Decreto-Lei n.º 295/91 — Disciplina o regime de microfilmagem de documentos efectuada por companhias de seguros e resseguros estabelecidos em…

de 16 de Agosto

Na vigência do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, foram concedidas autorizações para a microfilmagem de documentos em arquivo no que concerne a empresas públicas do sector de seguros.

Revogado o supracitado diploma pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, torna-se necessário repor, por um lado, as autorizações então concedidas e, por outro, abandonar a dicotomia de regimes referentes a empresas públicas e empresas privadas nesta matéria.

Encontrando-se o sector de seguros em fase de profundas alterações, por força das privatizações em curso, algumas das empresas públicas autorizadas a microfilmar documentos são actualmente sociedades anónimas, não fazendo sentido retroceder no que diz respeito à microfilmagem, antes permitida.

A utilização generalizada do microfilme é figura já aceite no nosso ordenamento jurídico, nomeadamente no domínio fiscal e na actividade bancária.

Considerando que o aproveitamento e utilização correcta de novas técnicas de arquivo deve, em qualquer actividade, submeter-se, por um lado, aos imperativos legais vigentes e, por outro, nortear-se pelo valor histórico dos documentos sujeitos a microfilmagem, consagra-se, relativamente à actividade seguradora, a possibilidade de microfilmar os respectivos arquivos, em substituição das tradicionais formas de suporte que comportam todos os inconvenientes de gestão, visando deste modo desenvolver os correspondentes métodos de conservação e segurança, sem prejuízo da salvaguarda dos documentos de interesse histórico e cultural, que não poderão ser inutilizados.

Foram ouvidos o Instituto Português de Arquivos, o Instituto de Seguros de Portugal e a Associação Portuguesa de Seguradores.

Assim:

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

Artigo 1.º - 1 - As companhias de seguros e resseguros estabelecidas em Portugal ficam autorizadas a proceder, em colaboração com o Instituto Português de Arquivos, à microfilmagem de todos os documentos que, nos termos da lei, acordo, tratado ou convenção e segundo os prazos fixados, devam manter-se em arquivo.

2 - O microfilme de documentos não contemplados no número anterior deve manter-se em arquivo pelo prazo que vier a ser estabelecido internamente por cada uma das empresas, sem prejuízo do disposto na lei.

3 - Os microfilmes referidos nos números anteriores substituem, para todos os efeitos, os originais, que poderão ser inutilizados, sem prejuízo do disposto no artigo 2.º

4 - A inutilização de documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, sem prejuízo do aproveitamento industrial do papel.

5 - Fica também autorizada a microfilmagem directamente a partir de suporte magnético e informação produzida através do tratamento automático de dados.

Art. 2.º Não poderão ser inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, cultural ou outros motivos atendíveis, devendo os mesmos ser transferidos para arquivos próprios e adequados.

Art. 3.º - 1 - As operações de microfilmagem deverão ser executadas com o maior rigor técnico a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.

2 - As microfilmagens ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.

Art. 4.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço ou o responsável pelo sector onde funcionar o respectivo centro.

Art. 5.º As fotocópias obtidas a partir de microfilme têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas através da assinatura do responsável pelo serviço ou do seu substituto e da aposição do selo branco da empresa.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 29 de Maio de 1991. - Aníbal António Cavaco Silva - Luís Miguel Couceiro Pizarro Beleza - Álvaro José Brilhante Laborinho Lúcio.

Promulgado em 26 de Julho de 1991.

Publique-se.

O Presidente da República, MÁRIO SOARES.

Referendado em 29 de Julho de 1991.

O Primeiro-Ministro, Aníbal António Cavaco Silva.