Règlement grand-ducal du 31 octobre 2018 portant organisation de la formation pendant le stage pour les fonctionnaires stagiaires de l’État et des établissements publics de l’État ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés de l’État, et portant modification 1° du règlement grand-ducal modifié du 13 avril 1984 déterminant la procédure des commissions d'examen du concours d'admission au stage, de l'examen de fin de stage et de l'examen de promotion dans les administrations et services de l'État ; et 2° du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l’Institut national d’administration publique 1. l’organisation de la commission de coordination, 2. la collaboration avec les administrations et établissements publics de l’État et 3. la collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes

Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État et notamment son article 2 ;

Vu la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l'Institut national d'administration publique et notamment ses articles 6, 9 et 9bis ;

Vu la loi modifiée du 25 mars 2015 déterminant le régime et les indemnités des employés de l’État et notamment son article 20 ;

Vu les avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics ;

Vu l’article 1^er, paragraphe 1^er, de la loi du 16 juin 2017 sur l’organisation du Conseil d’État et considérant qu’il y a urgence ;

Sur le rapport de Notre Ministre de la Fonction publique et de la Réforme administrative et après délibération du Gouvernement en conseil ;

Arrêtons :

Chapitre 1^er Organisation de la formation pendant le stage pour les fonctionnaires stagiaires de l’État et des établissements publics de l’État

Section 1^ère Formations organisées dans le cadre de la formation générale

Art. 1^er.

Dans le cadre de la formation générale, les fonctionnaires stagiaires suivent :

Art. 2.

La formation générale peut être organisée sous forme de :

Art. 3.

(1)

Une formation du tronc commun est organisée par l’Institut national d’administration publique, ci-après l’« Institut », pour chacune des matières suivantes :

La durée totale des formations du tronc commun s’élève à 60 heures.

Pour chaque matière, l’Institut propose au ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique, ci-après le « ministre », un programme détaillé, la forme d’organisation et le nombre d’heures associées à la formation qui est compris entre 3 heures et 18 heures.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription du stagiaire à une formation du tronc commun est faite par le chef d’administration ou son délégué.

(3)

Le chef d’administration assure que le stagiaire bénéficie pour le volet de la formation suivi sous forme d’études personnelles ou de cours en ligne d’une dispense de service considérée comme période d’activité de service équivalant au nombre d’heures de formation associées à ce volet avant sa participation à l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée.

(4)

Lorsque le stagiaire est absent lors d’une ou de plusieurs demi-journées de cours présentiel, il est tenu de transmettre à l’Institut, au plus tard le jour ouvrable suivant le début de son absence, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le chargé de direction de l’Institut, ci-après le « chargé de direction », en informe le chef d’administration dont relève le stagiaire qui doit lui permettre une nouvelle inscription à ce cours présentiel lorsqu’il le souhaite. À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti ou de nouvelle inscription, le stagiaire est considéré comme ayant suivi intégralement la formation du tronc commun.

Art. 4.

(1)

Le stagiaire suit des formations au choix à déterminer par le chef d’administration ou son délégué parmi les matières énumérées à l’annexe du présent règlement pour un nombre total d’heures de formation correspondant au moins au nombre d’heures de formation prévu à l’article 6 de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique, en y faisant déduction des 60 heures de formation du tronc commun.

Pour chaque matière, l’Institut propose au ministre un programme détaillé, la forme d’organisation et le nombre d’heures associées à la formation qui est compris entre 3 heures et 90 heures.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription du stagiaire à des formations au choix est faite par le chef d’administration ou son délégué.

(3)

Pour la mise en compte intégrale des heures de formation d’une formation au choix, le stagiaire est obligé de participer à l’ensemble des heures de formation.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, le stagiaire a suivi un nombre d’heures de formation supérieur ou égal à soixante-quinze pour cent par rapport à la durée totale de cette formation, les demi-journées au sens de l’article 5 réellement suivies sont prises en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, le stagiaire a suivi un nombre d’heures de formation inférieur au pourcentage précité à l’alinéa précédent, aucune heure de formation n’est prise en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

(4)

Le chef d’administration ou son délégué peut demander que des formations organisées par les administrations et établissements publics de l’État soient assimilées à des formations au choix dans les matières énumérées à l’annexe.

La demande écrite est à adresser au ministre. Le ministre prend une décision, le chargé de direction entendu en son avis.

Une telle demande d’assimilation doit mentionner :

La demande d’assimilation doit en outre être accompagnée d’une attestation émise par l’organisme ayant assuré la formation et attestant que le stagiaire a effectivement participé à la formation en question.

Art. 5.

Une journée de formation, quelle que soit sa forme au sens de l’article 2, compte pour 6 heures de formation et est considérée comme une journée d’activité de service de 8 heures.

Une demi-journée de formation, quelle que soit sa forme au sens de l’article 2, compte pour 3 heures de formation et est considérée comme une demi-journée d’activité de service de 4 heures.

Art. 6.

Le temps de formation générale est considéré comme période d’activité de service.

Art. 7.

Sur demande du chef d’administration, une dispense de la participation à une ou plusieurs formations du tronc commun ou d’un certain nombre d’heures de formation au choix peut être accordée au stagiaire par le chargé de direction pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

Art. 8.

(1)

Le chargé de direction certifie le nombre d’heures de formation suivies par le stagiaire.

(2)

Ce certificat est communiqué au président de la commission de coordination de l’Institut, au stagiaire, à son patron de stage et au délégué à la formation de l’administration ou de l’établissement public concerné, et est inséré par le patron de stage au carnet de stage du stagiaire.

Section 2 Examen de fin de stage

Art. 9.

L’examen de fin de stage des stagiaires comprend un examen de fin de formation générale organisé par l’Institut et un examen de fin de formation spéciale organisé par les administrations et établissements publics de l’État.

Section 3 Examen de fin de formation générale

Art. 10.

(1)

L’examen de fin de formation générale sanctionne les formations du tronc commun et comprend pour chaque formation une épreuve d’examen écrite.

(2)

L’inscription du stagiaire aux épreuves d’examen est faite par le chef d’administration ou son délégué.

(3)

Sur demande du chef d’administration, une dispense d’une ou de plusieurs épreuves de l’examen de fin de formation générale peut être accordée au stagiaire par le ministre pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

(4)

Le maximum de points à attribuer s’élève pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale à 60 points. Est considérée comme une note suffisante un nombre total de points supérieur ou égal à 30.

Art. 11.

Lors des différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale, il peut être procédé à un contrôle d’identité des stagiaires.

Art. 12.

Au cours des épreuves de l’examen de fin de formation générale, toute communication entre les stagiaires ou les employés visés au chapitre 2 et avec le dehors, de même que toute utilisation d’ouvrages, d’outils électroniques ou de notes autres que ceux qui ont été autorisés préalablement par le chargé de direction sont interdites.

Le stagiaire qui contrevient à l’une de ces interdictions au cours d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale a d’office subi un échec à l’examen de fin de formation générale.

Art. 13.

(1)

A réussi à l’examen de fin de formation générale le stagiaire qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une note suffisante dans chacune des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

(2)

A échoué à l’examen de fin de formation générale le stagiaire qui n’a pas obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen ou qui a obtenu une note insuffisante dans plus d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale.

(3)

Est ajourné à une épreuve de l’examen de fin de formation générale le stagiaire qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une seule note insuffisante dans l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée.

(4)

A échoué à l’examen de fin de formation générale le stagiaire qui n’a pas obtenu une note suffisante dans la matière dans laquelle il a été ajourné.

(5)

Un échec à l’examen de fin de formation générale entraîne pour le stagiaire la possibilité de se présenter une seconde fois à cet examen.

(6)

Le fait pour le stagiaire de ne pas se présenter une seconde fois à l’examen de fin de formation générale ou de subir un deuxième échec à l’examen de fin de formation générale est éliminatoire.

(7)

Lorsque le stagiaire est absent lors d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale, il est tenu de transmettre à l’Institut, au plus tard le jour ouvrable suivant, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le chargé de direction en informe le chef d’administration dont relève le stagiaire qui l’inscrit à une nouvelle épreuve de l’examen de fin de formation générale de la formation du tronc commun concernée. À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti, le stagiaire obtient d’office seulement 1 point pour cette épreuve de l’examen de fin de formation générale.

Art. 14.

(1)

Le ministre constitue une ou plusieurs commissions d’examen et y nomme au moins quatre chargés de cours des formations du tronc commun.

Chaque membre de la commission d’examen ne peut assurer la responsabilité que d’une seule formation du tronc commun.

(2)

L’arrêté de nomination du ministre désigne le président de la commission d’examen, le secrétaire et leurs suppléants respectifs.

(3)

Aucun parent ou allié d’un stagiaire jusqu’au quatrième degré inclus, ni son partenaire au sens de la loi modifiée du 9 juillet 2004 relative aux effets légaux de certains partenariats ne peut siéger comme président, membre ou secrétaire à une commission d’examen.

(4)

Pour chaque commission d’examen, le ministre nomme, sur proposition de la Chambre des fonctionnaires et employés publics, un observateur. L’observateur est convoqué aux réunions et séances de la commission d’examen dans les mêmes formes et dans les mêmes délais que les membres de la commission d’examen.

Il a le droit de participer aux travaux de la commission d’examen et cela avec voix consultative.

Les décisions de la commission d’examen sont valablement prises et ses actes régulièrement posés même si l’observateur dûment convoqué n’a pas pris part aux délibérations.

L’observateur obtient la parole s’il la demande pour présenter des remarques en relation avec l’organisation de l’examen. Toutefois, il ne peut d’aucune façon s’immiscer dans la détermination et le choix des questions à poser, ni dans la pondération des points à attribuer aux différentes questions, ni dans l’appréciation des réponses par les membres de la commission d’examen.

Pendant les épreuves de l’examen de fin de formation générale, l’observateur ne peut communiquer d’aucune manière avec les stagiaires.

Lors des interruptions qui séparent les différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale, l’observateur peut recueillir les remarques et les doléances éventuelles des stagiaires.

Au cas où l’observateur croit avoir constaté une insuffisance ou une irrégularité dans l’organisation matérielle des épreuves de l’examen de fin de formation générale, il informe incessamment le président de la commission d’examen, en lui parlant seul à seul.

Il peut faire acter au procès-verbal de la commission d’examen ses remarques relatives à l’organisation de l’examen de fin de formation générale et au déroulement des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

Si l’observateur ne présente pas de remarque particulière, le procès-verbal en fait mention.

L’observateur peut également informer directement le ministre par une note écrite s’il a constaté un fait grave pouvant mettre en cause la validité de l’examen.

Art. 15.

(1)

Le président de la commission d’examen fixe l’ensemble des dates des épreuves de l’examen de fin de formation générale et les délais en rapport avec l’organisation pratique de l’examen. Il en informe les membres de la commission d’examen et l’observateur.

(2)

Pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale, le président de la commission d’examen établit un questionnaire en sélectionnant des questions dans un catalogue de questions concernant la formation du tronc commun concernée. Ces catalogues de questions sont élaborés au préalable par la commission d’examen.

Le secret des questions sélectionnées par le président est à observer jusqu’au début de l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée. Toute violation de ce secret équivaut à une violation de l’article 11 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État.

Art. 16.

(1)

Le président de la commission d’examen convoque la commission d’examen.

(2)

Les délibérations des commissions d’examen sont secrètes.

(3)

Chaque commission d’examen prend ses décisions à la majorité des voix, l’abstention n’étant pas admise. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

(4)

La commission d’examen détermine le déroulement des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

(5)

Pour chaque stagiaire, la commission d’examen arrête le nombre total de points obtenus dans les différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale.

(6)

Sur base du nombre total de points obtenus par le stagiaire dans toutes les épreuves de l’examen de fin de formation générale, la commission d’examen prononce soit la réussite, soit l’ajournement, soit l’échec du stagiaire à l’examen de fin de formation générale.

Un procès-verbal est dressé, qui renseigne :