Portaria n.º 380/88 — Regulamenta a conservação, microfilmagem e destruição dos documentos em arquivo na Polícia Judiciária

de 14 de Junho

A Polícia Judiciária tem vindo a sentir sérias dificuldades para arquivar documentos, designadamente ofícios, copiadores, processos aguardando produção de melhor prova ou arquivados, livros de registo, processos disciplinares e outros.

Considerando as vantagens funcionais e económicas que representará a possibilidade de inutilizar documentos há muito arquivados e já sem qualquer interesse ou utilidade administrativa ou técnica;

Considerando ainda a indispensabilidade de assegurar a conservação de documentos ou processos de interesse histórico ou singular, em virtude, nomeadamente, da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos;

Considerando, finalmente, a necessidade de regulamentar a conservação, microfilmagem e destruição dos documentos em arquivo:

Manda o Governo, pelo Ministro da Justiça, nos termos dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Os documentos e processos mantidos em arquivo na Polícia Judiciária constantes do mapa anexo à presente portaria podem ser inutilizados após expirarem os prazos nele fixados.

2.º Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos e processos de interesse histórico ou singular, em virtude da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.

3.º A selecção da documentação a conservar é feita por pessoal da Polícia Judiciária, designado pelo respectivo director-geral, sob proposta do director dos Serviços Administrativos, a quem cabe a responsabilidade pela selecção.

4.º A inutilização da documentação é feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto da respectiva inutilização.

5.º O livro de autos de inutilização da documentação tem termos de abertura e de encerramento e todas as folhas são rubricadas pelo funcionário responsável.

6.º Os documentos e processos que devam ser mantidos em arquivo na Polícia Judiciária podem ser inutilizados depois de microfilmados.

7.º O responsável pelas operações de microfilmagem e segurança da documentação é designado pelo director-geral, sob proposta do director dos Serviços Administrativos.

8.º - 1 - Os filmes contêm termos de abertura e de encerramento, assinados pelo responsável pela microfilmagem.

2 - O termo de abertura inicia o filme e o de encerramento contém, obrigatoriamente, a declaração de que as imagens são reproduções totais e exactas dos originais.

9.º O início, fim e qualquer colagem do filme devem ser autenticados com perfuração especial.

10.º - 1 - Os filmes são registados em livro próprio, com termos de abertura e de encerramento e páginas rubricadas pelo responsável.

2 - Qualquer alteração do filme é expressamente referida no respectivo registo.

11.º Quaisquer fotocópias da documentação microfilmada têm a mesma força probatória da original desde que autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço e com o selo branco.

Ministério da Justiça.

Assinada em 17 de Maio de 1988.

O Ministro da Justiça, Joaquim Fernando Nogueira.

Mapa anexo à Portaria n.º 380/88

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1988/06/13500/24672469.pdf))