LegalizeInstrumento de Ratificación de las Actas, Resoluciones y Recomendaciones de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP) aprobadas en el XXII Congreso Ordinario de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, celebrado en La Habana el 13 de septiembre de 2013
Este es el acto tal como se publicó. Las modificaciones posteriores no están incorporadas al texto: cada una es un acto aparte en este repositorio y una entrada en el historial de esta ley.
Efectuar trasposiciones de partidas entre rubros y subrubros dentro del mismo grupo de un mismo programa, de acuerdo con las necesidades del servicio. Asimismo, consultar y obtener el acuerdo del Presidente del Consejo para efectuar las trasposiciones mayores previstas en el artículo 114, numeral 11.14) del Reglamento General, que sean necesarias para solventar gastos importantes en situaciones de emergencia y, posteriormente, someter esas trasposiciones para confirmación al Consejo en pleno, de acuerdo con lo dispuesto en dicho artículo, conjuntamente con cualquier otro gasto que refleje cambios importantes en los programas o grupo de gastos dentro de un mismo programa.
8. El Secretario General será asistido por los Jefes de Proyectos y el de Administración y Finanzas, y designará entre ellos al funcionario que lo supla en caso de ausencia temporal, la cual no podrá ser superior a dos meses.
Si se verificara tal extremo, se faculta al Consejo a examinar la situación y decidir sobre:
La pertinencia de ampliar el período de ausencia temporal por única vez, por un nuevo plazo de hasta 60 días, o
Poner en marcha lo dispuesto en el numeral 4 del presente artículo con el procedimiento que describe el numeral 5, previsto para el caso de vacancia.
9. Cumplir aquellas funciones que se señalan en el Reglamento de la Secretaría General.
Artículo 120. Personal de la Secretaría General.
1. El personal que presta sus servicios en la Secretaría General será de dos clases:
De servicios profesionales;
De servicios generales.
2. El Congreso o el Consejo, a propuesta del Secretario General, fijará, por Resolución, la plantilla de personal tanto de la categoría profesional como la de servicios generales.
Artículo 121. Jubilaciones y pensiones del personal de la Secretaría General de la Unión.
1. El personal actual y futuro, elegido o contratado, residente o no residente, de la Secretaría General de la UPAEP, desde el 1.º de abril de 1992 en adelante, no tiene derecho a jubilarse con cargo a la Unión. Sin embargo, tendrá derecho a recibir, al cese de su cargo, el o sus causahabientes, una compensación por retiro integrada por la suma de todos los aportes realizados por el funcionario y por la Unión, más los intereses capitalizados a la tasa real que dichos fondos devenguen en plaza.
2. Las jubilaciones del personal de la Secretaría General, reconocidas hasta el 31 de marzo de 1992 y las pensiones que por ese concepto se han derivado o se deriven, serán abonadas hasta su extinción, con cargo a un Programa especial del Presupuesto anual de la Unión. En el caso de que los fondos de dicho Programa resultaren insuficientes, las mismas serán pagadas con cargo al Fondo de Ejecución Presupuestario.
Artículo 122. Colaboración con la Secretaría General de la Unión.
Cuando la Secretaría General de la Unión requiera, en casos notoriamente justificados, expertos para colaborar en la realización de trabajos especiales, los países o territorios miembros podrán enviarlos por el tiempo estrictamente necesario.
CAPÍTULO IV. Autoridad de Alta Inspección
Artículo 123. Deberes del gobierno del país sede.
Para facilitar el funcionamiento de la Secretaría General y de los otros Órganos de la Unión, el gobierno de la República Oriental del Uruguay:
Otorgará los privilegios e inmunidades que establece el artículo 10 de la Constitución de la Unión;
Adelantará los fondos necesarios para el funcionamiento de la Secretaría General;
Adoptará toda otra medida necesaria para el cumplimiento de los cometidos de la Secretaría General.
Artículo 124. Atribuciones de la Autoridad de Alta Inspección.
A la República Oriental del Uruguay, en su carácter de Autoridad de Alta Inspección de la Secretaría General, le compete:
efectuar el control a posteriori de todas las contrataciones, gastos, movimientos de fondos, pagos, asientos contables, etc., de la Secretaría General, informando de su resultado al Consejo;
resolver, como primera instancia, los reclamos del personal de la Secretaría General, contra las decisiones que ésta dictare;
formular al Consejo las observaciones que estime procedentes en el cumplimiento de las funciones de Alta Inspección.
CAPÍTULO V. Modificación de las Actas, Resoluciones y recomendaciones de la Unión
Artículo 125. Proposiciones para la modificación de las Actas, Resoluciones y Recomendaciones de la Unión por el Congreso. Procedimiento.
1. Las proposiciones se deben enviar a la Secretaría General con cuatro meses de anticipación a la apertura del Congreso.
2. La Secretaría General publicará las proposiciones y las distribuirá entre los países o territorios miembros, por lo menos tres meses antes de la fecha indicada para el comienzo de las sesiones del Congreso.
3. Las proposiciones presentadas después del plazo indicado en el párrafo 1 se tomarán en consideración si fueren apoyadas por dos países o territorios miembros como mínimo y deberán presentarse al menos tres semanas antes de la apertura del Congreso. Se exceptúan las proposiciones de enmienda a que se refiere el artículo 108 de este Reglamento y de orden redaccional. Estas últimas deberán ostentar en el encabezamiento la letra «R» y pasarán directamente a la Comisión de Redacción.
Artículo 126. Condiciones de aprobación de las proposiciones relativas al Reglamento General, Reglamento de Cooperación Técnica, Resoluciones y Recomendaciones.
1. Para que tengan validez las proposiciones sometidas al Congreso y relativas al Reglamento General, Reglamento de Cooperación Técnica, y Resoluciones y Recomendaciones, deberán ser aprobadas por la mayoría simple de los países o territorios miembros presentes o representados y con derecho de voto. Los dos tercios, por lo menos, de los países o territorios miembros de la Unión deberán estar presentes o representados en el momento de la votación.
2. Se exceptúan de la regla precedente las proposiciones modificatorias del Reglamento General, relativas al funcionamiento del Congreso (arts. 103 a 113, inclusive), las que requerirán mayoría de los dos tercios de los países y territorios miembros de la Unión, quienes deberán estar presentes o representados y con derecho de voto en el Congreso. Estas proposiciones, de ser aprobadas, entrarán en vigencia de inmediato.
CAPÍTULO VI. Finanzas de la Unión
Artículo 127. Presupuesto de la Unión.
1. Cada Congreso fijará por Resolución el importe máximo del Presupuesto para cada año durante el período cuatrienal siguiente al mismo, expresado en dólares de los Estados Unidos de América y tomando como base las líneas estratégicas aprobadas por el Congreso. Los Presupuestos aprobados regirán desde el 1.º de enero al 31 de diciembre de cada año.
2. El Presupuesto General de la Unión no podrá ser aumentado en el transcurso del período entre Congresos.
3. La Secretaría General someterá al Comité de Gestión y al Consejo, el proyecto de Presupuesto detallado del año siguiente, así como la cuenta de gastos del año precedente junto con los justificativos para su examen y, dado el caso, su aprobación.
Artículo 128. Fondo de Ejecución Presupuestario.
1. El objetivo del Fondo de Ejecución Presupuestario es hacer frente a gastos que no estén presupuestados, pudiendo así la Secretaría General cumplir con las obligaciones imprevistas.
2. La Secretaría General deberá comunicar al Comité de Gestión y solicitar autorización al Consejo para los gastos que sean imputados al Fondo de Ejecución Presupuestario, salvo los gastos previamente autorizados. En caso de urgencia y necesidad, el Secretario General con la anuencia del Presidente del Consejo, podrá utilizar dicho fondo, rindiendo cuentas de los gastos al Consejo.
3. El Fondo deberá ser incrementado a través de una dotación en el presupuesto de la Unión, la cual será determinada por Resolución del Congreso.
Artículo 129. Contribución de los países o territorios miembros.
1. Los países o territorios miembros contribuirán, para cubrir los gastos de la Unión, según la categoría de contribución a la cual pertenezcan. Estas categorías son:
– Categoría de 8 unidades;
– Categoría de 7 unidades;
– Categoría de 6 unidades;
– Categoría de 5 unidades;
– Categoría de 4 unidades;
– Categoría de 3 unidades;
– Categoría de 2 unidades; y
– Categoría de 1,25 unidad.
2. El listado de categorías de contribución a la que pertenece cada país y territorio miembro se validará mediante Resolución del Congreso.
3. La categoría inicial de contribución no podrá ser inferior a la mínima establecida en el numeral 1 del presente artículo, pudiéndose elegir aportar una categoría superior.
4. Los países o territorios miembros podrán cambiar de categoría de contribución, con la condición de que este cambio sea notificado a la Secretaría General seis meses antes de la apertura del Congreso. Esta notificación será comunicada a los países y territorios miembros y al Congreso y el cambio de categoría se hará efectivo en la fecha de entrada en vigor de las disposiciones financieras aprobadas por el mismo.
5. Los países o territorios miembros sólo podrán reducir una categoría de contribución por vez. Los países o territorios miembros que no dieren conocimiento de su deseo de reducir su categoría de contribución seis meses antes de la apertura del Congreso, serán mantenidos en la categoría a que pertenecían hasta entonces. La Secretaría General comunicará a los países y territorios miembros las solicitudes referidas a la mencionada reducción.
6. Sin embargo, en circunstancias excepcionales, tales como catástrofes naturales, que hicieren necesaria la implementación de programas de ayuda internacional, el Congreso podrá aprobar una reducción temporal de una categoría de contribución cuando un país o territorio miembro así lo solicite y demuestre que no le es posible seguir manteniendo su nivel de contribución según la categoría en la que se encuentra clasificado.
7. El Consejo estará facultado, entre Congresos, a resolver sobre el descenso de categoría señalado en el punto precedente para países o territorios miembros que no pertenecen a la categoría de países o territorios menos adelantados. La decisión adoptada tendrá validez máxima de dos años o hasta el próximo Congreso, si éste se reúne antes de ese plazo, el que, en su caso, decidirá sobre limitar o ampliar el período de reducción.
8. Los países o territorios miembros bajo una intervención de la Organización de las Naciones Unidas estarán exonerados de la contribución correspondiente al período en que estén en esta situación especial.
9. Los cambios hacia categorías superiores no tienen ninguna restricción.
Artículo 130. Fiscalización y anticipos.
El Gobierno del país sede de la Unión fiscalizará los gastos de la Secretaría General y asimismo hará los anticipos necesarios.
Artículo 131. Rendición de cuentas.
La Secretaría General formulará, anualmente, la Rendición de Cuentas del Presupuesto de la Unión, el Estado de Situación Patrimonial y el Estado de Resultados al fin del ejercicio, los que deberán ser verificados por la Autoridad de Alta Inspección y por la auditoría externa. Además, el Congreso, el Consejo y el Comité de Gestión, le podrán solicitar a la Secretaría General rendir cuentas sobre otros aspectos distintos al presupuesto o solicitarle informes preliminares.
Artículo 132. Auditoría externa.
1. Al término del ejercicio presupuestario se efectuará una auditoría externa sobre los estados contables de la Unión, según los principios de contabilidad/auditoría generalmente aceptados.
2. El informe de auditoría externa será puesto en conocimiento del Comité de Gestión y posteriormente elevado a la consideración del Consejo.
3. La auditoría externa tendrá la potestad de formular observaciones en relación con la eficacia de los procedimientos financieros, con respecto: al sistema contable; a los controles financieros internos; y, en general, a la administración y gestión.
4. La auditoría externa será independiente y única responsable de la realización del trabajo de auditoría.
5. El Comité de Gestión y el Consejo podrán solicitar a la auditoría externa que efectúe determinadas verificaciones específicas y que presente informes separados sobre los resultados.
Artículo 133. Pago de las cuotas contributivas.
1. El presupuesto aprobado por el Consejo será comunicado de inmediato a los países o territorios miembros, a los efectos de que éstos paguen la cuota-parte que les corresponda en dicho Presupuesto. Con antelación al 31 de diciembre del año anterior al que corresponde el Presupuesto, se deberá enviar la factura correspondiente acompañada de un ejemplar del Presupuesto aprobado. El pago deberá ser realizado antes del 30 de junio del año al cual corresponde este Presupuesto.
2. Después del 30 de junio, las cantidades adeudadas, devengarán interés a razón del 3% al año, a contar del día de la expiración de dicho plazo.
Artículo 134. Sanciones automáticas.
1. A los países o territorios miembros que estuvieran en deuda con la Unión por:
Impago de dos ejercicios financieros, o
Que no respeten las fechas del plan de pagos acordado, si lo hubiere,
y además no adopten alguna de las siguientes medidas:
Cancelar la deuda mediante su abono o la cesión irrevocable a favor de la Unión de la totalidad o parte de los créditos que les adeudaran otros países o territorios miembros, o
Aceptar un plan de amortización propuesto por la Secretaría General, se les aplicará el sistema de sanciones automáticas.
2. De acuerdo con el párrafo anterior, dicho país o territorio miembro perderá automáticamente:
Su derecho de voto durante el Congreso, el Consejo y el Comité de Gestión. Sin embargo, podrá participar en las deliberaciones;
La oportunidad de presentar candidaturas a cargos electivos de la Secretaría General;
La posibilidad de utilizar el Fondo de Alícuotas y el Fondo de Disponibilidad;
Su derecho a acumular saldo en el Fondo de Alícuotas a partir de la aplicación de las sanciones de este artículo.
El saldo que habría de corresponderle desde que incurre en sanción, se imputará en su totalidad al Fondo de Disponibilidad.
su derecho a reintegro de pasajes y viáticos por asistencia al Consejo o a los Congresos de la UPU.
3. Durante la sesión de apertura del Congreso y la del Consejo, la Secretaría General informará si algún miembro de la Unión está bajo el régimen de sanciones automáticas.
4. Las sanciones automáticas se levantarán de oficio con efecto inmediato en cuanto el país o territorio miembro pague totalmente sus contribuciones obligatorias adeudadas a la Unión o suscriba un plan de amortización de su deuda y abone la primera cuota.
CAPÍTULO VII. Lenguas admitidas en la Unión
Artículo 135. Lenguas.
1. Los documentos de la Unión serán suministrados a los países y territorios miembros y sus operadores designados en lengua española. Sin embargo, para la correspondencia de servicio emitida por los países y territorios miembros y sus operadores designados cuya lengua no sea la española, podrán emplear la propia. Excepcionalmente, el Consejo podrá autorizar la traducción a las lenguas francesa, inglesa y portuguesa, de publicaciones que revistan interés especial para la ejecución de los servicios.
2. Para las deliberaciones de los Congresos y del Consejo, serán admitidos, además de la lengua española, el francés, el inglés y el portugués. Queda a criterio de los organizadores de la reunión y de la Secretaría General la elección del sistema de traducción a ser empleado.
3. Los gastos que demande el servicio de interpretación correrán por cuenta de los países o territorios que soliciten ese servicio, salvo cuando se trate de países o territorios incluidos en la última categoría contributiva.
4. En aquellas sesiones donde participen observadores o invitados que requieran de interpretación, los gastos correspondientes serán solventados proporcionalmente según su uso entre los países que hayan solicitado el servicio y la Secretaría General, a través de su presupuesto ordinario.
5. Los gastos que demande el Servicio de Traducción al Español (STEs) se distribuirán entre los países o territorios que integran el Grupo Lingüístico Español según su clase contributiva en la Unión.
CAPÍTULO VIII. Disposiciones finales
Artículo 136. Vigencia y duración del Reglamento General.
El presente Reglamento General entrará en vigor el día primero de enero de dos mil catorce y permanecerá vigente hasta la puesta en ejecución de las Actas del próximo Congreso.
En fe de lo cual, los Representantes Plenipotenciarios de los gobiernos de los países y territorios miembros de la Unión firman el presente Reglamento General en la ciudad de La Habana, Cuba, el día trece de septiembre de dos mil trece.
REGLAMENTO DE COOPERACIÓN TÉCNICA DE LA UNIÓN POSTAL DE LAS AMÉRICAS, ESPAÑA Y PORTUGAL. La Habana, 2013
ÍNDICE
Preámbulo.
Capítulo I. Cooperación Técnica-Definición, Objetivos y Principios.
Artículo 1. Definición.
Artículo 2. Objetivos.
Artículo 3. Directrices de Cooperación Técnica de la UPAEP.
Capítulo II. Recursos para la cooperación técnica.
Artículo 4. Recursos.
Artículo 5. Fondo de Alícuotas.
Artículo 6. Fondo de Disponibilidad.
Capítulo III. Gestión de los fondos de cooperación técnica.
Artículo 7. Condiciones generales para la presentación de proyectos.
Artículo 8. Gestión del Fondo de Alícuotas.
Artículo 9. Ámbito de aplicación del Fondo de Alícuotas.
Artículo 10. Gestión del Fondo de Disponibilidad.
Artículo 11. Ámbito de aplicación del Fondo de Disponibilidad.
Capítulo IV. Participantes en la cooperación técnica.
Artículo 12. Órganos.
Artículo 13. Congreso.
Artículo 14. Consejo Consultivo y Ejecutivo.
Artículo 15. Comité de Gestión.
Artículo 16. Grupo de Validación.
Artículo 17. Secretaría General.
Capítulo V. Presentación y evaluación de solicitudes de cooperación técnica.
Artículo 18. Consideraciones básicas y requisitos.
Artículo 19. Criterios de Validación.
Artículo 20. Proyectos regionales y subregionales.
Artículo 21. Procedimientos para la solicitud de Proyectos de Cooperación Técnica.
Artículo 22. Secciones de la solicitud de proyecto.
Artículo 23. Evaluación de las solicitudes.
Artículo 24. Adquisición de material y contratación de consultoría.
Artículo 25. Observaciones a una solicitud.
Artículo 26. Criterios de sostenibilidad.
Artículo 27. Aprobación de los proyectos y habilitación de los fondos.
Artículo 28. Evaluación una vez finalizado el proyecto.
Artículo 29. Evaluación de la evolución financiera del proyecto.
Artículo 30. Evaluación en el terreno de los proyectos por parte de la Secretaría General.
Capítulo VI. Disposiciones generales.
Artículo 31. Reglamento y Manual de Cooperación Técnica.
Artículo 32. Derogación de otras disposiciones.
Artículo 33. Modificación del Reglamento.
Artículo 34. Vigencia y duración del Reglamento.
PREÁMBULO
Conscientes de que la misión de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal (UPAEP), está orientada a promover la prestación del servicio postal universal así como a impulsar el mercado postal de la región mediante la reforma de las estructuras del sector postal de los países y territorios miembros, modernizando sus organizaciones, mejorando su calidad de servicio y capacitando sus recursos humanos, y siendo la Cooperación Técnica el principal mecanismo para alcanzar estos objetivos, los países y territorios miembros resuelven adoptar el presente Reglamento de Cooperación Técnica encargado por el XIX Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal mediante la Resolución XXXI. El proceso de Cooperación Técnica de la Unión en adelante será regido por el presente Reglamento y el Manual de Cooperación Técnica, que lo desarrolla.
Los países y territorios miembros se hacen responsables por un uso eficiente y eficaz de los recursos de cooperación que les sean brindados por la Unión.
CAPÍTULO I. La cooperación técnica-Definición, objetivos y principios
Artículo 1. Definición.
La Cooperación Técnica cuyos principios, objetivos, normas de aplicación, administración y control, son objeto de este Reglamento, es una de las actividades prioritarias de la Unión según su Constitución.
Las actividades de Cooperación Técnica son todas aquellas acciones por medio de las cuales uno o más países o territorios miembros se benefician de la asistencia técnica o financiera de la Unión o de uno o más países o territorios miembros con el fin último de favorecer el desarrollo global del sector en sus tres dimensiones, física, electrónica, y financiera.
Artículo 2. Objetivos.
La Cooperación Técnica de la Unión estará orientada fundamentalmente a favorecer el desarrollo del sector postal, la modernización y el mejoramiento de las condiciones de prestación de los servicios postales en sus tres dimensiones, física, electrónica y financiera, y en especial del servicio postal universal, de acuerdo con los siguientes objetivos:
Fomentar una eficiente y eficaz cooperación para el desarrollo y modernización del sector postal.
Promover y garantizar la prestación del servicio postal universal, de acuerdo con criterios de calidad, seguridad, regularidad y precios asequibles, así como mejorar e impulsar el mercado postal en la región.
Ayudar a mejorar la calidad del servicio en los países y territorios miembros.
Ayudar a los países o territorios miembros a cumplir con la Estrategia Postal adoptada por los Congresos de la Unión Postal Universal.
Fomentar la formación postal.
Artículo 3. Directrices de Cooperación Técnica de la UPAEP.
Los países o territorios miembros que soliciten beneficiarse de las actividades de Cooperación Técnica o de los Fondos de Cooperación Técnica de la Unión deberán ajustarse a las siguientes directrices:
1. Reconocer como documentos directrices en materia de Cooperación Técnica:
La Estrategia Postal de la UPU.
El Plan Estratégico de la Unión.
El Plan de Desarrollo Regional UPU-UPAEP.
Las Resoluciones aprobadas por el Congreso.
Las Decisiones emanadas del Consejo.
2. Reconocer el carácter complementario y transitorio de los Fondos y actividades de Cooperación Técnica. Los recursos de Cooperación Técnica complementarán los esfuerzos y recursos propios, que deberán ser lo más alto posible y no sustituibles. En el caso de los proyectos que sean financiados con recursos del Fondo de Disponibilidad, y no sean éstos proyectos del Plan de Desarrollo Regional, los países y/o territorios miembros deberán asegurar recursos financieros, propios o externos, en el porcentaje definido en el Manual.
3. Observar los procedimientos establecidos para la solicitud de Fondos de Cooperación Técnica.
El país o territorio miembro que solicita recursos de Cooperación Técnica busca solucionar algún problema técnico o suplir una carencia institucional, persiguiendo también un efecto expansivo de los recursos. Para hacerlo, deberá presentar a través de los procedimientos establecidos, una solicitud de Cooperación Técnica a la Secretaría General en la que describa de forma detallada el proyecto que desea desarrollar, según lo establecido en el Reglamento y en el Manual de Cooperación Técnica.
Las solicitudes de Cooperación Técnica deben acompañarse de un proyecto formulado de acuerdo con el Plan Estratégico del sector postal del país o territorio miembro solicitante, o con alguna otra iniciativa relacionada con el fortalecimiento y modernización de su organización, según lo establecido en el presente Reglamento y en el Manual de Cooperación Técnica.
La presentación del Plan Estratégico del sector postal o según se indica en el párrafo anterior será una condición necesaria e indispensable para la aprobación del proyecto en cuestión.
CAPÍTULO II. Recursos para la cooperación técnica
Artículo 4. Recursos.
1. Las actividades de Cooperación Técnica se financiarán con cargo a los Fondos de Cooperación Técnica que al efecto apruebe el Congreso para el período siguiente, sin perjuicio de recursos provenientes de otras fuentes que en su momento defina el Congreso o el Consejo, o que aporten el país o territorio miembro beneficiario u otros países o territorios miembros.
2. Los Fondos de Cooperación Técnica estarán constituidos por el Fondo de Alícuotas y por el Fondo de Disponibilidad, cuyos recursos tienen orígenes diferentes, y serán de uso exclusivo para la Cooperación Técnica.
3. El Congreso o el Consejo Consultivo y Ejecutivo deberán definir la utilización de los recursos de cooperación de acuerdo con las prioridades del Plan Estratégico de la Unión. A tal efecto podrán fijar porcentajes de uso por objetivo establecido.
Artículo 5. Fondo de Alícuotas.
1. El Fondo de Alícuotas se alimenta con los montantes que decida el Congreso de la Unión. Se distribuye por partes iguales denominadas alícuotas, entre todos los países o territorios miembros de la Unión, cuyas solicitudes serán gestionadas por la Secretaría General conforme a las disposiciones establecidas en el Reglamento y Manual de Cooperación Técnica.
2. La Secretaría General presentará un informe sobre la utilización de los recursos del Fondo de Alícuotas, detallando los proyectos elaborados por ejes y objetivos estratégicos y país y territorio miembro. Este informe será presentado al Consejo previa validación del Comité de Gestión, el cual podrá emitir sugerencias para la Secretaría General.
3. Los países o territorios miembros pueden renunciar a la utilización total o parcial de su alícuota haciendo donación de la misma. El importe incrementará el Fondo de Disponibilidad salvo que el país o territorio miembro donante defina, dentro del ámbito de actividades de Cooperación Técnica, otro destino y uso del importe donado.
Artículo 6. Fondo de disponibilidad.
1. El Fondo de Disponibilidad se alimentará de los recursos que apruebe o defina el Congreso o el Consejo, de ahorros presupuestarios y de las alícuotas no utilizadas, cuyas solicitudes serán gestionadas por la Secretaría General conforme a las normas y disposiciones establecidas en este Reglamento.
2. El presupuesto del Fondo de Disponibilidad, será presentado por la Secretaría General según el inciso d), numeral 2, artículo 118, del Reglamento General, en la formulación de los presupuestos anuales.
3. La distribución de los recursos del Fondo de Disponibilidad deberá cumplir con los objetivos de la Cooperación Técnica establecidos en el artículo 2 de este Reglamento, así como basarse en principios de equidad y proporcionalidad con el fin de que todos los países o territorios miembros puedan tener acceso. El Consejo y su Comité de Gestión velarán porque se cumpla con estos principios en la elaboración y aprobación del Plan Estratégico de la Unión.
4. Los fondos provenientes del Fondo de Disponibilidad deben de ser considerados como complementarios de otros recursos propios o externos que el país o territorio miembro beneficiario pueda obtener para sus proyectos de mejora y modernización. La aportación de recursos propios, que deberá ser lo más alta posible, figurará cuantificada en el proyecto.
CAPÍTULO III. Gestión de los fondos de cooperación técnica
Artículo 7. Condiciones generales para la presentación de proyectos.
Los requisitos para la presentación de proyectos a ser financiados con cargo a los Fondos de Cooperación Técnica son los siguientes:
Que los proyectos se ajusten a los objetivos y directrices previstos en los artículos 2 y 3 de este Reglamento.
Que en concordancia con el Artículo 3 del presente Reglamento, los proyectos deben enmarcarse dentro de las directrices de Cooperación Técnica, y deben estar vinculados al Plan Estratégico del sector postal del país o territorio miembro, o con alguna otra iniciativa relacionada con el fortalecimiento y modernización de su organización. En el caso de que éste no se haya elaborado, el primer proyecto deberá ser la realización de un plan estratégico.
Ser formulados de acuerdo con los procedimientos de presentación de proyectos, establecidos en el Manual de Cooperación Técnica.
El país o territorio miembro solicitante no podrá estar afectado por las sanciones automáticas dispuestas en el artículo 134 del Reglamento General de la Unión.
Que el país o territorio miembro solicitante no tenga en fase de ejecución un proyecto nacional inscrito en el Plan de Acción de la Unión.
Artículo 8. Gestión del fondo de alícuotas.
1. La gestión del Fondo de Alícuotas se regirá de acuerdo con las condiciones generales establecidas en el artículo 7 de este Reglamento.
2. Las particularidades de la gestión de este Fondo son las siguientes:
Las alícuotas no utilizadas en un determinado año o los saldos existentes a favor de un país o territorio miembro pasarán, al final de cada ejercicio, a incrementar el saldo disponible de este país o territorio miembro en el Fondo de Alícuotas para el año siguiente.
No obstante lo anterior, el saldo disponible por acumulación a favor de un país o territorio miembro no podrá superar la suma de 3 alícuotas, a menos que el país o territorio miembro justifique la causa o finalidad de la acumulación y ésta sea aceptada según el inciso 11.27) del artículo 114, del Reglamento General.
En el caso de que un país o territorio miembro haya acumulado tres alícuotas y no haya presentado ningún proyecto ni justificado la causa de la no utilización, el saldo de alícuota que supere los tres años de acumulación pasará a formar parte del Fondo de Disponibilidad. Con carácter previo, la Secretaría General consultará al país o territorio miembro y, de no existir contestación en 30 días hábiles por parte del país o territorio miembro o si la justificación no resultara suficiente, de acuerdo a lo dispuesto en el literal d) siguiente, se entenderá aprobado el traspaso de fondos. Las eventuales discrepancias serán resueltas por el Consejo, en consulta con la Secretaría General y el país o territorio miembro solicitante.
La justificación que presente el país o territorio miembro para no utilizar los recursos del Fondo de Alícuotas, debe estar debidamente sustentada ya sea por hallarse en el cumplimiento de un plan nacional de desarrollo o por imposibilidad económica o técnica.
Artículo 9. Ámbito de aplicación del fondo de alícuotas.
Los recursos del Fondo de Alícuotas se aplicarán además de aquellas otras modalidades que pueda decidir el Congreso o el Consejo, a los siguientes casos:
Contratación de expertos y consultores para misiones, asistencia operativa a los servicios postales o elaboración por la Secretaría General de proyectos de Cooperación Técnica.
Suministro de equipos y medios técnicos, asociados a proyectos, destinados a la formación profesional o a las necesidades de desarrollo de los servicios.
Participación de personal responsable en temas tratados en cursos, seminarios y coloquios, organizados por los países y territorios miembros, la Unión o conjuntamente con la UPU y reuniones de los Grupos de Trabajo de la UPAEP.
Los países o territorios miembros que quisieran organizar foros, seminarios, acciones de divulgación y eventos de interés de la Unión lo podrán realizar a través de su alícuota.
Pasantías en los servicios postales de otros países o territorios miembros.
Adquisición de manuales de enseñanza, desplazamientos de personal técnico u operativo, además del material necesario. Los gastos generales se repartirán entre los países o territorios miembros interesados.
En casos debidamente fundamentados a juicio del Consejo, los países y territorios miembros podrán hacer uso de su alícuota para contribuir a la financiación de cursos nacionales de carácter técnico destinados a su propio personal.
Servicios de interpretación y/o traducción para aquellos países y territorios miembros cuyo idioma oficial no sea el español.
En caso de que así lo solicitaren, los países y territorios miembros podrán financiar la concurrencia de un delegado a las reuniones anuales del Consejo, al Congreso de la Unión y al Congreso Postal Universal, con cargo a su Fondo de Alícuota, según lo establecido en el artículo 114, numeral 7 del Reglamento General de la UPAEP.
Artículo 10. Gestión del fondo de disponibilidad.
1. La gestión del Fondo de Disponibilidad se regirá de acuerdo con las condiciones generales establecidas en el artículo 7 del presente Reglamento.
Las particularidades de la gestión del Fondo de Disponibilidad son las siguientes:
El Fondo de Disponibilidad está destinado a proyectos de carácter estratégico de gran envergadura que requieran mayores recursos que los que provee el Fondo de Alícuotas, y su uso se regula bajo condiciones más estrictas. El importe solicitado debe ser superior a la mitad de una alícuota.
El Fondo de Disponibilidad es concursable. Los proyectos presentados con cargo a este Fondo deberán cumplir con las disposiciones establecidas en el Reglamento y Manual de Cooperación Técnica. La Secretaría General evaluará su cumplimiento. Un país o territorio miembro tendrá derecho a solicitar el financiamiento de un proyecto, según los límites que se establezcan en el Manual de Cooperación Técnica, el cual deberá ser aprobado por el Consejo Consultivo y Ejecutivo.
La presentación de cualquiera de los planes mencionados en el artículo 7 de este Reglamento se hará con el objetivo de garantizar que cada proyecto individual sea parte integrante de un mejoramiento global de la actividad postal y que los proyectos futuros se circunscriban a un marco lógico.
Cuando un país o territorio miembro no cuente con este plan, el primer proyecto se destinará al desarrollo de cualquiera de los planes indicados en el artículo 7, inciso b), de este Reglamento.
La Secretaría General no tramitará aquellos proyectos que se presenten para ser financiados con el Fondo de Disponibilidad que no cumplan con lo indicado en el artículo 7.
Artículo 11. Ámbito de aplicación del fondo de disponibilidad.
Los recursos se aplicarán, además de aquellas otras modalidades que puedan decidir el Congreso o el Consejo, a los siguientes casos:
1. Financiación de proyectos nacionales, regionales o subregionales.
2. Auditoría y consultorías que se deban desarrollar dentro del marco de un proyecto nacional, regional o subregional.
3. Proyectos estratégicos de mejoramiento de la actividad postal, sistemas de operación y de servicios de valor agregado de los países y territorios miembros.
CAPÍTULO IV. Participantes en la cooperación técnica
Artículo 12. Órganos.
1. Los órganos que participan en el proceso de solicitudes de Cooperación Técnica son: el Congreso, el Consejo y la Secretaría General.
2. Para el desarrollo de las actividades de Cooperación Técnica, además de los órganos indicados en el punto 1, participarán el Comité de Gestión y el Grupo de Validación, para que todos en el marco de sus respectivas competencias, adopten las medidas conducentes al cumplimiento óptimo de las actividades de Cooperación Técnica que, a favor del desarrollo de los servicios postales dispone el presente Reglamento, y se presentará un informe integrado al Congreso.
Artículo 13. Congreso.
El Congreso aprueba el Informe integrado presentado por el Consejo, que incluye todos los proyectos de Cooperación Técnica considerados y aprobados entre dos Congresos con indicación de los montos utilizados en cada uno de ellos, así como las actividades de Cooperación Técnica que hayan sido desarrolladas con cargo a alguno de los Fondos de Cooperación Técnica (Alícuotas o Disponibilidad).
Artículo 14. Consejo Consultivo y Ejecutivo.
1. El Consejo aprueba los proyectos de Cooperación Técnica de procedimiento estándar y ratifica, durante su sesión anual, los proyectos de Cooperación Técnica del procedimiento simplificado.
2. En su primera reunión después del Congreso, el Consejo nombrará los países validadores.
Artículo 15. Comité de Gestión.
El Comité de Gestión revisa los informes que se presentan ante el Consejo relacionados con la Cooperación Técnica, incluso los relativos a la utilización del Fondo de Alícuotas.
Artículo 16. Grupo de Validación.
El Grupo de Validación tiene como objetivo facilitar el proceso de valoración de los proyectos de Cooperación Técnica.
Este Grupo estará compuesto por tres países titulares y un suplente, los que serán nombrados por el Consejo por períodos de cuatro años.
La validación de los proyectos debe contar con el visto bueno de al menos dos de los tres miembros del Grupo de Validación. La respuesta de los países validadores no deberá exceder un plazo mayor a los quince días. La falta de respuesta será interpretada como consentimiento de validación.
En caso de necesidad de información adicional por parte de los países validadores, se encargará a la Secretaría General contactar con el país o territorio solicitante para recabar la información requerida.
La Secretaría General representada por el o los Jefes de Proyectos, asistirá al Grupo de Validación redactando su informe sobre cada una de las instancias del proceso de validación.
El informe del Grupo de Validación es un requisito indispensable dentro del proceso de aprobación final de los proyectos por el Consejo.
Los países o territorios miembros que presenten proyectos no podrán actuar como validadores de sus propios proyectos.
Los países y territorios miembros designados como validadores, deberán nombrar técnicos expertos en proyectos, quienes serán los autorizados para remitir sus evaluaciones a la Secretaria General. El nombre de dichos técnicos deberá ser comunicando al Consejo.
Articulo 17. Secretaría General.
1. La Secretaría General es el órgano que gestionará los Fondos de Cooperación Técnica. Sus atribuciones en el proceso de solicitudes de proyectos, son las siguientes:
Solicitar anualmente a los países y territorios miembros sus previsiones y requerimientos para la formulación de proyectos con cargo a los Fondos de Cooperación Técnica.
Asesorar e interactuar con los países y territorios miembros en la fase de presentación o elaboración de una solicitud de financiación de un proyecto.
Verificar que la información incluida en las solicitudes de proyectos esté completa y se ajuste a la requerida por el Reglamento y el Manual de Cooperación Técnica. Si faltaren datos significativos o la presentación no se ajustare a las instrucciones, la Secretaría General realizará las observaciones que estime pertinentes y las comunicará al país o territorio miembro solicitante, con el fin de cumplir los requisitos estipulados.
Analizar la idoneidad técnico-financiera de las solicitudes de fondos para proyectos de Cooperación Técnica e incorporarlas a los informes a presentar al Consejo.
Elaborar un informe relativo a las solicitudes de cooperación recibidas que, junto con éstas, remitirá al Grupo de Validación para su evaluación.
Gestionar el inicio de los proyectos de procedimiento estándar cuando por su urgencia se requiera, como consecuencia de una catástrofe natural o humana, guerra, atentado terrorista, e informar al Consejo.
Colaborar en la selección de consultores postales, para las misiones de consultoría.
Coordinar la ejecución de los proyectos aprobados.
Realizar el seguimiento y la evaluación periódica de la ejecución de los proyectos y del desarrollo de los mismos.
Informar anualmente al Consejo sobre los proyectos de urgencia gestionados para iniciar por la Secretaría General y en conocimiento del Comité de Gestión y de las circunstancias específicas de cada uno de ellos que justificaron la aprobación de los mismos.
Someter anualmente a consideración del Consejo la evolución de los Fondos de Cooperación Técnica, así como un estado económico-financiero detallado para cada Fondo.
Presentar anualmente al Consejo un informe detallado de las actividades de Cooperación Técnica por cada país o territorio miembro, incluyendo la evaluación de los resultados. En este informe se detallará además las causas que han impedido que determinados proyectos no hayan podido ser desarrollados o finalizados.
Fomentar y apoyar a los países y territorios miembros a realizar presentaciones de sus proyectos, en curso o terminados, financiados parcial o totalmente con Fondos de Cooperación Técnica de la Unión, publicitando los mismos en los distintos foros postales.
Proponer para aprobación del Consejo, iniciativas de Cooperación Técnica que se transformen en proyectos colectivos y proyectos de alcance regional o subregional, contemplando al mismo tiempo las modalidades de financiación necesarias para su ejecución.
Promover y supervisar los procesos de transferencia de tecnología entre países y territorios miembros, así como la donación de equipos y materiales.
Hacer gestiones ante los países y territorios miembros para el incremento de donaciones de alícuotas de Cooperación Técnica u otras fuentes de financiación.
Hacer gestiones ante los organismos multilaterales de crédito para la financiación de proyectos de Cooperación Técnica.
Gestionar anualmente ante la Unión Postal Universal, sobre la base del Convenio de Cooperación Técnica suscrito con la misma, la financiación de proyectos de alcance regional o subregional, aprobados por el Consejo.
Como complemento de lo establecido en las disposiciones sobre Cooperación Técnica de la Unión, realizar las acciones previstas en este Reglamento y en el Manual de Cooperación Técnica o aquellas que en su momento le encargue el Consejo.
CAPÍTULO V. Presentación y evaluación de solicitudes de cooperación técnica
Artículo 18. Consideraciones básicas y requisitos.
1. Las consideraciones básicas en la presentación de solicitudes son:
Los recursos de Cooperación Técnica deben complementar los esfuerzos y recursos propios de cada país o territorio miembro, y no sustituirlos. Desde la Secretaría General se debe de fomentar la cofinanciación del país solicitante.
Los recursos de Cooperación Técnica tienen carácter transitorio, debiendo la institución receptora, en un tiempo razonable, estar en condiciones de autosostener las acciones y actividades puestas en marcha como consecuencia del proyecto.
Considerar que la utilización eficaz de los resultados de la Cooperación Técnica integrados en su acervo técnico, debe ir acompañada de un efecto multiplicador en favor del sector postal de la región.
2. En la presentación de solicitudes se debe cumplir con los siguientes requisitos:
Presentar las solicitudes de financiación con cargo a los Fondos de Cooperación Técnica con al menos dos meses de antelación a la celebración de las reuniones del Consejo, siguiendo los procedimientos establecidos en el presente Reglamento y en el Manual de Cooperación Técnica. Se exceptúan de este plazo las modalidades tramitadas bajo el procedimiento simplificado y los proyectos de procedimiento estándar señalados en el Artículo 17, literal f) de este Reglamento.
Cumplir con los plazos, criterios y condiciones establecidos para la evaluación, validación e implantación de los proyectos.
Iniciar la ejecución del proyecto en el mismo ejercicio en el que se presenta la solicitud de los recursos. En caso que el proyecto se realice en fases distintas, el financiamiento deberá ser, en consecuencia, fraccionado. El financiamiento de la fase posterior se iniciará teniendo en cuenta la evaluación positiva de la fase anterior.
Cumplir estrictamente con el cronograma de trabajo establecido en el proyecto, informando a la Secretaría General, dado el caso, las razones debidamente fundamentadas que requieran la variación del mismo.
Los proyectos financiados con recursos del Fondo de Disponibilidad deberán cumplir con el cronograma previsto y aprobado del proyecto. En caso de que el inicio del proyecto sufra un retraso de 6 meses y durante el período de su ejecución presente desfases o factores de riesgo que ameriten ajustes en los términos de su cronograma, el país o territorio miembro beneficiario deberá comunicar los motivos del desfase a la Secretaría General para que ésta, en coordinación con el responsable del proyecto, estudien las condiciones necesarias para asegurar la continuidad del mismo.
En el Manual de Cooperación Técnica se definen las condiciones requeridas para dar cumplimiento al literal e) para justificar la falta de inicio de un proyecto o el desfase del cronograma inicialmente previsto.
En caso de que la modificación de la fecha de inicio del proyecto indicado en el literal e) y/o el desfase del cronograma previsto de ejecución del proyecto, luego de un año no pudiera ser solucionable, la Secretaría General informará al Comité de Gestión y al Consejo, de modo que éste disponga lo procedente sobre los recursos del proyecto, tanto para los ya girados como los comprometidos. El Consejo podrá solicitar el reintegro de los recursos del proyecto al Fondo de Disponibilidad.
En caso de incumplimiento de la presentación de la justificación para modificar la fecha de inicio del proyecto o el desfase del cronograma de ejecución del proyecto, el mismo se considerará como anulado. La Secretaría General iniciará las gestiones para solicitar la restitución de los fondos a su fuente correspondiente e informará al Comité de Gestión y al Consejo.
Artículo 19. Criterios de validación.
1. Para dar curso favorable a un proyecto de Cooperación Técnica la Secretaría General y los países validadores deberán comprobar que el país o territorio miembro que formula un proyecto cumpla con los requisitos indispensables determinados en el presente Reglamento.
2. De igual modo, se deberá comprobar que la definición de los objetivos del proyecto estén vinculados con los lineamientos del plan o estrategia del sector postal y que guarden coherencia con el cronograma de implementación y el presupuesto del proyecto, así como que la determinación de solicitud de equipamiento asociado al proyecto contenga términos de referencia y especificaciones técnicas claramente definidos.
Artículo 20. Proyectos regionales y subregionales.
1. Dos o más países o territorios podrán acordar la ejecución de proyectos colectivos de ámbito regional o subregional, para lo que podrán contar con la coordinación de la Secretaría General.
2. El Consejo examinará y, dado el caso, aprobará proyectos encargados por el Congreso, provenientes de recomendaciones de los Grupos de Trabajo, de la Secretaría General y de la propia iniciativa del Consejo, enmarcados en el Plan de Acción, en el sentido de formular e implementar proyectos de carácter regional que respondan a una necesidad de la Unión.
3. Los recursos para la financiación de este tipo de proyectos serán los previstos en el artículo 4 del presente Reglamento. Estos recursos podrán:
ser deducidos proporcionalmente de las alícuotas respectivas del Fondo de Alícuotas.
tener una asignación proporcional del Fondo de Disponibilidad según determine el Consejo.
contar con los correspondientes recursos propios de contraparte de los países o territorios participantes en el proyecto según lo señala el Artículo 3, numeral 2, del presente Reglamento.
4. Los recursos a asignar serán resultantes del presupuesto formulado en el proyecto y aprobado por el Consejo.
Artículo 21. Procedimientos para la solicitud de proyectos de cooperación técnica.
1. Para la presentación de proyectos de Cooperación Técnica se podrá adoptar dos tipos de procedimientos:
Simplificado, para aquellos proyectos con cargo al Fondo de Alícuotas, cuyo importe no supere la mitad de una alícuota.
Estándar, para aquellos proyectos con cargo al Fondo de Alícuotas, cuyo importe supere la mitad de una alícuota o sean financiados con cargo al Fondo de Disponibilidad.
2. La presentación de un proyecto estándar podrá estar precedida de la formulación de un preproyecto que se remitirá a la consideración de la Secretaría General, con el fin de asegurarse la idoneidad técnico-financiera y la adecuación a las prioridades establecidas.
3. Los proyectos simplificados serán presentados a la Secretaría General quien gestionará, luego de verificar el cumplimiento de los requisitos respectivos, el inicio de los mismos.
4. Los proyectos financiados solamente con recursos del Fondo de Alícuotas que superen la media alícuota podrán iniciarse, luego de concluido el proceso de validación correspondiente, ad referéndum del Consejo. La Secretaría General llevará un control estricto sobre los proyectos que inicie bajo esta medida, presentando informes al Comité de Gestión y al Consejo, que entre otros aspectos incluyen el detalle y justificación de los egresos aplicados.
5. Los proyectos bajo procedimiento estándar serán presentados al Consejo, con excepción de los financiados con recursos provenientes de donaciones del fondo de alícuotas de Cooperación Técnica de otros países o territorios miembros.
Artículo 22. Secciones de la solicitud de proyecto.
1. Toda solicitud de proyecto simplificado deberá contener al menos los siguientes elementos:
Información institucional.
Identificación.
Memoria justificativa.
Presupuesto del proyecto.
2. Toda solicitud de proyecto estándar deberá contener al menos los siguientes elementos:
Información institucional.
Identificación.
Memoria justificativa.
Objetivos y resultados.
Necesidades de cooperación externa y contrapartida nacional.
Presupuesto del proyecto.
Plan de ejecución del presupuesto.
Plan de ejecución del proyecto.
Propuesta de seguimiento.
Responsable del proyecto.
3. En caso de proyectos regionales o subregionales, los países o territorios integrantes deberán indicar cuál o cuáles de ellos asumirán la responsabilidad y autoridad del proyecto, además de los elementos indicados en el punto anterior.
Artículo 23. Evaluación de las solicitudes.
1. Cuando la Secretaría General cuente con la información completa presentará los proyectos al Grupo de Validación el cual procederá a analizar las solicitudes, verificará que los proyectos cumplan con los siguientes criterios y evaluará:
Que los proyectos estén comprendidos dentro de los planes de desarrollo postal del país o territorio solicitante y de los principios generales de la Cooperación Técnica, indicados en el artículo 3 del presente Reglamento.
La justificación.
La consistencia.
La estimación de recursos.
Los planes.
La metodología de seguimiento del proyecto.
2. El informe que presente la Secretaría General al Comité de Gestión y al Consejo, incluirá un resumen de cada uno de los puntos anteriores.
Articulo 24. Adquisición de material y contratación de consultoría.
La adquisición de equipos, insumos u otros artículos y la contratación de consultoría para los proyectos financiados con recursos de los fondos de cooperación indicados en el artículo 4 de este Reglamento, se realizarán bajo principios de transparencia, igualdad, eficiencia y libre competencia, según los procedimientos establecidos en el Manual de Cooperación Técnica, respetando la legislación nacional.
Artículo 25. Observaciones a una solicitud.
1. Todo proyecto deberá cumplir con la totalidad de los criterios indicados en los artículos anteriores. En caso de incumplimiento de uno o varios de los criterios, la Secretaría General contactará con el país o territorio miembro solicitante para alcanzar una solución en el menor tiempo posible; en caso contrario la solicitud no podrá ser aceptada para su trámite.
2. Tanto el Grupo de Validación como la Secretaría General deberán realizar observaciones sobre las solicitudes de proyectos por incumplimiento de los requisitos indicados. El país o territorio miembro tendrá la facultad de objetar dichas observaciones presentando la justificación respectiva. Si el Grupo de Validación o la Secretaría General mantuvieren su posición, se elevará el caso a consideración del Consejo quien decidirá si aprueba o no el proyecto. Sobre la decisión del Consejo no cabe recurso alguno.
Artículo 26. Criterios de sostenibilidad.
1. La Secretaría General no dará curso a aquel proyecto que no se ajuste a un impacto sostenible dentro del país o territorio miembro.
2. El formulario estándar que figura en el Manual de Cooperación Técnica contempla un capítulo destinado a establecer la política de sostenibilidad del proyecto y el compromiso de cumplimiento de ésta, capítulo que deberá ser completado obligatoriamente
Artículo 27. Aprobación de los proyectos y habilitación de los fondos.
1. Una vez que la propuesta de proyecto ha sido aprobada por el Consejo, la Secretaría General notificará al país o territorio miembro sobre:
la aprobación incondicional, permitiendo una iniciación inmediata del proyecto (urgentes);
la aprobación para iniciar el proyecto respectivo;
aprobación condicionada al cumplimiento de las recomendaciones aprobadas por el Consejo.
2. Esta notificación se referirá a la documentación de la propuesta de proyecto presentada y deberá especificar las condiciones que deberá cumplir el país o territorio miembro antes de que se habiliten los fondos y de que se inicie el proyecto. También podrá establecer condiciones especiales en lo que respecta a la ejecución del mismo, tales como procesos de control y de presentación de informes.
3. El Consejo, de acuerdo con el tipo de procedimiento del proyecto, podrá decidir, dado el caso, si los fondos aprobados se entregarán en un pago único o en varios pagos a medida que se reciban los informes de ejecución del proyecto.
4. Los proyectos deberán comenzar en un plazo de cuatro a ocho semanas después de recibida la notificación de aprobación incondicional de los mismos. Cualquier imposibilidad previsible para cumplir con esta disposición deberá estar explicada en la propuesta del proyecto o deberá explicarse en el plazo de una semana una vez recibida la notificación incondicional de aprobación.
Artículo 28. Evaluación una vez finalizado el proyecto.
1. El país o territorio miembro beneficiario de un proyecto de Cooperación Técnica de la Unión presentará a la Secretaría General un informe sobre la ejecución del mismo denominado «Informe final y evaluación de impacto de proyectos», para cuyo efecto deberá completar el formulario que figura en el Anexo 3 del Manual de Cooperación Técnica. La documentación se presentará en un plazo máximo de 30 días después de su finalización. Este informe será evaluado por la Secretaría General a efectos de medir el grado de realización de cada uno de los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto así como el impacto efectivo del mismo para la institución solicitante u otras.
2. Los puntos que deberán incluirse en dicho informe de evaluación están contenidos en el Manual de Cooperación Técnica, «Informe Final y Evaluación de Impacto».
3. La información solicitada por el Manual de Cooperación Técnica destinada al proceso de evaluación es de carácter obligatorio; se dará especial importancia a los criterios de cumplimiento de los objetivos y de sostenibilidad del proyecto, una vez concluido el mismo.
4. En caso de que el país o territorio miembro no presente el informe en el plazo previsto, o que éste no siga las directrices descritas en el presente Reglamento y en el Manual de Cooperación Técnica, la Secretaría General informará al Presidente del Consejo y al Comité de Gestión, en un plazo de 5 días desde la recepción del informe o desde el incumplimiento del plazo para la presentación del mismo. La Secretaría General trabajará con el país o territorio miembro, para subsanar esta situación en el máximo de 3 meses.
5. En caso que el país o territorio miembro, a pesar de la intervención de la Secretaría General, no presentase el informe de acuerdo a lo establecido en el Reglamento y Manual de Cooperación Técnica, estará impedido de presentar un nuevo proyecto con cargo a recursos del Fondo de Disponibilidad, hasta tanto sea regularizada la situación.
Artículo 29. Evaluación de la evolución financiera del proyecto.
La Secretaría General velará por el cumplimiento del cronograma de la ejecución financiera del proyecto aprobado en las instancias de validación. Al término del proyecto, la Secretaría General informará al Comité de Gestión y al Consejo sobre la ejecución financiera de cada proyecto. Las características de esta tarea se hallan contenidas en el Manual de Cooperación Técnica.
Artículo 30. Evaluación en el terreno de los proyectos por parte de la Secretaría General.
Cuando se requiera la presencia de la Secretaría General en el terreno para evaluación de proyectos de gran envergadura, entiéndanse éstos como proyectos colectivos, regionales o subregionales, se actuará de la siguiente manera:
Se debe incluir dentro del presupuesto del proyecto el financiamiento para dicha participación.
El procedimiento será establecido en el Manual de Cooperación Técnica.
CAPÍTULO VI. Disposiciones generales
Artículo 31. Reglamento y Manual de Cooperación Técnica.
1. El Reglamento y el Manual de Cooperación Técnica contienen una sistematización de las reglas, condiciones, modalidades y procedimientos relativos a las actividades de la Cooperación Técnica que se desarrollan en el marco de la Unión, garantizando procedimientos claros y transparentes con el objeto de facilitar a los países y territorios miembros, el acceso a los Fondos de Cooperación Técnica y beneficiarse de las actividades que en este marco, se desarrollen en la región bajo principios de eficiencia y eficacia.
2. El Reglamento de Cooperación Técnica es aprobado por el Congreso, establece el cuadro normativo obligatorio para todos sus miembros y especifica los objetivos, principios y reglas que rigen la Cooperación Técnica así como los requisitos básicos para la formulación, aprobación, supervisión y evaluación de los proyectos.
3. El Manual de Cooperación Técnica, aprobado por el Consejo, bajo la normativa establecida en el Reglamento de Cooperación Técnica, describe la formulación de los procedimientos relativos a la prestación de la Cooperación Técnica, las condiciones y modalidades aplicables a la elaboración y la presentación de los proyectos así como la evaluación del impacto de la implementación de Proyectos de Cooperación Técnica.
Artículo 32. Derogación de otras disposiciones.
Respetando las Actas de la Unión, queda derogada cualquier otra disposición que se oponga a las medidas adoptadas en este Reglamento.
Artículo 33. Modificación del Reglamento.
El Reglamento de Cooperación Técnica podrá ser modificado únicamente por el Congreso.
Artículo 34. Vigencia y duración del Reglamento.
El presente Reglamento entrará en vigor a partir del primero de enero de dos mil catorce y tendrá vigencia hasta que el Congreso decida su modificación.
En fe de lo cual, los representantes plenipotenciarios de los gobiernos de los países y territorios miembros de la Unión firman el presente Reglamento de Cooperación Técnica en la ciudad de La Habana el día trece de septiembre de dos mil trece.
RESOLUCIONES Y RECOMENDACIONES DEL 22.º CONGRESO. La Habana, 2013
ÍNDICE
Resoluciones:
1. Ingreso de Sint Maarten a la Unión.
2. Disminución de unidades de contribución.
3. Situación presupuestaria de Haití.
4. Topes presupuestarios de la Unión 2014-2017.
5. Presupuesto de la Unión para el año 2014.
6. Continuidad del Grupo de Trabajo «Finanzas de la Unión.
7. Niveles de contribución de los países y territorios miembros de la Unión.
8. Estatuto de los Funcionarios de la Secretaría General.
9. Creación del Fondo de Contingencia-Restitución de los Servicios Postales Básicos.
10. Modificación de la Resolución IV del Congreso de Montevideo. Excepción al artículo 134 del Reglamento General-Sanciones automáticas.
11. Política en materia de Cooperación Técnica para el período 2014-2017.
12. Nueva estructura de los Grupos de Trabajo de la Unión.
13. Normativa vigente de la Unión.
14. Creación del Grupo de Trabajo «Aspectos Operativos».
15. Continuidad del Grupo de Trabajo «Cooperación Técnica».
16. Emisión «América»-Temas comunes 2014-2017.
17. Relatoría «Filatelia».
18. Continuidad del Grupo de Trabajo «Planificación Estratégica».
19. Estrategia de la Unión 2014-2017.
20. Grupo de Trabajo «Remuneración».
21. Continuidad del Grupo de Trabajo «Asuntos Regulatorios».
22. Continuidad del Grupo de Trabajo «Reforma UPU/UPAEP».
23. Continuidad de la Relatoría sobre «Temas de interés en materia de TIC/Sociedad de la Información.
24. Continuidad del Grupo de Trabajo «Gestión de la Calidad».
25. Continuidad de la Relatoría «Preparación del Congreso de la UPU».
26. Continuidad del Grupo de Acción Seguridad de la UPAEP.
27. Acuerdo de Cooperación UPAEP/UPU-Plan de Desarrollo Regional-PDR 2013-2016.
28. Designación de la sede del 23.º Congreso de la Unión.
29. Designación de Secretario General de la UPAEP.
30. Confección de la versión definitiva de las Actas del 22.º Congreso.
31. Sistema de Control Mundial de la Calidad de Servicio de la Unión Postal Universal.
32. Estrategia Postal de Doha. Encargo del 22.º Congreso de La Habana a la Secretaría General. Estudio sobre impacto en los países y territorios miembros del Sistema Objetivo.
RESOLUCIÓN 1/2013. Ingreso de Sint Maarten a la Unión
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 20, Ingreso de Sint Maarten a la Unión;
los documentos CCE/13 – Doc. 25.2 y CCE/13 – Dec. 3, Situación de Curazao-Adhesión de Sint Maarten a la Unión;
CONSIDERANDO
que el Reino de los Países Bajos ha resuelto una reforma constitucional por la cual determina que el Reino está compuesto de cuatro partes, a saber: los Países Bajos, Aruba, Curazao y Sint Maarten;
que Aruba y Curazao son miembros de la Unión;
que Sint Maarten ha solicitado su ingreso a la Unión, a cuyo efecto se han cumplido los trámites correspondientes para hacer efectivo el mismo;
que el Congreso ha aprobado la Proposición RG 129.1/Rev. 1 mediante la cual se dispone que un nuevo miembro de la Unión podrá aportar el nivel mínimo de contribución, fijado en 1,25,
RESUELVE:
1. Aprobar el ingreso de Sint Maarten con una cuota contributiva de 1,25.
2. Encargar a la Secretaría General coordinar con Sint Maarten los aspectos reglamentarios de su ingreso a la Unión.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 2/2013. Disminución de unidades de contribución
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 06.5, Solicitudes de disminución y mantenimiento de las Unidades de Contribución de los países miembros;
CONSIDERANDO
que en aplicación de lo dispuesto en el artículo 129, párrafos 5 y 6 del Reglamento General, Santiago de Chile, 2009, corresponde al 22.º Congreso tomar nota del descenso de categoría solicitado por España y Portugal,
RESUELVE:
Tomar nota del descenso de categoría de contribución de acuerdo al siguiente detalle:
España: de 8 a 7 unidades de contribución.
Portugal: de 6 a 5 unidades de contribución.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 3/2013. Situación presupuestaria de Haití
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
Lo establecido por la Resolución II del Congreso de Río de Janeiro, 2005, y por la Resolución 25 del Congreso de Santiago de Chile, 2009, en cuanto a la situación particular que está atravesando Haití;
CONSIDERANDO
que se mantiene la situación de crisis y por lo tanto la intervención de Naciones Unidas en Haití,
RESUELVE:
Mantener por el período 2014-2017 la suspensión temporal de la contribución de Haití al presupuesto de la Unión.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 4/2013. Topes presupuestarios de la Unión 2014-2017
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el artículo 127, numeral 1, del Reglamento General de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, Santiago de Chile, 2009;
CONSIDERANDO
los documentos CCE/13 – Doc.06.8, Informe sobre la situación presupuestaria y financiera de la Unión; CCE/13 – Doc. 06.9, Informe del Grupo Finanzas Ad hoc; CCE/13 – Doc. 06.10/Rev. 1, Presupuesto de la Unión – Año 2014;
CONSIDERANDO ASIMISMO
que la Resolución 19, en su numeral 6, autoriza a la Secretaría General a presentar al Consejo de 2013 el Proyecto de Presupuesto del año 2014, el cual podrá ser aprobado ad referendum del Congreso del año 2013;
que es necesario dotar de recursos a los fondos de ejecución presupuestario y de conservación del edificio;
que se ha creado un Fondo de Contingencia a los efectos de hacer frente a las catástrofes naturales que pudieran sufrir los países o territorios miembros;
DESEANDO
contar con un presupuesto sostenible para el período 2014 - 2017, que permita a la Unión desempeñar sus funciones de la mejor manera posible,
RESUELVE:
1. Establecer límites máximos para el presupuesto anual de la Unión en USD 1:600.000 para el período 2014-2017. Asimismo, deberá considerarse una partida de USD 80.000 para los gastos de inicio y cese de misión en el año 2014.
2. Establecer límites máximos para el presupuesto del STEs de USD 110.000 para cada uno de los años del período 2014-2017. Será necesaria una suma adicional de USD 50.000 para el año 2016 como soporte del Congreso de la UPU.
3. Incluir un crédito de USD 50.000 en el presupuesto de la Unión correspondiente a cada uno de los ejercicios 2016 y 2017 para financiar los Congresos de la UPU y de la UPAEP, respectivamente.
4. Disponer que, a través del presupuesto, se determine que la parte de los intereses generados por las colocaciones financieras asociadas a las reservas de los Fondos de Cooperación Técnica, Fondo de Ejecución Presupuestario, Fondo de Conservación del Edificio y Fondo de Contingencia por Catástrofes Naturales, se destinen según la siguiente proporción durante el período 2014-2017, a los efectos de dotar de recursos disponibles a dichos fondos:
• Fondo de Disponibilidad – 40%.
• Fondo de Ejecución Presupuestario – 25%.
• Fondo de Conservación del Edificio – 25%.
• Fondo de Contingencia por Catástrofes Naturales – 10%.
5. Encargar a la Secretaría General la realización de un estudio con el fin de establecer un porcentaje del presupuesto para el financiamiento de los distintos fondos del numeral anterior para el período 2018–2021.
6. Disponer que las economías resultantes de la ejecución presupuestaria del período 2014-2017 alimenten de la siguiente forma las distintas reservas de fondos de la Unión:
i. 70% Fondo de Ejecución Presupuestario.
ii. 30% Fondo de Conservación del Edificio.
7. Disponer asimismo de una partida dentro del tope presupuestario para alimentar el Fondo de Ejecución Presupuestario y el Fondo de Conservación del Edificio durante el período 2014-2017.
8. Autorizar a la Secretaría General a presentar al Consejo del año 2017 el Proyecto de Presupuesto del año 2018, el cual podrá ser aprobado ad referendum del Congreso del año 2017.
9. Toda disposición contraria a esta Resolución queda sin efecto.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 5/2013. Presupuesto de la unión para el año 2014
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
el documento Congreso – Doc. 06.6, Presupuesto de la Unión para el año 2014;
CONSIDERANDO
que de acuerdo con lo establecido en el artículo 127, párrafo 3, del Reglamento General de la Unión, Santiago de Chile, 2009, la Secretaría General debe someter al Consejo Consultivo y Ejecutivo el Presupuesto detallado del año siguiente;
que de acuerdo con lo establecido en el artículo 114, párrafo 11.8), del referido Reglamento, es atribución del Consejo autorizar el Presupuesto anual de la Unión, dentro de los límites fijados por el Congreso;
que el proyecto de Presupuesto presentado responde, en sus aspectos formales, a lo establecido en el artículo 6 del Reglamento de la Secretaría General, Santiago de Chile, 2009;
que el Consejo de 2013, a través de su Decisión CCE/13 – Dec. 6, aprobó ad referéndum del 22.º Congreso el Proyecto de Presupuesto del año 2014, tomando como base los trabajos realizados por el Grupo Ad hoc Finanzas,
RESUELVE:
Aprobar el Presupuesto de la Unión para el año 2014, contenido en el documento Congreso-Doc. 06.6.
Serrana Bassini Casco, Secretaria General.–Silvia Munárriz Mon, Presidenta.
RESOLUCIÓN 6/2013. Continuidad del Grupo de Trabajo «Finanzas de la Unión»
El 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
VISTO
El documento Congreso – Doc. 06.4/Rev. 1, Informe del Grupo Ad hoc «Finanzas»;
CONSIDERANDO
que por decisión 5 del Consejo de 2011 se conformó el Grupo Ad hoc Finanzas, con la misión de estudiar la situación presupuestaria de la Unión y formular recomendaciones al Congreso de La Habana de 2013 sobre las mejores opciones para conseguir una situación financiera sustentable a mediano y largo plazo;
que, ante la complejidad de los temas tratados y la necesidad de seguir realizando estudios y consultas con la membresía, y asegurar una colaboración transversal con los Grupos de Cooperación Técnica y de Planificación Estratégica, el Grupo Ad hoc Finanzas tuvo una renovación de su mandato por Decisión 5 del Consejo de 2012;
TENIENDO EN CUENTA
los numerosos trabajos realizados por el Grupo Ad hoc Finanzas durante el período 2011-2013;
el paquete de recomendaciones consensuado, presentado y aprobado por el Consejo Consultivo y Ejecutivo de mayo de 2013 ad referéndum del Congreso de La Habana;
las conclusiones del Debate General del 22.º Congreso de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal,
RECONOCIENDO
que la situación presupuestaria de la UPAEP es considerada como prioridad para el correcto cumplimiento de su misión, y en ese sentido es necesario realizar un seguimiento pormenorizado de la evolución de los ejercicios financieros de la Unión;
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