Portaria n.º 287/85 — Autoriza a microfilmagem de documentos e a inutilização dos originais na CENTRALCER - Central de Cervejas, E. P

de 15 de Maio

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem dos documentos em arquivo nas empresas públicas e a consequente inutilização dos originais, determinando que a regulamentação destas operações deverá ser fixada por portaria do membro do Governo competente.

Considerando a proposta fundamentada do conselho de gerência da CENTRALCER - Central de Cervejas, E. P., elaborada nos termos do diploma legal referido, no sentido de, como permite o artigo 35.º dos estatutos desta empresa pública, fixar legalmente os termos em que poderá proceder à microfilmagem de documentos e à inutilização dos originais:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Energia, ao abrigo dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Na CENTRALCER - Central de Cervejas, E. P., os documentos, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.

2.º O conselho de gerência da CENTRALCER determinará, em regulamentação interna, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para arquivos adequados.

4.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.

5.º Fica também autorizada a microfilmagem directamente a partir de suporte magnético da informação obtida através do tratamento automático de dados.

6.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com o maior rigor técnico, a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos e registos sobre que recaiam.

7.º Será obrigatória a realização de estudos conducentes à determinação da microforma mais adequada a cada espécie documental, de modo a permitir a maior funcionalidade e a máxima redução de custos.

8.º As microformas ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.

9.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas vias, devidamente referenciadas, de cada respectiva microforma, sendo as duas guardadas em locais diferentes.

10.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão conter o termo de abertura e o termo de encerramento.

11.º O termo de abertura mencionará o início do microfilme e do termo de encerramento constará a declaração de que as filmagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

12.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem e pela segurança e destruição dos documentos que forem seu objecto o dirigente do serviço a que estiver adstrito o respectivo centro.

13.º As fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com selo branco.

14.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição, que será anexado à declaração referida no n.º 12.º

Ministério da Indústria e Energia.

Assinada em 22 de Abril de 1985.

Pelo Ministro da Indústria e Energia, João Nuno Boulain de Carvalho Carreira, Secretário de Estado da Indústria.