Secretaría General aplicará las disposiciones contenidas en el numeral 2, literal h) del artículo 18 del Reglamento de Cooperación Técnica y lo comunicará al Comité de Gestión y al Consejo.
XII. Acompañamiento de la implementación de los proyectos.
1. La Secretaría General a través de un Jefe de Proyectos acompañará con regularidad el proyecto a distancia o, en el caso de ser necesario, en el terreno, la implementación de cada proyecto. Al efecto, el Director del Proyecto deberá estar siempre disponible para informar de todo lo necesario sobre la situación del proyecto y para colaborar en la resolución de eventuales problemas.
2. La Secretaría General llevará un control estricto sobre los gastos de desplazamiento, los que deberán reducirse a su nivel mínimo necesario.
3. La Secretaría General informará al Consejo, por medio del Comité de Gestión, el resultado de los trabajos realizados.
4. Los objetivos de la participación de la Secretaría General deberán ser incluidos en la formulación de cada proyecto a ser sometido al proceso formal de aprobación del mismo.
XIII. Evaluación, conclusión y cumplimento del proyecto.
La finalización de un proyecto deberá ser comunicada de inmediato a la Secretaría General.
La entidad beneficiaria de un proyecto de Cooperación Técnica de la Unión, presentará a la Secretaría General un informe final sobre el cumplimiento y realización de las tareas previstas en el plazo de treinta (30) días después de su finalización. Este informe incluirá un informe global final del presupuesto, que deberá ser lo más específico y justificado posible.
El Comité de Gestión, en su reunión ulterior a la recepción del informe final, lo examinará y presentará el resultado de su análisis durante la siguiente sesión ordinaria del Consejo.
Este informe final constará de 4 partes:
Verificación del cumplimiento del objetivo del proyecto y objeto contractual
Metas físicas:
Las metas físicas definen los resultados y productos que deben ser obtenidos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Todas las metas físicas del proyecto deben constar en una hoja de comprobación en la que se indique el estado de realización. En caso de que alguna meta no haya sido concluida, deberán incluirse los motivos del incumplimiento de la meta, los recursos y las acciones necesarias, así como las personas responsables de solventar la situación.
Marcos contractuales:
Describir todas las etapas integrando dentro del marco del contrato:
• Los productos y servicios homologados.
• Los procedimientos administrativos y financieros.
Aspectos operativos:
Se deberán explicar pormenorizadamente los aspectos siguientes del proyecto:
• Aspectos financieros y de presupuesto.
• Aspectos tecnológicos.
• Aspectos de infraestructuras.
• Aspectos relativos a procedimientos operativos.
• Aspectos relativos a recursos humanos.
Documentación técnica:
Se deberá aportar la descripción técnica de las fases que a continuación se detallan:
• Fase de concepción.
• Fase de preparación.
• Fase de ejecución.
• Fase de conclusión.
Informe global final del presupuesto:
Describir detalladamente los gastos hechos en cada fase del proyecto y su correspondencia con el presupuesto.
Factores de riesgo:
Se describirá detalladamente el comportamiento de los factores de riesgo que se apuntaron durante la formulación del proyecto de modo de concluir con lecciones aprendidas. (Punto 18 del Formulario de Procedimiento Estándar.)
Criterios de sostenibilidad:
En este capítulo el informe debe asegurar que la entidad beneficiaria adoptará las acciones señaladas en la formulación del proyecto que aseguren la sostenibilidad institucional, financiera y de impacto. (Punto 22 del Formulario de Procedimiento Estándar)
En aplicación del artículo 29 del Reglamento de Cooperación Técnica, un Jefe de Proyectos de la Secretaría General podrá efectuar una misión de evaluación en el terreno cuando los indicadores de evolución del proyecto ameriten dicha intervención.
XIV. Evaluación de la ejecución financiera.
La Secretaría General deberá recibir reportes periódicos de la ejecución del proyecto. Estos incluirán el cumplimiento del presupuesto aprobado en las instancias de validación.
La Secretaría General efectuará un balance de la mencionada ejecución presupuestaria e informará al Comité de Gestión y al Consejo, justificando los motivos de la diferencia por defecto o exceso, si se diera el caso.
XV. Evaluación de impacto.
Una vez finalizada la implementación del proyecto, se iniciará un tiempo de rodaje durante el cual el proyecto se pondrá en funcionamiento.
Tras este período, como mínimo de tres meses y máximo de un año, el Director de proyecto, que podrá contar con la colaboración del Jefe de Proyectos de la Secretaría General, procederá a una evaluación de impacto que contemple los siguientes elementos que procedan para cada proyecto:
• Aspectos tecnológicos.
• Aspectos de infraestructura.
• Aspectos relativos a procedimientos operativos.
• Aspectos relativos a procedimientos administrativos.
• Aspectos relativos a recursos humanos.
• Aspectos relativos al área comercial y financiera.
• Tratamiento de factores de riesgo y criterios de sostenibilidad (Puntos 4.7 y 4.8 del Informe Final y Evaluación de Impacto).
• Participación del consultor.
Este informe se enviará a la Secretaría General y recogerá, con la máxima precisión posible, los resultados inmediatos obtenidos, el cumplimiento de las previsiones de evolución de los mismos, las dificultades encontradas, las deficiencias no superadas y, en su caso, las necesidades en el futuro inmediato.
Los resultados de la evaluación de los proyectos financiados con cargo al Fondo de Disponibilidad serán considerados en la aprobación de futuros proyectos por el mismo país o territorio miembro o grupo de países o territorios miembros en el caso de proyectos regionales.
Los beneficiarios de los proyectos podrán ser invitados a presentar sus experiencias en las sesiones del Consejo.
Los criterios para la evaluación de los proyectos se recogen en el Anexo 3.
XVI. Disposiciones finales.
El presente Manual sustituye al aprobado por el Congreso de Santiago de Chile, 2009 y entrará en vigencia el 1.º de enero de 2014.
El Manual de Cooperación Técnica podrá ser modificado por el Consejo Consultivo y Ejecutivo.
Cualquier omisión en el presente Manual de Cooperación Técnica, será resuelta mediante el Reglamento de Cooperación Técnica de la Unión.
ANEXO 1. Formulario Procedimiento Simplificado Solicitud de Proyecto
ANEXO 2. Formulario Procedimiento Estándar
ANEXO 3. Informe final y evaluación de impacto de proyectos
REGLAMENTO DE LAS CUENTAS «FONDOS DE TERCEROS» DE LA UNIÓN POSTAL DE LAS AMÉRICAS, ESPAÑA Y PORTUGAL. La Habana, 2013
ÍNDICE
1. De la apertura de la Cuenta.
2. De los Depósitos.
3. De los Retiros.
4. De los Intereses.
5. De los Estados de Cuenta.
6. De los Gastos Administrativos.
7. De las Responsabilidades.
1. De la apertura de la Cuenta:
Cada país o territorio miembro que desee adherir al sistema, habilitará y registrará la firma de dos funcionarios autorizados para operar en la Cuenta;
el registro pertinente se efectuará mediante nota, firmada por la máxima Autoridad Postal, en la cual se indicarán los datos personales y cargos de dichos funcionarios;
las firmas deberán ser actualizadas periódicamente por el país o territorio miembro titular de la Cuenta;
la apertura de la Cuenta se efectuará en el Banco que determine la Secretaría General, previa autorización del país o territorio miembro que solicita la apertura, a nombre de UPAEP subcuenta «País o Territorio de XX»;
el país o territorio miembro deberá expresar en su solicitud el tipo de Cuenta que desea tener: Cuenta Corriente, Caja de Ahorros o Depósito a Plazo Fijo. Si no lo establece se abrirá una Caja de Ahorros.
cuando se trate de Depósitos a Plazo Fijo, no mediando al vencimiento comunicación de su titular, el mismo se renovará por idéntico plazo.
2. De los Depósitos:
Los depósitos en las respectivas Cuentas podrán efectuarse mediante giros, transferencias o cheques;
en caso de enviar cheques de terceros que no estén dirigidos a la orden de la UPAEP, los mismos deberán estar debidamente endosados por una de las dos personas que tengan firma autorizada para operar en la Cuenta.
3. De los Retiros:
Toda orden de pago o solicitud de transferencia con cargo a los fondos depositados en la Cuenta, deberá efectuarse mediante nota dirigida a la Secretaría General, con la firma de la máxima Autoridad Postal acompañada de la firma de uno de los dos funcionarios autorizados a tal efecto;
cuando se trate de pagos a proveedores, el país o territorio miembro enviará la orden correspondiente mediante nota en la cual se especifique claramente el nombre de la Empresa beneficiaria, así como también el número de cuenta bancaria a la cual deberá realizarse la transferencia solicitada;
para el caso de solicitar pagos a un proveedor mediante cheque, la nota establecerá en forma precisa el nombre del beneficiario;
en el caso que el titular de la Cuenta solicite el reintegro parcial o total de los fondos depositados, el mismo será efectuado únicamente mediante transferencia a la cuenta bancaria respectiva del país o territorio miembro.
4. De los Intereses:
La Secretaría General gestionará directamente, ante el Banco, a los efectos de obtener la tasa de interés más conveniente de acuerdo al tipo de Cuenta que se trate (Cuenta Corriente, Caja de Ahorros, Depósito a Plazo Fijo);
se acreditarán en la Cuenta en los respectivos vencimientos, de acuerdo a la tasa acordada con el Banco.
5. De los Estados de Cuenta:
ñ) Se enviarán a los países y territorios miembros titulares, por parte de la Secretaría General, en forma semestral o a solicitud del titular, detallando en los mismos todos los movimientos efectuados a la fecha de emisión del estado.
6. De los Gastos Administrativos:
Los gastos bancarios y de comunicaciones, que se originen como consecuencia de la administración de la Cuenta, serán debitados de la misma;
igualmente, los gastos administrativos de la Unión serán compensados a través de una comisión equivalente al 2% de los intereses generados por los depósitos.
7. De las Responsabilidades:
la Unión no asumirá la responsabilidad sobre los perjuicios que se puedan originar por el extravío de cheques o de cualquier otra documentación relativa a las cuentas;
tampoco asumirá responsabilidad frente a cambios en la política económica, monetaria, financiera, etc. que dicte el Gobierno de Uruguay y que pueda afectar a estas Cuentas.
Las presentes Actas, Resoluciones y Recomendaciones comenzaron a regir con carácter general el 1 de enero de 2014, de conformidad con lo establecido en el Décimo Protocolo de la UPAEP. La entrada en vigor para España se produjo el 19 de diciembre de 2017, fecha del depósito por parte de España del instrumento de ratificación de las mismas.
Madrid, 26 de febrero de 2018.–El Secretario General Técnico, José María Muriel Palomino.
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