LegalizePortaria n.º 918/80 — Regulamenta a conservação, microfilmagem e destruição da documentação em arquivo dos órgãos e serviços centrais do…
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Regulamenta a conservação, microfilmagem e destruição da documentação em arquivo dos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência
de 3 de Novembro
Considerando as vantagens funcionais e económicas que para os órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência representará a possibilidade de inutilizar documentos há muito arquivados e já sem qualquer interesse ou utilidade administrativa ou técnica;
Considerando ainda a indispensabilidade de assegurar a conservação de documentos de interesse histórico, científico, cultural ou outro atendível;
Considerando, finalmente, a necessidade de regulamentar a conservação, microfilmagem e destruição da documentação em arquivo dos órgãos e serviços centrais do MEC:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Educação e Ciência, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que os órgãos e serviços centrais do Ministério observem quanto à conservação da sua documentação em arquivo o regulamento anexo.
Ministério da Educação e Ciência, 15 de Outubro de 1980. - O Ministro da Educação e Ciência, Vítor Pereira Crespo.
REGULAMENTO
ARTIGO 1.º — (Prazo de conservação de documentos)
Os documentos incluídos ou não em processos e mantidos em arquivos dos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência poderão ser inutilizados após expirarem os prazos fixados no mapa anexo a este regulamento e que dele faz parte integrante.
ARTIGO 2.º — (Documentação de conservação permanente)
1 - Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos com interesse histórico, científico, cultural ou administrativo fora do vulgar.
2 - Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm, ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao arquivo histórico do Ministério, a criar oportunamente, sem prejuízo do disposto no n.º 3 deste artigo.
3 - Para efeitos de selecção dos documentos referidos no n.º 2 poderá estabelecer-se protocolo de cooperação entre a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência e o departamento responsável pelo património cultural.
ARTIGO 3.º — (Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)
Podem ser inutilizados, após os prazos mínimos que se indicam no mapa anexo, os documentos não abrangidos pelo artigo anterior.
ARTIGO 4.º — (Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)
1 - Os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, conquanto sejam microfilmados.
2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos volumosos ou de grande formato e de grandes séries documentais.
3 - Os microfilmes dos documentos, acompanhados dos elementos respeitantes ao arranjo, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, quando deixem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao arquivo histórico do Ministério, cabendo a este decidir se deve ou não conservar os microfilmes.
ARTIGO 5.º — (Documentos de inutilização imediata)
Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto que se indicam no mapa anexo.
ARTIGO 6.º — (Casos omissos ou alteração de prazos)
Por despacho do Ministro do Educação e Ciência, ouvida a Secretaria-Geral do Ministério, poderão ser acrescentados ao mapa anexo à presente portaria outros documentos susceptíveis de inutilização imediata ou de incluir entre os sujeitos a prazos de conservação em arquivo e, bem assim, ser alterados, quando assim se justifique, os prazos ora fixados relativamente aos documentos contidos no referido mapa.
ARTIGO 7.º — (Autorização para microfilmagem)
1 - A necessidade de microfilmagem dos documentos será definida pelo director-geral ou equiparado quando a considere justificada económica e funcionalmente para o respectivo serviço.
2 - A autorização para a realização da microfilmagem carece de despacho ministerial, que determinará igualmente as prioridades a estabelecer em relação aos diversos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência.
ARTIGO 8.º — (Centros de microfilmagem)
1 - A criação dos centros de microfilmagem carece de despacho ministerial, mediante parecer da Secretaria-Geral.
2 - Os centros de microfilmagem independentemente do seu enquadramento orgânico, deverão, sempre que possível, prestar apoio, no âmbito das suas atribuições, às diversas direcções-gerais ou serviços equiparados.
ARTIGO 9.º — (Microfilmagem)
1 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:
Selecção da documentação;
Preparação dos originais a microfilmar;
Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
Microfilmagem propriamente dita;
Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
Identificação das microcópias;
Descrição e armazenamento das microcópias.
2 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivísticas, é garantida por:
Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo centro e aposição de selo branco, ou perfuração especial, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;
Um livro de registo das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número e conteúdo, a exactidão como original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantido por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.
3 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas microcópias, devidamente referenciadas, ficando uma no órgão ou serviço interessado e a outra no arquivo histórico do Ministério.
ARTIGO 10.º — (Pessoal responsável pela microfilmagem)
Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelo director-geral ou equiparado.
ARTIGO 11.º — (Força probatória)
As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto legal e com o selo branco.
ARTIGO 12.º — (Inutilização de documentos)
1 - A inutilização de documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel, com largura de resíduo não superior a 15 mm, ou por incineração, quando se trate de documentos confidenciais ou reservados; por corte ou rasgamento em cruz, pelo menos em quatro partes iguais, nos restantes casos.
2 - Da inutilização de documentos referida no parágrafo anterior será lavrado, em livro próprio, auto de inutilização.
ARTIGO 13.º — (Disposições gerais)
1 - As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à definição de interesse cultural ou à manutenção em arquivo de documentos sem interesse administrativo ou técnico, serão postas à Secretaria-Geral do Ministério, a fim de serem submetidas, com o seu parecer, a despacho ministerial.
2 - É revogada a Portaria n.º 303/75, de 10 de Maio.
Ministro da Educação e Ciência, Vítor Pereira Crespo.
MAPA ANEXO
(À portaria sobre conservação de documentos em arquivo dos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência)
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1980/11/25400/37103714.pdf))
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