Portaria n.º 735/85 — Regulamento da Conservação Arquivística do Ministério da Indústria e Energia

Portaria n.º 735/85

de 28 de Setembro

A crescente importância com que vem sendo encarada a informação nas suas diversas fases e o contínuo aumento do seu volume colocam cada vez mais problemas de utilização e de conservação dos seus suportes documentais.

O recurso à microfilmagem veio introduzir, nessas matérias, maiores facilidades. Assim, a possibilidade conferida pela microfilmagem de eliminação dos grandes volumes daqueles suportes permite solucionar os graves problemas de espaço que a sua conservação determina. No entanto, e dado o valor específico dos mesmos suportes e os prazos tendenciais da existência para que aponta a lei, importa proceder a uma constante procura de equilíbrio entre a manutenção e a destruição dos documentos e de ajustamento dos seus prazos mínimos de conservação.

Assim, atenta a experiência colhida pela aplicação da Portaria n.º 560/83, de 11 de Maio, que agora se considera revogada, passa a conservação arquivística do âmbito do MIE a ser regulada pela presente portaria.

Nestes termos, e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Energia, aprovar o seguinte:

Regulamento da Conservação Arquivística do MIE

1.º

(Âmbito de aplicação)

1 - Este Regulamento é aplicável a todos os serviços e organismos do MIE que não disponham de regulamento próprio sobre a matéria.

2 - Por despacho do Ministro da Indústria e Energia pode ser determinada a prevalência de normativo constante do presente Regulamento sobre alguns pontos de regulamentos específicos dos serviços.

2.º

(Prazos de conservação de documentos)

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do mapa anexo, que faz parte integrante da presente portaria, ressalvado o que estiver fixado por legislação especial.

2 - Os documentos de conservação permanente deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados pela Comissão de Apoio Consultivo aos Arquivos, a que se refere o n.º 1 do n.º 9.º da presente portaria, que avaliará os que, pela sua natureza, deverão ser conservados na forma original, para além da sua microfilmagem.

3 - Os prazos de conservação dos documentos referentes a actos susceptíveis de recurso contam-se a partir do momento em que tiver decorrido o prazo para interposição do recurso ou sua transição em julgado.

4 - Os prazos indicados referem-se unicamente a documentos originais. Quando se tratar de cópias, a sua destruição dependerá de autorização expressa do responsável pelo serviço.

5 - Os processos ou documentos organizados na sequência de diplomas já revogados, com a entrada em vigor dos Decretos-Leis n.os 46923, de 28 de Março de 1966, e 519-I1/79, de 29 de Dezembro, não integrados em processos de licenciamento relativos a estabelecimentos em actividade podem ser destruídos de imediato.

3.º

(Documentos de interesse histórico)

1 - Os documentos considerados de interesse histórico deverão ser conservados na forma original, mesmo quando se decida a sua microfilmagem.

2 - Em caso de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos mencionados no número anterior, deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar n.º 34/80, de 2 de Agosto.

3 - Por despacho ministerial poderão os documentos que se destinam a ser destruídos ou com eventual interesse histórico ser cedidos a entidade idónea.

4.º

(Destruição de documentos)

A destruição de documentos, nos termos da legislação aplicável, será feita por um processo mecânico ou manual de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, devidamente especificado, que deverá ser autenticado pela assinatura do responsável do serviço sob solo branco.

5.º

(Formas de conservação de documentos)

1 - Os serviços do Ministério da Indústria e Energia poderão recorrer à microfilmagem como forma de conservação de documentos.

2 - A inutilização dos originais dos documentos, conservados em microfilme, antes de decorridos os prazos constantes do mapa anexo, é da competência do responsável pelo respectivo serviço.

6.º

(Microfilmagem)

1 - A microfilmagem de documentos, bem como a garantia da inutilização destes, compete aos serviços onde funcionarem os centros de microfilmagem.

2 - As microformas não poderão sofrer cortes ou emendas, salvo em casos devidamente justificados, e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento autenticados pela assinatura dos responsáveis dos centros de microfilmagem sob selo branco ou perfuração especial.

3 - A microfilmagem de documentos será feita em duplicado, devendo a microforma original ser conservada no arquivo central e o duplicado no centro de arquivo do respectivo serviço.

4 - Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

7.º

(Livro de registos)

1 - As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termos de abertura e encerramento e folhas rubricadas pelos responsáveis dos centros de microfilmagem.

2 - No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento será exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais.

3 - Igualmente deverão constar do livro de registos das microformas as emendas e ou alterações que eventualmente as mesmas contenham, conforme o preceituado do número anterior.

4 - No centro de arquivo de cada serviço será feito o registo dos duplicados, nos precisos termos dos números anteriores.

8.º

(Reprodução de documentos)

1 - A reprodução de documentos conservados em microforma só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo responsável ou por quem este designar.

2 - De acordo com o disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, as fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações contenham a assinatura do responsável pelo serviço e sejam devidamente autenticadas com o selo branco.

9.º

(Resolução de dúvidas)

1 - É criada uma Comissão de Apoio Consultivo aos Arquivos do Ministério da Indústria e Energia, cujas atribuições, composição e funcionamento serão fixados por despacho ministerial.

2 - As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria serão presentes à Comissão referida no número anterior, sobre cujo parecer, nos casos que o justifiquem, será exarado despacho ministerial.

10.º

(Entrada em vigor)

Esta portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Ministério da Indústria e Energia.

Assinada em 30 de Agosto de 1985.

O Ministro da Indústria e Energia, José Veiga Simão.

(ver documento original)