LegalizeRèglement grand-ducal du 27 décembre 1974 concernant la procédure de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions
Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Vu les articles 136 et 144 de la loi du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu;
Vu l'avis commun des chambres professionnelles du salariat du 4 novembre 1974;
Vu Notre conseil d'Etat entendu;
Vu la modification apportée au texte examiné par le Conseil d'Etat;
Vu l'article 27 de la loi du 8 février 1961 portant organisation du Conseil d'Etat et considérant qu'il y a urgence;
Sur le rapport de Notre ministre des finances et après délibération du gouvernement en conseil;
Arrêtons:
Section 1re. - Définitions
Art. 1er.
Au sens du présent règlement on entend
par loi, la loi du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu, telle qu'elle a été modifiée par la suite;
par retenue ou impôt retenu, la retenue d'impôt sur les traitements et salaires instituée par le titre I, chapitre VIII, section II de la loi et étendue à certaines pensions par l'article 144 de la loi; est également considéré comme retenue, l'impôt afférent aux rémunérations nettes d'impôt;
par salaires ou pensions ou par rémunérations:
les salaires qui, aux termes de l'article 136, alinéa 1er de la loi, sont passibles de la retenue à la source au titre de l'impôt sur le revenu,
les pensions passibles de cette retenue en vertu de l'article 144 de la loi. Pour l'application des articles 2 à 20 sont assimilées aux salaires et pensions sub a et b les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article 25 et celles qui sont attribuées à des titulaires de fiches de non imposition prévues par le règlement ministériel portant exécution de l'article 143 de la loi;
par salariés ou pensionnés, les contribuables bénéficiant respectivement d'un salaire ou d'une pension visés au numéro 3;
par cotisations légales de sécurité sociale, les cotisations de sécurité sociale légalement obligatoires, pour autant qu'elles font l'objet d'une retenue de la part de l'employeur ou de la caisse de pension (part salariale), et le prélèvement forfaitaire opéré dans le secteur public dans l'intérêt de la péréquation des pensions;
par établissement, l'entreprise, l'exploitation, la partie d'entreprise ou d'exploitation, les caisses de pensions et, en général, tout organe administratif dans lequel l'employeur ou la caisse de pension procède à la liquidation des salaires ou des pensions et à la détermination de la retenue d'impôt et conserve les fiches de retenue ou de non imposition de ses salariés et de ses pensionnés;
par suppléments de salaires pour travail hors horaire normal, les suppléments de salaires payés pour les heures supplémentaires ainsi que pour le travail de nuit, de dimanche et de jour férié dont question à l'article 115, numéro 11 de la loi;
par prestations pécuniaires de maladie, l'indemnité pécuniaire de maladie, l'allocation ménagère, le pécule d'hospitalisation et l'indemnité pécuniaire de maternité prévus par les articles 8, 9 et 13 du code des assurances sociales ainsi que les indemnités analogues dont question aux articles 97 et 107 du même code, pour autant que ces prestations sont considérées comme salaires et ne bénéficient pas de l'exemption prononcée par l'article 115, numéro 7 de la loi;
par avances de prestations pécuniaires de maladie, les prestations versées par les employeurs en conformité du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 8, alinéas 7 et 8 du code des assurances sociales, sous réserve de liquidation définitive de ces prestations ainsi que de déclaration et versement de la retenue d'impôt afférente par la caisse de maladie;
par administration, l'organe de l'administration compétent au stade considéré de la procédure;
par bureau R.T.S., le bureau de la retenue d'impôt sur les salaires compétent pour l'établissement au sens du numéro 6;
par bureau de recette, le bureau de recette compétent pour l'établissement au sens du numéro 6.
Section 2. - Enregistrement comptable de la retenue d'impôt
Compte de salaire ou de pension
Art. 2.
(1)
L'employeur ou la caisse de pension doit tenir au lieu de l'établissement un compte de salaire ou de pension pour chaque salarié ou pensionné. Le directeur des contributions ou son délégué peut autoriser, aux conditions qu'il déterminera, l'employeur qui a confié la comptabilité des salaires à une personne étrangère à l'entreprise ou à l'exploitation, à faire tenir et conserver les comptes de salaire hors de l'établissement.
(2)
Les comptes doivent être tenus conformément aux prescriptions des articles 3 à 7 dans un registre spécial ou sur des fiches mobiles qui sont reliées ou brochées et numérotées en fin d'année. En cas de fragmentation d'un compte chaque partie doit signaler l'existence de l'autre.
(3)
Les inscriptions doivent être faites en caractères usuels. Toutefois les employeurs ou caisses de pension disposant d'ensembles électroniques ou électromécaniques peuvent être autorisés par le directeur des contributions ou son délégué à mémoriser l'ensemble ou partie des inscriptions sur supports perforés ou magnétiques, à condition que les possibilités de contrôle par l'administration n'en soient pas affectées et que les données mémorisées soient imprimées à la fin de chaque année d'imposition.
(4)
Les comptes de salaire et de pension doivent être conservés par les employeurs et les caisses de pension pendant un délai de dix ans à compter de la fin de l'année d'imposition dont il s'agit.
Inscriptions liminaires
Art. 3.
(1)
En tête du compte, l'employeur ou la caisse de pension inscrit les nom, prénoms, qualité, date de naissance, domicile ou résidence de l'intéressé ainsi que la date du début ou de la fin de l'emploi ou du service de la pension, si elle se situe en cours d'année. En cas de changement de domicile ou de résidence en cours d'année, l'indication afférente est à redresser.
(2)
L'employeur ou la caisse de pension inscrit ensuite les genre et numéro de la fiche de retenue, la classe d'impôt y compris, s'il y a lieu, le nombre de charges d'enfants et, le cas échéant, les montants annuel, mensuel et journalier de la déduction inscrite sur la fiche ainsi que la période de déduction. En outre, pour les détenteurs d'une fiche de retenue additionnelle, le taux de retenue est indiqué.
(3)
A défaut de fiche de retenue, il y a lieu
en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension qui, en vertu du droit interne ou de conventions internationales, n'est pas imposable au Grand-Duché, d'indiquer le bureau émetteur de la fiche de non imposition.
en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension pour lesquels une fiche de retenue n'est pas requise, de mentionner le revenu en question et, le cas échéant, l'autorisation afférente;
en ce qui concerne les titulaires refusant de remettre une fiche de retenue, de signaler le fait et, le cas échéant, la dispense de procéder à la retenue d'après les dispositions tarifaires les plus onéreuses.
(4)
Lorsque la situation faisant l'objet d'une inscription conformément aux deux alinéas qui précèdent survient ou se trouve modifiée ou lorsque plusieurs situations pareilles se succèdent au cours d'une année d'imposition, il y a lieu d'inscrire les dates de début et de fin des situations dont il s'agit.
(5)
L'employeur signale enfin si le titulaire est affilié à un régime de sécurité sociale complémentaire et, dans l'affirmative, si les cotisations ou primes sont imposées forfaitairement selon les dispositions des articles 7 à 10 du règlement grand-ducal portant exécution des articles 95, dernier alinéa et 110, N° 3 de la loi.
Tenue du compte en cours d'année
Art. 4.
(1)
Chaque allocation de rémunération donne lieu, sous réserve des dispenses prononcées par l'article 5, à des inscriptions au compte de salaire ou de pension. Les avances de prestations pécuniaires de maladie faites par des employeurs pour compte des caisses de maladie ne sont pas visées par la phrase qui précède. Pour chaque rémunération à inscrire, le compte de salaire ou de pension doit, pour les besoins fiscaux, présenter, les indications ci-après, pour autant qu'il y a lieu:
le jour de l'attribution;
la période de paie ou de pension;
la nature de la rémunération, en distingant entre
salaire, pension, cotisation ou prime de sécurité sociale complémentaire des salariés visée à l'article 6;
le caractère de la rémunération, en distinguant entre rémunération ordinaire, salaire occasionnel, rémunération extraordinaire et rémunération non périodique autre que rémunération extraordinaire;
le montant brut, si la rémunération est versée en espèces; on entend par montant brut l'ensemble des émoluments et avantages attribués avant distraction des éléments visés aux numéros 7 à 10 et 12;
la valeur brute exprimée en francs, si la rémunération est attribuée en nature;
en ce qui concerne les suppléments de salaires pour travail hors horaire normal, le montant exempté, les prestations dans chaque catégorie de taux ainsi que les taux appliqués;
la rémunération ou la partie de rémunération exemptée pour une cause autre que celle visée au numéro 7 et la mention de la disposition d'exemption;
les cotisations légales de sécurité sociale, dans la mesure où elles ne sont pas relatives à la partie exemptée de la rémunération inscrite sous le numéro 8;
la déduction inscrite sur la fiche de retenue pour la période de paie ou de pension indiquée au numéro 2; si plusieurs déductions valables pour une même période figurent sur la fiche, le total des différentes déductions est à inscrire;
la rémunération servant de base à la retenue, cet élément s'entendant de la différence entre ceux inscrits, d'une part, sous les numéros 5 et 6 et, d'autre part, sous les numéros 7 à 10;
la retenue, en tenant compte des prescriptions de l'alinéa 3;
en cas de retenue sur des rémunérations non périodiques, extraordinaires ou non, le taux de retenue appliqué;
en cas de retenue selon le barème de la retenue d'impôt sur rémunérations extraordinaires, la date de la communication préalable à l'administration exigée par l'article 141 de la loi.
(2)
En cas d'allocation de rémunérations nettes d'impôt, le compte de salaire ou de pension doit indiquer également le montant brut de la rémunération et ses différents composants déterminés selon les dispositions de la section 5 du règlement grand-ducal relatif à la détermination de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions.
(3)
Pour l'inscription de la retenue visée au numéro 12 de l'alinéa 1er, les prescriptions suivantes doivent être observées:
lorsque, malgré leur inscription séparée au compte de salaire, des rémunérations de différents ordres versées pour une même période de paie doivent être réunies pour la détermination de la retenue, le fait que la retenue unique procède de diverses rémunérations doit être signalé de façon apparente;
en cas d'imputation, conformément aux dispositions de l'article 23, d'impôt retenu en trop sur des rémunérations antérieures de la même année d'imposition, il y a lieu d'inscrire la retenue effective subsistant après imputation ou, dans l'hypothèse de l'alinéa 4 de l'article 23, la retenue non imputée à rembourser au salarié ou pensionné, et d'indiquer en marge du compte le tropperçu imputé et sa provenance;
lorsque, pour compenser un défaut de retenue relatif à une rémunération antérieure de la même année d'imposition, l'employeur ou la caisse de pension retient un impôt plus important que celui qui serait normalement dû eu égard à la rémunération en voie d'enregistrement, il y a lieu d'inscrire tant la retenue normale que le complément de retenue et d'indiquer en marge la rémunération à laquelle le complément se rapporte.
(4)
Les employeurs ou caisses de pension peuvent procéder à l'inscription de données non visées ci-dessus à condition que les rubriques destinées aux enregistrements prescrits par les dispositions de la présente section n'en soient pas perturbées. Ils peuvent en outre remplacer les inscriptions pour lesquelles un seul montant est prévu par leurs différents composants.
(5)
Pour chaque allocation de rémunérations le compte de salaire ou de pension doit être signé pour acquit par le bénéficiaire à moins qu'il n'y soit renvoyé à la pièce comptable documentant le versement de la rémunération.
(6)
L'employeur est tenu de signaler au compte de salaire les périodes d'interruption de rémunération en raison d'incapacité de travail pour maladie ou accident ou de congé de maternité ouvrant droit au versement de prestations pécuniaires de maladie par les caisses de maladie, que ces prestations soient avancées par l'employeur ou non.
(7)
Les employeurs autorisés par conventions conclues sur la base de l'article 4, alinéa 2 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 8, alinéas 7 et 8 du code des assurances sociales, à procéder à la liquidation des prestations pécuniaires de maladie, de même qu'à la déclaration et au versement des retenues d'impôt afférentes sont, pour l'indication de la nature des rémunérations prévue par le numéro 3 de l'alinéa 1er, tenus de subdiviser les salaires en salaires proprement dits et prestations pécuniaires de maladie. Pour ces mêmes employeurs l'alinéa 6 n'est pas applicable.
Dispense d'inscription au compte
Art. 5.
(1)
Sous réserve des dispositions dérogatoires des alinéas 2 et 3 et de celles de l'article 6, tous les salaires ou pensions, ou parties de telles rémunérations, alloués sous quelque dénomination que ce soit au titre de l'année d'imposition, sont à inscrire au compte de salaire ou de pension, même s'ils sont exemptés de l'impôt sur le revenu ou dispensés de la retenue d'impôt.
(2)
Ne donnent lieu à aucune inscription au compte de salaire ou de pension, les cotisations à charge des employeurs que ceux-ci versent, en vertu d'une obligation légale, aux établissements et caisses de sécurité sociale (part patronale) ou aux caisses d'allocations familiales des salariés.
(3)
Les employeurs ou caisses de pension pourront, sur demande, être dispensés de l'obligation de procéder à l'inscription au compte de salaire ou de pension des rémunérations ou parties de rémunérations ci-après:
les indemnités allouées aux fonctionnaires et agents de l'Etat, pour autant qu'elles entrent dans les prévisions de l'article 115, numéro 2 de la loi;
les indemnités spéciales et les prestations en nature exemptées en vertu de l'article 115, numéro 3 de la loi;
les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article 25.
La dispense, qui est de la compétence du directeur des contributions ou de son délégué ne sera accordée que si les indemnités et rémunérations en cause sont de faible importance ou que si la comptabilité du demandeur offre à leur sujet d'autres possibilités de contrôle.
Inscriptions relatives aux cotisations et primes de sécurité sociale complémentaire
Art. 6.
(1)
Le versement par l'employeur de cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire des salariés visées à l'article 1er du règlement grand-ducal portant exécution des articles 95, dernier alinéa et 110, N° 3 de la loi fait l'objet d'inscriptions au compte de salaire dans les conditions des alinéas qui suivent.
(2)
Si l'employeur retient tout ou partie des cotisations ou primes sur les salaires courants, il y a lieu, pour l'inscription des salaires courants et des cotisations ou primes conformément aux prescriptions respectives de l'article 4 et des alinéas 3 et 4, de procéder comme si l'employeur n'avait attribué qu'un salaire diminué après avoir pris à sa charge les cotisations ou primes retenues. L'employeur doit cependant inscrire en amont de la position réservée à l'inscription de la rémunération brute
la rémunération virtuelle, c'est-à-dire le salaire avant déduction des cotisations ou primes retenues,
les cotisations ou primes retenues.
(3)
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