LegalizePortaria n.º 294/75 — Estabelece normas a observar no sistema de microfilmagem dos documentos que devam ser conservados em arquivo nas…
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Estabelece normas a observar no sistema de microfilmagem dos documentos que devam ser conservados em arquivo nas instituições de previdência
de 5 de Maio
Pelo Decreto-Lei n.º 47182, de 6 de Setembro de 1966, foram estabelecidos os princípios gerais a que deveria obedecer o sistema de microfilmagem dos documentos originais das instituições de previdência social, tendo sido, posteriormente, aprovadas, por despacho de 29 de Janeiro de 1969, as normas processuais a observar para o efeito.
Entretanto, o Decreto-Lei n.º 29/72 de 24 de Janeiro, veio generalizar a faculdade de recurso à microfilmagem e fixar normas tendentes à uniformização do sistema, revogando os preceitos especiais que providenciavam sobre a matéria.
Neste último diploma prevê-se a fixação em portaria dos prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse das instituições da previdência. Prevê-se ainda que, também por portaria, sejam reguladas as formalidades a observar nas operações de microfilmagem, com vista a garantir a sua regularidade e a autenticidade dos microfilmes e as condições de contrôle que devem ser adoptadas na inutilização dos documentos.
Por portaria de 13 de Março de 1975, foi já dado cumprimento ao mencionado Decreto-Lei n.º 29/72 na parte relativa à fixação de prazos para conservação de documentos em arquivo nas instituições de previdência, regulamentando-se agora o sistema de microfilmagem nas mesmas instituições.
Muito embora a regulamentação estabelecida pela presente portaria continue a basear-se no sistema aprovado pelo despacho de 29 de Janeiro de 1969, aproveita-se a oportunidade para, sem prejuízo das necessárias garantias de autenticidade das reproduções microfilmadas, introduzir as alterações de processo e de texto que se afiguram convenientes para uma maior simplificação, como a experiência, aliás, vinha aconselhando.
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Segurança Social, ao abrigo do disposto no n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
I
As instituições de previdência dependentes do Ministério dos Assuntos Sociais poderão, nos termos do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, adoptar o sistema de microfilmagem dos documentos que devam ser conservados em arquivo e destruir os respectivos originais.
Em nenhum caso, porém, se poderão inutilizar os documentos que, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devam ser conservados em original.
II
Quando o movimento de serviço o justifique, poderão as instituições referidas na base anterior adquirir e instalar equipamentos para microfilmagem, observadas as normas sobre aquisições de material.
Sempre que a dimensão dos organismos não justifique a instalação privativa dos referidos equipamentos, deverão ser estabelecidos acordos entre si ou com as instituições que estejam equipadas para o efeito, em ordem à efectivação do serviço de microfilmagem, revelação e fixação, mediante o pagamento das correspondentes despesas.
III
As instituições designarão um empregado com categoria não inferior a primeiro-escriturário ou equivalente, o qual ficará responsável pela regularidade das operações de microfilmagem.
IV
A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.
O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do empregado responsável referido na base anterior.
A microfilmagem dos documentos deverá executar-se tendo em vista o agrupamento por bobina dos documentos da mesma espécie e, dentro desta, em obediência à ordem cronológica ou numérica.
V
A conservação dos filmes deverá ser efectuada nas condições técnicas aconselháveis em bobinas devidamente referenciadas.
Deverá ser elaborado um livro de registo dos filmes conservados, contendo o número de ordem da bobina, a natureza e as referências dos documentos fixados.
O livro de registo possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo presidente da direcção da instituição ou outro membro da direcção por ele designado.
VI
A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do empregado responsável referido na base III, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da inutilização e visado em reunião da direcção.
Do auto deverá constar a indicação dos documentos originais destruídos, identificados por espécies e por anos de emissão ou recepção. No referido auto devem, ainda, ser registadas as referências das bobinas que contêm a reprodução dos documentos destruídos.
A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em quatro partes.
A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo a impedir completamente a sua leitura.
VII
A reprodução documental dos elementos conservados em microfilme só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição fundamentada dirigida aos serviços técnicos especializados, depois de visada pelo responsável do departamento interessado.
As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do empregado responsável referido na base III e assinatura do presidente da direcção da instituição ou de outro membro da direcção por ele designado, devidamente autenticadas com selo branco.
VIII
As instituições que pela sua dimensão não justifiquem a instalação privativa do equipamento técnico de microfilmagem e tenham celebrado acordos nos termos do n.º 2 da base II deverão cumprir, na parte que lhes respeite, as disposições constantes das presentes bases.
IX
A presente portaria entra imediatamente em vigor.
Ministério dos Assuntos Sociais, 18 de Abril de 1975. - O Secretário de Estado da Segurança Social, Vasco Navarro da Graça Moura.
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