Portaria n.º 330/91 — Aprova o Regulamento de Conservação e Eliminação de Documentos em Arquivo nos Tribunais Judiciais

de 11 de Abril

O Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, veio permitir que por portaria conjunta do Secretário de Estado da Cultura e do Ministro competente fossem reformuladas as portarias publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que revoga.

O Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro, veio permitir a inutilização ou microfilmagens dos processos e inquéritos findos, bem como dos demais livros e papéis em arquivo nos tribunais judiciais.

Dando execução ao Decreto-Lei n.º 385/82, de 16 de Setembro, foi publicada a Portaria n.º 660/84, de 31 de Agosto, possibilitando, como 1.ª fase de uma acção a desenvolver com o fim de contribuir para a resolução dos graves problemas que muitos tribunais vinham sentindo no sector da arquivística, a inutilização sem microfilmagem prévia de algumas espécies de documentos.

Com a presente portaria pretende-se, cumprindo o disposto no Decreto-Lei n.º 447/88, orientar a avaliação, selecção e eliminação de documentação que deixa de ter interesse jurídico e administrativo, assegurando, por outro lado, que o interesse histórico dos documentos e outro material de arquivo seja devidamente apreciado, de acordo com critérios uniformes e tecnicamente correctos, evitando acumulações indiscriminadas de grandes massas documentais, que são hoje um dos maiores problemas com que os tribunais se debatem ao nível dos arquivos e que implica não só uma concentração excessiva de documentação, como aumenta os factores de risco e má funcionalidade.

Nestes termos e ao abrigo do disposto no artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e do artigo 23.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Cultura e pelos Ministros da Justiça e da Educação, aprovar o seguinte:

Único

Os tribunais judiciais observarão, no que se refere à conservação e eliminação da sua documentação, as normas que constam do regulamento em anexo.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios da Justiça e da Educação.

Assinada em 25 de Março de 1991.

O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes. - O Ministro da Justiça, Álvaro José Brilhante Laborinho Lúcio. - O Ministro da Educação, Roberto Artur da Luz Carneiro.

Regulamento de Conservação e Eliminação de Documentos em Arquivo nos Tribunais Judiciais

Artigo 1.º — Prazos de conservação de documentos

Sem prejuízo do disposto no n.º 1 do artigo seguinte, os processos e inquéritos, bem como os demais livros e papéis mantidos em arquivos dos tribunais judiciais, deverão ser conservados de acordo com os prazos fixados nas tabelas em anexo, contados a partir da data em que forem mandados arquivar.

Artigo 2.º — Documentação de conservação permanente

1 - São mantidos em arquivo os originais dos documentos de interesse histórico, jurídico ou administrativo, de conservação permanente, de acordo com as tabelas em anexo.

2 - Os originais dos documentos referidos no número anterior deverão ser remetidos, após selecção, ao Arquivo Nacional da Torre do Tombo ou arquivos distritais dependentes do Instituto Português de Arquivos e do Ministério da Educação.

Artigo 3.º — Eliminação, selecção e relação dos documentos a inutilizar

1 - Considera-se eliminação de documentos a operação pela qual se destrói ou aliena, após prescrição dos prazos estipulados, a documentação destituída de valor, segundo as tabelas de avaliação e selecção.

2 - Compete aos secretários judiciais proceder à selecção e relação dos documentos, processos e inquéritos susceptíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação fixados, os quais devem ser homologados pelo presidente do tribunal e pelo representante do Ministério Público.

3 - A inutilização de processos e documentos não se pode efectuar sem que antes tenham o visto em correlação do magistrado competente e sem que se tenha enviado o boletim do registo criminal ao Centro de Identificação Civil e Criminal, no caso de inquéritos e processos crime. Tal procedimento deve ser ordenado quando não tenha sido observado.

4 - A inutilização de documentos, livros, processos e inquéritos deve ser feita por sistema que impossibilite a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.

5 - A eliminação faz-se por inutilização seguida de venda, incineração ou maceração de papel.

6 - A eliminação deve ser feita periodicamente, de acordo com os prazos fixados nas tabelas de avaliação e selecção, independentemente de os documentos terem sido vistos pelas inspecções.

Artigo 4.º — Interesse jurídico

Podem opor-se à inutilização de documentos, processos e inquéritos, cuja conservação refutem de essencial, o presidente do tribunal e o representante do Ministério Público, em virtude do seu interesse jurídico, desde que devidamente justificado.

Artigo 5.º — Transferência de documentos para arquivo intermédio

1 - Arquivo intermédio é a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, os conjuntos documentais correspondentes a uma ou mais proveniências orgânicas que, tendo perdido valor corrente, não tenham ainda prescrito os prazos de conservação das tabelas anexas.

2 - Devem ser remetidos para o arquivo intermédio os documentos, processos e inquéritos que aguardam o decorrer dos prazos estipulados para a sua inutilização e se considerem findos nos termos do artigo 24.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro, com a redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 167/89, de 23 de Maio.

3 - A remessa dos documentos, processos e inquéritos deverá ser acompanhada de uma guia que funciona como prova jurídica relativamente ao património arquivístico remetido, bem como informações técnicas que visem permitir o controlo e recuperação dos documentos arquivados.

Artigo 6.º — Microfilmagem de documentação

1 - Salvo o disposto no n.º 1 do artigo 2.º, os documentos cujos prazos de conservação constam das tabelas em anexo à presente portaria poderão ser inutilizados antes de decorridos esses prazos, conquanto sejam microfilmados.

2 - A microfilmagem dos documentos a que se refere o número anterior será autorizada mediante despacho do director-geral dos Serviços Judiciários, quando a considerar económica e funcionalmente justificada.

Artigo 7.º — Autenticação do microfilme

1 - As cópias obtidas através de microfilmagem, desde que autenticadas, têm a força probatória do original.

2 - Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento autenticadas pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração.

Artigo 8.º — Tipologia dos microfilmes

Para efeitos do presente diploma são os microfilmes classificados com a seguinte tipologia:

Artigo 9.º — Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 660/84, de 31 de Agosto.

ANEXO — Tabelas de avaliação de documentos dos tribunais

TABELA I

Documentação geral das secretarias

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA II

Documentação dos tribunais criminais

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA III

Documentação dos tribunais cíveis

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA IV

Documentação dos tribunais de execução de penas

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA V

Documentação dos tribunais de família

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA VI

Documentação dos tribunais de menores

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))

TABELA VII

Documentação dos tribunais do trabalho

([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1991/04/084b00/19501954.pdf))