Règlement grand-ducal du 1er août 1988 fixant le statut financier des missions diplomatiques et consulaires à l'étranger et de leurs agents

Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu la loi du 30 juin 1947 portant organisation du corps diplomatique;

Vu la loi du 27 août 1986 modifiant et complétant la loi modifiée du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l´Etat;

Vu l´arrêté grand-ducal du 28 mai 1948 relatif à l´organisation des services extérieurs du Ministère des Affaires Etrangères;

Notre Conseil d´Etat entendu;

Vu l´assentiment de la Commission de travail de la Chambre des Députés;

Sur le rapport de Notre Ministre des Affaires Etrangères et de notre Ministre des Finances et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Chapitre Ier. Chefs de mission, agents diplomatiques, agents consulaires de carrière et chanceliers

Art. 1^er.

Les agents diplomatiques, les agents consulaires de carrière et les chanceliers en poste à l´étranger ci-après dénommés «agents», ont droit à une indemnité de poste. Cette indemnité comprend une partie versée en numéraire et, dans les conditions prévues au présent règlement, une partie fournie sous forme de prestations en nature. Elle comprend également une indemnité de logement.

Art. 2.

L´indemnité de poste en numéraire pour le lieu d´affectation est fixée en monnaie locale au début de chaque exercice budgétaire par décision de Notre Ministre des Affaires Etrangères et de Notre Ministre des Finances.

Art. 3.

L´indemnité de poste en numéraire du chef de mission est de 24/24 de l´indemnité de poste en numéraire du lieu d´affectation.

L´indemnité de poste en numéraire de l´agent est:

pour l´attaché de légation et le secrétaire de légation

de 11/24

pour le secrétaire de légation 1^er en rang

de 12/24

pour le conseiller de légation adjoint

de 13/24

pour le conseiller de légation

de 14/24

pour le conseiller de légation 1^ère classe

de 15/24

pour le ministre plénipotentiaire

de 16/24

de l´indemnité de poste du lieu d´affectation.

L´indemnité de poste en numéraire du chancelier est égale à 10/24, celle du personnel de chancellerie égale à 9/24 de l´indemnité de poste du lieu d´affectation.

Au cas où l´agent est le premier adjoint du chef de mission, son indemnité de poste est augmentée de 2/24.

Au cas où la gestion de la mission est confiée en permanence à l´agent ou que celui-ci exerce des responsabilités particulières, son indemnité peut-être augmentée de 4/24 sans qu´il puisse cumuler cette augmentation avec celle prévue à l´alinéa qui précède.

Art. 4.

L´indemnité de poste en numéraire de l´agent dont le conjoint habite auprès de lui est augmentée de 25%. En cas de renonciation effective du conjoint à une activité professionnelle pendant le détachement à l´étranger, cette augmentation est portée à 33%.

Par mesure individuelle de Notre Ministre des Affaires Etrangères cette augmentation peut ne pas être accordée aux agents dont le conjoint n´habite pas en permanence auprès de l´agent détaché.

L´indemnité de poste en numéraire de l´agent est augmentée d´un montant égal à cinq pour cent de l´indemnité de poste en numéraire du lieu d´affectation pour chaque enfant à charge dans les cas et suivant les modalités prévus par la législation sur les traitements des fonctionnaires de l´Etat. L´augmentation est portée à sept et demi pour cent pour les enfants à charge, entre quatre et dix-neuf ans accomplis, fréquentant l´école à l´étranger.

Notre Ministre des Affaires Etrangères peut, en accord avec Notre Ministre des Finances, allouer aux agents une indemnité supplémentaire en faveur des enfants visés au second alinéa du présent article pour permettre de couvrir des frais exceptionnels de scolarité.

Par frais exceptionnels de scolarité, il faut entendre notamment les frais d´inscription, d´internat, d´examen, de transport et tous autres frais en rapport direct avec le type d´enseignement suivi. Cette allocation est fixée d´année en année sur le vu de pièces justificatives, de manière à laisser en tout cas à charge de l´agent intéressé les frais occasionnés normalement par la scolarité, dans des cas comparables, à un fonctionnaire ayant sa résidence au Grand-Duché de Luxembourg.

Art. 5.

L´indemnité de poste en numéraire d´un agent chargé d´une mission spéciale d´une durée supérieure à 15 jours dans un lieu autre que celui de sa résidence officielle est réduite d´un quart.

Art. 6.

Pendant la durée du congé régulier d´un agent son indemnité de poste en numéraire est réduite d´un quart.

Cette indemnité est sujette à une réduction supplémentaire si l´agent bénéficie d´un congé extraordinaire.

Notre Ministre des Affaires Etrangères peut procéder à une réduction de l´indemnité de poste en numéraire de l´agent en cas de congé de maladie dépassant trente jours.

Art. 7.

L´agent exerçant les fonctions de chargé d´affaires ad interim reçoit, pour la durée de l´exercice de ces fonctions, en dehors de son indemnité de poste en numéraire, un quart de l´indemnité de poste en numéraire fixée pour le lieu d´affectation.

Si cet agent assume les fonctions de chargé d´affaires ad interim pendant plus de trois mois consécutifs, son indemnité de poste supplémentaire est fixée par Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Art. 8.

Le chef de mission a droit à des prestations en nature qui sont accordées en raison de l´importance des obligations de représentation lui incombant. Les prestations en nature sont fixées par Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Le bénéfice de prestations en nature peut être alloué par Notre Ministre des Affaires Etrangères à des agents titulaires de postes à responsabilités particulières en raison de l´importance des obligations de représentation qui leur incombent.

Art. 9.

Sont à considérer comme prestations en nature au sens de l´article 7 (ex8) ci-dessus et sous réserve des dispositions de l´article 24 de la loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l´Etat:

Art. 10.

En dehors des dépenses résultant des prestations en nature le chef de mission peut imputer à charge du budget de l´Etat, avec l´autorisation de Notre Ministre des Affaires Etrangères et dans les limites des crédits qui lui sont alloués pour frais de représentation extraordinaires, les dépenses qui sont occasionnées par des déjeuners, dîners, réceptions et autres activités sociales dans l´intérêt de la mission.

Art. 11.

L´agent en fonction à l´étranger a droit à une indemnité de logement égale au loyer réellement exposé, déduction faite d´un montant arrêté conformément aux principes définis dans l´article 24 de la loi du 22 juin 1 963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l´Etat.

Les caractéristiques du logement, le montant du loyer et de la déduction entrant en ligne de compte pour le calcul de cette indemnité sont arrêtés de cas en cas par Notre Ministre des Affaires Etrangères, compte tenu de la situation de famille et des fonctions de l´intéressé.

Art. 12.

Lorsque l´agent en fonction à l´étranger est propriétaire du logement habité par lui, il a droit à une indemnité de logement égale à la valeur locative de celui-ci, déduction faite du montant visé à l´article 11 premier alinéa.

La valeur locative du logement entrant en ligne de compte pour le calcul de l´indemnité est arrêtée de cas en cas par Notre Ministre des Affaires Etrangères, sur la base d´une évaluation faite, au besoin, par un expert.

En aucun cas, l´indemnité de logement ne pourra excéder celle que le fonctionnaire aurait touchée compte tenu de sa situation de famille et de son grade, s´il avait été amené à se porter locataire d´un logement (règlement grand-ducal du 5 mai 1972).

Art. 13.

L´agent en fonction à l´étranger, qui occupe un logement mis à sa disposition par l´Etat, n´a pas droit à une indemnité de logement.

L´indemnité de poste en numéraire de cet agent est diminuée d´un montant arrêté par Notre Ministre des Affaires Etrangères conformément aux principes définis dans l´article 24 de la loi du 22 juin 1963 fixantl e régime des traitements des fonctionnaires de l´Etat.

Notre Ministre des Affaires Etrangères fixe le montant des retenues à faire éventuellement du chef d´autres prestations dont l´agent pourrait bénéficier.

Art. 14.

L´agent qui est affecté à un poste à l´étranger ou qui quitte ce poste par suite d´une affectation nouvelle a droit au remboursement des frais de déménagement de son ancien lieu de résidence au nouveau lieu de résidence.

Le remboursement des frais de déménagement peut également être accordé à l´agent qui — par suite d´une décision de Notre Ministre des Affaires Etrangères, — en vertu du contrat de bail de sa résidence, par suite d´un changement de son état civil ou du nombre des personnes à sa charge habitant auprès de lui est amené à changer d´habitation au lieu même de sa résidence à l´étranger.

L´agent en fonction à l´étranger qui est mis à la retraite a droit au remboursement des frais de déménagement de son ancien lieu de résidence au nouveau lieu de résidence au Grand-Duché. Si cet agent est autorisé à résider à l´étranger, conformément à la législation sur les pensions des fonctionnaires de l´Etat, il a droit au remboursement des frais de déménagement de son ancien lieu de résidence au nouveau lieu de résidence, sans que les frais remboursés au titre du déménagement puissent dépasser le montant des frais d´un déménagement de son ancien lieu de résidence à la ville de Luxembourg.

Art. 15.

Les frais de déménagement sont les frais de démontage, d´emballage, de chargement, de transport, de déchargement, de montage du mobilier, de déballage, ainsi que les frais d´assurance. Le choix de l´entrepreneur et les modalités du transport sont soumis à l´accord préalable de Notre Ministre des Affaires Etrangères. L´approbation ne sera donnée que sur le vu d´au moins trois offres de prix présentées par trois entreprises différentes.

Les frais de déménagement accessoires qui donnent lieu à remboursement sont fixés de cas en cas par arrêté de Notre Ministre des Affaires Etrangères et de Notre Ministre des Finances. Seuls les frais imposés par le déménagement sont considérés comme frais accessoires sujets à remboursement.

Le remboursement des frais de déménagement et des frais accessoires n´aura lieu que sur production d´une déclaration appuyée par des pièces justificatives.

Art. 16.

L´agent qui doit se déplacer en vue de la recherche d´un logement ou de la préparation du déménagement a droit à des frais de route et de séjour conformément au règlement général sur les frais de route et de séjour et des indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l´Etat.

Si, lors du voyage en vue de la recherche d´un logement ou de la préparation du déménagement, l´agent doit se faire accompagner par son conjoint, il a droit, au titre des frais exposés pour celui-ci, au remboursement des frais de route et d´un montant égal à celui de ses propres frais de séjour.

L´indemnisation prévue aux alinéas qui précèdent est subordonnée à la condition que le déplacement ait fait l´objet d´une autorisation préalable expresse de Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Art. 17.

L´agent qui à l´occasion d´un déménagement du fait d´une nouvelle affectation et, en attendant d´occuper un logement approprié, est obligé de loger à l´hôtel ou d´occuper un autre logement provisoire peut obtenir une indemnité spéciale à fixer de cas en cas par Notre Ministre des Affaires Etrangères en raison des frais supplémentaires qui sont ainsi occasionnés par ce recours à un logement provisoire pour lui-même et éventuellement son conjoint et ses enfants.

Art. 18.

Dans les cas visés à l´article 14 l´agent a droit au remboursement des frais de voyage exposés pour son conjoint e t ses enfants qui font partie de son ménage.

Art. 19.

Pour autant qu´il n´y est pas dérogé par le présent règlement, les dispositions du règlement général sur les frais de route et de séjour et les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l´Etat sont applicables aux voyages de service et aux déménagements des agents en fonction à l´étranger.

Art. 20.

L´agent qui, dans l´intérêt de la mission dont il est chargé, doit se faire accompagner par son conjoint lors d´un voyage de service a droit, au titre des frais exposés pour celui-ci, au remboursement des frais de route et d´un montant forfaitaire égal à celui de ses propres frais de séjour, à condition que le déplacement du conjoint ait fait l´objet d´une autorisation préalable expresse de Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Art. 21.

L´agent en fonction à l´étranger, qui doit faire usage de sa voiture personnelle pour des déplacements de service, peut bénéficier d´un remboursement forfaitaire des frais occasionnés par l´utilisation de sa voiture. Ce forfait est fixé par Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Art. 22.

Le chef de mission qui ne dispose momentanément pas d´une voiture de service et qui fait usage de sa voiture personnelle pour des déplacements de service a droit au même remboursement forfaitaire des frais occasionnés par l´utilisation de sa voiture.

Art. 23.

L´agent en fonction à l´étranger qui rentre en congé bénéficie une fois par an du remboursement des frais de route aller et retour pour lui-même, son épouse et ses enfants.

Notre Ministre des Affaires Etrangères peut autoriser le remboursement total ou partiel des frais de route des personnes visées à l´alinéa qui précède pour des déplacements que leur état de santé rend nécessaires.

Sont à considérer comme frais de route de l´agent ceux visés par le règlement sur les frais de route et de séjour et les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l´Etat. Les frais de route de l´épouse et des enfants sont les frais réellement exposés sans que le montant remboursable pour chacune de ces personnes puisse dépasser le montant revenant à l´agent.

Art. 24.

Le remboursement des frais de maladie et d´hospitalisation qui dépassent le montant que l´agent en fonction à l´étranger devrait supporter à Luxembourg après déduction des prestations effectuées en sa faveur par la caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics, sera assuré, dans les conditions à fixer par Notre Ministre des Affaires Etrangères:

Les dispositions qui précèdent s´étendent aux membres de la famille de l´agent couvert par l´assurance-maladie du chef de famille, pour autant qu´ils habitent avec lui à l´étranger.

Chapitre II. Personnel de chancellerie et de service

Art. 25.

Le personnel de chancellerie de nationalité luxembourgeoise en service aux missions peut bénéficier en dehors de son traitement ou de son indemnité, pendant la durée de son séjour effectif à l´étranger d´une indemnité de poste qui est fixée par Notre Ministre des Affaires Etrangères.

Cette indemnité est fixée et adaptée suivant les critères définis aux art. 1, 2 et 3 du présent règlement.

Dans des cas exceptionnels le bénéfice du présent article peut être étendu à des personnes de nationalité autre que luxembourgeoise.

Art. 26.

Les articles 4 à 6, 11 à 20, 23 et 24 du présent règlement sont applicables au personnel de chancellerie visé à l´article 25 qui précède.

Art. 27.

Pour les voyages de service comportant un hébergement, les chauffeurs des missions ont droit à l´indemnité de séjour prévue pour les fonctionnaires de la catégorie C, conformément aux dispositions du règlement sur les frais de route et de séjour et les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l´Etat.

Pour les voyages de service qui ne comportent pas d´hébergem ent, les chauffeurs ont droit au remboursement des frais réellement exposés sans que ce remboursement puisse dépasser la fraction de l´indemnité de séjour forfaitaire revenant dans les mêmes conditions aux fonctionnaires de la catégorie C conformément aux dispositions prévues à l´alinéa qui précède. Notre Ministre des Affaires Etrangères peut autoriser des dérogations à cette règle si le coût de la vie justifie un dépassement.

Chapitre III. Frais de chancellerie

Art. 28.

Notre Ministre des Affaires Etrangères détermine les dépenses qui sont à considérer comme frais de chancellerie et à imputer sur les fonds mis à la disposition des missions.

Chapitre IV. Dispositions diverses et finales

Art. 29.

Hormis les matières définies aux articles précités, doivent être autorisés au préalable par Notre Ministre des Affaires Etrangères: