LegalizeInstrumento de Ratificación de las Actas, Resoluciones y Recomendaciones de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP) aprobadas en el XXII Congreso Ordinario de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, celebrado en La Habana el 13 de septiembre de 2013
Este es el acto tal como se publicó. Las modificaciones posteriores no están incorporadas al texto: cada una es un acto aparte en este repositorio y una entrada en el historial de esta ley.
que es importante reiterar el concepto de que, sin perjuicio de la deseable distinción entre la función «regulatoria» y la «operativa» en materia postal, no hay una separación absoluta sino que ambas comulgan en un objetivo común que es el de lograr el efectivo acceso de todos los ciudadanos a más y mejores servicios postales;
que si bien la experiencia de los Foros realizados en ocasión de las reuniones anuales del Consejo ha demostrado ser un espacio participativo, con cabida para todas las opiniones y temáticas a abordar, se ha entendido que dicho formato debería evolucionar hacia un espacio propio, independiente del Consejo, que permita una mayor interacción entre los expertos en materia de regulación y todos los demás actores involucrados en la Unión, sin la necesidad de establecer de antemano una única y posible forma de participación e intercambio;
que por otra parte el Grupo, con apoyo de la Secretaría General, ha trabajado en la puesta en marcha de un sitio web con el fin de establecer una herramienta informática que permita el intercambio de opinión e información en materia de regulación;
que dicha iniciativa aún necesita ser promovida e intensificar su uso y aprovechamiento por parte no sólo de los países y territorios miembros de la UPAEP sino del sector postal en su conjunto, más allá de las fronteras de la Unión;
que el Consejo Consultivo y Ejecutivo de 2013 aprobó el informe y las conclusiones del Grupo de Trabajo en vistas del 22.º Congreso de la Unión, tendientes a ratificar la continuidad de las tareas del Grupo, así como la sistematización de otras iniciativas;
que en esta nueva etapa debe entenderse que los objetivos que persigue el presente Grupo pretenden aportar experiencia a todos los países y territorios miembros de la Unión y no solamente a los reguladores;
que por lo expuesto se advierte que en este nuevo período se espera que las actividades del Grupo se orienten a objetivos concretos y acciones prácticas en beneficio de los países y territorios miembros, teniendo como ejes rectores el diálogo, la capacitación y la cooperación regional;
que asimismo se destaca la necesidad de contacto e intercambio de ideas y de experiencias/mejores prácticas con los integrantes del sector en su conjunto;
que es fundamental que los objetivos y las acciones del Grupo se integren, práctica y armónicamente, a las iniciativas y estrategias generales de la UPU, de la propia UPAEP y de las políticas públicas de cada uno de los países y territorios miembros;
que todo ello contribuirá a que esta Unión Restringida acompañe a sus países y territorios miembros en sus necesidades y requerimientos en materia de regulación postal,
RESUELVE:
1. Dar continuidad a las tareas del Grupo Permanente de Regulación Postal bajo la nueva denominación de «Asuntos Regulatorios», el cual estará constituido por Uruguay en calidad de Presidente, Argentina y Ecuador en calidad de Vicepresidentes, Brasil, Colombia, Cuba, Ecuador, España, Estados Unidos de América, Nicaragua, Perú, Portugal y Rep. Dominicana.
2. Establecer como objetivos del Grupo, entre otros, los siguientes:
Identificar necesidades concretas de los países y territorios miembros en materia de regulación postal y de reforma, relevando la situación actual de la región;
Avanzar y profundizar en el análisis e implementación de una estrategia integral de capacitación e investigación en la temática regulatoria y de reforma del sector, destinada a la formación de funcionarios de los países y territorios miembros;
Fortalecer el ámbito de debate abierto entre todas las partes interesadas, para facilitar el intercambio de experiencias, el flujo de información y la generación de canales de comunicación;
Intensificar la coordinación con la tarea de otros Grupos de Trabajo, en materias que sean de interés común;
3. Encargar a la Secretaría General de la UPAEP brindar todo su apoyo a las actividades del Grupo de Trabajo.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 22/2013. Continuidad del Grupo de Trabajo «Reforma UPU/UPAEP»
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 16.7, Informe del Subgrupo de Trabajo «Reforma UPU/UPAEP»,
CONSIDERANDO
que, mediante Decisión 17 del CCE de 1999, se conformó el Grupo de Trabajo «Reestructura de la UPU» con el propósito de analizar e informar a los países y territorios miembros de la Unión sobre la evolución de los estudios relativos a la reestructura de la UPU, recabar su criterio sobre este tema e informar al Consejo sobre el resultado de los trabajos;
que, asimismo, el Consejo de 2000, por Decisión 16, modificó su mandato, incorporando un Subgrupo de Trabajo denominado «Reestructura de la UPAEP» con el objeto de estudiar los asuntos relativos a la Reestructura de la Unión e informar al Grupo sus avances;
que tanto el Congreso de Panamá (2000) como el Congreso de Río de Janeiro (2005), mediante Resoluciones XXVII y X, respectivamente, resolvieron dar continuidad a los trabajos;
que el Consejo de 2007 aprobó, ad referendum del 21.º Congreso, la Decisión CCE/07-Dec. 30 que establece la separación, debido a la complejidad de sus tareas, del Grupo de Trabajo «Reestructura de la UPU» y del Subgrupo de Trabajo «Desarrollo Futuro de la UPAEP» en dos grupos autónomos, manteniendo cada uno su presidencia y su constitución originales;
TENIENDO EN CUENTA
que mediante Resolución 10 del Congreso de Santiago se creó un Comité Ad hoc con el propósito de analizar los Grupos de Trabajo de la Unión, la vigencia de sus mandatos y relevancia de sus objetivos;
que como resultado de este trabajo, el Grupo Ad hoc elevó sus conclusiones y recomendaciones al Consejo de 2010, que las aprobó mediante Decisión 19;
que en lo que hace a la materia específica de la reforma, se unificaron los anteriores grupos de «Reestructura de la UPU» y «Desarrollo Futuro de la UPAEP» en uno solo denominado «Reforma UPU/UPAEP»;
CONSCIENTE
que la Estrategia Postal de Doha, aprobada por la Resolución C 80/2012, define en el marco de su meta 4 «Promover el desarrollo sostenible del sector postal» el programa 4.2. «Mejoramiento de la capacidad de la UPU para responder en forma adecuada a las necesidades del mercado en constante evolución»;
que, por otra parte, el Congreso de Doha 2012, mediante la Resolución C 26/2012, decide la continuación de la reforma de la Unión Postal Universal tendiente, entre otras cosas, a estudiar los medios más apropiados para estructurar, organizar y hacer funcionar más eficazmente los órganos de la Unión a fin de facilitar la realización de la Estrategia;
que, asimismo, encargó continuar con los estudios para la aplicación de una política que promueva una mayor participación de las partes interesadas sobre la base del modelo «3C» (consultiva, colaborativa y contributiva) y establezca los principios de gobernanza correspondientes;
que, además, dispuso por Resolución C 17/2012 la promoción de un proceso de toma de decisiones más eficaz en el marco de una política de la UPU para una mejor organización de las reuniones de los órganos de la Unión, una mejor gestión de los documentos y la introducción de la publicación electrónica;
RECONOCIENDO
que la UPAEP debe acompañar la evolución de la UPU y adaptar, en la medida de sus necesidades, su propia misión, objetivos y estructura;
la importancia que tienen los objetivos y lineamientos de la estrategia de la Unión 2014-2017 para el futuro y desarrollo del sector postal de la región;
que el Subgrupo de Trabajo «Reforma UPU/UPAEP» ha cumplido con los objetivos establecidos en su mandato;
que, asimismo, en su informe presentado al Consejo Consultivo y Ejecutivo de 2013, expresa la necesidad de dar continuidad a sus tareas;
RESUELVE:
1. Dar continuidad al Grupo de Trabajo «Reforma UPU/UPAEP», el cual estará constituido por Argentina y Portugal en calidad de Co-Presidentes, Brasil, Canadá, Chile, Costa Rica, Cuba, Ecuador, España, Estados Unidos de América, México, Perú, Uruguay.
2. Establecer como sus objetivos, los siguientes:
En coordinación con las autoridades y funcionarios de la UPAEP, trabajar en la estructura y funciones de la Secretaría General.
Llevar a cabo un estudio comparativo de la estructura y actividades de las principales Uniones Restringidas de la UPU.
Recopilar información sobre los temas de reestructura que se traten en el ámbito de la UPU e identificar posibles sinergias para la mejora de la estructura de la UPAEP.
Identificar otros asuntos vinculados a la materia, de especial interés para la UPAEP.
Elaborar y presentar los informes anuales correspondientes al Consejo.
Mantener actualizadas las Decisiones, Resoluciones y Recomendaciones de la UPAEP, e informar al respecto en los ámbitos respectivos.
Trabajar coordinadamente con la Secretaría General y con todos los Grupos y Relatorías que presenten temas de interés común.
3. Encargar a la Secretaría General de la UPAEP brindar todo su apoyo a las actividades del Grupo de Trabajo.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 23/2013. Continuidad de la Relatoría «Temas de interés en materia de TIC/Sociedad de la Información»
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
la Resolución 33 del 21.º Congreso de Santiago de Chile por la cual se dispuso la creación de un Comité de Contacto UPAEP-CITEL, tomando como antecedente el Acuerdo de Cooperación vigente entre la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (OEA) por la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL) y la Secretaría General de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP);
el documento Congreso – Doc. 16.5, Informe del Comité de Contacto UPAEP-CITEL, para el período 2010-2013;
CONSIDERANDO
que el desarrollo de las actividades del Comité, durante el tiempo transcurrido desde su creación, han permitido mostrar la variedad de iniciativas existentes, en las que se relacionan actividades del Sector Postal con las telecomunicaciones/tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y con la Sociedad de la Información, dejando en evidencia los temas de interés común entre ambos sectores;
la importancia de la complementariedad entre la red física con que cuentan los correos en todo el mundo, y las nuevas tecnologías;
la necesidad del trabajo mancomunado entre el Sector Postal y el Sector de las Telecomunicaciones/TIC en pos del cumplimiento de los Objetivos del Milenio, de la inclusión y del desarrollo de las sociedades;
los avances que las nuevas tecnologías pueden traen en materia de nuevos productos y servicios a los correos de la región;
los desafíos que nuestros correos tienen aún por delante en materia de adecuación a estas tecnologías, y a las nuevas demandas de productos y servicios por parte de los clientes,
RESUELVE:
1. Dar continuidad a las tareas del Comité de Contacto UPAEP-CITEL bajo el formato de una Relatoría con la siguiente denominación: «Temas de interés en materia de TIC/Sociedad de la Información», la cual estará bajo la coordinación de Argentina y Brasil, en calidad de Co-relatores.
2. Establecer como objetivos de la Relatoría, entre otros, los siguientes:
Identificar temas de interés común con otros Organismos Internacionales relacionados con las telecomunicaciones/ tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y con la Sociedad de la Información.
Presentar casos de mejores prácticas donde se hayan aplicado nuevas tecnologías para el desarrollo de productos y servicios postales.
Informar, en particular, sobre temas de interés común entre la UPAEP y la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones (CITEL), en el marco del Acuerdo de Cooperación vigente.
Informar, en particular, sobre el avance de los trabajos de la Unión Postal Universal (UPU), en materia de servicios electrónicos.
Trabajar de forma coordinada con los demás Grupos de Trabajo y Relatorías, en materias que sean de interés común.
3. Encargar a la Secretaría General de la UPAEP brindar todo su apoyo a las actividades de la Relatoría.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 24/2013. Continuidad del Grupo de Trabajo «Gestión de la Calidad» El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 16.8, Grupo de Trabajo «Gestión de la Calidad»,
CONSIDERANDO
que el Congreso de Panamá conformó el Grupo de Trabajo ISO 9000, cuyo objetivo fundamental fue el de llevar adelante una tarea destinada a promover un intercambio sobre mejores prácticas en materia de certificación de la gestión de la calidad en el marco de la familia ISO 9000;
que el Congreso de Río de Janeiro, mediante Resolución XII, ratificó las actividades del Grupo de Trabajo denominándolo Sistema de Gestión de la Calidad y fijando como objetivos centrales: a) la promoción de la cultura de la calidad e implementación de sistemas de gestión de la calidad; b) Establecer un seguimiento sistemático de los resultados de las mediciones, así como también el control de la evolución de los indicadores de calidad de los miembros de la UPAEP, y c) Apoyar la implementación de tales mediciones y acciones en los países que no las hayan activado, presentando periódicamente los resultados a las sesiones del Consejo;
que mediante Resolución 14 del Congreso de Santiago de 2009 se dio continuidad al Grupo Gestión de la Calidad priorizando los objetivos de: a) Realizar el monitoreo de la gestión de la calidad en la región en los tres planos organizativos de participación para su mejora: el Consejo Consultivo y Ejecutivo, el Plan de Desarrollo Regional y la Red de Responsables de Calidad de los países y territorios miembros; b) Promover y monitorear en los Planes Nacionales de Calidad – en el marco del PDR- la incorporación de acciones tendientes a implementar las herramientas básicas de los Sistemas de Gestión de la Calidad de los operadores designados; y c) Fortalecer la Red de Responsables en Calidad identificados por los países y territorios miembros de la región y sus operadores designados mediante la provisión de información y contactos periódicos con el Grupo de Trabajo;
que dichos mandatos han sido cabalmente cumplidos por el Grupo de Trabajo, presentando los respectivos informes anuales al Consejo Consultivo y Ejecutivo;
que del seguimiento periódico de la calidad en la región, se concluye la necesidad de dar continuidad a los esfuerzos para dar apoyo a los operadores designados, focalizando a la mejora de su sistema de gestión como camino para lograr el adecuado desempeño de su servicio postal;
que la Estrategia Postal de Doha, aprobada por la Resolución C 80/2012, define como Meta N.º 1 «Mejorar la interoperabilidad de las redes postales internacionales»;
que, por otra parte, el Congreso de Doha 2012, mediante la resolución C 40/2012, ha aprobado el Programa Calidad del servicio para el período 20132016;
que la UPAEP, como Unión Restringida, ha acordado con la UPU la implementación de un Plan de Desarrollo Regional Postal para América Latina, siendo uno de los ámbitos prioritarios de acción, la calidad del servicio,
RESUELVE:
1. Dar continuidad al Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad, cuyos objetivos estarán orientados a:
Continuar proveyendo información a los países y territorios miembros sobre las actividades y progresos que en la materia se realicen en el ámbito de la Unión Postal Universal,
Mantener actualizada la definición del Tablero de Indicadores de Calidad, que elaborará la Secretaría General de la UPAEP
Continuar promoviendo el desarrollo de los sistemas de gestión de calidad de sus operadores designados.
Proseguir colaborando en el desarrollo del Programa Calidad de Servicio en la región.
Continuar promoviendo el desarrollo de capacidades en las Oficinas de Calidad de los operadores designados de la región, para la adopción de metodologías y herramientas dirigidas a la mejora continua, dando así continuidad a las acciones iniciadas con la Guía Práctica para la Formulación de Planes Nacionales para el Desarrollo de la Calidad, en el marco del Plan de Desarrollo Regional para América Latina.
Seguir fortaleciendo la Red de Representantes de Calidad promoviendo que los integrantes del Grupo de Trabajo sean designados entre los responsables de las Oficinas de Calidad y/o los Directores de los Planes Nacionales de Calidad.
2. El Grupo de Trabajo estará integrado por Argentina en calidad de Presidente, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Curazao, El Salvador, Ecuador, España, Guatemala Nicaragua, Paraguay, Perú, Rep. Dominicana y Uruguay.
3. Expresar su reconocimiento al Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad por la labor desempeñada en atención al encargo que recibiera del Congreso de Santiago.
4. Encargar a la Secretaría General que continúe prestando el apoyo y los recursos necesarios al Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 25/2013. Continuidad de la Relatoría «Preparación del Congreso de la UPU»
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
que mediante Resolución 22 del 21.º Congreso de Santiago de Chile se ha creado el Subgrupo de Trabajo para la Preparación del 25.º Congreso de la UPU con la finalidad específica de elaborar todo el proceso de sensibilización de los miembros de la Unión para las propuestas en análisis en dicho evento, en el que la Secretaria General también ha tenido un importante rol de apoyo e interconexión;
CONSTATANDO CON SATISFACCIÓN
que el grupo concluyó con éxito todo el proceso de preparación de los miembros de la Unión con vistas a una participación más informada en el 25.º Congreso de la UPU;
CONSIDERANDO
que el 26.º Congreso de la Unión Postal Universal se realizará en 2016 y que la UPAEP es una Unión Restringida de la UPU;
que será de suma importancia una preparación oportuna y adecuada de los miembros de la Unión relativas a las diversas temáticas en análisis, incluso a través del intercambio de opiniones sobre propuestas al Congreso;
que el proceso arriba mencionado redundará en un entendimiento más amplio de todos los miembros con respecto a las diferentes propuestas al 26.º Congreso de la UPU, incluyendo las de modificación de las Actas;
que este proceso de preparación reforzará aún más la cohesión entre los miembros y se constituirá en eventuales instrumentos auxiliares para la toma de decisiones durante el 26.º Congreso de la UPU, resaltando la influencia de la región latinoamericana en la UPU;
RESUELVE:
1. Dar continuidad a las tareas del Subgrupo «Preparación del Congreso de la UPU» durante el período 2014-2017, bajo el nuevo formato de Relatoría, la cual estará a cargo de Portugal.
2. Exhortar a todos los países y territorios miembros de la Unión a colaborar con una activa participación para que esta relatoría cumpla cabalmente con sus objetivos.
3. Encargar a la Secretaría General de la UPAEP brindar todo su apoyo a estas actividades.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 26/2013. Continuidad del Grupo de Acción Seguridad de la UPAEP
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 16.9, Grupo de Acción Seguridad,
CONSIDERANDO
que los operadores designados de los países y territorios miembros de la UPAEP han expresado permanentemente su preocupación por el uso indebido del correo para fines dolosos, tales como el envío de sustancias prohibidas, sustancias químicas que atentan a la seguridad de los trabajadores postales y de los clientes del correo, la pornografía, la utilización del correo para el envío de falsificaciones de tarjetas de crédito, falsificaciones de giros postales al igual que la falsificación de otros instrumentos financieros negociables, la utilización del correo para cometer delitos de fraude contra los clientes del correo, diferentes formas para el lavado de dinero e intentos para el envío de cartas bombas y, en general, de intentos para el financiamiento del terrorismo;
que durante los Congresos de Ginebra de la UPU de 2008, el Congreso de Chile de la UPAEP de 2009, y el Congreso de Doha de la UPU de 2012, se han adoptado resoluciones para el desarrollo de normas básicas de la seguridad postal, las cuales requieren que los gobiernos, los operadores designados y las Uniones Restringidas cumplan con medidas específicas de seguridad postal.
que en virtud de estas iniciativas enfocadas a la seguridad postal el Grupo de Acción Seguridad de la UPAEP tiene el mandato de velar por el cumplimiento por parte de los países miembros de las normas básicas de seguridad postal, enfocadas en asegurar los equipos de transporte en la red postal, controles de acceso, la seguridad de funcionarios postales, la seguridad física y de procedimiento y la seguridad de los sistemas de informática y tecnología postal;
que asimismo la Unión Postal Universal ha recomendado la aplicación integral de la Certificación de Seguridad Postal;
que el Grupo de Acción Seguridad de la UPAEP se ha caracterizado por su liderazgo en esta materia y ha emprendido importantes acciones que lo colocan a la vanguardia del desarrollo de la seguridad postal;
que la Unión Postal de las Américas, España y Portugal ha adherido a la Estrategia Postal Mundial de Doha;
que es necesario, habida cuenta de los antecedentes mencionados en el informe del Grupo de Acción Seguridad, otorgar continuidad a las importantes acciones que viene desarrollando,
RESUELVE:
1. La continuidad del Grupo de Acción Seguridad de la UPAEP.
2. Ratificar al Servicio Postal de Estados Unidos de América como Presidente del Grupo de Acción Seguridad, el cual estará además constituido por: Argentina, Canadá, Chile, Costa Rica, Cuba, Ecuador, España, México, Perú, República Dominicana, Suriname, Uruguay y Venezuela.
3. Expresar y transmitir su profundo agradecimiento al Grupo de Acción Seguridad por la excelente labor que viene desarrollando en la búsqueda de contribuir a la prevención del delito postal, a la capacitación en cuestiones de seguridad y de inspección, a la coordinación de los controles de la garantía de la calidad y la seguridad en los aeropuertos, así como por su constante preocupación e interés por el mejoramiento de la seguridad del correo y de la calidad de sus productos.
4. Encargar a la Secretaria General que continúe prestando el apoyo y los recursos necesarios al Grupo de Acción Seguridad y a la Red de Coordinadores de Seguridad de la UPAEP, con el fin de lograr el mejoramiento de la calidad del servicio postal en la región de la UPAEP.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 27/2013. Acuerdo de Cooperación UPAEP/UPU –Plan de Desarrollo Regional– PDR 2013-2016
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 09.4, Plan de Desarrollo Regional – PDR 20132016;
CONSIDERANDO
los exitosos resultados del proyecto de cooperación entre la Unión y la UPU en el período 2009-2012, que se tradujeron en la implementación de los proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo Regional para América Latina y la región de la UPAEP;
que el Consejo Consultivo y Ejecutivo del año 2013 tuvo oportunidad de analizar los lineamientos del Plan de Desarrollo Regional formulado para el período 2013-2016 y le otorgó su aprobación mediante CCE/2013 - Dec. 16;
que asimismo el Congreso tomó conocimiento del contenido, los objetivos y el método de ejecución del Plan de Desarrollo Regional – PDR 2013-2016 y corresponde otorgarle su aprobación,
RESUELVE:
1. Aprobar el contenido del «Plan de Desarrollo Regional para América Latina y la región de la UPAEP» para el período 2013-2016, inscrito en el Acuerdo de Cooperación entre la Unión y la UPU, destinando a tal fin la suma de USD 400.000 para todo el período.
2. Encargar a la Secretaría General la correspondiente coordinación con la Oficina Internacional de la UPU con el fin de determinar las acciones que correspondan para la ejecución de los proyectos inscritos en el PDR e informar al Consejo sobre su evolución.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 28/2013. Designación de la sede del 23.º Congreso de la Unión
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 19, Designación de sede del 23.º Congreso de la UPAEP, que da cuenta de la invitación de la República Bolivariana de Venezuela de acoger la realización del 23.º Congreso de la Unión;
CONSIDERANDO
que el artículo 103, numeral 2, del Reglamento General de la Unión «Organización y funcionamiento de los Congresos» establece que cada Congreso designará al país en el cual deberá efectuarse el Congreso siguiente;
que para la Unión Postal de las Américas, España y Portugal constituye un altísimo honor el ofrecimiento formulado por el país hermano,
RESUELVE:
1. Aceptar la invitación de la República Bolivariana de Venezuela de acoger en su territorio el 23.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal.
2. Expresar el reconocimiento del Congreso a la República Bolivariana de Venezuela por su decisión de ser sede del 23.º Congreso de la Unión.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
Resolución 29/2013. Designación de Secretario General de la UPAEP
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
la elección realizada durante el 22.º Congreso de La Habana el día 12 de septiembre de 2013,
RESUELVE:
Designar para el período 2014-2017, como Secretario General de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal al Sr. Roberto Cavanna Merchán, Cédula de Identidad Ecuatoriana N.º 0909807695, según lo dispone el artículo 119 del Reglamento General de la Unión.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 30/2013. Confección de la versión definitiva de las Actas del 22.º Congreso
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
CONSIDERANDO
el poco tiempo de que dispone la Secretaría General durante el Congreso para efectuar los ajustes que corresponden a las Actas;
que es deseable que los «Documentos del 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, La Habana 2013», sean publicados por la Secretaría General en debida forma,
RESUELVE:
Encargar a la Secretaría General rectificar en la Constitución, Décimo Protocolo Adicional a la Constitución, Reglamento General, Reglamento de la Secretaría General, Reglamento de Cooperación Técnica, Manual de Cooperación Técnica, Resoluciones y Encargo, de acuerdo con los informes de las sesiones plenarias:
Los errores de forma que no se señalaron al realizar el examen de las resoluciones.
La numeración de los artículos y párrafos, así como las referencias, cuando ello resulte necesario.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
Resolución 31/2013. Sistema de Control Mundial de la Calidad de Servicio de la Unión Postal Universal
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
RECONOCIENDO
que el mejoramiento de la calidad del servicio postal internacional constituye un objetivo primordial para la UPAEP;
TENIENDO EN CUENTA
que el 25.º Congreso de la UPU, en su Resolución C 41/2012, ha distinguido el ciclo cuatrienal que finalizará en 2016 con el 26.º Congreso Postal Universal con el lema «Calidad de servicio en el sector postal»;
HABIDA CUENTA ADEMÁS
que la Resolución C67/2012 del Congreso de Doha llama la atención sobre la necesidad de facilitar la presentación y la ejecución de proyectos relativos a sistemas de evaluación, tales como el Sistema de Control Mundial aprobado por la UPU;
CONSCIENTE
de la necesidad de que los operadores designados adopten y cumplan una norma de servicio y objetivos en materia de calidad de los servicios postales;
RECONOCIENDO
el papel de la calidad de servicio y de los sistemas de control en el mejoramiento de la capacidad de los operadores designados para obtener resultados significativos en las diversas áreas que abarca la calidad de servicio;
CONVENCIDO
de la necesidad de establecer una relación entre la calidad de servicio y el nivel de remuneración de los gastos terminales, con el objetivo global de mejorar la calidad del servicio postal en la región;
CONVENCIDO ASIMISMO
de que el Sistema de Control Mundial puede ser utilizado por los operadores designados como sistema de base para monitorear la calidad de servicio a fin de facilitar las mejoras y establecer dicha relación entre la calidad de servicio y los gastos terminales, y puede también servir para evaluar los logros de los operadores designados en el marco de la ejecución de los proyectos financiados con cargo al FMCS de la UPU;
SABIENDO
que el Sistema de Control Mundial de la UPU, que utiliza la tecnología de identificación por radiofrecuencia pasiva, así como algunas auditorías externas, ha sido desarrollado, puesto a la prueba e instalado en cerca de 60 países y territorios, de los que solamente 7 pertenecen a la UPAEP;
RECONOCIENDO ASIMISMO
que dicho Sistema de Control Mundial guarda conformidad con el diseño técnico con el que fue aprobado por el Consejo de Explotación Postal de la UPU y que los resultados obtenidos por ese sistema pueden aplicarse a los efectos de los gastos terminales,
RESUELVE:
1. Exhortar a los países y territorios miembros de la UPAEP a que:
– alienten a sus operadores designados que todavía no participan en un sistema de control de la calidad de servicio, a participar en el proceso de desarrollo e implementación del Sistema de Control Mundial de la UPU;
– en caso de estar representados en el Consejo de Explotación Postal de la UPU, continúen colaborando con los grupos de trabajo en el estudio e implementación de las innovaciones tendientes a mejorar el sistema para adecuarlo a las necesidades de la región e instalarlo en una mayor cantidad de países;
– utilicen los recursos a su disposición en el FMCS de la UPU o en el Fondo de Alícuotas de Cooperación Técnica para instaurar y explotar el Sistema de Control Mundial.
2. Encargar a la Secretaría General que:
– coordine con la Unión Postal Universal la pronta realización de un Taller en la región, convocando a los Representantes de Calidad de los países y territorios miembros y asegurando la asistencia de aquellos que participaron del piloto en la región, con el objetivo de profundizar el conocimiento de la herramienta SCM en la evaluación de la calidad de servicio de los envíos de llegada y la generación de recomendaciones sobre su aplicación en la región con esa finalidad;
– autorice el uso de la alícuota de cooperación técnica para la asistencia al Taller;
– apoye plenamente a los países y territorios miembros que declaren su intención de adherir a las recomendaciones que surjan en el Taller Regional sobre el Sistema de Control Mundial;
– acompañe a los operadores designados en sus proyectos de instauración del Sistema de Control Mundial, promoviendo su incorporación en los Planes Nacionales de Desarrollo de la Calidad en el PDR y adoptando las recomendaciones surgidas del Taller regional.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 32/2013. Estrategia Postal de Doha
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
que el 25.º Congreso de la Unión Postal Universal (UPU) celebrado en Doha en el año 2012 aprobó la Estrategia Postal de Doha (EPD);
que dicha Estrategia contiene cuatro importantes metas relativas a mejorar la interoperabilidad de las redes postales internacionales, aportar los conocimientos técnicos y las competencias relacionadas con el sector postal, promover los productos y servicios innovadores, y a promover el desarrollo sostenible del sector postal;
TENIENDO EN CUENTA
que la Resolución C80/2012 del 25.º Congreso de la Unión Postal Universal invita a que las Uniones Restringidas «adopten todas las medidas necesarias para la aplicación de la Estrategia Postal de Doha, adaptándola, dado el caso, a sus particularidades regionales, nacionales y legislativas»;
que la Constitución de la UPAEP en su Artículo II en el literal e) establece como una de las finalidades de la Unión «garantizar la integración de sus acciones y estrategias en el marco de la Estrategia Postal Mundial adoptada por la Unión Postal Universal «vigente en cada momento»,
RESUELVE:
1. Adherir a la Estrategia Postal de Doha de la Unión Postal Universal por su importancia para el desarrollo futuro del sector postal.
2. Exhortar a las entidades del sector postal de los países y territorios miembros de la Unión a tener en cuenta las metas y lineamientos de la Estrategia Postal de Doha para la formulación de sus planes de desarrollo postal.
3. Encargar a la Secretaría General que informe al Consejo Consultivo y Ejecutivo sobre los trabajos realizados por la Unión y sobre los resultados obtenidos en las acciones contenidas en la Estrategia de la Unión y que guarden relación con la Estrategia Postal de Doha de la UPU, y comunicar a la Oficina Internacional de la UPU.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
ENCARGO DEL 22.º CONGRESO DE LA HABANA A LA SECRETARÍA GENERAL. Estudio sobre impacto en los países y territorios miembros del Sistema Objetivo
La República Bolivariana de Venezuela, con los apoyos de Aruba, Guatemala, Rep. Dominicana y Uruguay presentaron la Proposición de Orden General OG 022/Rev. 1, sobre: «Estudio del Impacto Financiero en los países miembros que ingresaron al Sistema Objetivo de la UPU en 2010, 2012 y los que ingresarán en 2016, en relación a la Calidad de Servicio y el Índice de Desarrollo Postal de sus operadores designados.»
El examen de esta Proposición motivó un animado debate en el seno del Congreso.
El Presidente del Grupo de Gastos Terminales intervino para informar al Congreso que los motivos de la propuesta habían sido ampliamente considerados en el seno del Grupo de Trabajo,, lo cual permitió generar un conjunto de criterios consensuados que posibilitó a los países y territorios miembros de la Unión adoptar una postura en el seno del Congreso de la UPU, Doha 2012.
Argentina, en su calidad de Presidente del nuevo Grupo de Trabajo «Remuneración» señaló que en el alcance propuesto para el período 2014-2016, el Grupo de Trabajo no contemplaba el encargo propuesto en la Proposición OG 022/Rev. 1.
El Congreso entendió que se debería reflexionar sobre la propuesta de Venezuela, atendiendo a su objetivo de «...unificar criterios de acción que permitan a los gobiernos y operadores designados fijar estrategias para su incorporación al Sistema Objetivo de la UPU...», por lo cual encargó a la Secretaría General:
1. Que en consulta con los Grupos de Trabajo «Remuneración», «Aspectos Operativos» y «Gestión de la Calidad» realice una propuesta destinada a la factibilidad de estudiar el impacto financiero en los países y territorios miembros que ingresaron al Sistema Objetivo de la UPU en 2010 y 2012 y proyectar el impacto que produciría en aquellos países que ingresarán al Sistema en 2016, en términos de Calidad del servicio con el índice de Desarrollo Postal.
2. Que en coordinación con el Grupo de Trabajo «Remuneración» estudie la organización de un debate sobre las conclusiones definidas en 1.
3. Encargar a la Secretaría General que presente los resultados de los encargos 1 y 2 al Consejo Consultivo y Ejecutivo del año 2014.
La Habana, septiembre de 2013.–Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
REGLAMENTO DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA UNIÓN POSTAL DE LAS AMÉRICAS, ESPAÑA Y PORTUGAL. La Habana, 2013
El Congreso de La Habana introdujo modificaciones al Reglamento de la Secretaría General, que figuran a continuación.
ÍNDICE
Capítulo I. Generalidades.
Artículo 1. Alcance del Reglamento de la Secretaría General.
Artículo 2. Dirección y administración de la Secretaría General.
Artículo 3. Atribuciones del Secretario General.
Artículo 4. Estructura de la Secretaría General.
Capítulo II. Presupuesto General, Plan de Acción y Contabilidad.
Artículo 5. Proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción.
Artículo 6. Período presupuestario.
Artículo 7. Compras y contratos de trabajo, obras o suministros.
Artículo 8. Enajenaciones.
Artículo 9. Arrendamientos.
Capítulo III. Disponibilidades.
Artículo 10. Anticipos.
Artículo 11. Ingresos bancarios.
Artículo 12. Retiro de fondos.
Capítulo IV. Del control.
Artículo 13. Control general.
Artículo 14. Control anual.
Artículo 15. Rendición de cuentas.
Artículo 16. Auditoría externa.
Artículo 17. Condiciones para la modificación del Reglamento de la Secretaría General.
CAPÍTULO I. Generalidades
Artículo 1. Alcance del Reglamento de la Secretaría General.
La organización y el funcionamiento de la Secretaría General de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal y las relaciones con el gobierno de la República Oriental del Uruguay, en su carácter de país sede y de Autoridad de Alta Inspección, se rigen por las disposiciones de este Reglamento, sin perjuicio de las contenidas en el resto de las Actas de la Unión.
Artículo 2. Dirección y administración de la Secretaría General.
En su organización y funcionamiento la Secretaría General constituye una unidad orgánica colocada bajo la responsabilidad y autoridad del Secretario General. El Secretario General será suplido en sus ausencias por el funcionario del primer nivel jerárquico que designe para esos efectos.
Artículo 3. Atribuciones del Secretario General.
1. Al Secretario General le compete la dirección y administración de la Secretaría General de la cual es el representante legal, comprometiéndola con su firma.
2. Sin perjuicio de las atribuciones que el Reglamento General confiere al Consejo y a la Autoridad de Alta Inspección, al Secretario General le compete:
organizar y dirigir todos los trabajos de la Secretaría General;
nombrar al personal de la Secretaría General;
designar un suplente en caso de ausencia;
conceder licencias, vacaciones, fijar días y horarios de trabajo;
contratar personal de las categorías profesional y de servicios generales con carácter temporal, dando cuenta al Consejo;
imponer sanciones al personal de la Secretaría General, conforme a lo establecido en el Estatuto del Personal y proponer las destituciones que correspondan;
organizar el legajo o foja de servicios de cada empleado y ordenar las anotaciones en el mismo, previa vista al interesado;
conducir la preparación de los proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción y presentarlos al Comité de Gestión y al Consejo, conforme a lo dispuesto en el artículo 127 del Reglamento General;
contratar o comprometer los gastos y autorizar los pagos de la Secretaría General, previo cumplimiento de las formalidades del caso;
resolver acerca de las bonificaciones establecidas en el Estatuto del Personal;
autorizar los desplazamientos del personal de la Secretaría General por motivos de servicio, acreditándoles los viáticos y gastos de locomoción, conforme al 80% de lo establecido por Naciones Unidas;
rendir cuenta a la Autoridad de Alta Inspección de la ejecución del Presupuesto aprobado por el Consejo;
elevar a la Autoridad de Alta Inspección las reclamaciones que los empleados de la Secretaría General interpongan contra sus decisiones;
dictar los manuales de procedimiento administrativo y contable de la Secretaría General.
3. El Secretario General, en consulta con los Jefes de Proyectos cuando corresponda, determinará las funciones y cometidos a desempeñar por los funcionarios a cargo de ejecutar las iniciativas y proyectos del Plan de Acción de la Secretaría General.
Artículo 4. Estructura de la Secretaría General.
Para el desempeño de las tareas que le están encomendadas, la Secretaría General contará con:
– Ejes y líneas estratégicas, contenidas en el Plan Estratégico cuatrienal, conforme a las directrices acordadas por el Consejo y recogidas en el Plan de Acción de la Secretaría General.
– Gestión Interna de la Secretaría General; Servicios de Traducción e Imprenta.
CAPÍTULO II. Presupuesto General, Plan de Acción y Contabilidad
Artículo 5. Proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción.
1. Los proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción de la Secretaría General deberán ser elaborados de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento General, conteniendo información detallada y ordenada por actividades.
2. El proyecto de Presupuesto contendrá, en sucesivas columnas:
el Presupuesto del ejercicio anterior;
el registro de los gastos reales del ejercicio anterior;
el Presupuesto del ejercicio en curso, junto con cualquier modificación que se proponga de acuerdo con el artículo 114, numeral 11.14) del Reglamento General;
el proyecto de Presupuesto para el ejercicio siguiente.
3. Con independencia de la exposición de motivos que acompañará a los proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción, se incluirán las aclaraciones y detalles necesarios para la mejor comprensión de las distintas partidas.
4. Los proyectos de Presupuesto General y Plan de Acción deben estar en poder de los países y territorios miembros y de los operadores designados interesados, con una antelación mínima de un mes a la fecha prevista para el comienzo de la reunión del Órgano que deba examinarlos.
Artículo 6. Período presupuestario.
El ejercicio presupuestario abarcará el período comprendido entre el 1.º de enero y el 31 de diciembre de cada año.
Artículo 7. Compras y contratos de trabajo, obras o suministros.
1. No podrá comprometerse gasto ni celebrarse contrato alguno sin que exista, en el momento de contraer el compromiso, disponibilidad suficiente a tales efectos en el grupo de gastos del programa que ha de soportar la erogación ni afectar los mismos a recursos de ejercicios venideros.
2. Toda compra, así como todo contrato de trabajo, obras o suministros, se hará mediante el procedimiento de licitación pública, salvo las excepciones siguientes:
cuando el importe no exceda de 10.000 dólares;
cuando se trate de contratos que se celebren con personas jurídicas de derecho público;
cuando existan razones de ineludible necesidad y urgencia;
cuando por su naturaleza o por las circunstancias que concurran, resulte imposible o innecesario el llamado a licitación;
cuando se realicen en el extranjero;
cuando una licitación hubiere sido declarada desierta por segunda vez o cuando se hubiere efectuado un primer llamado sin la concurrencia de ningún proponente.
3. En los casos de los incisos c), d) y f), del párrafo 2 precedente, deberá recabarse la conformidad de la Autoridad de Alta Inspección previamente a la contratación directa. En el caso del inciso e), deberá solicitarse la colaboración del país o territorio miembro donde el trabajo se realice.
4. Queda prohibido el fraccionamiento de compras, obras, suministros o trabajos, cuyo monto dentro del ejercicio exceda del señalado por el Congreso, en virtud de lo dispuesto en el párrafo 2, letra a) precedente.
5. En las compras y contratos en que no se requiera la celebración de la licitación pública y cuyo monto sea superior a 1.000 dólares, deberá procederse de la siguiente forma:
Entre 1.000 y 3.000 dólares, se efectuará concurso de precios, solicitando un mínimo de tres cotizaciones;
Entre 3.000 y 10.000 dólares, será necesario realizar una invitación a un mínimo de cinco empresas en caso de que las hubiere en el ramo; de lo contrario, se hará con las existentes.
6. A los efectos de dar cumplimiento a las disposiciones del artículo 132 del Reglamento General, la Secretaría deberá:
Establecer un proceso para seleccionar una empresa consultora de auditoría externa independiente acreditada, que adhiera a los principios de contabilidad/auditoría generalmente aceptados, definir los términos de referencia y llevar a cabo la selección, teniendo en cuenta las recomendaciones del Comité de Gestión.
Procesar la información obtenida y presentarla ante el Comité de Gestión para la adjudicación correspondiente.
El Comité de Gestión deberá considerar los resultados que le presente la Secretaría General y hacer sus recomendaciones al Consejo para su aprobación, mediante un procedimiento de consulta a los países o territorios miembros.
Artículo 8. Enajenaciones.
Toda enajenación a título oneroso de bienes propiedad de la Unión cuyo valor sea superior a 150 dólares, deberá hacerse en subasta o licitación pública, previa tasación pericial y acuerdo del Consejo.
Artículo 9. Arrendamientos.
Los locales disponibles del edificio sede de la Unión podrán ser arrendados por la Secretaría General.
CAPÍTULO III. Disponibilidades
Artículo 10. Anticipos.
1. En caso de necesidad, la Secretaría General recabará del gobierno de la República Oriental del Uruguay, por trimestres adelantados, los montos que precise para las atenciones presupuestarias, incluidas las cantidades destinadas al fondo de reserva para jubilaciones y pensiones.
2. Las cantidades puestas a disposición de la Secretaría General por este motivo se retirarán, de acuerdo con las necesidades del servicio, mediante cheques, transferencias o débito bancario, que deberán tener la firma del Secretario General y del funcionario que esté a cargo de la Contabilidad de la Secretaría General. El Secretario General tendrá la potestad de autorizar a por lo menos un funcionario a firmar en su ausencia, así como la sustitución de la firma del encargado de la Contabilidad en ausencia de éste.
Artículo 11. Ingresos bancarios.
Los giros, cheques o transferencias de fondos provenientes de los países o territorios miembros, así como cualquier otra entrada de dinero a favor de la Secretaría General, deberán ser depositados en sus cuentas bancarias a más tardar el primer día hábil siguiente al de su recepción.
Artículo 12. Retiro de fondos.
La disposición de los fondos depositados en cuenta bancaria se efectuará con las formalidades señaladas en el artículo 10, párrafo 2 de este Reglamento.
CAPÍTULO IV. Del control
Artículo 13. Control general.
1. El control que corresponde a la Autoridad de Alta Inspección sobre el movimiento de fondos de la Secretaría General será de carácter formal y material.
2. El control formal comprenderá:
el examen de los libros de contabilidad y de los recibos y documentos justificativos;
la revisión de los asientos, movimientos y transferencias contables;
la comprobación del efectivo, valores, cuentas bancarias, inventario y demás bienes de la Secretaría General;
la verificación de si las entradas y salidas son adecuadas al Presupuesto aprobado;
cualquier otro procedimiento de control formal.
3. El control material comprende el examen de las entradas y salidas, de conformidad a las disposiciones en vigor.
Artículo 14. Control anual.
La Autoridad de Alta Inspección efectuará la revisión de la ejecución presupuestaria en un documento que será sometido al examen del Consejo.
Artículo 15. Rendición de cuentas.
1. Operada la clausura definitiva del ejercicio se procederá a la formulación de la rendición de cuentas, la cual comprenderá:
un estado de los ingresos;
un estado de los egresos, en el que se especificarán los legalmente autorizados, las trasposiciones efectuadas, las sumas efectivamente pagadas y las sumas pendientes de pago;
un estado de los importes comprometidos durante el ejercicio;
los saldos existentes a la iniciación y a la clausura del ejercicio;
el resultado de la gestión total del ejercicio;
la explicación de todos los casos en que los gastos reales difirieron del Presupuesto en forma significativa;
presentar un informe detallado sobre las misiones de servicio en el exterior del Secretario General y del personal de la Secretaría.
2. Una copia de la rendición de cuentas presentada a la Autoridad de Alta Inspección será enviada por la Secretaría General a los países o territorios miembros dentro de los tres meses desde el fin del año fiscal al cual se refieren las cuentas. Posteriormente se enviará la constancia de su aprobación o, en su defecto, las observaciones que hubiere merecido.
Artículo 16. Auditoría externa.
1. Operada la ejecución definitiva del ejercicio presupuestario se efectuará una auditoría externa sobre los estados contables de la Unión, según los principios de contabilidad/auditoría generalmente aceptados.
2. El informe de la auditoría externa será presentado por la Secretaría General a la consideración del Comité de Gestión y posteriormente se elevará al Consejo para su aprobación.
Artículo 17. Condiciones para la modificación del Reglamento de la Secretaría General.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 114, numeral 11.6), del Reglamento General, el Reglamento de la Secretaría General será aprobado por el Consejo. Su modificación requerirá la aprobación de los dos tercios de los países y territorios miembros de la Unión presentes o representados en el Consejo, con derecho de voto.
MANUAL DE COOPERACIÓN TÉCNICA DE LA UNIÓN POSTAL DE LAS AMÉRICAS, ESPAÑA Y PORTUGAL. La Habana, 2013
El Congreso de La Habana introdujo modificaciones al Manual de Cooperación Técnica, las cuales figuran a continuación.
ÍNDICE
I. Ámbito de aplicación del Manual de Cooperación Técnica.
II. Forma de presentación de solicitudes de Cooperación Técnica.
III. Responsabilidad.
IV. Fuentes de financiación de los proyectos de Cooperación Técnica.
V. Gestión de los Fondos de Cooperación Técnica.
VI. Proceso de presentación de Proyectos.
VI.1 Presentación de un preproyecto.
VI.2 Presentación de un proyecto definitivo.
VI.3 Proyectos colectivos, regionales y subregionales.
VII. Adquisición de material, misiones de consultoría y pasantías. Aspectos generales.
VIII. Plazo de entrega de una solicitud de proyecto. Procedimiento estándar.
IX. Evaluación de las solicitudes. Procedimiento simplificado o estándar.
IX.1 Evaluación de la justificación.
IX.2 Evaluación de consistencia.
IX.3 Evaluación de estimación de recursos.
IX.4 Evaluación de los planes.
X. Descriptivo de procedimientos y órganos responsables.
XI. Implementación de los proyectos.
XII. Acompañamiento de la implementación de los proyectos.
XIII. Evaluación, conclusión y cumplimento del proyecto.
XIV. Evaluación de la ejecución financiera.
XV. Evaluación de impacto.
XVI. Disposiciones finales.
Anexos:
Anexo 1 Formulario Procedimiento Simplificado Solicitud de Proyecto.
Anexo 2 Formulario Procedimiento Estándar.
Anexo 3 Formulario Informe Final y Evaluación de Impacto de Proyectos.
I. Ámbito de aplicación del Manual de Cooperación Técnica.
El presente Manual, aprobado en el Consejo (1) bajo la normativa establecida en el Reglamento de Cooperación Técnica, describe la formulación de los procedimientos relativos a la prestación de la Cooperación Técnica, las condiciones y modalidades aplicables a la elaboración y presentación de los proyectos de Cooperación Técnica, así como la evaluación del impacto de la implementación de los proyectos.
(1) El 22.º Congreso de la UPAEP aprobó modificaciones al Reglamento de Cooperación Técnica, las cuales se recogen en el presente Manual. Asimismo se recogen las modificaciones introducidas al Manual por el Consejo del año 2014.
Las disposiciones del presente Manual están de acuerdo con los principios enunciados en el Reglamento de Cooperación Técnica de la UPAEP. El Reglamento de Cooperación Técnica prevalece sobre el presente Manual.
II. Forma de presentación de solicitudes de Cooperación Técnica.
Las solicitudes de Cooperación Técnica de los países y territorios miembros de la Unión tendrán por base un documento de Proyecto de Cooperación Técnica, que se presentará según los tipos de procedimiento enunciados en el artículo 21 del Reglamento de Cooperación Técnica. Las solicitudes de Cooperación Técnica debidamente firmadas por el ejecutivo principal de la entidad, serán presentadas a la Secretaría General mediante el uso de los formularios respectivos.
A cada tipo de procedimiento de Proyecto de Cooperación Técnica corresponderá un Formulario específico que se encuentra anexo al presente Manual.
El Documento de Proyecto es un documento esencial, que se presenta por escrito, en soporte papel o electrónico, cuyos apartados deberán ser completados de forma pormenorizada y precisa. El documento deberá contener un lenguaje sencillo, objetivo y conciso, que posibilite la fácil identificación de los objetivos del mismo y, posteriormente, la obtención de resultados concretos y mensurables.
III. Responsabilidad.
La responsabilidad en la elaboración de las propuestas de Proyectos de Cooperación Técnica será de la entidad solicitante de cada país o territorio miembro.
Cada proyecto de Cooperación Técnica deberá tener un Director de Proyecto habilitado para representar a la entidad solicitante en la coordinación con la Secretaría General y con el Consejo.
El Director de Proyecto deberá ser un funcionario calificado y con experiencia en los asuntos de la actividad postal, en especial en el contenido del proyecto.
IV. Fuentes de financiación de los proyectos de Cooperación Técnica.
Podrán formar parte del paquete de cofinanciación presentado para cada proyecto de cooperación técnica, los siguientes recursos:
Contribución del país o territorio miembro beneficiario a través de recursos propios o externos
Recursos propios son aquellas financiaciones que el país o territorio miembro beneficiario del proyecto aporta desde el inicio a través de sus esfuerzos internos, pudiendo inclusive obtener la participación de su gobierno.
Recursos externos son los adquiridos por donación de terceros países o territorios miembros o no miembros y/o aquellos provenientes de organismos internacionales.
Estos recursos serán, en el caso de proyectos financiados por el Fondo de Disponibilidad y según las disposiciones del Reglamento, los siguientes:
1. En efectivo: 15% del monto aportado por la UPAEP como mínimo.
2. En especie: 10% del monto aportado por la UPAEP como mínimo.
Para asegurar el aporte «En efectivo» a cada proyecto, las entidades beneficiarias de los países y territorios miembros podrán optar por uno de los siguientes mecanismos e indicar lo propio mediante Formulario de Solicitud de Proyectos – Procedimiento Estándar al momento de presentar pre-proyectos a la Secretaría General:
Mecanismo de Transferencia Bancaria: justo antes de iniciarse la ejecución del Proyecto, el país o territorio miembro realiza una transferencia de dinero a la Secretaría General por un monto.
– equivalente al 15% o superior, del total solicitado al Fondo de Disponibilidad.
– Mecanismo Presentación de Constancias de Pago: inmediatamente después de ejecutados los rubros indicados en el presupuesto del Proyecto en la columna «En efectivo», el país o territorio miembro transmite a la Secretaría General, la factura o facturas originales correspondientes o copias de las mismas certificando que son copia fiel del original.
Fondos de Cooperación Técnica, donde están comprendidos dos fondos:
– el Fondo de Alícuotas.
– el Fondo de Disponibilidad, cuya definición y régimen están previstos en el Artículo 4 del Reglamento de Cooperación Técnica.
Recursos provenientes de otras fuentes:
La Secretaría General, por expreso encargo del Congreso o del Consejo, deberá efectuar las gestiones correspondientes ante organismos y entidades de crédito para la consecución de recursos en apoyo al financiamiento de proyectos destinados al sector postal de la región de la Unión.
Un país o territorio miembro beneficiario podrá, en la formulación del proyecto, solicitar colaboración a la Secretaría General para la búsqueda de cofinanciación del referido proyecto.
A pedido de un país o territorio miembro, la Secretaría General efectuará las gestiones correspondientes para contactar a éste con posibles entidades donadoras, así como con los organismos de financiación internacional.
La Secretaría General velará para que los fondos de cooperación técnica sean, siempre que fuere posible, fondos complementarios de la financiación propuesta por un país o territorio miembro, en sus proyectos de cooperación técnica.
V. Gestión de los Fondos de Cooperación Técnica.
El Fondo de Alícuotas es gestionado por la Secretaría General conforme a las disposiciones de los artículos 5.1 y 17.1 del Reglamento de Cooperación Técnica. En cuanto a la utilización de los recursos del Fondo de Alícuotas por parte de los países o territorios miembros, la Secretaría General hará saber al país beneficiario, toda vez que se utilice este fondo y cuando así lo solicite, un estado de utilización de su alícuota donde se reflejen los últimos movimientos y su saldo.
En lo que se refiere al Fondo de Disponibilidad la Secretaría General deberá informar por escrito a los países o territorios miembros, siempre que lo soliciten, los montos utilizados y saldos no utilizados, las entidades ejecutoras y fechas de ejecución.
En cuanto a la financiación con recursos de cooperación de la Unión de actividades de capacitación, seminarios, u otras actividades de formación, la Secretaría General deberá fijar el perfil requerido de la persona para poder optar a este beneficio. Los países y territorios miembros deben sujetarse a cumplir con dicho perfil. En caso de desacuerdo se puede solicitar la revisión al Consejo Consultivo y Ejecutivo quien decidirá finalmente.
VI. Proceso de presentación de Proyectos.
A los efectos de que la Secretaría General cumpla con sus obligaciones y con el fin de presentar las solicitudes de proyectos al Consejo y/o al Comité de Gestión, los países o territorios miembros beneficiarios de la cooperación deben remitir la información de acuerdo a lo previsto en el punto III del presente Manual.
Tal como está previsto en el artículo 21 del Reglamento de Cooperación Técnica, los países o territorios miembros disponen de dos procedimientos de presentación de sus solicitudes: el procedimiento simplificado y el procedimiento estándar.
Procedimiento simplificado.
El procedimiento simplificado es el que se utiliza para los proyectos con cargo al Fondo de Alícuotas cuyo monto no supere media alícuota.
En caso de la financiación de pasajes o viáticos para la participación en foros, seminarios o reuniones, o de la organización del mismo tipo de eventos, conforme a lo establecido en el artículo 9, incisos c) y d) del Reglamento de Cooperación Técnica, dicha financiación deberá ser solicitada a través del formulario del procedimiento simplificado previsto en el Anexo 1.
La solicitud de financiación, debidamente firmada por el ejecutivo superior de la entidad solicitante, se dirigirá a la Secretaría General de la Unión, conforme a lo previsto en el artículo 21, numeral 6 del Reglamento de Cooperación Técnica.
Procedimiento estándar.
El procedimiento estándar se aplica a todos los proyectos que superen media alícuota o que requieran financiamiento con cargo al Fondo de Disponibilidad.
El monto máximo por proyecto nacional que podrá financiarse a través del Fondo de Disponibilidad es de USD 25.000.
El formulario del procedimiento estándar se encuentra en el Anexo 2.
La solicitud de financiación, debidamente firmada por el ejecutivo superior de la entidad solicitante, se dirigirá a la Secretaría General de la UPAEP, conforme a lo previsto en el Artículo 21, numeral 6 del Reglamento de Cooperación Técnica.
VI.1 Presentación de un preproyecto.
Con el fin de asegurar la idoneidad técnico-financiera y la adecuación a las prioridades establecidas, tanto en el ámbito nacional como en el ámbito de la Unión, los países o territorios miembros podrán, conforme a lo definido en el Reglamento de Cooperación Técnica, y si lo consideran oportuno, formular un preproyecto estándar que identifique con claridad y objetividad la orientación y parámetros del proyecto definitivo.
El contenido del preproyecto deberá ser lo más parecido posible al proyecto definitivo en cuanto a la información, forma y secciones previstas para el mismo, excepto en el propio carácter definitivo. Los elementos a presentar son:
Información Institucional (tipo de entidad solicitante: ministerio, regulador, operador, etc.).
Identificación (nombre de la entidad).
Finalidad del proyecto.
Objetivos generales y específicos a lograr.
Relación con el Plan Estratégico o de Desarrollo del solicitante, con la Estrategia Postal de la UPU y con otros proyectos aprobados e implantados o en fase de implantación.
Justificación de la situación actual de los problemas que se pretende solucionar o mejorar y de su importancia para la entidad.
Medios a poner en marcha, principales tareas, resultados previstos y eventuales riesgos.
Entidades participantes.
Presupuesto del proyecto, con el estimativo detallado del coste total del proyecto, indicando los recursos provenientes del país o territorio miembro solicitante y, eventualmente, de otras fuentes de financiación y de los fondos de cooperación de la Unión.
Plan de ejecución del Presupuesto.
Plan de ejecución del proyecto. Fecha prevista de comienzo y plazo de ejecución. Si el proyecto consta de varias fases, se debe especificar la duración de cada una de ellas.
Identificar los probables factores de riesgo.
Especificar indicadores de sostenibilidad institucional, financiera y de impacto.
Responsable del proyecto.
Para la presentación de este preproyecto, los países o territorios miembros utilizarán el modelo del documento de proyecto estándar (Anexo 2).
La Secretaría General remitirá al país o territorio miembro solicitante un informe sobre la idoneidad del proyecto definido en el preproyecto y, eventualmente, sobre las modificaciones, adiciones y adaptaciones que considere necesarias.
Una vez aceptado este preproyecto por la Secretaría General, la entidad solicitante estará en condiciones de formular el proyecto definitivo.
VI.2 Presentación de un proyecto definitivo.
La elaboración de un proyecto definitivo deberá contener la información prevista en el artículo 22 del Reglamento de Cooperación Técnica y, dado el caso, complementada con el título anterior del preproyecto.
Si la elaboración de un proyecto definitivo tiene por base un preproyecto, de acuerdo con el título de este, será suficiente actualizar el título de preproyecto para el proyecto definitivo y presentarlo formalmente como tal. La propia Secretaría General deberá confirmarlo.
El Documento de proyecto es un documento esencial, que deberá ser presentado de acuerdo a lo previsto en el numeral II del presente Manual.
VI.3 Proyectos colectivos, regionales y subregionales.
Un proyecto colectivo comprende la participación de dos o más países para proyectos específicos.
Un proyecto regional se origina cuando varios países o territorios miembros ubicados geográficamente en el ámbito de la Unión tienen la intención de ejecutar un proyecto estratégico en conjunto, para ser financiado por medio de fondos de Cooperación Técnica de la Unión.
Los proyectos pueden ser subregionales tomando en cuenta la proximidad geográfica de los países y territorios miembros participantes.
Los proyectos deben obedecer a una necesidad de desarrollar el sector postal, y los términos del alcance de los mismos deberán ser aprobados por el Consejo.
Para efectos del Reglamento de Cooperación Técnica rigen las mismas disposiciones para los proyectos colectivos, regionales y subregionales.
El pedido de financiación de un proyecto de esta índole originado por un mandato del Congreso, por recomendación de un Grupo de Trabajo o a iniciativa del propio Consejo, es un pedido único y debe contar con la aprobación del Consejo.
Todos los países o territorios miembros participantes en el proyecto deberán indicar, por escrito de forma específica, su contribución para el proyecto en efectivo o en especie.
El proyecto seguirá la forma y procedimientos previstos en los puntos VI.1 y VI.2 del presente Manual.
Si con posterioridad a la distribución de los gastos generales se sumasen al proyecto nuevos países o territorios miembros, los nuevos gastos generales serán deducidos proporcionalmente de sus respectivos saldos del Fondo de Alícuotas y/o Fondo de Disponibilidad según corresponda. La Secretaría General informará al Consejo sobre las modificaciones del presupuesto de acuerdo con lo anterior.
VII. Adquisición de material, misiones de consultoría y pasantías. Aspectos generales:
La adquisición de equipos, insumos u otros artículos y la contratación de misiones de consultoría se harán de acuerdo con lo previsto en el artículo 24 del Reglamento de Cooperación Técnica y se aplicarán las siguientes disposiciones:
Cooperación Técnica entre países y territorios miembros de la Unión (CTPD): Los proyectos que se inscriben con cargo a los Fondos de Cooperación Técnica podrán desarrollarse en el marco del sistema Cooperación Técnica entre países o territorios miembros de la Unión. En el marco de este sistema se podrá solicitar expertos en materias de gestión y de operación postales, provenientes de los organismos postales de los países o territorios miembros de la Unión. Este tipo de cooperación determina que el país o territorio miembro asumirá los haberes del consultor durante la misión, con excepción de la compra de pasajes aéreos, viáticos según lo señala la Organización de Naciones Unidas, seguros asistenciales y una prima de estímulo.
a.1 A los efectos de aplicar la participación de consultores, la Secretaría General deberá confeccionar un registro de especialistas de los organismos postales de los países y territorios miembros de la Unión, de entre los cuales seleccionará a los especialistas según la naturaleza del proyecto y gestionará su concurso.
a.2 La Secretaría General dará preeminencia cuando el país interesado exprese su deseo de contar con el trabajo de un consultor de su preferencia, luego de haber efectuado consultas con el país o territorio miembro al que presta sus servicios el mencionado funcionario.
a.3 Las misiones de este tipo de modalidad no superarán los 15 días; sin embargo, dependiendo del tipo de proyecto y a criterio justificado de la Secretaría General, el tiempo de ejecución de la consultoría podrá ser prolongado.
a.4 Por razones de disponibilidad y razones técnicas de los proyectos, la invitación a participar puede ampliarse a los países y territorios miembros de la Unión Postal Universal.
a.5 Las condiciones de contratación consistirán en:
– la declaratoria en comisión del consultor con el goce de sus haberes por su país o territorio miembro de origen, por el período de la misión,
– la provisión de un pasaje aéreo, clase económica,
– la provisión de una tarjeta de asistencia al viajero,
– el pago del 80% de los viáticos según lo señala el PNUD para la ciudad donde se efectuará la misión,
– el pago de una prima de estímulo de USD 800 mensuales, o fracción, que será cancelado contra entrega del informe de consultoría efectuado de acuerdo a los términos de referencia del proyecto, a satisfacción del país beneficiario y validado por la Secretaría General.
a.6 Mediando solicitud sustentada y aceptación del país o territorio miembro, es posible que personal jubilado pueda actuar en calidad de experto sujetándose a las mismas disposiciones de contratación y pagos indicadas en el inciso a), y toda vez que no implique ninguna contradicción jurídica con la normativa tanto del país o territorio miembro de origen como de destino;
Servicios de Consultoría entre los países o territorios miembros: Cuando se presente la necesidad de contar con misiones de consultoría distintas a las gestionadas en la modalidad CTPD indicada en el literal a) del presente artículo:
b.1 La Secretaría General informará a todos los países y territorios miembros, según procedimientos establecidos en el presente Manual de Cooperación Técnica, los criterios, detalles y peculiaridades referentes a la misión en cuestión, para cuya conducción convocará a concurso de precios.
b.2 Todos los países o territorios miembros podrán participar de dicho concurso según las condiciones establecidas.
b.3 Todos los países o territorios miembros podrán licitar dentro del plazo establecido en el anuncio (no pudiendo ser inferior a 10 días laborables a partir de la comunicación), presentando una oferta técnico-financiera.
b.4 Cabe señalar que los países o territorios miembros licitadores tienen la posibilidad de ofrecer gratuitamente el material o sus servicios, conforme el caso.
b.5 Una vez seleccionada la oferta que cumpla mejor con los criterios establecidos, se estará en condiciones de dar inicio a la misión de consultoría. Los consultores tendrán una función esencialmente asesora, procurando la obtención de resultados prácticos en el mejoramiento de los servicios. En principio, la misión no deberá exceder los dos meses de duración y deberá concluirse con un informe detallado.
b.6 En el caso de que la consultoría requiera de un plazo mayor, la Secretaría General con la sustentación correspondiente, podrá gestionar la prolongación del plazo.
Contratación de consultoría externa: Agotadas las gestiones de contar con consultores especializados provenientes de los organismos postales de los países y territorios miembros de la Unión o fuera de ella, según se justifique, habida cuenta de la naturaleza del proyecto que requiriera la conducción de consultoría especializada, el país o territorio miembro beneficiario deberá solicitar un mínimo de tres cotizaciones a consultores de su plaza en base a las especificaciones técnicas y a los términos de referencia debidamente validados por la Secretaría General y por el Grupo de Validación.
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