Règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l'Etat

Nous JEAN, par la grâce de Dieu,Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu l'article 16 de la loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l'Etat, telle qu'elle a été modifiée;

Vu l'article 16 de la loi modifiée du 8 février 1961 portant organisation du Conseil d'Etat;

Vu l'avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics;

Notre Conseil d'Etat entendu et vu l'article 27 de la loi du 8 février 1961 portant organisation du Conseil d'Etat et considérant qu'il y a urgence en ce qui concerne l'art. 7 (2);

Sur le rapport de notre Premier Ministre, Ministre d'Etat, et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Chapitre 1^er.- Dispositions générales

Art. 1^er.

Le présent règlement fixe les conditions et les modalités du paiement des frais de route et de séjour à l'occasion de voyages de service ainsi que des indemnités de déménagement effectués par les fonctionnaires et employés de l'Etat.

Art. 2.

Est considéré comme voyage de service tout déplacement hors du lieu de résidence officielle ordonné par l'une des autorités énumérées à l'article 3. Au sens du présent règlement, il faut entendre par lieu de résidence officielle le lieu où le fonctionnaire ou employé est affecté ou détaché.

Art. 3.

(1)

L'autorisation pour les voyages de service à l'intérieur du pays est délivrée par le ministre compétent aux fonctionnaires et employés de l'Etat relevant directement d'un département ministériel. Pour les personnes relevant d'une administration, elle est délivrée par le chef d'administration.

(2)

L'autorisation pour les voyages à l'étranger est délivrée par le ministre compétent en raison de l'objet de la mission.Toutefois, aux fonctionnaires et employés de l'Etat faisant partie ou relevant d'une mission luxembourgeoise à l'étranger, l'autorisation est délivrée:

(3)

Les conditions de ces autorisations ainsi que les mesures de contrôle des voyages de service font l'objet d'un règlement du Gouvernement en conseil.

Art. 4.

(1)

Le remboursement des frais inhérents au voyage de service n'est accordé que pour autant que les frais du fonctionnaire ou de l'employé et la durée du déplacement sont nécessaires à l'accomplissement de la mission, à moins que le prolongement dûment autorisé du séjour à l'étranger ne permette de réduire le total de ces frais.

(2)

Les indemnités pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles; elles ne devront en aucun cas constituer un élément de rémunération.

(3)

Le déplacement effectué par le fonctionnaire ou l'employé pour se rendre de son domicile à sa résidence officielle et pour rentrer de celle-ci à son domicile ne donne pas lieu à indemnité.

Art. 5.

(1)

Les déclarations des frais de route et de séjour sont consignées sur une feuille de déclaration suivant un modèle à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil.

(2)

Ces déclarations sont visées par la personne appelée à délivrer l'autorisation de voyage conformément à l'article 3.

Art. 6.

(1)

Pour le calcul des frais de route et de séjour le lieu de la résidence officielle du fonctionnaire ou de l'employé de l'Etat appelé à voyager est considéré comme point de départ de chaque voyage de service, sous réserve des dispositions ci-après.

(2)

En cas de détachement temporaire, le nouveau lieu de travail est considéré comme point de départ dans le sens des dispositions qui précèdent.

(3)

Si le domicile est plus proche du lieu de destination que la résidence officielle, il n'est dû, en dehors de l'indemnité de séjour, que les frais de transport imposés par le voyage.

Si le domicile de l'intéressé se confond avec le lieu de destination du déplacement, il n'est rembousé que les dépenses réelles imposées par le voyage.

Art. 7.

(1)

Les voyages effectués en vue de la participation à un examen de fin de stage ou de promotion, à un cours de formation professionnelle ordonné par l'administration ou à une conférence de service sont considérés comme voyage de service.

(2)

Par décision du Ministre d'Etat les personnes étrangères à l'administration effectuant un voyage dans l'intérêt de l'Etat peuvent être assimilées aux fonctionnaires aux fins du remboursement de leurs frais de route et de séjout conformément aux dispositions du présent règlement.

Art. 8.

Les membres du Gouvernement ont droit au remboursement de leurs dépenses réelles pour frais de route et de séjour, sur production d'une déclaration motivée. Cette disposition s'applique également aux membres du Conseil d'Etat voyageant dans l'exercice de leur fonction.

Chapitre 2.- Frais de route

Art. 9.

(1)

En principe chaque déplacement pour compte de l'Etat doit se faire aux conditions les moins onéreuses pour le Trésor, excepté dans l'un ou l'autre des cas suivants:

(2)

L'appréciation des exceptions visées au paragraphe (1) est de la compétence des personnes appelées à donner l'autorisation de voyage, conformément à l'article 3, pour autant que ces exceptions ne sont pas précisées par un règlement du Gouvernement en Conseil.

Art. 10.

(1)

Les déclarations des frais de route sont accompagnées, dans la mesure du possible, des pièces justificatives, notamment des titres de transport ou des factures acquittées. Pour les voyages en avion, tant les billets que les factures acquittées sont requis.

(2)

Les frais de route comprennent le prix du transport, les frais de transport des bagages ainsi que tous autres frais inhérents au voyage.

(3)

Pour tous les voyages en chemin de fer ainsi que pour les passages maritimes en Grande-Bretagne, les fonctionnaires et employés ont droit à la première classe.

(4)

Pour tous les autres voyages en bateau, ils ont droit à une des classes inférieures. Dans des cas exceptionnels, l'utilisation d'une des classes supérieures peut être autorisée par l'autorité compétente pour autoriser le voyage.

(5)

Pour les voyages en avion, les fonctionnaires et employés n'ont droit à la première classe que lorsqu'ils y sont autorisés en raison de circonstances particulières qui le justifient.

Art. 11.

Lorsque les frais de route sont assumés par un organisme étranger ou international, il n'y a pas lieu à remboursement de la part de l'Etat luxembourgeois.

Art. 12.

(1)

Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe une indemnité kilométrique pour les déplacements par auto, à motocyclette, vélomoteur et bicyclette privés.

(2)

Les distances parcourues à l'intérieur du pays sont calculées d'après la carte des distances et en prenant pour point de départ le centre des localités.Toutefois, les distances parcourues au lieu de la mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration.

(3)

Pour les voyages de service à l'étranger, les frais de transport ne peuvent dépasser les frais qui seraient résultés de l'utilisation du chemin de fer, sauf dans des cas isolés, lorsque le recours à un moyen de transport personnel est préalablement autorisé en raison de l'intérêt du service ou de l'absence de liaisons satisfaisantes par transport en commun.

(4)

Pour chaque voyage la fraction de kilomètre obtenue par l'addition des distances parcourues est comptée pour un kilomètre entier.

(5)

Les courses de service effectuées sur le territoire de la commune de la résidence officielle ou qui restent dans un rayon de 3 km du centre de cette résidence, ne donnent droit qu'au remboursement des frais de transport. Il en est de même pour les courses de service effectuées à l'intérieur du ressort de service, par les gendarmes, les douaniers, les facteurs, les cantonniers ou par d'autres fonctionnaires ou employés faisant des courses dans des conditions analogues ou des courses de service qui ne dépassent pas de 3 km le centre de ce ressort.

Art. 13.

Lorsqu'en cas d'accident survenu à un véhicule personnel utilisé dans les conditions ci-dessus, le résultat de l'instruction permet d'exclure toute responsabilité personnelle majeure du fonctionnaire ou de l'employé, tout ou partie des dégâts occasionnés au véhicule seront remboursés par l'Etat, sur décision du Premier Ministre, à charge par le fonctionnaire ou l'employé de subroger l'Etat dans les droits qui, du chef de l'accident, peuvent lui compéter contre un tiers responsable.

Chapitre 3.- Frais de séjour

Art. 14.

Les frais de séjour comprennent une indemnité de jour et une indemnité de nuit.

Art. 15.

(1)

L'indemnité de jour couvre forfaitairement toutes les dépenses du fonctionnaire ou de l'employé de l'Etat en mission, y compris les frais de déplacement au lieu d'exécution de sa mission, sous réserve des frais mentionnés ci-après, qui font l'objet d'un remboursement supplémentaire:

Les demandes de remboursement de tels frais doivent être appuyées de pièces justificatives, sauf en cas d'impossibilité.

Les frais de représentation ne sont pas remboursés en vertu du présent règlement.

(2)

Aucune justification n'est requise pour l'allocation des taux forfaitaires de l'indemnité de jour.

Celle-ci est allouée à raison de 0,5 pour chacun des deux repas principaux. Le droit à l'indemnité pour les repas principaux est établi par le fait que le fonctionnaire ou employé s'est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 et 20 heures pour le repas du soir.

(3)

Pour le calcul de l'indemnité de jour, la durée réelle du voyage est augmentée d'un forfait, en vue de tenir compte des délais de transport entre la gare ou l'aéroport et le domicile ou le lieu de travail.

Ces forfaits sont fixés comme suit:

• pour l'utilisation du chemin de fer, une demi-heure,
• pour l'utilisation de l'avion, une heure, à l'aller et au retour.

(4)

Le fonctionnaire ou l'employé qui se trouve en mission pendant une partie seulement des périodes visées au paragraphe (2), compte tenu des forfaits prévus au paragraphe (3), a droit au remboursement des dépenses pour repas relatifs à cette période, sur présentation de pièces justificatives, jusqu'à concurrence de 0,5 de l'indemnité de jour.

Art. 16.

(1)

L'indemnité de nuit comporte le remboursement, sur présentation de pièces justificatives, du prix de la chambre d'hôtel, du petit déjeuner ainsi que du service et des taxes y relatives.

(2)

La note d'hôtel est remboursée chaque fois que l'intéressé s'est vu dans l'obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle.

L'obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle et de prendre le petit déjeuner est établie lorsque l'intéressé s'est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 et 5 heures.

(3)

Si une note d'hôtel n'est pas présentée, une indemnité forfaitaire équivalent à 20% de l'indemnité de nuit est allouée à l'intéressé, sous réserve de l'application des dispositions de l'article 19 (1).

Art. 17.

Les sommes revenant à des délégués étrangers qui pourvoient à la représentation du Luxembourg lors de négociations ou de conférences internationales sont fixées par arrêté du Ministre d'Etat, sur proposition du ministre compétent en raison de l'objet de la mission.

Art. 18.

(1)

Les frais communs des délégations aux conférences et autres réunions internationales sont compris dans les frais de séjour du chef de la délégation, de son remplaçant ou du secrétaire de la délégation, qui présente un compte séparé pour ces frais, en annexe à la déclaration établie en conformité du présent règlement. Chaque dépense figurant à ce compte, à l'exception des menus frais, est à appuyer par des pièces qui suffisent comme preuve.

(2)

Le compte des frais communs peut comprendre: les frais pour location de voitures pour le transport local, les frais pour envois et communications de service, les frais de bureau, à savoir: les frais de location, les gages du personnel et les frais de matériel ainsi que tous autres frais similaires, à l'exclusion des frais de représentation et des frais personnels par leur nature.

Art. 19.

(1)

Lorsque les frais de séjour sont assumés par un gouvernement ou un organisme étranger ou par une organisation internationale, il n'y a pas lieu à remboursement de la part de l'Etat luxembourgeois, si ces frais sont destinés à couvrir la totalité des dépenses de séjour.

(2)

Lorsqu'une partie seulement des frais désignés au paragraphe (1) sont assumés par un gouvernement ou un organisme étranger ou par une organisation internationale, les frais non couverts sont rembousés par l'Etat au maximum jusqu'à concurrence des montants prévus par le présent règlement.

Chapitre 4.- Frais de séjour à l'intérieur du pays

Art. 20.

(1)

L'indemnité de jour ainsi que l'indemnité de nuit pour voyages à l'intérieur du pays sont adaptées pour le 1^er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

(2)

Aucune indemnité de jour n'est accordée lorsque le voyage de service peut s'effectuer pendant les heures de service normales et lorsqu'il ne comporte aucun repas.

(3)

Des frais de séjour ne sont pas dus pour les courses de service effectuées sur le territoire de la commune de la résidence officielle ou qui restent dans un rayon de 3 km du centre de cette résidence. Il en est de même des courses de service effectuées à l'intérieur du ressort de service par les fonctionnaires ou employés visés à l'article 12 (5), ou des courses de service qui ne dépassent pas de 3 km le centre de ce ressort.

Art. 21.

(1)

Des indemnités de séjour peuvent être payées aux fonctionnaires et employés de l'Etat astreints au service de nuit. Des indemnités forfaitaires spéciales peuvent être accordées au personnel de l'Entreprise des Postes et Télécommunications occupé aux divers services de transport et de distribution postaux.

(2)

Ces indemnités sont fixées par règlement du Ministre d'Etat. Les indemnités forfaitaires spéciales de l'Entreprise des Postes et Télécommunications sont fixées sur proposition du ministre du ressort. Elles ne peuvent être supérieures aux taux fixés en vertu de l'article 22.

Art. 22.

Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe les indemnités auxquelles ont droit,

• par repas principal pris en dehors mais non servi à l'auberge,
• par repas principal servi à l'auberge et
• en cas de découcher, les fonctionnaires ou employés qui font, à titre principal, le service de chauffeurs d'automobiles, de camions ou d'autres véhicules de l'Etat, les artisans des ateliers de l'Etat dont le service ordinaire à l'intérieur du pays entraîne normalement l'accomplissement de prestations en dehors du lieu de résidence officielle, les fonctionnaires de la carrière du cantonnier des administrations des Ponts et Chaussées, des Services techniques de l'agriculture, de la Station viticole et du Cadastre et de la Topographie.

Chapitre 5.- Frais de séjour à l'étranger

Art. 23.

(1)

L'indemnité de jour ainsi que l'indemnité de nuit pour voyages de service à l'étranger sont adaptées pour le 1^er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

(2)

En dehors de l'indemnité prévue à l'article 15 (2), il est dû pour chaque voyage de service à l'étranger donnant droit, au total, au moins à une indemnité de jour entière, 0,2 de l'indemnité de jour comme indemnité initiale.

(3)

En cas de transit sans arrêt prolongé par un ou plusieurs pays, le taux applicable est celui du pays de destination.

(4)

En cas de mission à l'étranger dépassant six semaines, l'indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d'Etat, sur proposition du ministre compétent, sur la base de pièces justificatives fournies par l'intéressé. En ce qui concerne l'indemnité de jour, il est suffisant de documenter les dépenses relatives à au moins sept jours consécutifs.

En l'absence de présentation de pièces justificatives relatives à l'indemnité de jour, celle-ci est fixée à 75% de l'indemnité établie en vertu du paragraphe (1) du présent article.

(5)

En cas de voyage à l'étranger pour une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois, le fonctionnaire ou employé de l'Etat peut être autorisé par le Ministre d'Etat à se faire accompagner par son conjoint et ses enfants.

L'indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d'Etat, sur proposition du ministre compétent. Les dispositions du présent alinéa s'appliquent également à l'agent en poste à l'étranger, appelé à assumer à Luxembourg une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois.

(6)

En cas de séjour prolongé à l'étranger, le fonctionnaire ou employé de l'Etat peut être autorisé par le ministre visé à l'article 3 (2) à rejoindre sa famille suivant les modalités ci-après:

• Pour les séjours prolongés en Europe, en Afrique du Nord et au Proche-Orient dépassant 3 semaines, le retour en famille peut être autorisé tous les quinze jours.
• Pour les séjours prolongés en-dehors de cette zone, dépassant deux mois, le retour en famille peut être autorisé toutes les six semaines.

Le retour en famille peut être remplacé par le remboursement des frais de route du conjoint sur le lieu de détachement suivant les modalités décrites ci-dessus.

Art. 24.

(1)

Les fonctionnaires et employés de l'Etat envoyés en mission à l'étranger sont tenus de maintenir leurs frais dans de justes limites et d'éviter toute dépense exagérée.

(2)