LegalizeRèglement grand-ducal du 17 décembre 2025 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l’État
Nous Guillaume, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Vu l’article 29 de la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État ;
L’avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics ayant été demandé ;
Vu l’article 1er, paragraphe 1er, de la loi du 16 juin 2017 sur l’organisation du Conseil d’État et considérant qu’il y a urgence ;
Sur le rapport du Premier ministre, et après délibération du Gouvernement en conseil ;
Arrêtons :
Chapitre 1er Dispositions générales
Art. 1er.
Pour l’application du présent règlement on entend par :
« agent » : le fonctionnaire ou l’employé de l’État ainsi que toute personne au service des missions diplomatiques luxembourgeoises à l’étranger effectuant un voyage de service au sens du présent règlement ;
« personne assimilée » : une personne non visée au point 1° effectuant un voyage dans l’intérêt de l’État et qui bénéficie des mêmes droits que l’agent au sens du présent règlement à travers son assimilation sur décision du Premier ministre ;
« voyage de service » : le déplacement hors du lieu de travail autorisé par l’approbateur ;
« domicile » : le lieu où l’agent a son principal établissement ;
« lieu de travail » : le lieu où l’agent est affecté ou détaché ;
« lieu de mission » : le lieu où l’agent est temporairement envoyé pour exécuter une tâche professionnelle, en dehors de son lieu de travail ;
« approbateur » : personne spécifiée ci-après, chargée de délivrer l’autorisation visée au point 3° :
en ce qui concerne les voyages de service à l’intérieur de pays : pour les agents relevant directement d’un département ministériel, le ministre du ressort ; pour les agents relevant d’une administration, le chef d’administration ;
en ce qui concerne les voyages de service à l’étranger :
pour les agents ayant leur lieu de travail au Luxembourg, le ministre du ressort ; pour les agents faisant partie ou relevant d’une mission luxembourgeoise à l’étranger : lorsqu’il s’agit d’un voyage de service à l’intérieur du pays où la mission est établie, le chef de cette mission ; lorsqu’il s’agit d’un voyage de service au Grand-Duché de Luxembourg ou dans un pays tiers, le ministre ayant les Affaires étrangères dans ses attributions ;
« ministre du ressort » : le membre du Gouvernement ayant dans ses attributions le département ministériel dont relève l’agent qui est appelé à voyager.
Art. 2.
Le déplacement effectué par l’agent pour se rendre de son domicile à son lieu de travail et pour rentrer de celui-ci à son domicile ne donne pas lieu à indemnisation.
Le détachement ou l’affectation d’un agent dans un autre département, administration ou service ne donne pas lieu à remboursement de frais de route entre le lieu de son affectation d’origine et celui de sa nouvelle affectation. L’affectation à des lieux de travail différents ne donne pas lieu à remboursement de frais de route en cas de déplacement entre ces lieux de travail.
Les voyages à l’étranger qui se font dans un périmètre ne dépassant pas de 25 kilomètres la limite frontière luxembourgeoise sont assimilés aux voyages à l’intérieur du pays.
Art. 3.
Les indemnités pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles et nécessaires à l’accomplissement de la mission.
Une prolongation du séjour à l’étranger à titre privé doit être dûment autorisée. Cette prolongation est accordée par l’approbateur si l’intérêt du service le permet.
Les frais encourus par une prolongation du séjour à titre privé ne sont remboursés à l’agent qu’à hauteur du montant des frais encourus sans cette prolongation.
Art. 4.
Lorsque les frais de route et de séjour sont assumés par un organisme étranger ou international, ces frais assumés ne donnent pas lieu à remboursement additionnel.
Si les frais de route et de séjour octroyés à l’agent par l’organisme étranger ou international sont supérieurs à l’indemnisation au sens du présent règlement, l’agent bénéfice de cette différence sur base de justificatifs.
Art. 5.
Le remboursement des frais de route et de séjour à l’agent se fait sur présentation d’une déclaration approuvée par l’approbateur.
Art. 6.
Les membres du Gouvernement ont droit au remboursement de leurs dépenses réelles pour frais de route et de séjour, sur production d’une déclaration. Le présent article s’applique également aux membres du Conseil d’État voyageant dans l’exercice de leur fonction.
Chapitre 2 Frais de route
Art. 7.
Les frais de route comprennent tous les frais inhérents au déplacement de l’agent jusqu’à son lieu de mission.
En principe chaque déplacement pour le compte de l’État doit se faire aux conditions les moins onéreuses, excepté dans l’un ou l’autre des cas suivants :
lorsque ces conditions ne peuvent raisonnablement être imposées à l’agent ;
lorsque l’intérêt du service exige une dérogation à ce principe.
L’appréciation des exceptions visées à l’alinéa 2 est de la compétence de l’approbateur.
Art. 8.
Pour le calcul des frais de route, le lieu de travail de l’agent appelé à voyager est considéré comme point de départ de chaque voyage de service.
Si le trajet entre le domicile et le lieu de mission est plus court que celui entre le lieu de travail et le lieu de mission, les frais de route sont calculés à partir du domicile si le domicile est le lieu de départ.
En cas de détachement de l’agent, le nouveau lieu de travail est considéré comme point de départ au sens du présent article.
Art. 9.
Les enseignants fonctionnaires et employés assurant des cours préparant à un diplôme de l’enseignement secondaire général, qui ne sont pas intégrés dans leur tâche normale, ou participant au déroulement d’examens en vue de l’obtention de ces diplômes, ont droit au remboursement des frais de route du domicile au lieu où se déroulent les cours ou les examens.
Les agents assurant des cours de formation administrative ou participant au déroulement d’examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de travail au lieu où se déroulent les cours ou les examens.
Les agents participant à des cours de formation obligatoires ou facultatifs ou aux examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de travail au lieu où se déroulent les cours ou les examens.
Les agents participant à des cours de formation générale à plein temps dans le cadre du stage de formation ou dans le cadre de la période d’initiation n’ont pas droit au remboursement des frais de route.
Art. 10.
(1)
Les déclarations des frais de route sont accompagnées des pièces justificatives, notamment des titres de transport ou des factures avec preuve de paiement.
(2)
Pour les voyages en chemin de fer les agents ont droit au remboursement des billets de la première classe.
(3)
Pour les voyages en avion, les factures avec preuve de paiement sont requises. Lorsque les titres de transport font l’objet d’une réservation et d’un paiement en ligne, une confirmation à partir du site Internet est à joindre à la déclaration des frais de route.
En principe, les agents ont droit au remboursement des billets de la classe économique. Les agents n’ont droit à la classe affaires que lorsqu’ils ont obtenu une autorisation formelle. Cette autorisation peut uniquement être délivrée par les approbateurs dans les cas suivants :
1. accompagnement d’un membre du Gouvernement lors d’un déplacement à l’étranger ;
voyage dont la durée de vol ou l’addition de la durée de vol de plusieurs liaisons successives, à l’aller ou au retour, dépasse quatre heures ;
déplacement des ambassadeurs et des agents qui les accompagnent lors de la remise des lettres de créance respectivement des lettres de rappel ;
lorsque des billets de la classe économique ne sont pas disponibles. Une attestation établie par la compagnie d’aviation concernée est à joindre, le cas échéant, à la déclaration de remboursement.
Art. 11.
(1)
Un règlement du Gouvernement en conseil fixe une indemnité kilométrique pour les déplacements par un moyen de transport privé.
(2)
Les distances parcourues à l’intérieur du pays sont calculées d’après des services de cartographie en ligne universellement reconnus pour leur fiabilité et leur exactitude en prenant pour point de départ le centre des localités. Toutefois, les distances parcourues au lieu de mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration.
(3)
Pour les voyages de service à l’étranger, le recours à un moyen de transport privé doit être préalablement autorisé. Les distances parcourues vers et à l’étranger sont calculées d’après des services de cartographie en ligne universellement reconnus pour leur fiabilité et leur exactitude en prenant pour point de départ le centre des localités. Toutefois, les distances parcourues au lieu de mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration.
(4)
Pour les voyages de service à l’étranger, le déplacement vers le point de départ de l’aéroport ou d’une gare de chemin de fer donne lieu au remboursement des frais en relation avec l’utilisation d’un moyen de transport public, sinon à une indemnité kilométrique calculée sur la distance entre le lieu de travail et le point de départ précité, ou à partir du domicile si cette distance est plus courte. Cette règle s’applique à l’aller comme au retour.
Les frais de déplacement en taxi ou en voiture de location avec chauffeur sur ces trajets ne donnent en principe pas lieu à remboursement, sauf dans les cas dûment motivés desquels il ressort qu’il est déraisonnable ou impossible de recourir à un moyen de transport public ou privé.
(5)
Les frais relatifs à l’utilisation, pendant la durée du voyage de service, d’un parking payant sont remboursés sur présentation d’une pièce justificative. Il en est de même pour tous autres frais inhérents à l’utilisation d’un véhicule de transport privé. Les frais dus en raison d’une prolongation du voyage de service à titre privé restent à charge de l’agent.
Chapitre 3 Frais de séjour
Art. 12.
Les frais de séjour comprennent une indemnité de jour et une indemnité de nuit, dont les montants sont fixés par règlement du Gouvernement en conseil.
Art. 13.
(1)
Chaque agent en déplacement pour un voyage de service a droit à une indemnité de jour forfaitaire si la durée du voyage dépasse quatre heures.
(2)
Des remboursements au-delà de l’indemnité prévue au paragraphe 1er sont autorisés sur présentation de pièces justificatives pour les frais ci-après :
les frais de déplacement au lieu de mission ;
les frais de télécommunications exposés dans l’intérêt de la mission ;
les dépenses exceptionnelles et justifiées que l’agent a exposé, soit en vertu d’instructions spéciales reçues, soit en cas de force majeure et dans l’intérêt du service, et qui ont eu pour effet de rendre insuffisantes les indemnités allouées.
(3)
Les frais de représentation ne relèvent pas du champ d’application du présent règlement.
Art. 14.
L’indemnité de nuit comporte le remboursement, sur présentation de pièces justificatives, du prix de la chambre d’hôtel, du petit déjeuner ainsi que du service et des taxes y relatives.
La note d’hôtel est remboursée chaque fois que l’agent s’est vu dans l’obligation de loger hors de son domicile. L’obligation de loger hors de son domicile et de prendre le petit déjeuner est établie lorsque l’agent s’est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0.00 et 5.00 heures.
Si une note d’hôtel n’est pas présentée, une indemnité forfaitaire équivalente à 20 pour cent de l’indemnité de nuit est allouée à l’agent, sous réserve que l’indemnité de nuit n’est pas supportée par un organisme tiers. Si l’agent a voyagé à bord d’un avion et ne peut présenter une note d’hôtel, aucune indemnité de nuit ne lui est allouée.
Art. 15.
(1)
Les taux de l’indemnité de nuit sont à considérer comme des maximums à ne pas dépasser. Dans l’hypothèse de plusieurs nuitées consécutives, il y a lieu considérer la moyenne des prix des nuitées pour la même destination pour déterminer si le maximum est dépassé. Pour autant que le maximum soit respecté sur la moyenne des nuitées, l’agent a droit au remboursement de ses frais. Tout autre éventuel dépassement du seuil applicable est pris en charge par l’agent.
(2)
Des remboursements au-delà des taux plafond précités sont autorisés dans les cas ci-après :
lorsque l’agent accompagne un membre du Gouvernement lors d’un déplacement à l’étranger ;
lorsque dans le cadre de rencontres, conférences ou réunions internationales, la réservation d’hôtels est effectuée par l’intermédiaire de l’organisateur ou sur recommandation de l’organisateur et qu’aucun établissement correspondant au tarif autorisé n’est proposé aux participants. Cette circonstance particulière est à documenter au moyen d’une pièce justificative établie par l’organisateur ;
lorsque dans des circonstances particulières le choix d’un établissement de standing plus élevé s’impose pour des raisons de représentation de la délégation luxembourgeoise dans le cadre de rencontres à haut niveau. Une motivation précise est à joindre à la feuille de route ;
lorsque, en raison de circonstances particulières liées au lieu du déplacement, les prix pratiqués pour l’hébergement subissent en général une hausse exceptionnelle. Le prix surfait sera remboursé dès lors qu’il est établi que dans les circonstances habituelles le tarif pratiqué est compatible avec le taux de l’indemnité de nuit fixé par règlement du Gouvernement en conseil ;
lorsque, en raison de l’existence de graves problèmes sanitaires ou sécuritaires sur le lieu de mission, il est nécessaire de loger l’agent dans un hôtel au standard élevé.
Les dérogations prévues à l’alinéa 1er doivent faire l’objet d’une autorisation formelle préalable de la part de l’approbateur.
Art. 16.
(1)
En cas de transit sans arrêt prolongé par un ou plusieurs pays, le taux applicable est celui du pays de destination, à l’aller comme au retour.
(2)
En cas de mission à l’étranger dépassant six semaines, les frais de séjour sont fixés forfaitairement par arrêté du Premier ministre, sur proposition du ministre du ressort, sur la base de pièces justificatives fournies par l’agent. En l’absence de présentation de pièces justificatives relatives aux frais de séjour, ceux-ci sont fixés à 75 pour cent de l’indemnité établie en vertu de l’article 12.
(3)
En cas de voyage à l’étranger pour une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois, l’agent peut être autorisé par le Premier ministre à se faire accompagner par son conjoint ou partenaire au sens de la loi modifiée du 9 juillet 2004 relative aux effets légaux de certains partenariats et par ses enfants. Dans ce cas, les frais de séjour, fixés forfaitairement par arrêté du Premier ministre, sur proposition du ministre du ressort au bénéfice de l’agent, tiennent compte des frais supplémentaires engendrés par l’accompagnement.
Les dispositions du présent paragraphe s’appliquent également à l’agent en poste à l’étranger, appelé à assumer au Luxembourg une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois.
(4)
En cas de séjour prolongé à l’étranger, l’agent peut être autorisé par l’approbateur à rejoindre son conjoint ou partenaire au sens de la loi modifiée du 9 juillet 2004 relative aux effets légaux de certains partenariats et ses enfants suivant les modalités ci-après :
pour les séjours prolongés en Europe, en Afrique du Nord et au Proche-Orient dépassant trois semaines, le retour en famille peut être autorisé tous les quinze jours ;
pour les séjours prolongés en dehors de cette zone, dépassant deux mois, le retour en famille peut être autorisé toutes les six semaines.
Ce retour en famille consiste pour l’agent au remboursement des frais de route relatifs à son déplacement, à l’aller comme au retour.
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