Règlement grand-ducal du 1er février 2010 portant précision de certaines dispositions de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme

Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu l’article 36 de la Constitution;

Vu la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme;

Vu l’article 2 (1) de la loi du 12 juillet 1996 portant réforme du Conseil d’Etat et considérant qu’il y a urgence;

Sur le rapport de Notre Ministre des Finances, et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Art. 1^er. Obligations de vigilance à l’égard de la clientèle

(1)

L’obligation d’identification et de vérification de l’identité du client prévue à l’article 3 paragraphe 2 a) de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme (ci-après «la Loi»), comprend également, le cas échéant, l’identification des mandataires ainsi que la vérification de l’identité de ceux-ci et de leurs pouvoirs d’agir pour compte du client.

S’agissant en particulier de clients qui sont des personnes morales ou des constructions juridiques, l’obligation d’identification et de vérification de l’identité du client comprend l’obligation de:

(2)

L’obligation d’identification et de vérification de l’identité du bénéficiaire effectif prévue à l’article 3 paragraphe 2 b) de la Loi, comprend l’obligation de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité du bénéficiaire effectif à l’aide des informations ou données pertinentes obtenues auprès d’une source fiable de sorte que le professionnel ait une connaissance satisfaisante de l’identité du bénéficiaire effectif.

Pour l’ensemble des clients, l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif exige de déterminer si le client agit pour le compte d’une autre personne et de prendre ensuite toutes mesures raisonnables pour obtenir des données d’identification suffisantes permettant de vérifier l’identité de cette autre personne.

Pour la clientèle de personnes morales ou de constructions juridiques, l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif exige de prendre toutes les mesures raisonnables pour:

Des types de mesures normalement nécessaires pour s’acquitter de cette obligation de manière satisfaisante sont notamment:

• pour les sociétés: l’identification des personnes physiques détenant une participation de contrôle, et des personnes physiques qui constituent la tête pensante ou la direction de la société;
• pour les fiducies: l’identification de la personne ayant constitué la fiducie, de l’administrateur ou de la personne exerçant le contrôle effectif de la fiducie, ainsi que des bénéficiaires.

(3)

L’obligation d’exercer une vigilance constante de la relation d’affaires passe par un examen attentif des transactions effectuées pendant toute la durée de cette relation d’affaires, afin de s’assurer que les transactions effectuées sont cohérentes avec la connaissance qu’a l’institution de son client, de ses activités commerciales, de son profil de risque et, le cas échéant, de l’origine des fonds.

Les professionnels sont tenus de s’assurer de la mise à jour et de la pertinence des documents, données ou informations collectés lors de l’accomplissement du devoir de vigilance relatif à la clientèle, au moyen d’examens des documents existants, notamment pour les catégories de clients ou de relations d’affaires présentant un risque plus élevé.

L’obligation d’exercer une vigilance constante de la relation d’affaires comprend également l’obligation d’apporter une attention particulière à toutes les opérations complexes, d’un montant anormalement élevé, ou à tous les types inhabituels de transactions, lorsqu’elles n’ont pas d’objet économique ou licite apparent.

Sont notamment soumises à une attention particulière: les transactions importantes au regard d’une relation d’affaires, les transactions qui dépassent certains montants, les mouvements d’une ampleur très élevée sur un compte incompatible avec le montant du solde ou encore des transactions qui sortent du schéma normal des mouvements du compte.

Les professionnels sont tenus d’examiner dans toute la mesure du possible le contexte et l’objet de ces transactions, de consigner les résultats de ces examens par écrit et de conserver ces pièces conformément à l’article 3 paragraphe 6 b) de la Loi et de les garder à la disposition des autorités compétentes et des réviseurs d’entreprises pendant au moins cinq ans, sans préjudice des délais de conservation plus longs prescrits par d’autres lois.

(4)

Pour l’application des mesures de vigilance à l’égard de la clientèle existante, il y a lieu d’entendre par «moments opportuns en fonction de l’appréciation des risques» au sens de l’article 3 paragraphe 5 de la Loi, soit lorsque le risque est élevé, soit lorsqu’il s’agit d’un compte numéroté, soit lorsqu’une situation intervient justifiant ces mesures et notamment une des situations suivantes:

• une transaction significative intervient;
• les normes relatives aux documents d’identification des clients changent substantiellement;
• en matière d’activité bancaire, un changement important se produit dans la façon dont le compte d’un client fonctionne;
• le professionnel s’aperçoit qu’il ne dispose pas d’informations sur un client existant.

(5)

L’obligation de conservation des documents et informations prévue à l’article 3 paragraphe 6 de la Loi comprend l’obligation de conserver une trace écrite des données d’identification, des livres de comptes, de la correspondance commerciale pendant au moins cinq ans après la fin de la relation d’affaires avec le client, sans préjudice des délais de conservation plus longs prescrits par d’autres lois. Si une autorité compétente demande dans des affaires spécifiques et pour l’accomplissement de sa mission, d’appliquer un délai de conservation plus long que le délai minimal prévu ci-dessus, le professionnel est tenu d’y donner suite.

Les pièces se rapportant aux transactions doivent être suffisantes pour permettre la reconstitution des différentes transactions de façon à fournir, si nécessaire, des preuves en cas de poursuites pénales.

Ainsi, prises ensemble, les différentes pièces se rapportant à une transaction doivent notamment fournir les informations suivantes: le nom du client et du bénéficiaire, l’adresse ou un autre moyen d’identification normalement enregistré par l’intermédiaire, la nature et la date de la transaction, les montants et les types de devises en cause, ainsi que le type et le numéro d’identification de tout compte impliqué dans la transaction.

Les professionnels doivent assurer que toutes les pièces et informations visées ci-dessus sont tenues à la disposition des autorités compétentes afin que les professionnels soient en mesure de répondre promptement aux demandes d’information de celles-ci dans le cadre de leurs missions.

(6)

L’exécution des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle en général et, en particulier, la détermination de l’ampleur des mesures de vigilance à appliquer à un client en fonction des risques présentés, doivent se faire dans le respect des instructions publiées par les autorités compétentes notamment par voie de circulaires.

Art. 2. Obligations simplifiées de vigilance à l’égard de la clientèle

L’application du régime des obligations simplifiées de vigilance prévu à l’article 3-1 de la Loi n’est pas obligatoire et ne s’impose donc pas aux professionnels.

L’obligation de recueillir en toutes circonstances des informations suffisantes pour établir si le client remplit les conditions requises pour l’application de l’article 3-1 de la Loi, comporte au moins l’identification du client ainsi que le suivi de la relation d’affaires afin de s’assurer que les conditions d’application de l’article 3-1 de la Loi restent toujours remplies et à vérifier qu’il n’y ait pas de soupçons de blanchiment ou de financement du terrorisme. Cette obligation s’applique aussi dans les cas visés à l’article 3-1 paragraphe 4 de la Loi.

L’application du régime des obligations simplifiées de vigilance est exclue lorsqu’il y a soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme, lorsqu’il y a doute concernant la véracité ou la pertinence de données précédemment obtenues ou en cas de circonstances spécifiques présentant un risque plus élevé.

Art. 3. Obligations renforcées de vigilance à l’égard de la clientèle

(1)

Des relations d’affaires et des transactions, notamment avec des personnes physiques, des personnes morales ou des institutions financières, résidant dans un pays qui n’applique pas ou applique insuffisamment les mesures de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme constituent des situations à risque élevé au sens de l’article 3-2 paragraphe 1 de la Loi requérant une attention particulière et l’application de mesures de vigilance renforcées. Lorsque ces transactions n’ont pas d’objet économique ou licite apparent, le contexte et l’objet de telles opérations doivent, dans la mesure du possible, être examinés et les résultats consignés par écrit afin d’être à la disposition des réviseurs d’entreprises et des autorités compétentes conformément aux instructions de celles-ci.

Les autorités de surveillance et, le cas échéant, les organismes d’autorégulation respectifs des différents professionnels, informent les professionnels au sujet des préoccupations suscitées par les défaillances des dispositifs de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme des pays visés ci-dessus.

Lorsqu’un tel pays persiste à ne pas appliquer ou à appliquer insuffisamment les mesures de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ces autorités et organismes mettent en garde les professionnels contre les risques de blanchiment et de financement du terrorisme que comportent les transactions avec des personnes physiques ou morales de ce pays. Ils peuvent préciser, au cas par cas, les mesures particulières que les professionnels doivent prendre face au risque constaté.

A titre d’exemples de telles mesures particulières, il y a lieu de citer:

• L’application de normes strictes d’identification des clients et le renforcement des conseils, notamment sur les questions financières spécifiques à la juridiction, aux institutions financières en vue de l’identification des bénéficiaires effectifs avant que des relations d’affaires ne soient nouées avec des personnes physiques ou morales de ces pays.
• Le renforcement des mécanismes de déclaration correspondants ou la déclaration systématique des transactions financières en considérant que les transactions financières avec ces pays sont probablement suspectes.

(2)

En cas de transactions qui n’impliquent pas la présence physique des parties les professionnels doivent se doter de dispositifs de gestion des risques spécifiques liés aux relations d’affaires ou aux transactions. Ces politiques et procédures doivent s’appliquer lors de l’établissement de la relation d’affaires avec le client et lors de la mise en œuvre des mesures de vigilance constante.

Des opérations n’impliquant pas la présence physique des parties sont notamment les relations d’affaires conclues via Internet ou par d’autres moyens comme le courrier postal, les services et transactions sur Internet, y compris la négociation de valeurs mobilières au détail sur Internet ou au moyen d’autres services informatiques interactifs, l’utilisation des guichets automatiques bancaires, les services bancaires par téléphone, la transmission d’instructions ou d’ordres par télécopie ou par d’autres moyens analogues, ainsi que l’exécution de paiements et la réception d’espèces dans le cadre d’une opération électronique effectuée à partir du point de vente à l’aide de cartes prépayées, rechargeables ou de porte-monnaie électroniques.

Les mesures de gestion des risques doivent comprendre des procédures de vigilance spécifiques et efficaces applicables à la clientèle à distance. De telles procédures sont notamment, la certification des documents présentés, la demande de documents complémentaires à ceux qui sont demandés aux clients qui se présentent au professionnel, le développement de contacts indépendants avec le client, le recours à une introduction par un tiers ou l’obligation de procéder au premier paiement par l’intermédiaire d’un compte au nom du client ouvert auprès d’un autre établissement de crédit assujetti à des normes de vigilance équivalentes.

(3)

En cas de relation transfrontalière de correspondant bancaire visée à l’article 3-2 paragraphe 3 de la Loi les établissements de crédit doivent également:

• évaluer, sur la base d’informations publiquement disponibles, la réputation de l’établissement client et la qualité de sa surveillance, y compris vérifier si l’établissement concerné a fait l’objet d’une enquête ou d’une intervention de l’autorité de surveillance ayant trait au blanchiment ou au financement du terrorisme;
• s’assurer de la pertinence et de l’efficacité des contrôles contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme mis en place par l’établissement client;
• préciser par écrit les responsabilités respectives de chaque établissement dans la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

La procédure d’autorisation requérant l’approbation d’un niveau élevé de la hiérarchie comporte l’autorisation de la haute direction impliquant aussi dans cette procédure le responsable du contrôle de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

Lorsqu’une relation de correspondant bancaire implique la tenue de comptes «de passage» («payable-through accounts»), les établissements de crédit doivent s’assurer que:

Dans la mesure où d’autres institutions que des établissements de crédit sont concernées par des relations de correspondance bancaire, les règles en cette matière s’appliquent également à ces institutions.

(4)

Les obligations renforcées de vigilance à l’égard des personnes politiquement exposées s’appliquent aussi lorsque la personne en question exerce une fonction publique importante dans un autre Etat membre ou dans un Etat tiers ou pour compte d’un de ces Etats.

Les professionnels sont tenus de disposer de systèmes de gestion des risques adéquats afin de déterminer si un client potentiel, un client ou le bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée.

Lorsqu’un client a été accepté et qu’il apparaît ultérieurement que ce client ou le bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée ou le devient, les professionnels sont tenus d’obtenir d’un niveau élevé de la hiérarchie l’autorisation de poursuivre la relation d’affaires.

La procédure d’autorisation requérant l’approbation d’un niveau élevé de la hiérarchie comporte l’autorisation de la haute direction impliquant aussi dans cette procédure le responsable du contrôle de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

Les professionnels sont tenus de prendre toutes mesures raisonnables pour identifier l’origine du patrimoine et l’origine des fonds des clients et bénéficiaires effectifs identifiés comme des personnes politiquement exposées.

Lorsque des professionnels entretiennent des relations d’affaires avec une personne politiquement exposée, ils doivent procéder à une surveillance renforcée et continue de cette relation.

Art. 4. Obligations des succursales et filiales à l’étranger

A l’article 2 (2) de la Loi les mesures de vigilance à l’égard du client que les succursales et filiales dans des pays tiers sont tenues de respecter, comprennent toutes les mesures énumérées à l’article 3 de la Loi et en particulier celles visées au paragraphe 2 de cet article.

Les établissements de crédit et les établissements financiers doivent veiller plus particulièrement au respect de ce principe s’agissant de leurs succursales et filiales dans les pays qui n’appliquent pas ou appliquent insuffisamment les mesures de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.