Portaria n.º 678/87 — Aprova o regulamento que define as competências das divisões e das secções previstas na estrutura do Instituto de…

Assegurar o apoio administrativo nos processos de recrutamento e selecção de pessoal, bem como aos júris dos respectivos concursos;

Instruir e encaminhar os processos administrativos relativos à constituição, modificação e cessação das situações jurídico-funcionais do pessoal, incluindo os relativos à celebração de contratos de prestação de serviços;

Assegurar o apoio à realização de acções de formação internas e externas;

Organizar e desenvolver os processos de rotação de pessoal;

Elaborar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

Assegurar as operações relativas à movimentação e registo de assiduidade e antiguidade do pessoal;

Organizar os processos respeitantes a situações relativas à inscrição, permanência e desvinculação do pessoal nas pertinentes instituições de previdência, assistência e segurança social;

Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos;

Organizar e manter actualizada a documentação técnica e legislativa respeitante à gestão de pessoal.

Proceder à recepção, classificação, encaminhamento e expedição de correspondência;

Assegurar o serviço de expediente geral e sua distribuição;

Organizar, manter actualizado e garantir a gestão do arquivo geral do IGAPHE, quer em suporte de papel, quer micrográfico;

Atender atempada e eficazmente os pedidos de consulta dos arquivos por parte de todos os serviços do IGAPHE.

Organizar concursos públicos e a celebração de contratos para a aquisição dos bens e serviços necessários ao correcto funcionamento dos serviços do IGAPHE;

Gerir os stocks e mantê-los em bom estado de conservação;

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis inerentes ao funcionamento do IGAPHE, bem como os registos relativos à sua distribuição;

Zelar pela manutenção e bom estado de conservação, higiene e segurança dos equipamentos e imóveis afectos à actividade dos serviços;

Coordenar a actividade do pessoal auxiliar;

Assegurar a gestão das viaturas, nomeadamente a sua afectação, reparação e manutenção.

Programar as receitas a arrecadar e respectivas condições;

Elaborar o sistema de contas bancárias referentes à arrecadação de receitas classificadas e respectiva movimentação;

Elaborar estudos sobre a situação financeira e patrimonial do IGAPHE;

Elaborar o projecto de orçamento e suas revisões e proceder ao respectivo controle;

Colaborar na definição de critérios gerais a aplicar na fixação e actualização de rendas;

Elaborar a conta de gerência;

Estudar a racionalização dos circuitos de funcionamento nas áreas da despesa e da receita;

Estudar e propor métodos de aplicação informática às áreas da despesa e da receita;

Elaborar análises e estudos, de qualquer âmbito, no domínio da gestão financeira.

Proceder ao controle sistemático das receitas efectivamente arrecadadas e análise dos desvios;

Organizar os processos de rendas e prestações da propriedade resolúvel em atraso;

Fornecer os elementos necessários à elaboração do orçamento e da conta de gerência;

Fornecer elementos para análise dos circuitos de funcionamento da Secção;

Fornecer elementos de controle de todas as receitas;

Propor metodologias de racionalidade dos serviços de receita.

Realizar as operações relacionadas com o processamento de despesas de funcionamento;

Cabimentar as despesas;

Proceder ao controle sistemático das despesas e análise de desvios;

Emitir e controlar os cheques e as contas bancárias de despesas;

Fornecer os elementos necessários à elaboração do orçamento e da conta de gerência;

Fornecer elementos para a análise dos circuitos de funcionamento da Secção;

Fornecer elementos de controle de todas as despesas;

Propor metodologias de racionalidade dos serviços de despesas.

Proceder à arrecadação das receitas;

Efectuar depósitos e transferências de fundos;

Efectuar o pagamento das despesas autorizadas;

Elaborar planos e mapas de tesouraria;

Propor metodologias de racionalidade e operacionalidade dos serviços de tesouraria.

Promover a elaboração dos planos globais e planos de pormenor;

Promover a elaboração dos projectos das infra-estruturas principais, instalações técnicas especiais e estrutura verde principal a executar pelo IGAPHE;

Promover a elaboração dos projectos das edificações e trabalhos complementares de infra-estruturas e espaços exteriores, nomeadamente no que se refere a equipamento urbano e renovação ou recuperação urbana;

Coordenar a intervenção de entidades promotoras de equipamento urbano, quer sejam públicas ou privadas;

Coordenar e gerir o processo de cedência de terrenos, incluindo a preparação dos documentos para concursos, e elaborar os projectos a cargo do IGAPHE.

Assegurar a avaliação e a negociação dos terrenos a adquirir ou a transmitir que concorram para a prossecução da política de habitação social;

Organizar e manter actualizado o cadastro de terrenos do IGAPHE;

Proceder à inscrição matricial e ao registo predial dos terrenos abrangidos pelos Planos Integrados de Setúbal, Almada e Zambujal;

Colaborar com os serviços regionais com vista à regularização da inscrição matricial e do registo predial dos terrenos situados nas áreas geográficas das respectivas direcções de gestão habitacional e não compreendidos na alínea anterior.

Analisar e dar parecer sobre questões técnicas que lhe sejam solicitadas pelas entidades promotoras de habitação social;

Apreciar planos e projectos de programas habitacionais e participar em outros estudos relativos a empreendimentos comparticipados pelo IGAPHE a solicitação de autarquias locais e outras instituições promotoras de habitação social;

Analisar a informação disponível nos vários campos do projecto, com vista à utilização da experiência adquirida;

Estabelecer e propor normas para execução e coordenação de projectos de habitação social, sua conservação e gestão;

Proceder à elaboração e manutenção de um fundo documental de projectos sobre habitação social;

Promover a encomenda de projectos e outros estudos, designadamente topográficos e geológicos, a solicitação de outros serviços do IGAPHE, procedendo à sua análise e à elaboração de propostas de aprovação;

Participar na análise técnico-económica de propostas apresentadas em concursos lançados pelo IGAPHE;

Organizar uma base de dados sobre empreiteiros, projectistas e fornecedores, com informação actualizada do seu comportamento técnico e capacidade económico-financeira demonstrada na execução de contratos, podendo solicitar para o efeito informações a outras entidades;

Implantar e manter permanentemente actualizada uma base de dados com os preços unitários praticados na realização de empreitadas e fornecimentos de obras;

Promover a definição de critérios de avaliação do património habitacional do IGAPHE, tendo em vista, nomeadamente, a sua alienação;

Promover, em colaboração com o GIP, o estudo de suportes informáticos necessários ao desenvolvimento da actividade do IGAPHE;

Participar na organização do arquivo técnico-administrativo do IGAPHE;

Colaborar com o GIP na elaboração de modelos de suporte à actividade do IGAPHE;

Colaborar com o GIP na elaboração e controle do programa de investimentos do IGAPHE;

Prestar apoio técnico na elaboração de legislação no domínio da habitação social;

Promover e intervir em acções de formação e informação técnica do pessoal do IGAPHE;

Promover e intervir em acções de formação e informação de diversos agentes intervenientes na promoção de habitação social;

Intervir em convénios com outras entidades para a elaboração de estudos técnicos na área da habitação social;

Dar apoio aos serviços regionais no cálculo das revisões de preços de empreitadas lançadas no seu âmbito.

Proceder à análise, tratamento, organização e difusão de documentos e informação técnica;

Fazer a selecção, tratamento e difusão da legislação aplicável ao sector da habitação social;

Colaborar na organização de acções de informação e formação, internas e externas, no domínio das técnicas relacionadas com a habitação social;

Proceder à selecção, aquisição e registo de publicações e documentos relacionados com a área habitacional;

Gerir a biblioteca do IGAPHE e prestar assistência ao leitor;

Estabelecer contactos com outras entidades intervenientes no domínio da difusão de informação com interesse para o sector da habitação;

Gerir o parque gráfico do IGAPHE e sua utilização.

Proceder a inquéritos para detectar e analisar a situação sócio-económica dos moradores;

Propor a nomeação de vigilantes que coadjuvem localmente a gestão dos fogos;

Propor convénios de gestão com autarquias e outras entidades;

Propor, para decisão do conselho directivo, modelos de contratos de arrendamento e de propriedade resolúvel;

Estudar e instruir os pedidos de reserva de fogos;

Promover a correcta utilização dos fogos e equipamentos;

Proceder à recolha de dados para análise e estudo do quadro físico e social do património imobiliário;

Prestar apoio directo e indirecto aos arrendatários e adquirentes;

Proceder, em colaboração com os serviços centrais competentes em razão da matéria, à regularização da inscrição matricial e do registo predial do património habitacional e não habitacional não abrangido pela alínea c) do artigo 10.º do presente Regulamento;

Propor a alienação ou arrendamento dos fogos ou equipamentos;

Promover a conservação urgente;

Propor a rescisão de contratos de arrendamento ou propriedade resolúvel;

Efectuar, em colaboração com o GIP, a recolha, correcção e actualização dos dados informáticos relativos ao património sob sua gestão;

Orientar e fiscalizar a actividade das entidades estranhas ao Instituto que gerem habitações propriedade deste;

Proceder de forma correcta e eficaz ao arquivo da documentação referente às suas atribuições.

Manter actualizado o inventário do património sob sua gestão;

Coordenar a administração do condomínio dos fogos e equipamentos;

Gerir os fogos em propriedade resolúvel;

Organizar os processos de venda dos respectivos fogos e de alienação e arrendamento de equipamento e lojas, propondo os preços e condições respectivos;

Organizar e acompanhar os processos de regularização das inscrições na matriz e no registo predial do património habitacional e não habitacional sujeito a registo;

Efectuar e actualizar o registo informático de dados relativos ao seu âmbito de actuação.

Manter actualizados os dados e informação referente aos processos de arrendamento;

Promover o cálculo e ajustamentos de rendas nos termos da lei;

Organizar os processos de rescisão dos contratos de arrendamento;

Promover a reparação de fogos em caso de urgência e encaminhar para a divisão de obras os restantes aspectos referentes à conservação;

Promover a actualização do registo informático de dados no que toca ao seu âmbito de actuação.

Proceder a vistorias para o controle do património imobiliário e detecção de obras ilegais;

Promover a conservação corrente do património imobiliário;

Proceder à conservação periódica dos imóveis e à elaboração dos respectivos planos;

Elaborar projectos e processos de concursos e seu lançamento para a conservação periódica e corrente;

Acompanhar e fiscalizar as obras;

Elaborar pareceres técnicos sobre o cabimento e necessidades das obras de conservação;

Ultimar os empreendimentos em curso;

Efectuar o aproveitamento de fundos vazados e a transformação de outros espaços, nomeadamente para habitação.

Assegurar o apoio administrativo nos processos de recrutamento e selecção de pessoal, bem como aos júris dos respectivos concursos;

Instruir e encaminhar os processos administrativos relativos à constituição, modificação e cessação das situações jurídico-funcionais do pessoal das respectivas direcções regionais, incluindo os relativos à celebração de contratos de prestação de serviços;

Elaborar e manter actualizado o cadastro de pessoal e assegurar as operações relativas à respectiva movimentação e registo de assiduidade e antiguidade;

Organizar os processos respeitantes a situações relativas à inscrição, permanência e desvinculação do pessoal nas pertinentes instituições de previdência, assistência e segurança social;

Organizar e manter actualizado o arquivo da direcção regional;

Proceder à recepção, classificação, encaminhamento e expedição de correspondência;

Assegurar o serviço de expediente geral e sua distribuição;

Organizar os concursos públicos e assegurar o apoio administrativo na celebração de contratos para aquisição de bens e serviços necessários ao correcto funcionamento da direcção regional;

Gerir os stocks e mantê-los em bom estado de conservação;

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis inerentes ao funcionamento da direcção regional, bem como o registo relativo à sua distribuição;

Zelar pela manutenção e bom estado de conservação, higiene e segurança dos equipamentos, viaturas e imóveis afectos à actividade da direcção regional.