LegalizeLoi du 17 août 2018 sur l’archivage et portant modification 1° de la loi modifiée du 25 juin 2004 portant réorganisation des instituts culturels de l’État ; 2° de la loi électorale modifiée du 18 février 2003 ; 3° du décret modifié du 18 juin 1811 contenant règlement pour l’administration de la justice en matière criminelle, de police correctionnelle, et de simple police, et tarif général des frais
Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Notre Conseil d’État entendu ;
De l’assentiment de la Chambre des Députés ;
Vu la décision de la Chambre des Députés du 10 juillet 2018 et celle du Conseil d'État du 17 juillet 2018 portant qu'il n'y a pas lieu à second vote ;
Avons ordonné et ordonnons :
Chapitre I Objet de la loi et définitions
Art. 1er.
La présente loi a pour objet de régler l’archivage dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour assurer, par le biais de la sauvegarde d’un patrimoine archivistique national et dans un esprit de transparence démocratique, l’accès à la documentation d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal du Grand-Duché de Luxembourg.
Art. 2.
Pour l’application de la présente loi, l’on entend par :
« archives » : l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme matérielle et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ;
« archives publiques » : les documents visés au point 1. produits ou reçus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics de l’État et des communes, la Chambre des députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes, l’Institut grand-ducal, la Cour grand-ducale pour ce qui est des documents relevant de la fonction du chef d’État, l’Archevêché de Luxembourg, les Consistoires de l’Église protestante et de l’Église protestante réformée du Luxembourg, le Consistoire administratif de l’Église protestante du Luxembourg, le Consistoire israélite, l’Église anglicane du Luxembourg, l’Église orthodoxe au Luxembourg, les Églises orthodoxes hellénique, roumaine, serbe et russe établies au Luxembourg, la Shoura, assemblée de la Communauté musulmane du Grand-Duché de Luxembourg ainsi que le Fonds de gestion des édifices religieux et autres biens relevant du culte catholique. Sont également visés les minutes et répertoires des notaires ;
« archives privées » : les documents visés au point 1. qui n’entrent pas dans le champ d’application du point 2. ;
« dossier » : ensemble de documents regroupés par un producteur pour son usage courant parce qu'ils concernent un même sujet ou une même affaire ;
« versement » : la transmission de la conservation, de la gestion et de la responsabilité du traitement des archives publiques y compris des données à caractère personnel ;
« transfert d’archives privées » : la transmission de la gestion d’archives privées par voie de dépôt, de don ou de legs respectivement par voie d’acquisition ;
« tableau de tri » : document décrivant toutes les archives d’un producteur ou détenteur d’archives publiques et qui mentionne pour chaque catégorie d’archives les informations suivantes : la typologie, l’intitulé ou la description du contenu, la durée d’utilité administrative et le sort final. Le tableau de tri est accessible au public. Exception est faite pour les tableaux de tri référençant des documents qui ont trait à la défense nationale, à la sécurité du Grand-Duché de Luxembourg ou à la sécurité des États étrangers ou des organisations internationales ou supranationales avec lesquelles le Luxembourg poursuit des objectifs communs sur base d’accords ou de conventions ;
« sort final » : sort réservé aux archives à l’expiration de la durée d’utilité administrative et consistant soit en la conservation définitive et intégrale des documents, soit en la destruction définitive et intégrale des documents ;
« durée d’utilité administrative » : la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d'être utilisées par le producteur ou le détenteur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant leur sort final ;
« recommandations » : les bonnes pratiques élaborées par les Archives nationales dans le cadre de leur mission d’encadrement en ce qui concerne la gestion, la conservation et la communication des archives publiques ainsi que les conseils émis par les Archives nationales suite à leurs inspections dans le cadre de leur mission d’encadrement ;
« fonds d’archives » : l’ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur ou détenteur d’archives dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.
Chapitre II Proposition de versement des archives publiques aux Archives nationales
Art. 3.
(1)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques doivent proposer aux Archives nationales le versement de leurs archives publiques à l’expiration de leur durée d’utilité administrative.
Les archives publiques doivent être conservées de sorte que la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations soient garantis tout au long de leur cycle de vie.
(2)
Lorsqu’il est mis fin à l’existence d’un organisme détenteur d’archives publiques, celles-ci sont, à défaut d’affectation déterminée par l’acte de suppression et quelles que soient leur date ou leur durée d’utilité administrative, directement proposées aux Archives nationales et versées suivant les règles relatives au versement des archives publiques.
Chapitre III Régimes dérogatoires
Art. 4.
(1)
Par dérogation au paragraphe 1er de l’article 3, les archives publiques classifiées conformément à la loi du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité doivent être proposées au versement aux Archives nationales après avoir été déclassifiées et après expiration de la durée d’utilité administrative.
(2)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques suivants conservent et gèrent eux-mêmes leurs archives publiques conformément aux principes de la présente loi :
la Chambre des députés ;
le Conseil d’État ;
les juridictions luxembourgeoises ;
la Cour grand-ducale ;
le Médiateur ;
la Cour des comptes ;
les établissements publics de l’État ;
l’Institut Grand-Ducal.
Au cas où ces producteurs ou détenteurs d’archives publiques ne peuvent pas conserver eux-mêmes leurs archives publiques, les Archives nationales conservent leurs archives publiques après expiration de la durée d’utilité administrative.
(3)
L’Archevêché de Luxembourg, les Consistoires de l’Église protestante et de l’Église protestante réformée du Luxembourg, le Consistoire administratif de l’Église protestante du Luxembourg, le Consistoire israélite, l’Église anglicane du Luxembourg, l’Église orthodoxe au Luxembourg, les Églises orthodoxes hellénique, roumaine, serbe et russe établies au Luxembourg, la Shoura, assemblée de la Communauté musulmane du Grand-Duché de Luxembourg, le Fonds de gestion des édifices religieux et autres biens relevant du culte catholique ne sont pas soumis aux dispositions de la présente loi. Au cas où ils ne peuvent pas conserver eux-mêmes leurs archives publiques, ils les versent après expiration de la durée d’utilité administrative aux Archives nationales qui les conservent conformément aux principes de la présente loi et de ses règlements d’exécution. Sur demande, les organismes visés bénéficient des conseils de la part des Archives nationales.
(4)
Les communes, les syndicats de communes et les établissements publics des communes ne sont pas soumis aux dispositions de la présente loi à l’exception des dispositions des chapitres IX et X et conservent eux-mêmes leurs archives conformément à la loi communale modifiée du 13 décembre 1988.
L’État peut conclure des contrats de coopération avec les communes et les établissements publics des communes concernant leurs archives. Les contrats de coopération sont élaborés à partir d’un contrat de coopération type dont le contenu et les modalités sont définis par voie de règlement grand-ducal.
La conclusion de ces contrats avec les communes et les établissements publics des communes et leur exécution au nom et pour le compte de l’État relèvent de la compétence conjointe du ministre de la Culture et du ministre de l’Intérieur.
À défaut de contrat de coopération, les communes et les établissements publics des communes informent par écrit le directeur des Archives nationales avant toute destruction de leurs archives après l’expiration de leur durée d’utilité administrative. En cas d’opposition à la destruction de la part du directeur des Archives nationales, les archives en question sont versées aux Archives nationales.
Ils peuvent détruire leurs archives à défaut de réponse du directeur des Archives nationales dans un délai de trois mois.
Art. 5.
(1)
Le ministre ayant dans ses attributions les Archives nationales, dénommé ci-après « le ministre », peut, après avoir demandé l’avis du directeur des Archives nationales, accorder un régime d’archivage autonome à tout producteur ou détenteur d’archives publiques qui en fait la demande. Le régime d’archivage autonome consiste dans une dispense totale ou partielle de l’obligation de versement prévue à l’article 3, paragraphe 1er et à l’article 4, paragraphe 1er. Le producteur ou détenteur d’archives publiques qui bénéficie du régime d’archivage autonome conserve et gère lui-même ses archives. Il reste soumis à l’encadrement des Archives nationales.
(2)
Afin de pouvoir bénéficier d’un archivage autonome, les producteurs ou détenteurs d’archives publiques doivent remplir les obligations de la présente loi et de ses règlements d’exécution afin de garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité, et la lisibilité des archives publiques.
À ce titre les producteurs ou détenteurs d’archives publiques doivent disposer :
d’un service d’archives publiques au sein de leur administration et disposer de personnel qualifié en matière d’archivage. Le chef du service d’archives doit être diplômé en archivistique et tout autre agent de ce service doit au moins avoir suivi le cours d’initiation à l’archivistique proposé par l’Institut national d’administration publique ;
d’une infrastructure et de mesures de sécurité ;
d’un plan d’urgence mettant à l’abri les archives publiques en cas d’incident mettant en cause leur sécurité.
Tout producteur ou détenteur d’archives publiques qui s’est vu accorder le régime dérogatoire relatif à l’archivage établit des inventaires de ses archives et les rend accessibles pour une consultation en ligne via le moteur de recherche des Archives nationales.
Chapitre IV Sélection et destruction des archives publiques
Art. 6.
(1)
Les Archives nationales procèdent avec les producteurs ou détenteurs d’archives publiques à une évaluation de ces archives qui est consignée dans des tableaux de tri propres à chaque producteur ou détenteur d’archives publiques. Le tableau de tri sort ses effets au moment de la signature par le producteur ou détenteur d’archives publiques et par le directeur des Archives nationales. Les modalités des tableaux de tri sont déterminées par règlement grand-ducal.
(2)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques tenus de proposer leurs documents aux Archives nationales dans les délais prévus aux articles 3, paragraphe 1er, et 4, paragraphe 1er, doivent verser aux Archives nationales les archives publiques désignées à être définitivement conservées selon leur tableau de tri établi conformément au paragraphe 1er.
Un règlement grand-ducal fixe les modalités de versement d’archives aux Archives nationales.
(3)
L’établissement des tableaux de tri pour les producteurs ou détenteurs d’archives publiques bénéficiant du régime dérogatoire défini à l’article 4 paragraphe 2 est à leur charge. Sur demande, les Archives nationales peuvent leur fournir des conseils dans l’accomplissement de cette tâche.
(4)
Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée prévue à l’article 4 paragraphe 1er point d) de la loi précitée du 2 août 2002, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées.
Art. 7.
(1)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques ne peuvent procéder à la destruction de leurs archives publiques sans que ces archives aient été destinées à cette fin dans leur tableau de tri établi conformément à l’article 6 paragraphes 1er et 3. Les modalités de destruction d’archives sont fixées par voie de règlement grand-ducal.
(2)
Le fait pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire de manière intentionnelle contrairement à l’évaluation fixée dans le tableau de tri est puni d'une amende de 500 à 45.000 euros.
Est puni de la même amende le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, d'avoir sciemment laissé détourner, soustraire ou détruire tout ou partie de ces archives contrairement à l’évaluation fixée dans le tableau de tri.
Les faits prévus aux alinéas 1er et 2 commis par négligence par une personne détentrice d'archives publiques sont punis d’une amende de 500 à 15.000 euros.
La tentative des délits prévus aux alinéas 1er et 2 est punie de la même amende.
Chapitre V Sous-traitance
Art. 8.
(1)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques peuvent confier à un sous-traitant privé la conservation de leurs archives, c’est-à-dire le maintien de l’intégrité physique des archives dans le temps et le stockage physique de leurs archives publiques jusqu’au moment du versement ou de la destruction prévus aux articles 6 paragraphe 2 et 7, paragraphe 1er.
Ces producteurs ou détenteurs d’archives publiques restent responsables du traitement des archives publiques y compris des données à caractère personnel en cas de sous-traitance.
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques qui bénéficient d’un régime d’archivage autonome doivent conserver eux-mêmes leurs archives publiques destinées à être définitivement conservées.
(2)
Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques qui recourent à un sous-traitant en informent les Archives nationales. Cette information doit au moins porter sur l’identité du sous-traitant ainsi que sur la durée du contrat de sous-traitance.
Chapitre VI Encadrement de la gestion et de la conservation des archives publiques
Art. 9.
(1)
Les Archives nationales ont une mission d’encadrement en ce qui concerne la gestion et la conservation des archives publiques en vue de garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations qu’elles contiennent tout au long de leur cycle de vie.
Cette mission leur permet :
- de contrôler, sur information préalable, à distance ou moyennant inspections sur place, l’organisation et la gestion des archives publiques, l’état des documents conservés par les producteurs ou détenteurs d’archives publiques, respectivement leur sous-traitant et l’état des infrastructures et des aménagements dédiés à l’archivage ;
- de formuler des recommandations sur la manière d’organiser les archives publiques, de les gérer, de les conserver ou faire conserver.
Pour tout producteur ou détenteur d’archives qui gère lui-même ses archives en vertu de l’article 5, la mission d’encadrement inclut le contrôle par les Archives nationales du respect des conditions de communication, de reproduction et de publication des archives prévues par la présente loi et ses règlements d’exécution.
Les inspections des Archives nationales sont ponctuelles et s’effectuent en présence du producteur ou détenteur d’archives publiques.
Les modalités d’exercice de cette mission d’encadrement sont déterminées par voie de règlement grand-ducal.
(2)
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