Portaria n.º 895/87 — Aprova o Regulamento da Conservação Arquivística da Administração do Porto de Lisboa

de 24 de Novembro

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir que o ministro competente fixe, em portaria, os prazos mínimos de conservação de documentos em arquivo e que se recorra à microfilmagem e à destruição dos documentos originais.

A necessidade urgente de se criarem espaços nos arquivos da Administração do Porto de Lisboa aconselha a adopção das medidas previstas no decreto-lei acima citado.

A vastidão e, em parte, a especificidade dos documentos usados naquela Administração impõe que ela seja dotada de um instrumento legal próprio que lhe permita atingir o objectivo em vista.

Nestes termos, ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, aprovar o Regulamento da Conservação Arquivística da Administração do Porto de Lisboa, constante do anexo a esta portaria, da qual faz parte integrante.

Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações.

Assinada em 10 de Novembro de 1987.

Pelo Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, José Bernardo Veloso Falcão e Cunha, Secretário de Estado das Vias de Comunicação.

Regulamento da Conservação Arquivística da Administração do Porto de Lisboa

Artigo 1.º — Prazos de conservação de documentos

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os constantes do mapa anexo ao presente Regulamento.

2 - Os impressos, senhas e documentos similares fora de uso, os folhetos publicitários e quaisquer documentos manifestamente sem interesse para a APL são de destruição imediata. Igualmente serão de destruição imediata as cópias sem interesse de qualquer documentação, não especialmente previstas neste Regulamento e seu anexo.

3 - O início dos prazos de conservação de documentos conta-se:

Documentos, livros e registos, referentes à assiduidade do pessoal: a partir da publicação da lista de antiguidade e resolução das eventuais reclamações ou recursos;

Licenças, concessões, termos de obrigatoriedade, garantias, avales e documentos similares: a partir do fim do prazo de validade ou do cancelamento;

Livros, fichas ou outros suportes de registos: a partir do último dado inscrito;

Processos individuais de cadastro: a partir da abertura ou data de emissão do primeiro documento nele arquivado;

Outros processos: a partir do encerramento do processo ou fim da utilidade do último documento nele arquivado;

Restantes documentos: a partir da data da emissão.

4 - Os processos poderão ser aliviados dos documentos que vão atingindo os respectivos prazos de validade, podendo estes ser destruídos.

5 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, os documentos de conservação indeterminada (CI) poderão, decorrido o prazo de 55 anos, ser destruídos, mediante despacho do membro do Governo da tutela, caso tenha deixado de haver interesse na sua conservação.

6 - Os livros, publicações periódicas, gravuras e obras similares só poderão ser alienados ou destruídos, após ser dado cumprimento ao disposto no artigo 54.º do Decreto n.º 19952, de 27 de Junho de 1931.

Artigo 2.º — Forma de conservação de documentos

1 - Os pareceres e informações de carácter doutrinário, os estudos de reconhecido valor técnico, as colecções de legislação, os regulamentos, as ordens de serviço e documentos similares devem, sempre que possível, ser conservados em número de dois exemplares.

2 - A APL poderá recorrer à microfilmagem dos documentos, sob responsabilidade do funcionário a cargo de quem estiver o Arquivo Geral ou do chefe da secção, serviço ou divisão em que aquele se integre, inutilizando, posteriormente, os originais.

3 - Não poderão ser destruídos os originais de interesse histórico, podendo recorrer-se, em caso de dúvida sobre tal interesse, ao Instituto Português do Património Cultural.

Artigo 3.º — Destruição de documentos

1 - A destruição de documentos será feita por processo mecânico ou manual que impossibilite a sua reconstituição. Da destruição será lavrado auto, que será assinado por uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2.

2 - Exceptuam-se do disposto no número anterior os documentos cujos prazos mínimos de validade já tenham decorrido à data da entrada em vigor desta portaria, podendo tais documentos ser alienados sem destruição, no caso de não revestirem natureza confidencial ou reservada.

Artigo 4.º — Microfilmagem de documentos

1 - A microfilmagem de documentos poderá ser feita em singelo ou em duplicado, em serviço da APL ou mediante recurso a entidade devidamente habilitada.

2 - As microformas não poderão sofrer cortes ou emendas, salvo em casos devidamente justificados, e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento autenticados mediante a assinatura de uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2, sobre a qual será aposto selo branco.

3 - É autorizada a microfilmagem directa a partir dos suportes de sistemas informáticos.

Artigo 5.º — Registo das microformas

1 - As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termos de abertura e encerramento assinados e folhas rubricadas por uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2. Poderão, igualmente, ser registadas em impressos próprios, sob a responsabilidade de uma daquelas entidades, os quais serão oportunamente encadernados.

2 - No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento será exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais.

3 - Igualmente deverão constar do livro de registos das microformas ou dos correspondentes impressos as emendas e ou alterações que eventualmente as mesmas contenham.

Artigo 6.º — Reprodução de documentos

1 - A reprodução de documentos conservados em microforma só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo respectivo responsável.

2 - As fotocópias obtidas a partir das microformas têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a força probatória dos originais, desde que aquelas contenham a assinatura, devidamente autenticada com o selo branco, de uma das entidades mencionadas no artigo 2.º, n.º 2.

Artigo 7.º — Resolução de dúvidas

1 - Poderá, mediante despacho do membro do Governo da tutela, ser criado um grupo de apoio consultivo dos arquivos da APL cujas atribuições, competência, constituição e funcionamento serão fixados naquele despacho.

2 - A esse grupo competirá, nomeadamente, emitir parecer sobre eventuais dúvidas quanto à aplicação do presente Regulamento, inclusive no caso do artigo 2.º, n.º 3, o qual será presente ao conselho de administração para homologação.

Enquanto não for criado o grupo, competirá ao conselho de administração resolver as dúvidas anteriormente mencionadas.

Prazos mínimos de conservação de documentos

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1987/11/27100/40884091.pdf))