LegalizePortaria n.º 410/88 — Estabelece disposições relativas à microfilmagem de documentos em arquivo na empresa pública Tranquilidade Seguros, E…
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Estabelece disposições relativas à microfilmagem de documentos em arquivo na empresa pública Tranquilidade Seguros, E. P., de acordo com o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro
de 30 de Junho
Tendo em conta que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e a subsequente inutilização de originais e considerando a proposta fundamentada do conselho de gestão da Tranquilidade Seguros, E. P., elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:
Manda o Governo, através do Ministro das Finanças, o seguinte:
1.º
Prazos de conservação de documentos
1 - Na Tranquilidade Seguros, E. P., os documentos incluídos ou não em processos serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.
2 - O conselho de gestão da Tranquilidade Seguros determinará, em regulamentação interna, o prazo mínimo de conservação dos documentos não contemplados no número anterior, não podendo ser inferior a dois anos.
2.º
Documentos que não podem ser inutilizados
Não podem ser inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, cultural ou ainda por outro motivo atendível.
Estes documentos serão transferidos para os arquivos adequados.
3.º
Microfilmagem de documentos
1 - É autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.
2 - Fica também autorizada a microfilmagem directamente a partir de suporte magnético e informação produzida através do tratamento automático de dados.
4.º
Operações de microfilmagem
1 - As operações de microfilmagem deverão ser executadas com o maior rigor técnico a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.
2 - Será obrigatória a realização de estudos conducentes à determinação da microforma mais adequada a cada espécie documental, de modo a permitir a maior funcionalidade e a máxima redução de custos.
3 - As microformas ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.
5.º
Pessoal responsável pela microfilmagem
Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.
6.º
Força probatória das fotocópias
As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas através da assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e da aposição do selo branco da empresa.
7.º
Inutilização de documentos
A inutilização de documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição.
Ministério das Finanças.
Assinada em 17 de Junho de 1988.
O Ministro das Finanças, Miguel José Ribeiro Cadilhe.
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