Portaria n.º 159/84 — Regula os prazos de conservação de documentos na PORTUCEL - Empresa de Celulose e Papel de Portugal, E. P

de 21 de Março

Tendo em conta que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e a subsequente inutilização de originais e considerando a proposta fundamentada do conselho de gerência da PORTUCEL - Empresa de Celulose e Papel de Portugal, E. P., elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Energia, o seguinte:

1.º

(Prazos de conservação de documentos)

1 - Na PORTUCEL - Empresa de Celulose e Papel de Portugal, E. P., os documentos, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.

2 - O conselho de gerência da PORTUCEL determinará, em regulamentação interna, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

2.º

(Documentos que não podem inutilizar-se)

Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para arquivos adequados.

3.º

(Microfilmagem de documentos)

1 - É autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização de originais.

2 - Fica também autorizada a microfilmagem directamente a partir de suporte magnético da informação produzida através do tratamento automático de dados.

4.º

(Operações de microfilmagem)

1 - As operações de microfilmagem deverão ser executadas com o maior rigor técnico, a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.

2 - Será obrigatória a realização de estudos conducentes à determinação da microforma mais adequada a cada espécie documental, de modo a permitir a maior funcionalidade e a máxima redução dos custos.

3 - As microformas ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.

5.º

(Pessoal responsável pela microfilmagem)

Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.

6.º

(Força probatória das fotocópias)

As fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com selo branco.

7.º

(Inutilização dos documentos)

A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

8.º

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitam à manutenção em arquivo de documentos com interesse administrativo, técnico ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho do ministério da tutela.

Ministério da Indústria e Energia.

Assinada em 8 de Março de 1984.

Pelo Ministro da Indústria e Energia, João Nuno Boulain de Carvalho Carreira, Secretário de Estado da Indústria.