LegalizePortaria n.º 570/74 — Autoriza a Direcção-Geral dos Hospitais a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e estabelece as…
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Autoriza a Direcção-Geral dos Hospitais a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e estabelece as condições em que pode proceder à destruição dos respectivos originais
de 5 de Setembro
O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, tornou extensivo aos serviços de natureza pública o uso da microfilmagem dos documentos em arquivo, com a consequente destruição dos respectivos originais.
Considerada a proposta do director-geral dos Hospitais, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:
Manda o Governo Provisório da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Saúde, o seguinte:
1.º É a Direcção-Geral dos Hospitais autorizada a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e, bem assim, proceder à inutilização dos respectivos originais nos seguintes termos:
Não é autorizada a destruição dos documentos com interesse histórico, artístico, administrativo, ou ainda por motivo comprovadamente atendível;
A documentação referida na alínea anterior transitará, consoante o seu significado, para os estabelecimentos dependentes da Direcção-Geral interessados na sua conservação, ou, em última análise, para os arquivos eruditos;
O prazo que obriga à conservação de documentos em arquivo fica estabelecido até cinco anos, conforme a utilidade de manutenção dos documentos a preservar por mais tempo.
2.º O chefe de repartição e, no seu impedimento, o chefe de secção ou funcionário administrativo considerado qualificado para assumir essa delegação serão os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos.
3.º A autenticidade dos microfilmes será garantida por meio de selo branco ou de perfuração especial.
4.º A segurança de inutilização dos documentos originais será garantida como segue:
A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em quatro partes; e
A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo a impedir completamente a sua leitura. Esta destruição poderá ser feita pelo funcionário para tal efeito designado pelo director-geral.
Secretaria de Estado da Saúde, 27 de Agosto de 1974. - O Secretário de Estado da Saúde, Carlos Octávio Torres Cruz e Oliveira.
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