Decreto-Lei n.º 264/88 — Estabelece a nova estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna

Prestar ao Ministro e aos restantes membros do Governo em funções no Ministério a assistência técnica e administrativa que lhe for solicitada e que não se inclua nas atribuições próprias dos demais serviços;

Estudar, programar e coordenar a aplicação, no âmbito do Ministério, de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento e modernização da organização administrativa e a melhoria da produtividade dos respectivos serviços;

Gerir o quadro único do pessoal do Ministério;

Instruir os processos sobre nacionalidade, estatutos de igualdade, reconhecimento de fundações e de associações internacionais, passaportes e quaisquer outros processos administrativos do seu âmbito, a submeter a decisão ministerial;

Instruir os processos referentes à concessão de mercês honorificas, por proposta dos membros do Governo;

Proceder à recolha, normalização e publicação de dados estatísticos relativos a matérias com interesse para o Ministério;

Organizar e publicar, periodicamente, um boletim, com carácter formativo e informativo, onde se recolha, nomeadamente, a colaboração dos diferentes departamentos do Ministério;

Exercer funções de carácter comum aos diversos serviços do Ministério, designadamente em matérias de gestão de pessoal, documentação, relações públicas, preparação e execução orçamental, economato, contabilidade, instalações e gestão da frota automóvel;

Organizar e gerir a recepção, informação e acompanhamento do público e assegurar os serviços de protocolo;

Assegurar as relações exteriores do Ministério, sem prejuízo da competência própria dos demais órgãos e serviços;

Promover a aplicação aos diferentes serviços das directrizes e providências de carácter geral que superiormente forem estabelecidas sobre assuntos do âmbito do Ministério.

A Direcção de Serviços Administrativos;

A Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas;

O Núcleo de Organização e Gestão de Pessoal.

Exercer, de harmonia com a lei e as orientações do Ministro, a representação do Ministério;

Coordenar a actividade dos serviços do Ministério nas matérias de gestão comum que estão confiadas à Secretaria-Geral, promovendo a elaboração de instruções necessárias ao bom funcionamento dos serviços;

Presidir à junta médica do Ministério;

Presidir ao Conselho da Medalha, a que se refere o Decreto-Lei n.º 177/82, de 12 de Maio;

Autorizar a efectivação de peditórios, festas e espectáculos públicos com fins de beneficência de âmbito nacional;

Elaborar e apresentar superiormente o programa e o relatório de actividades da Secretaria-Geral;

Propor a colocação do pessoal do quadro único do Ministério.

Colaborar com os serviços do Ministério e com os serviços competentes do Ministério das Finanças nos estudos preparatórios e na elaboração dos projectos do orçamento do Ministério;

Promover a normalização de procedimentos relativamente à gestão orçamental;

Elaborar os projectos de orçamento dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral e da Auditoria Jurídica;

Organizar e actualizar o registo biográfico do pessoal do quadro da Secretaria-Geral e do quadro único do Ministério;

Instruir os processos de nacionalidade, de estatutos de igualdade, de autorização de actividade de empresas privadas de segurança e de reconhecimento de fundações e de associações internacionais.

Repartição Financeira e Patrimonial, com uma Secção de Orçamento e Contabilidade e uma Secção de Património e Economato;

Repartição de Pessoal e Expediente Geral, com uma Secção de Pessoal e uma Secção de Expediente Geral;

Repartição de Nacionalidades e de Assuntos Diversos, com uma Secção de Nacionalidades e uma Secção de Processos Diversos.

Preparar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos a seu cargo e apresentar os respectivos projectos, de acordo com as modernas técnicas de orçamentação e os princípios e orientações estabelecidos;

Colaborar na elaboração dos projectos de orçamento dos serviços integrados no Ministério;

Promover o expediente respeitante à antecipação de duodécimos, transferências e reforços de verbas, dentro da sua competência;

Efectuar o processamento das folhas de vencimento e de outras despesas com o pessoal;

Efectuar o processamento das folhas e despesas correntes e de capital;

Escriturar o livro de contas correntes e o registo diário;

Prestar informação de cabimento em todos os pedidos de aquisição de material, bem como nos processos de movimento de pessoal;

Processar as requisições oficiais destinadas à aquisição de material;

Processar as requisições de transporte;

Registar os documentos comprovativos da assistência médica e proceder à elaboração das folhas destinadas à ADSE;

Elaborar a relação das despesas com obras de conservação e restauro de edifícios do Ministério, para efeitos de envio aos departamentos competentes;

Efectuar o expediente relativo a anulações e reposições;

Promover a entrega nos cofres do Estado, mediante a emissão das respectivas guias, de quaisquer receitas àqueles destinadas;

Elaborar os mapas a enviar ao Tribunal de Contas;

Administrar os fundos permanentes da Secretaria-Geral;

Elaborar o orçamento cambial do Ministério;

Efectuar o expediente respeitante a despesas em moeda estrangeira.

Propor a aquisição de bens e serviços necessários aos serviços;

Propor medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;

Administrar os artigos de consumo corrente existentes em armazém;

Zelar pela guarda e conservação de mobiliário, mantendo organizado e actualizado o respectivo inventário;

Assegurar a gestão do parque de viaturas do Ministério;

Prestar aos serviços competentes toda a informação respeitante ao parque automóvel;

Zelar pela guarda e conservação dos edifícios dos serviços do Ministério que lhe estejam confiados;

Executar o expediente relativo a telefones de todos os serviços integrados e a telefones individuais a cargo do Ministério;

Superintender no pessoal auxiliar com funções de limpeza.

Assegurar o expediente relativo à admissão e promoção, transferência e aposentação, exoneração e demissão do pessoal do quadro da Secretaria-Geral e do quadro único do Ministério;

Recolher os elementos necessários ao registo de assiduidade dos funcionários;

Organizar e manter actualizado o registo biográfico do pessoal;

Informar os pedidos de concessão de licença sem vencimento;

Elaborar os mapas anuais de licença para férias;

Elaborar o mapa mensal de faltas e licenças;

Informar os pedidos de licença para tratamento ou por doença;

Promover a verificação de situações de doença justificada por apresentação de atestado médico;

Assegurar o expediente da junta médica do Ministério;

Promover a inscrição do pessoal na Caixa Geral de Aposentações, na Assistência na Doença aos Servidores do Estado e noutras instituições congéneres de segurança social, transmitindo todas as alterações da sua situação com interesse para tais instituições;

Organizar os processos de abono de família e prestações complementares;

Organizar as listas de antiguidade dos quadros de pessoal;

Manter actualizado o registo de cartões de identidade dos funcionários do Ministério;

Comunicar à Repartição Financeira e Patrimonial todas as alterações da situação dos funcionários com reflexos nos respectivos abonos;

Emitir as certidões que lhe forem requeridas pelos funcionários respeitantes à sua situação funcional;

Superintender no serviço do pessoal auxiliar em funções no edifício dos serviços centrais do Ministério, salvo no que respeita ao pessoal de limpeza.

Proceder à recepção, registo e distribuição da correspondência entrada na Secretaria-Geral, bem como ao registo e arquivo de cópia da correspondência expedida e dos respectivos processos;

Assegurar a execução do expediente dactilográfico e reprográfico da Secretaria-Geral, bem como a sua distribuição;

Elaborar os ficheiros necessários à boa execução dos serviços;

Transmitir aos serviços e organismos do Ministério as normas e instruções genéricas que superiormente forem determinadas;

Assegurar o expediente relativo à concessão de mercês honoríficas e de medalhas de segurança pública aos elementos da Guarda Nacional Republicana e da Polícia de Segurança Pública;

Assegurar o expediente dos passaportes oficiais e especiais;

Requisitar à Imprensa Nacional-Casa da Moeda e promover a distribuição pelas respectivas entidades dos impressos destinados à emissão de passaportes, nos termos legais;

Informar os pedidos de dispensa de apresentação de documentos para obtenção de passaportes;

Informar os pedidos de suprimento de autorização maternal e paternal;

Assegurar e controlar a publicação no Diário da República de todas as matérias para o efeito indicadas;

Executar tudo o mais que as leis e regulamentos determinarem e não caiba nas atribuições próprias de outros departamentos da Secretaria-Geral.

Instruir e informar os pedidos de conservação e concessão da nacionalidade portuguesa;

Instruir e informar os pedidos de aquisição da nacionalidade portuguesa por naturalização;

Instruir e informar os pedidos de concessão dos estatutos de igualdade, ao abrigo da legislação em vigor;

Elaborar as fichas processuais e proceder à actualização dos respectivos ficheiros, bem como assegurar todo o expediente relativo aos pedidos referidos nas alíneas anteriores;

Emitir certidões de documentos constantes dos processos.

Instruir e informar os processos referentes a pedidos de autorização para a prestação de serviços de segurança privada a terceiros;

Emitir os alvarás referentes à autorização do exercício da actividade a que se alude na alínea anterior;

Organizar o ficheiro de pessoal de segurança ao serviço das empresas privadas de segurança;

Organizar o ficheiro do pessoal de segurança das entidades que mantenham sistemas de autoprotecção;

Assegurar o registo das sanções, aplicadas em processos de contra-ordenação, por factos praticados em contravenção das normas reguladoras da actividade de segurança privada;

Executar o expediente relativo à aprovação dos modelos de cartões de identidade emitidos por associações, institutos ou empresas, nas condições legalmente fixadas;

Informar os processos para a realização de peditórios, nos termos da legislação em vigor;

Informar os processos a que se refere o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 274/82, de 14 de Julho;

Instruir os processos de reconhecimento de fundações e de associações internacionais;

Instruir os processos relativos aos modelos de uniformes sujeitos a aprovação do Ministério;

Desempenhar todas as demais funções que lhe sejam cometidas.

Assegurar a recolha e o tratamento da documentação técnica e histórica de interesse comum para os diversos serviços;

Fornecer a informação adequada às solicitações dos referidos serviços, integrando-a em sistemas nacionais e internacionais de documentação e informação;

Analisar a informação dos órgãos de comunicação social, seleccionando notícias e artigos de opinião relativos à actividade do Ministério, e divulgar os resultados, por forma a manter informados os membros do Governo e os serviços do Ministério directamente interessados;

Cooperar com os diversos serviços do Ministério na elaboração de notícias referentes às suas actividades, assegurando a sua difusão;

Promover o estudo e caracterização das relações entre o público e os serviços do Ministério, tendo em vista a adoptação de meios adequados à sua intensificação e melhoria;

Assegurar a gestão da biblioteca e do arquivo geral do Ministério;

Promover a publicação periódica do boletim informativo do Ministério;

Assegurar a boa recepção e o acompanhamento do público;

Assegurar os serviços de protocolo.

Divisão de Documentação e Arquivo;

Divisão de Informação e Relações Públicas.

Assegurar a pesquisa, análise, selecção e difusão de documentação de interesse comum aos serviços do Ministério;

Propor a aquisição de publicações necessárias, de acordo com o plano anual, a estabelecer com os diferentes serviços integrados no Ministério;

Assegurar, sob orientação da Comissão Consultiva de Estatística, a recolha e o tratamento de informações de natureza estatística a cargo dos diferentes serviços do Ministério;

Organizar ficheiros de legislação, doutrina e jurisprudência de interesse para os serviços do Ministério;

Difundir as informações relativas à actividade do Ministério e os estudos de interesse geral nele realizados, através da publicação periódica de um boletim;

Editar e divulgar outros estudos de carácter específico realizados pelos serviços do Ministério;

Assegurar, em matéria de documentação e informação, as relações com outros ministérios e organismos nacionais e internacionais, públicos ou privados;

Cooperar com organismos nacionais especializados de documentação e informação, integrando as respectivas actividades nos sistemas nacionais adequados;

Coordenar as actividades arquivísticas, biblioteconómicas, documentais e de informação técnica do Ministério, designadamente mantendo, em colaboração com os diferentes serviços, os ficheiros remissivos dos elementos bibliográficos e documentais existentes;

Assegurar o serviço de traduções;

Participar em redes de informação, nacionais e internacionais, com vista à constituição e utilização de bancos de dados documentais;

Centralizar a informação trocada com organismos internacionais e efectuar o seu tratamento e adequada difusão;

Satisfazer as requisições que lhe forem dirigidas, anotando em livro ou ficheiro próprio as entradas e saídas;

Catalogar as publicações recebidas;

Proporcionar as condições para a consulta bibliográfica por parte do pessoal do Ministério.

Dotar o arquivo do Ministério dos meios adequados e torná-lo instrumento de consulta eficiente;

Assegurar a guarda, conservação e catalogação temática dos processos, livros escriturados e outros documentos;

Promover a microfilmagem dos documentos e processos que sejam susceptíveis de tal tratamento;

Organizar um núcleo de arquivo histórico do Ministério;

Satisfazer as requisições que lhe forem dirigidas, anotando em livro ou ficheiro próprio as entradas e saídas.

Recolher e difundir matéria informativa referente à actividade do Ministério e, em especial, aos gabinetes dos membros do Governo;

Assegurar os contactos com os órgãos de comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;

Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito;

Recolher, classificar e analisar as informações noticiosas difundidas pelos órgãos de comunicação social relacionadas com as atribuições do Ministério e proceder à sua divulgação pelos serviços interessados;

Apoiar a organização de seminários, simpósios, conferências e outras actividades afins;

Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;

Apoiar e acompanhar a organização de actos sociais e protocolares, bem como de iniciativas públicas e de deslocações de membros do Governo;

Assegurar o funcionamento do posto de telex do Ministério, recebendo e emitindo as mensagens que por essa via cheguem ou devam seguir e distribuindo pelos serviços a que se destinarem as mensagens recebidas;

Organizar os serviços de recepção ao público;

Receber, acompanhar e orientar os utentes que se dirijam ao edifício sede do Ministério e encaminhar os pedidos, reclamações e sugestões apresentados por aqueles, prestando as informações adequadas.

Promover o estudo e divulgação dos princípios e técnicas de organização e métodos;

Desenvolver as medidas tendentes à permanente actualização da estrutura e do funcionamento dos serviços, bem como à racionalização e simplificação do trabalho administrativo;

Proceder aos estudos relativos à utilização e implementação da informática no âmbito do Ministério;

Promover e assegurar iniciativas que visem a racionalização das instalações e do equipamento dos serviços;

Coordenar, em colaboração com os demais serviços da Secretaria-Geral, a preparação dos programas anuais de actividades, bem como reunir os elementos necessários à elaboração do relatório anual de actividades.

Efectuar, em articulação com os demais serviços do Ministério, os estudos de base relativos aos regimes de pessoal e às alterações que seja conveniente introduzir-lhes;

Estudar e propor medidas que visem a melhoria das condições económico-sociais do pessoal do Ministério, de harmonia com as orientações legalmente estabelecidas;

Conceber e promover a aplicação de métodos adequados à selecção do pessoal, tendo em vista o seu recrutamento;

Promover e apoiar a análise das carências de formação do pessoal da Secretaria-Geral, coordenar a elaboração do programa de formação e assegurar ou apoiar as acções de formação;

Elaborar estudos sobre a situação dos recursos humanos da Secretaria-Geral e propor e promover medidas tendentes ao seu desenvolvimento, apoiar os serviços na execução destas medidas, bem como estudar e pronunciar-se sobre as questões relacionadas com o pessoal.

Apoiar o secretário-geral relativamente aos processos judiciais e de contencioso administrativo em que a Secretaria-Geral seja interessada;

Elaborar ou colaborar na elaboração de projectos de diplomas relativos a assuntos que corram pela Secretaria-Geral;

Emitir pareceres de natureza jurídica sobre matérias da competência da Secretaria-Geral, nomeadamente em relação a processos de cidadania, de constituição de fundações, de reconhecimento de associações internacionais ou de legalização de empresas privadas de segurança, quando estes revistam especial complexidade;

Proceder à instrução de processos de averiguações, de inquérito e disciplinares instaurados no âmbito da Secretaria-Geral;

Colaborar com a Divisão de Documentação e Arquivo na preparação e organização de repositórios de legislação, doutrina e jurisprudência de interesse para o Ministério.

Será provido definitivamente, se tiver revelado aptidão para o lugar;

Será exonerado ou regressará ao serviço de origem, conforme se trate de nomeação provisória ou de comissão de serviço, se não tiver revelado aptidão para o lugar.

No lugar de origem, quando à comissão não se seguir provimento definitivo;

No lugar do quadro do Ministério da Administração Interna em que vier a ser provido definitivamente, finda a comissão.

Chefes de secção com o mínimo de três anos de bom e efectivo serviço na categoria;

Indivíduos possuidores de curso superior e experiência adequada.

Para categoria idêntica à que já possuem;

Sem prejuízo das habilitações legais, para a categoria que integre as funções que efectivamente desempenham remunerada pela mesma letra ou, quando não se verifique coincidência de letras, para a categoria remunerada por letra de vencimento que seja imediatamente superior na estrutura da carreira para que se processa a transição.

Gabinete de Informação e Relações Públicas;

Direcção de Serviços de Documentação;

Divisão de Organização e Gestão de Pessoal;

Repartição de Administração de Pessoal e Expediente;

Repartição de Gestão Financeira e Patrimonial.