Règlement grand-ducal du 14 juin 2015 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l'État

Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu l’article 16 de la loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l’État, telle qu’elle a été modifiée;

Vu l’avis de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics;

Vu l’article 2, paragraphe (1), de la loi modifiée du 12 juillet 1996 portant réforme du Conseil d’État et considérant qu’il y a urgence;

Sur le rapport de Notre Premier Ministre, Ministre d’État, et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Chapitre 1^er.- Dispositions générales

Art. 1^er.

Le présent règlement fixe les conditions et les modalités du paiement des frais de route et de séjour à l’occasion de voyages de service ainsi que des indemnités de déménagement effectués par les fonctionnaires et les employés de l’Etat ainsi que par les personnes assimilées en vertu de l’article 9, désignés ci-après par le terme «agent»

Art. 2.

Est considéré comme voyage de service tout déplacement hors du lieu de résidence officielle ordonné par l’une des autorités énumérées à l’article 3. Au sens du présent règlement, il faut entendre par lieu de résidence officielle le lieu où l’agent est affecté ou détaché.

Le détachement ou l’affectation d’un agent dans un autre département, administration ou service ne donne pas lieu à remboursement de frais de route entre le lieu de son affectation d’origine et celui de sa nouvelle affectation. L’affectation à des lieux de travail différents ne donne pas lieu à remboursement de frais de route en cas de déplacement entre ces lieux de travail.

Art. 3.

(1)

L’autorisation pour les voyages de service à l’intérieur du pays est délivrée par le ministre du ressort aux agents relevant directement d’un département ministériel. Pour les personnes relevant d’une administration, elle est délivrée par le chef d’administration.

(2)

L’autorisation pour les voyages à l’étranger est délivrée par le ministre du ressort en raison de l’objet de la mission. Toutefois, aux agents faisant partie ou relevant d’une mission luxembourgeoise à l’étranger, l’autorisation est délivrée:

Les conditions de ces autorisations ainsi que les mesures de contrôle des voyages de service font l’objet d’un règlement du Gouvernement en Conseil.

Art. 4.

Le remboursement des frais inhérents au voyage de service n’est accordé que pour autant que les frais de l’agent et la durée du déplacement sont nécessaires à l’accomplissement de la mission, à moins que la prolongation dûment autorisée du séjour à l’étranger ne permette de réduire le total de ces frais.

Les indemnités pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles, elles ne devront en aucun cas constituer un élément de rémunération.

Le déplacement effectué par l’agent pour se rendre de son domicile à sa résidence officielle et pour rentrer de celle-ci à son domicile ne donne pas lieu à indemnisation.

Art. 5.

Les déclarations des frais de route et de séjour sont consignées sur une feuille de déclaration suivant un modèle à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil.

Ces déclarations sont signées par la personne appelée à délivrer l’autorisation de voyage conformément à l’article 3.

Art. 6.

Pour le calcul des frais de route et de séjour le lieu de la résidence officielle de l’agent appelé à voyager est considéré comme point de départ de chaque voyage de service, sous réserve des dispositions prévues aux articles 7 et 8.

En cas de détachement, le nouveau lieu de travail est considéré comme point de départ dans le sens des dispositions qui précèdent.

Art. 7.

Les enseignants fonctionnaires et employés assurant des cours préparant à un diplôme de l’enseignement secondaire ou de l’enseignement secondaire technique, qui ne sont pas intégrés dans leur tâche normale ou participant au déroulement d’examens en vue de l’obtention de ces diplômes, ont droit au remboursement des frais de route du lieu du domicile au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les agents assurant des cours de formation administrative ou participant au déroulement d’examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de la résidence officielle au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les agents participant à des cours de formation obligatoires ou facultatifs ou aux examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de la résidence officielle au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les fonctionnaires stagiaires et les enseignants stagiaires participant à des cours de formation générale à plein temps dans le cadre du stage de formation n’ont pas droit au remboursement des frais de route.

Art. 8.

Si au sens des articles 6. et 7. le domicile est plus proche du lieu de destination que la résidence officielle, les frais de route sont calculés à partir du domicile si le domicile est le lieu de départ.

Art. 9.

Par décision du Ministre d’Etat les personnes étrangères à l’administration effectuant un voyage dans l’intérêt de l’Etat peuvent être assimilées aux fonctionnaires et employés de l’Etat aux fins du remboursement de leurs frais de route et de séjour conformément aux dispositions du présent règlement.

Art. 10.

Les membres du Gouvernement ont droit au remboursement de leurs dépenses réelles pour frais de route et de séjour, sur production d’une déclaration motivée. Cette disposition s’applique également aux membres du Conseil d’Etat voyageant dans l’exercice de leur fonction.

Chapitre 2.- Frais de route

Art. 11.

En principe chaque déplacement pour compte de l’Etat doit se faire aux conditions les moins onéreuses pour le Trésor, excepté dans l’un ou l’autre des cas suivants:

L’appréciation des exceptions visées à l’alinéa 1 est de la compétence des personnes appelées à donner l’autorisation de voyage, conformément à l’article 3, pour autant que ces exceptions ne soient pas précisées par un règlement du Gouvernement en Conseil.

Art. 12.

Les déclarations des frais de route sont accompagnées des pièces justificatives, notamment des titres de transport ou des factures avec preuve de paiement. Pour les voyages en avion, tant les billets que les factures avec preuve de paiement sont requis. Lorsque les titres de transport font l’objet d’une réservation et d’un paiement via Internet, une confirmation imprimée à partir du site Internet est à joindre à la déclaration de frais de route.

Les frais de route comprennent le prix du transport ainsi que tous autres frais inhérents au voyage.

Pour les voyages en chemin de fer les agents ont droit au remboursement des billets de la première classe.

Pour les voyages en avion, les agents n’ont droit à la classe affaires que lorsqu’ils ont obtenu une autorisation formelle. Cette autorisation peut uniquement être délivrée par les personnes appelées à accorder l’autorisation de voyage, conformément à l’article 3, dans les cas suivants:

Art. 13.

Lorsque les frais de route sont assumés par un organisme étranger ou international, il n’y a pas lieu à remboursement de la part de l’Etat.

Art. 14.

(1)

Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe une indemnité kilométrique pour les déplacements par un moyen de transport privé.

(2)

Les distances parcourues à l’intérieur du pays sont calculées d’après la carte des distances officielle de l’Administration du cadastre et de la topographie et en prenant pour point de départ le centre des localités. Toutefois, les distances parcourues au lieu de la mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration.

(3)

Pour les voyages de service à l’étranger, les frais de transport ne peuvent dépasser les frais qui auraient résulté de l’utilisation du chemin de fer, sauf dans des cas isolés, lorsque le recours à un moyen de transport privé est préalablement autorisé.

(4)

Pour les voyages de service à l’étranger, le déplacement vers le point de départ de l’aéroport ou d’une gare de chemin de fer donne lieu au remboursement des frais en relation avec l’utilisation d’un moyen de transport public ou de l’indemnité kilométrique calculée sur la distance entre le lieu de la résidence officielle et le point de départ précité, ou à partir du lieu du domicile si cette distance est plus courte. Cette règle s’applique à l’aller comme au retour.

Les frais de déplacement en taxi sur ces trajets ne donnent pas lieu à remboursement.

Les frais relatifs à l’utilisation, pendant la durée du voyage de service, d’un parking payant sont remboursés sur présentation d’une pièce justificative et sur base d’un tarif normal adapté à la durée du voyage.

Art. 15.

Lorsqu’en cas d’accident survenu à un véhicule privé utilisé dans les conditions ci-dessus, le résultat de l’instruction permet d’exclure toute responsabilité personnelle majeure de l’agent, tout ou partie des dégâts occasionnés au véhicule seront remboursés par l’Etat, sur décision du Ministre d’Etat, sous condition que l’agent subroge l’Etat dans les droits qui, du chef de l’accident, peuvent lui revenir contre un tiers responsable.

Chapitre 3.- Frais de séjour à l’intérieur du pays

Art. 16.

L’indemnité de jour ainsi que l’indemnité de nuit pour voyages à l’intérieur du pays sont adaptées pour le 1er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

Aucune indemnité de jour n’est accordée lorsque le voyage de service peut s’effectuer pendant les heures de service normales et lorsqu’il ne comporte aucun repas.

Art. 17.

(1)

Des indemnités de séjour peuvent être payées aux agents astreints au service de nuit.

(2)

Ces indemnités sont fixées par règlement du Ministre d’Etat. Elles ne peuvent être supérieures aux taux fixés en vertu de l’article 18.

Art. 18.

Par dérogation à l’article 16, un règlement du Gouvernement en Conseil fixe les indemnités forfaitaires par repas principal ou en cas de découcher auxquelles ont droit,

Chapitre 4.- Frais de séjour à l’étranger

Art. 19.

Les frais de séjour à l’étranger comprennent une indemnité de jour et une indemnité de nuit.

Art. 20.

(1)

Les montants plafonds de l’indemnité de jour et de l’indemnité de nuit pour voyages de service à l’étranger sont adaptés pour le 1er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

(2)

En cas de transit sans arrêt prolongé par un ou plusieurs pays, le taux applicable est celui du pays de destination, à l’aller comme au retour.

(3)

En cas de mission à l’étranger dépassant six semaines, l’indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre compétent, sur la base de pièces justificatives fournies par l’intéressé. En l’absence de présentation de pièces justificatives relatives à l’indemnité de jour, celle-ci est fixée à 75% de l’indemnité établie en vertu du paragraphe (1) du présent article.

(4)

En cas de voyage à l’étranger pour une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois, l’agent peut être autorisé par le Ministre d’Etat à se faire accompagner par son conjoint ou partenaire et ses enfants.

L’indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre du ressort.

Les dispositions du présent paragraphe s’appliquent également à l’agent en poste à l’étranger, appelé à assumer au Luxembourg une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois.

(5)

En cas de séjour prolongé à l’étranger, l’agent peut être autorisé par le ministre visé à l’article 3 (2) à rejoindre sa famille suivant les modalités ci-après:

• pour les séjours prolongés en Europe, en Afrique du Nord et au Proche-Orient dépassant 3 semaines, le retour en famille peut être autorisé tous les quinze jours;
• pour les séjours prolongés en dehors de cette zone, dépassant deux mois, le retour en famille peut être autorisé toutes les six semaines.

Le retour en famille peut être remplacé par le remboursement des frais de route du conjoint ou partenaire sur le lieu de détachement suivant les modalités décrites ci-dessus.

Art. 21.

(1)

L’indemnité de jour qui ne peut dépasser le montant plafond fixé par règlement du Gouvernement en Conseil couvre forfaitairement les frais de bouche de l’agent en mission, à l’exception des frais mentionnés au paragraphe (2) ci-après. Aucune justification n’est requise pour l’allocation des taux forfaitaires de l’indemnité de jour. L’indemnité de jour est allouée pour chaque journée entière et/ou entamée au cours de laquelle l’agent se trouve en mission.

(2)

Les frais ci-dessous qui ne sont pas couverts par le plafond dont question au paragraphe (1) font l’objet d’un remboursement sur présentation de pièces justificatives:

(3)

Les frais de représentation ne sont pas remboursés en vertu du présent règlement.

Art. 22.

L’indemnité de nuit comporte le remboursement, sur présentation de pièces justificatives, du prix de la chambre d’hôtel, du petit déjeuner ainsi que du service et des taxes y relatives.

La note d’hôtel est remboursée chaque fois que l’intéressé s’est vu dans l’obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle. L’obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle et de prendre le petit déjeuner est établie lorsque l’intéressé s’est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0.00 et 5.00 heures.

Si une note d’hôtel n’est pas présentée, une indemnité forfaitaire équivalent à 20% de l’indemnité de nuit est allouée à l’intéressé, sous réserve que les frais de séjour ne sont pas supportés par un organisme tiers ou que l’agent ait voyagé à bord d’un avion pendant la totalité de la période précitée.

Art. 23.

(1)

Les taux de l’indemnité de nuit fixés par pays par règlement du Gouvernement en Conseil sont à considérer comme des maxima à ne pas dépasser. Un éventuel dépassement du seuil applicable devra être pris en charge par l’agent.

(2)

Des remboursements au-delà des taux plafond précités peuvent être exceptionnellement autorisés dans les cas ci-après:

Les dérogations sub a) à e) doivent faire l’objet d’une autorisation formelle préalable de la part du ministre du ressort.

Art. 24.

Les voyages à l’étranger qui se font dans un périmètre ne dépassant pas de 25 km la limite frontière, sont assimilés aux voyages à l’intérieur du pays.

Art. 25.