Portaria n.º 390/87 — Procede à microfilmagem de documentos da Direcção do Serviço do Pessoal da Marinha

de 8 de Maio

Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo na posse dos organismos e serviços do Estado;

Tendo em conta o volume de documentos constitutivos dos processos relativos ao pessoal militar, militarizado e civil arquivados nas repartições da Direcção do Serviço do Pessoal da Marinha, gerador de compreensíveis dificuldades no que concerne à utilização de espaços disponíveis nas instalações que lhes estão afectas:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Defesa Nacional, em conformidade com o disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º A Direcção do Serviço do Pessoal (DSP) e as repartições que a integram são autorizadas a proceder à microfilmagem da documentação que deva ser mantida em arquivo e respeite aos processos relativos ao pessoal militar, militarizado e civil.

2.º Da documentação referida no número anterior, aquela que seja produzida por processamento automático de dados poderá ser substituída, nomeadamente no que concerne ao arquivo e manuseio, a cargo da DSP e suas repartições, pelas correspondentes microcópias, produzidas directamente a partir dos respectivos suportes magnéticos.

3.º São obrigatoriamente conservados os documentos originais ou cópias que, de acordo com os critérios a definar pelo director do Serviço do Pessoal, revelem interesse histórico ou singular, em virtude dos factos a que se reportem, circunstâncias em que foram elaborados ou outros motivos atendíveis e, ainda, aqueles que pelas suas dimensões ou tipo de encadernação não seja prática a sua reprodução em microcópia.

4.º A selecção dos documentos a conservar é efectuada sob responsabilidade dos chefes das repartições a que digam respeito, ou pelo chefe da Secretaria Central no caso de se tratar de documentos pertencentes à DSP.

5.º Os documentos que hajam sido correctamente reproduzidos em microcópias e não estejam abrangidos pelo disposto no artigo anterior podem ser destruídos, havendo nestes casos que assegurar a impossibilidade de reconstituição do material destruído.

6.º A documentação classificada será destruída nos termos do estabelecido nas Instruções para a Segurança Militar, Salvaguarda e Defesa de Matérias Classificadas.

7.º As destruições serão obrigatoriamente efectuadas na presença de um oficial e de um sargento, nomeados pelo chefe da repartição respectiva, os quais subscreverão o respectivo auto, a registar em livro próprio.

8.º As fotocópias ou ampliações das microcópias, depois de assinadas pelo director do Serviço do Pessoal ou pelos chefes das respectivas repartições, conforme aplicável, e autenticadas com o respectivo selo branco, terão a mesma força probatória dos originais.

9.º As reproduções em microcópia devem ser efectuadas no mínimo em duplicado, ficando um exemplar guardado num microarquivo de segurança e outro no microarquivo da DSP ou da repartição respectiva.

10.º Na DSP existirá um arquivo de segurança adequado para guarda dos microarquivos de segurança produzidos.

11.º Cada unidade de microarquivo terá uma classificação de segurança pelo menos igual à do documento de mais elevada classificação nela contido e as microcópias serão manuseadas, guardadas e transportadas de acordo com a classificação da matéria nelas contida.

12.º Os microarquivos de segurança à guarda na DSP não poderão sair do respectivo arquivo sem autorização expressa do director do Serviço do Pessoal.

13.º A responsabilidade pela correcção das operações de microcópias pertence na DSP ao chefe da Secretaria Central e em cada repartição ao respectivo chefe.

Ministério da Defesa Nacional.

Assinada em 23 de Abril de 1987.

O Ministro da Defesa Nacional, Leonardo Eugénio Ramos Ribeiro de Almeida.