LegalizeLoi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union
Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Notre Conseil d’État entendu ;
De l’assentiment de la Chambre des Députés ;
Vu la décision de la Chambre des Députés du 2 mai 2023 et celle du Conseil d’État du 16 mai 2023 portant qu’il n’y a pas lieu à second vote ;
Avons ordonné et ordonnons :
Art. 1er. Objet et champ d’application matériel
(1)
Les auteurs de signalement d’une violation sont protégés contre toutes formes de représailles, conformément aux dispositions de la présente loi.
(2)
La présente loi ne s’applique pas aux signalements de violations relatives à la sécurité nationale.
(3)
Elle ne s’applique pas non plus aux auteurs de signalement dont les relations sont couvertes par le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client, le secret professionnel auquel un notaire est tenu, le secret professionnel auquel un huissier de justice est tenu, le secret des délibérations judiciaires, ainsi que par les règles en matière de procédures pénales.
(4)
La présente loi n’affecte pas les règles relatives à l’exercice par les travailleurs de leur droit de consulter leurs représentants ou leurs syndicats, et à la protection contre toute mesure préjudiciable injustifiée suscitée par une telle consultation, ainsi qu’à l’autonomie des partenaires sociaux et à leur droit de conclure des conventions collectives.
(5)
Lorsque sont réunies les conditions d’application d’un dispositif spécifique de signalement de violations et de protection de leur auteur prévus par la loi ou par un acte sectoriel de l’Union européenne, pour autant que ce dispositif ne soit pas moins favorable, ces dispositions s’appliquent.
Art. 2. Champ d’application personnel
(1)
La présente loi s’applique aux auteurs de signalement travaillant dans le secteur privé ou public qui ont obtenu des informations sur des violations dans un contexte professionnel, y compris :
les personnes ayant le statut de travailleur, au sens de l’article 45, paragraphe 1er, du Traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, y compris les fonctionnaires ;
les personnes ayant le statut de travailleur indépendant, au sens de l’article 49 du Traité sur le fonctionnement de l’Union européenne ;
les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs, ainsi que les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non rémunérés ;
toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
(2)
La présente loi s’applique également aux auteurs de signalement lorsqu’ils signalent ou divulguent publiquement des informations sur des violations obtenues dans le cadre d’une relation de travail qui a pris fin depuis.
(3)
La présente loi s’applique également aux auteurs de signalement dont la relation de travail n’a pas encore commencé dans les cas où des informations sur des violations ont été obtenues lors du processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.
(4)
Les mesures de protection des auteurs de signalement s’appliquent également, le cas échéant, aux :
facilitateurs ;
tiers qui sont en lien avec les auteurs de signalement et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ou des proches des auteurs de signalement ; et
entités juridiques appartenant aux auteurs de signalement ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec lesquelles ils sont en lien dans un contexte professionnel.
Art. 3. Définitions
Aux fins de la présente loi, on entend par :
« violations » : les actes ou omissions qui :
sont illicites ; ou vont à l’encontre de l’objet ou de la finalité des dispositions du droit national ou européen d’application directe ;
« informations sur des violations » : des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire dans l’organisation dans laquelle l’auteur de signalement travaille ou a travaillé ou dans une autre organisation avec laquelle l’auteur de signalement est ou a été en contact dans le cadre de son travail, et concernant des tentatives de dissimulation de telles violations ;
« signalement » ou « signaler » : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations ;
« signalement interne » : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations au sein d’une entité juridique du secteur privé ou public ;
« signalement externe » : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations aux autorités compétentes ;
« divulgation publique » ou « divulguer publiquement » : la mise à disposition dans la sphère publique d’informations sur des violations ;
« auteur de signalement » : une personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations qu’elle a obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles ;
« facilitateur » : une personne physique qui aide un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel et dont l’aide devrait être confidentielle ;
« contexte professionnel » : les activités professionnelles passées ou présentes dans le secteur public ou privé par lesquelles, indépendamment de la nature de ces activités, des personnes obtiennent des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient faire l’objet de représailles si elles signalaient de telles informations ;
« personne concernée » : une personne physique ou morale qui est mentionnée dans le signalement ou la divulgation publique en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est associée ;
« représailles » : tout acte ou omission direct ou indirect qui intervient dans un contexte professionnel, est suscité par un signalement interne ou externe ou une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à l’auteur de signalement ;
« suivi » : toute mesure prise par le destinataire du signalement, ou toute autorité compétente, pour évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à la violation signalée, y compris par des mesures telles qu’une enquête interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure ;
« retour d’informations » : la communication à l’auteur de signalement d’informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi ;
« autorité compétente » : toute autorité nationale, visée à l’article 18, désignée pour recevoir des signalements et fournir un retour d’informations à l’auteur de signalement et désignée pour exercer les fonctions prévues par la présente loi, notamment en ce qui concerne le suivi ;
« entité » : toute entité juridique de droit privé ou de droit public, y compris toute entité appartenant à une telle entité de droit public ou contrôlée par elle.
Art. 4. Conditions de protection des auteurs de signalement et choix du signalement
(1)
Les auteurs de signalement bénéficient de la protection prévue par la présente loi aux conditions :
qu’ils aient eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations relèvent du champ d’application de la présente loi ; et
qu’ils aient effectué un signalement soit interne conformément à l’article 5, soit externe conformément à l’article 16, ou aient fait une divulgation publique conformément à l’article 24.
(2)
Les personnes qui ont signalé ou divulgué des informations sur des violations de manière anonyme, mais qui sont identifiées par la suite et font l’objet de représailles, bénéficient néanmoins de la protection prévue par la présente loi pour autant qu’elles répondent aux conditions prévues au paragraphe 1er.
(3)
Les personnes qui signalent auprès des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents des violations bénéficient de la protection prévue par la présente loi dans les mêmes conditions que les personnes qui effectuent un signalement externe.
Chapitre 2 Des signalements internes
Art. 5. Signalements effectués par le biais de canaux de signalement interne
Les informations sur des violations peuvent être signalées par le biais des canaux et procédures de signalement interne prévus dans le présent chapitre.
Les personnes désirant effectuer un signalement de violations au sens de la présente loi sont encouragées à privilégier le signalement par le biais de canaux de signalement interne avant un signalement par le biais de canaux de signalement externe, lorsqu’il est possible de remédier efficacement à la violation en interne et qu’elles estiment qu’il n’y a pas de risque de représailles.
Art. 6. Obligation d’établir des canaux de signalement interne
(1)
Les entités juridiques des secteurs privé et public établissent des canaux et des procédures pour le signalement interne et leur suivi.
Les canaux et procédures visés à l’alinéa 1er permettent aux travailleurs de l’entité de signaler des informations sur des violations au sens de l’article 3, point 1°. Ils peuvent permettre à d’autres personnes, visées à l’article 2, paragraphe 1er, points 2° à 4°, et à l’article 2, paragraphes 2 à 4, qui sont en contact avec l’entité juridique dans le cadre de leurs activités professionnelles, de signaler des informations sur des violations.
(2)
Sont visées par le paragraphe 1er les entités juridiques de droit privé qui comptent 50 travailleurs ou plus, conformément aux dispositions de computation du personnel prévues aux articles L. 411-1 et L. 411-2 du Code du travail. Le seuil minimal de 50 travailleurs doit être atteint pendant une période de douze mois consécutifs. Cette obligation est sans préjudice d’éventuels seuils moins élevés retenus dans des lois spéciales.
(3)
Les entités juridiques du secteur privé qui comptent entre 50 et 249 travailleurs peuvent partager des ressources en ce qui concerne la réception des signalements et le suivi à effectuer. Cela est sans préjudice des obligations qui incombent à ces entités en vertu de la présente loi de préserver la confidentialité, de fournir un retour d’informations et de remédier à la violation signalée.
(4)
Les canaux de signalement peuvent être gérés en interne par une personne ou un service désigné à cet effet ou fournis en externe par un tiers. Les mesures de sauvegarde et les exigences visées à l’article 7, paragraphe 1er, s’appliquent également aux tiers mandatés aux fins de gérer le canal de signalement pour le compte d’une entité juridique du secteur privé.
(5)
Les entités visées au paragraphe 1er de moins de cinquante travailleurs et les communes de moins de dix-mille habitants ne sont pas soumises à l’obligation d’établir des canaux de signalement interne et sont libres de mettre en place lesdits canaux et procédures conformément à l’article 7.
(6)
Lorsque des règles spécifiques concernant la mise en place de canaux de signalement en interne de violations sont prévues dans les dispositions visées dans la partie II de l’annexe de la directive 2019/1937, les dispositions du présent article ne sont applicables que dans la mesure où une question n’est pas obligatoirement réglée par ces dispositions spécifiques.
(7)
Les autorités compétentes vérifient, auprès des entités juridiques du secteur privé relevant de leur champ de compétence respectif, l’établissement des canaux de signalement interne. À cette fin, elles peuvent demander aux entités juridiques du secteur privé de leur transmettre toutes les informations nécessaires afin d’évaluer la conformité des canaux de signalement interne mis en place avec les dispositions de la présente loi.
Art. 7. Procédures de signalement interne et suivi
(1)
Les procédures de signalement interne et de suivi visées à l’article 6 comprennent les éléments suivants :
des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l’accès auxdits canaux par des membres du personnel non autorisés ;
un accusé de réception adressé à l’auteur de signalement dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement ;
la désignation d’une personne ou d’un service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, qui peut être la même personne ou le même service que celle ou celui qui reçoit les signalements et qui maintiendra la communication avec l’auteur de signalement et, si nécessaire, lui demandera d’autres informations et lui fournira un retour d’informations ;
un suivi diligent par la personne ou le service désigné visé au point 3° pour le suivi des signalements dont l’auteur est identifié ou identifiable ;
un délai raisonnable pour fournir un retour d’informations, n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception envoyé à l’auteur de signalement, trois mois à compter de l’expiration de la période de sept jours suivant le signalement ;
la mise à disposition d’informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement aux autorités compétentes et, le cas échéant, aux institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, ainsi que des informations appropriées concernant l’utilisation des canaux de signalement interne.
(2)
Les canaux prévus au paragraphe 1er, point 1°, permettent d’effectuer des signalements par écrit ou oralement ou les deux dans une des trois langues administratives conformément à la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ou dans toute autre langue admise par l’entité juridique. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Chapitre 3 Office des signalements
Art. 8. Création de l’office des signalements
Il est créé un office des signalements, ci-après désigné l’« office ». Il est placé sous l’autorité du ministre ayant la Justice dans ses attributions.
Art. 9. Missions
L’office a pour missions :
d’informer et aider dans sa démarche toute personne souhaitant effectuer un signalement interne ou externe, en lui précisant les procédures à suivre et de recueillir des informations relatives à d’éventuels manquements sur l’établissement des canaux de signalement interne ;
de sensibiliser le public à la législation sur la protection des lanceurs d’alerte ;
d’informer les autorités respectivement compétentes de manquements aux obligations de l’article 6 desquelles l’office a connaissance ;
de recueillir, en collaboration avec les autorités compétentes et les autorités judiciaires, les informations nécessaires à l’établissement du rapport annuel ;
d’élaborer des recommandations sur toute question relative à l’application de la présente loi et de les soumettre aux autorités compétentes ;
d’assurer les missions lui attribuées dans la procédure de signalement externe.
Art. 10. Rapports, évaluation et réexamen
(1)
L’office publie annuellement un rapport dans lequel il établit le bilan de son activité.
(2)
Le rapport contient les informations sur la mise en œuvre et l’application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, ainsi que les statistiques suivantes sur les signalements visés au chapitre 4, de préférence sous une forme agrégée, si elles sont disponibles au niveau central :
le nombre de signalements reçus par les autorités compétentes ;
le nombre d’enquêtes et de procédures engagées à la suite de ces signalements et leur résultat ; et
s’il est constaté, le préjudice financier estimé et les montants recouvrés à la suite d’enquêtes et de procédures liés aux violations signalées.
Art. 11. Chargé de direction de l’office
(1)
L’office est dirigé par un chargé de direction, nommé par le Grand-Duc, sur proposition du Gouvernement en conseil pour une durée de 5 ans, renouvelable.
(2)
Le chargé de direction est recruté en qualité de fonctionnaire ou d’employé de l’État du groupe de traitement ou d’indemnité A1.
Art. 12. Statut du chargé de direction
(1)
Il ne peut être membre du Gouvernement, de la Chambre des députés, du Conseil d’État ou du Parlement européen. Il ne peut exercer ni un mandat communal, ni une activité incompatible avec sa fonction, ni détenir directement ou indirectement des intérêts dans une entreprise ou tout autre organisme relevant de la compétence de l’office.
(2)
Le Gouvernement en conseil peut proposer au Grand-Duc de le démettre de ses fonctions de chargé de direction lorsqu’il se trouve dans une incapacité durable d’exercer ses fonctions ou lorsqu’il ne remplit plus les conditions nécessaires à ses fonctions.
Art. 13. Missions du chargé de direction
Le chargé de direction surveille le respect des dispositions légales de la présente loi, sans préjudice des compétences respectives des autorités compétentes visées à l’article 18.
Art. 14. Qualifications
Pour être nommé chargé de direction, il faut remplir les conditions suivantes :
posséder la nationalité luxembourgeoise ;
jouir des droits civils et politiques ;
posséder un casier judiciaire vierge au moment de la nomination ;
être détenteur d’un diplôme d’études universitaires sanctionnant un cycle complet d’études au niveau d’un master ou d’un diplôme reconnu équivalent dans un domaine utile à l’exercice de la fonction ;
avoir une connaissance adéquate des trois langues administratives telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues,
disposer d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 10 ans.
Art. 15. Cadre du personnel
(1)
Le cadre du personnel comprend des fonctionnaires des différentes catégories de traitement telles que prévues par la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État.
(2)
Ce cadre peut être complété par des fonctionnaires stagiaires, des employés et salariés de l’État suivant les besoins du service et dans les limites des crédits budgétaires.
Chapitre 4 Signalements externes et suivi
Art. 16. Signalements effectués par le biais de canaux de signalement externe
Sans préjudice de l’article 24, paragraphe 1er, point 2°, les personnes désirant effectuer un signalement de violations au sens de la présente loi, signalent des informations sur des violations en utilisant les canaux et procédures visées aux articles 17 et 19 après avoir effectué un signalement par le biais de canaux de signalement interne ou en effectuant un signalement directement par le biais de canaux de signalement externe.
Art. 17. Conception des canaux de signalement
(1)
Les autorités compétentes établissent des canaux de signalement externe indépendants et autonomes pour la réception et le traitement des informations sur les violations.
(2)
Les canaux de signalement externe sont considérés comme indépendants et autonomes s’ils répondent à tous les critères suivants :
ils sont conçus, établis et gérés de manière à garantir l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations et à empêcher l’accès à ces informations aux membres du personnel de l’autorité compétente non autorisés ;
ils permettent le stockage durable d’informations conformément à l’article 23 afin de permettre que des enquêtes complémentaires soient menées.
(3)
Les canaux de signalement externe permettent d’effectuer des signalements par écrit et oralement. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
(4)
Les autorités compétentes veillent à ce que, lorsqu’un signalement est reçu par des canaux autres que les canaux de signalement visés aux paragraphes 1er à 3 ou par des membres du personnel autres que ceux chargés du traitement des signalements, les membres du personnel qui reçoivent le signalement s’abstiennent de divulguer toute information qui permettrait d’identifier l’auteur de signalement ou la personne concernée et à ce qu’ils transmettent rapidement le signalement sans modification aux membres du personnel chargés du traitement des signalements.
Art. 18. Signalements effectués auprès des autorités compétentes
(1)
Dans les limites de leurs missions et compétences respectives, les autorités suivantes, ci-après désignées par « les autorités compétentes », reçoivent, directement dans une des trois langues administratives conformément à la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ou dans toute autre langue admise par l’autorité compétente concernée, les signalements entrant dans le champ d’application de la présente loi :
La Commission de surveillance du secteur financier ;
Le Commissariat aux assurances ;
L’autorité de la concurrence ;
L’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA ;
L’Inspection du travail et des mines ;
La Commission nationale pour la protection des données ;
Le Centre pour l’égalité de traitement ;
Le Médiateur dans le cadre de sa mission de contrôle externe des lieux où se trouvent des personnes privées de liberté ;
L’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher ;
L’Institut luxembourgeois de régulation ;
L’Autorité luxembourgeoise indépendante de l’audiovisuel ;
L’Ordre des avocats du Barreau de Luxembourg et l’Ordre des avocats du Barreau de Diekirch ;
La Chambre des notaires ;
Le Collège médical ;
L’Administration de la nature et des forêts ;
L’Administration de la gestion de l’eau ;
L’Administration de la navigation aérienne ;
Le Service national du Médiateur de la consommation ;
L’Ordre des architectes et des ingénieurs-conseils ;
L’Ordre des experts-comptables ;
L’Institut des réviseurs d’entreprises ;
L’Administration des contributions directes.
(2)
Dans l’exercice de leurs missions respectives, les autorités compétentes peuvent demander, par écrit à l’entité visée par le signalement ou en cas de manquement aux obligations des articles 6 et 7, la communication de tous les renseignements qu’elles jugent nécessaires, dans la limite du champ d’application de l’article 1er et en veillant à la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement.
(3)
Sans préjudice de dispositions spéciales, les autorités compétentes visées au paragraphe 1er, points 1°, 2°, 4°, 6°, 12°, 13°, 14°, 19°, 20°, 21° et 22°, peuvent prononcer une amende administrative à l’encontre des personnes physiques et morales :
qui entravent ou tentent d’entraver un signalement ;
qui refusent de fournir les renseignements prévus au paragraphe 2 ou fournissent des renseignements incomplets ou faux ;
qui portent atteinte à la confidentialité dont jouissent les auteurs de signalements ;
qui refusent de remédier à la violation constatée ;
qui, en violation de l’article 6, paragraphes 1er, alinéa 1er, 2 et 7 et de l’article 7, paragraphe 1er, n’établissent pas les canaux et les procédures pour le signalement interne et leur suivi.
(4)
Lorsque le signalement relève de la compétence d’une des autorités compétentes visées au paragraphe 1er, points 3°, 5°, 7°, 8°, 9°, 10°, 11°, 15°, 16°, 17° et 18°, celles-ci le communiquent, après examen, à l’office des signalements, qui peut prononcer une amende administrative à l’encontre des personnes physiques et morales :
qui entravent ou tentent d’entraver un signalement ;
qui refusent de fournir les renseignements prévus au paragraphe 2, ou fournissent des renseignements incomplets ou faux ;
qui portent atteinte à la confidentialité dont jouissent les auteurs de signalements ;
qui refusent de remédier à la violation constatée ;
qui, en violation de l’article 6, paragraphe 1er, alinéa 1, paragraphe 2, paragraphe 7, et de l’article 7, paragraphe 1er, n’établissent pas les canaux et les procédures pour le signalement interne et leur suivi.
(5)
L’amende peut aller de 1 500 euros à 250 000 euros.
Le maximum de l’amende peut être doublé en cas de récidive dans les 5 ans à partir de la dernière sanction devenue définitive.
(6)
L’office des signalements est soumis aux mêmes obligations auxquelles les autorités compétentes sont soumises en vertu de l’article 17.
(7)
Un recours en réformation contre les décisions prises en vertu du présent article peut être introduit devant le tribunal administratif endéans un délai d’un mois à compter de la notification de la décision.
Art. 19. Coopération, suivi et traitement des signalements par les autorités compétentes
(1)
Les autorités compétentes sont chargées de recevoir les signalements, fournir un retour d’informations et assurer un suivi des signalements.
(2)
Les autorités compétentes qui reçoivent un signalement qui ne tombe pas sous leur champ de compétences, transmettent de manière confidentielle et sécurisée le signalement à l’autorité compétente dans un délai raisonnable. Cette dernière informe sans retard l’auteur du signalement de cette transmission.
(3)
Sans préjudice du paragraphe 2, les autorités compétentes sont obligées :
d’accuser réception des signalements rapidement et dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement, sauf demande contraire expresse de l’auteur du signalement ou à moins que l’autorité compétente ait des motifs raisonnables de croire qu’accuser réception du signalement compromettrait la protection de l’identité de l’auteur du signalement ;
d’assurer un suivi diligent des signalements ;
de fournir à l’auteur du signalement un retour d’informations dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois, ou six mois dans des cas dûment justifiés ;
de communiquer à l’auteur du signalement le résultat final des démarches auxquelles le signalement a donné lieu, sous réserve des informations tombant dans le champ d’application d’une obligation légale de secret pénalement sanctionnée ;
de transmettre en temps voulu les informations contenues dans le signalement aux institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents.
(4)
Les autorités compétentes, après avoir dûment examiné la question, peuvent décider qu’une violation signalée est manifestement mineure et ne requiert pas d’autre suivi que la clôture de la procédure, sans préjudice d’autres obligations ou d’autres procédures applicables visant à remédier à la violation signalée. Les autorités compétentes notifient à l’auteur de signalement leur décision et les motifs à son fondement.
(5)
Les autorités compétentes peuvent décider, dans les mêmes conditions que celles visées au paragraphe 4, de clore la procédure en cas de survenance de signalements répétitifs qui ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport au signalement antérieur à propos duquel les procédures concernées ont été closes, à moins que de nouveaux éléments juridiques ou factuels ne justifient un suivi différent.
(6)
Les autorités compétentes désignent les membres du personnel chargés du traitement des signalements. Ces membres du personnel sont en particulier chargés de la mise à disposition de toute personne intéressée d’informations au sujet des procédures de signalement, y compris concernant l’utilisation de canaux de signalement internes, de la réception et du suivi des signalements et du maintien du contact avec l’auteur de signalement dans le but de lui fournir un retour d’informations et de lui demander d’autres informations si nécessaire. Ces membres reçoivent une formation spécifique aux fins du traitement des signalements, visant notamment à garantir la confidentialité de l’auteur d’un signalement.
(7)
En cas d’afflux important de signalements, les autorités compétentes peuvent traiter en priorité les signalements de violations graves ou de violations de dispositions essentielles relevant du champ d’application de la présente loi, sans préjudice des délais prévus au paragraphe 3, point 3°.
(8)
Dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de leurs missions respectives en vertu de la présente loi, les autorités compétentes coopèrent et se prêtent mutuellement assistance.
Art. 20. Informations concernant la réception des signalements et leur suivi
Les autorités compétentes publient, dans une section distincte sur leur site internet, aisément identifiable et accessible, au moins les informations suivantes :
Les conditions pour bénéficier d’une protection au titre de la présente loi ;
Les coordonnées nécessaires des canaux de signalement externe mis en place par elles, en particulier les adresses électroniques et postales, et les numéros de téléphone de ces canaux, en indiquant si les conversations téléphoniques sont enregistrées ou non ;
Les procédures applicables au signalement de violations, y compris la manière dont l’autorité compétente peut demander à l’auteur de signalement de clarifier les informations signalées ou de fournir des informations supplémentaires, le délai pour fournir un retour d’informations, ainsi que le type de retour d’informations et son contenu ;
Des informations appropriées concernant l’utilisation des canaux de signalement interne ;
Le régime de confidentialité applicable aux signalements, et en particulier les informations relatives au traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 23, paragraphes 1er et 2, de la présente loi, aux articles 5 et 13 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, à l’article 12 de la loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel en matière pénale ainsi qu’en matière de sécurité nationale et à l’article 15 du règlement (UE) 2018/1725, selon le cas ;
La nature du suivi à assurer en ce qui concerne les signalements ;
Une notice expliquant clairement les conditions dans lesquelles la responsabilité des personnes qui effectuent un signalement auprès de l’autorité compétente ne serait pas engagée du fait d’une violation de la confidentialité en vertu de l’article 27, paragraphe 1er ;
Les recours et les procédures relatives à la protection contre les représailles et la possibilité pour les personnes qui envisagent d’effectuer un signalement de recevoir des conseils confidentiels de la part de l’office ;
Les coordonnées de l’office.
Art. 21. Réexamen des procédures par les autorités compétentes
Les autorités compétentes réexaminent leurs procédures de réception des signalements et de suivi régulièrement, et au minimum une fois tous les trois ans. Lors du réexamen de ces procédures, les autorités compétentes tiennent compte de leur expérience ainsi que de celle des autres autorités compétentes et adaptent leurs procédures en conséquence.
Chapitre 5 Dispositions applicables aux signalements internes et externes
Art. 22. Devoir de confidentialité
(1)
L’identité de l’auteur du signalement ne doit pas être divulguée sans le consentement exprès de celui-ci à toute personne autre que les membres du personnel autorisés compétents pour recevoir des signalements ou pour en assurer le suivi. Cela s’applique également pour toute autre information à partir de laquelle l’identité de l’auteur du signalement peut être directement ou indirectement déduite.
(2)
Par dérogation au paragraphe 1er, l’identité de l’auteur du signalement et toute autre information visée au paragraphe 1er, peuvent être divulguées uniquement lorsqu’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi modifiée du 8 juin 2004 sur la liberté d’expression dans les médias ou le droit de l’Union européenne dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.
(3)
Les divulgations effectuées en vertu de la dérogation prévue au paragraphe 2 font l’objet de mesures de sauvegarde appropriées. En particulier, les auteurs de signalements sont informés avant que leur identité ne soit divulguée, à moins qu’une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées. Lorsqu’elle informe les auteurs de signalements, l’autorité compétente leur adresse une explication écrite des motifs de la divulgation des données confidentielles concernées.
(4)
Les autorités compétentes qui reçoivent des informations sur des violations qui comportent des secrets d’affaires n’utilisent pas ou ne divulguent pas ces secrets d’affaires à des fins allant au-delà de ce qui est nécessaire pour assurer un suivi approprié.
Art. 23. Traitement des données à caractère personnel
(1)
Tout traitement de données à caractère personnel effectué en vertu de la présente loi, y compris l’échange ou la transmission de données à caractère personnel par les autorités compétentes, est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel en matière pénale ainsi qu’en matière de sécurité nationale.
(2)
Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont effacées sans retard injustifié.
(3)
Lorsqu’une ligne téléphonique enregistrée ou un autre système de messagerie vocale enregistré est utilisé pour le signalement, avec le consentement de l’auteur de signalement, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner le signalement oral sous l’une des formes suivantes :
un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ;
une transcription complète et précise de la conversation établie par le membre du personnel chargé de traiter le signalement.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur du signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de l’appel par l’apposition de sa signature.
(4)
Lorsqu’une ligne téléphonique non enregistrée ou un autre système de messagerie vocale non enregistré est utilisé pour le signalement, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner le signalement oral sous la forme d’un procès-verbal précis de la conversation établi par le membre du personnel chargé de traiter le signalement. Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur de signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal de la conversation par l’apposition de sa signature.
(5)
Lorsqu’une personne demande à rencontrer les membres du personnel des entités juridiques des secteurs privé et public ou des autorités compétentes aux fins d’un signalement interne ou externe, les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes veillent, avec le consentement de l’auteur du signalement, à ce que des comptes rendus complets et précis de la rencontre soient conservés sous une forme durable et récupérable.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes ont le droit de consigner la rencontre sous l’une des formes suivantes :
un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ;
un procès-verbal précis de la rencontre établi par les membres du personnel chargés du traitement du signalement.
Les entités juridiques des secteurs privé et public et les autorités compétentes donnent à l’auteur du signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal de la rencontre par l’apposition de sa signature.
Chapitre 6 Divulgations publiques
Art. 24. Divulgations publiques
Une personne qui fait une divulgation publique bénéficie de la protection prévue par la présente loi si l’une ou l’autre des conditions suivantes est remplie :
la personne a d’abord effectué un signalement interne et externe, ou a effectué directement un signalement externe conformément aux chapitres 2 et 4, mais aucune mesure appropriée n’a été prise en réponse au signalement dans le délai visé à l’article 7, paragraphe 1er, point 5°, ou à l’article 19, paragraphe 3, point 3° ;
la personne a des motifs raisonnables de croire que :
la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, comme lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible ; ou en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu’il soit véritablement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire, comme lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’une autorité peut être en collusion avec l’auteur de la violation ou impliquée dans la violation.
Chapitre 7 Mesures de protection
Art. 25. Interdiction de représailles
Toutes formes de représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles, sont interdites à l’égard des personnes visées à l’article 2, en raison du signalement qu’elles ont effectué dans les conditions de la présente loi. Sont notamment interdits :
la suspension d’un contrat de travail, la mise à pied, le licenciement, le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée ou des mesures équivalentes ;
la rétrogradation ou le refus de promotion ;
le transfert de fonctions, le changement de lieu de travail, la réduction de salaire, la modification des horaires de travail ;
la suspension de la formation ;
les mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
la non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le salarié pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
la coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’ostracisme ;
la discrimination, le traitement désavantageux ou injuste ;
l’évaluation de performance ou l’attestation de travail négative ;
le préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou les pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
la mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ;
la résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat pour des biens ou des services ;
l’annulation d’une licence ou d’un permis ;
l’orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.
Art. 26. Recours légal contre les mesures de représailles subis par l’auteur de signalement
(1)
Toute mesure de représailles visée à l’article 25, points 1° à 6°, 9°, 12° et 13°, est nulle de plein droit.
(2)
L’auteur d’un signalement peut demander, dans les quinze jours qui suivent la notification de la mesure, par un acte introductif d’instance, à la juridiction compétente de constater la nullité de la mesure et d’en ordonner la cessation.
(3)
La personne qui n’a pas invoqué la nullité de la mesure ou qui l’a invoquée et, le cas échéant, obtenu la nullité, peut encore exercer une action judiciaire en réparation du dommage subi.
(4)
Dans le cadre d’une procédure engagée devant une juridiction ou auprès d’une autorité compétente concernant un préjudice subi par l’auteur de signalement, et sous réserve que celui-ci établisse qu’il a effectué un signalement ou fait une divulgation publique et qu’il a subi un préjudice, il est présumé que le préjudice a été causé en représailles au signalement ou à la divulgation publique. Dans ce cas, il incombe à la personne qui a pris la mesure préjudiciable d’établir les motifs au fondement de cette dernière.
Art. 27. Mesures de protection contre les représailles
(1)
Sans préjudice de l’article 1er, paragraphes 2 et 3, lorsque des personnes signalent des informations sur des violations ou font une divulgation publique conformément à la présente loi, elles ne sont pas considérées comme ayant enfreint une restriction à la divulgation d’informations et n’encourent aucune responsabilité d’aucune sorte concernant ce signalement ou cette divulgation publique pour autant qu’elles aient eu des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique de telles informations était nécessaire pour révéler une violation en vertu de la présente loi. La clôture de la procédure n’affecte pas les autres obligations ou les autres procédures applicables visant à remédier à la violation signalée, ni la protection accordée par la présente loi en ce qui concerne les signalements internes ou externes.
(2)
Les auteurs de signalement n’encourent aucune responsabilité en ce qui concerne l’obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l’accès à ces informations, à condition que cette obtention ou cet accès ne constitue pas une infraction pénale autonome. Au cas où cette obtention ou cet accès constitue une infraction pénale autonome, la responsabilité pénale continue d’être régie par le droit national et européen applicables.
(3)
Toute autre responsabilité éventuelle des auteurs de signalement découlant d’actes ou d’omissions qui ne sont pas liés au signalement ou à la divulgation publique ou qui ne sont pas nécessaires pour révéler une violation en vertu de la présente loi continue d’être régie par le droit national et européen applicables.
(4)
Dans les procédures judiciaires, y compris pour diffamation, violation du droit d’auteur, violation du secret, violation des règles en matière de protection des données ou divulgation de secrets d’affaires, ou pour des demandes d’indemnisation fondées sur le droit privé, le droit public ou le droit collectif du travail, les personnes visées à l’article 2 n’encourent aucune responsabilité du fait des signalements ou des divulgations publiques effectués au titre de la présente loi. Ces personnes ont le droit d’invoquer ce signalement ou cette divulgation publique pour demander l’abandon de la procédure, à condition qu’elles aient eu des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique était nécessaire pour révéler une violation en vertu de la présente loi.
(5)
Sont punies d’une amende de 1 250 à 25 000 euros, les personnes qui exercent des mesures de représailles telles que prévues à l’article 25 ou qui intentent des procédures abusives contre les auteurs de signalement.
L’auteur d’un signalement qui a sciemment signalé ou divulgué publiquement de fausses informations, pourra se voir infliger une peine d’emprisonnement de huit jours à trois mois de prison et une amende de 1.500 euros à 50.000 euros.
(6)
La responsabilité civile de l’auteur d’un faux signalement sera engagé. L’entité qui a subi des dommages peut demander réparation du préjudice subi devant la juridiction compétente.
Chapitre 8 Dispositions transitoires
Art. 28. Disposition transitoire
L’établissement des canaux de signalement interne en vertu de l’article 6 devient obligatoire pour les entités du secteur privé comptant entre 50 et 249 travailleurs à partir du 17 décembre 2023.
Mandons et ordonnons que la présente loi soit insérée au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg pour être exécutée et observée par tous ceux que la chose concerne.
La Ministre de la Justice, Sam Tanson
Paris, le 16 mai 2023. Henri