LegalizePortaria n.º 773/85 — Fixa os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse do Instituto Nacional de Estatística
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Fixa os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse do Instituto Nacional de Estatística
de 12 de Outubro
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças e do Plano, nos termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse do Instituto Nacional de Estatística são os que constam, ressalvado o que estiver fixado por legislação especial, do mapa anexo e que faz parte integrante da presente portaria.
2.º A direcção do Instituto poderá determinar, em regulamentação interna, o período mínimo de conservação, de documentos não contemplados no mapa a que se refere o número anterior.
3.º É autorizada a microfilmagem, dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
4.º Não podem, em caso algum, ser inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, científico ou cultural em virtude dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.
5.º A inutilização dos documentos será feita por sistema que impossibilite a sua reprodução, lavrando-se um auto de destruição de documentos.
6.º A microfilmagem será executada sob a responsabilidade do director de serviços que superintenda nos serviços de microfilmagem ou do director do Centro de Informática sempre que esta operação fizer parte dos procedimentos informáticos, e deverá obedecer aos seguintes requisitos:
As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duplicado, ficando os exemplares guardados em locais geograficamente separados que satisfaçam as necessárias condições de segurança e salubridade;
Será estabelecido um sistema de identificação, controle e qualidade dos fotogramas;
Serão elaborados registos dos documentos conservados em arquivo que obedeçam a normas de segurança adequadas.
7.º As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a mesma força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável máximo do Instituto ou do dirigente em quem ele delegar e com a aposição do selo branco.
Ministério das Finanças e do Plano.
Assinada em 20 de Setembro de 1985.
Pelo Ministro das Finanças e do Plano, Mário Cristina de Sousa, Secretário de Estado do Planeamento.
ANEXO — Prazos mínimos de conservação de espécies documentais no posse do Instituto Nacional de Estatística
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1985/10/23500/33663367.pdf))
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