Decreto-Lei n.º 121/92 — Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos…

de 2 de Julho

O presente diploma insere-se na revisão global do regime jurídico dos arquivos, iniciada pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Ao proceder-se à identificação sistemática da documentação produzida pela administração directa e indirecta do Estado na gestão dos seus recursos humanos, financeiros e patrimoniais, inicia-se um processo de normalização das designações das séries documentais e do destino final que a cada uma delas é atribuído.

Procura-se racionalizar o ciclo de vida dos documentos de arquivo, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, minimizando-se os custos da conservação de todos os documentos produzidos como resultado das múltiplas actividades do Estado. Se a conservação dos documentos de menos valor ameaça a sobrevivência dos mais valiosos, torna-se legítimo adoptar medidas arquivísticas que garantam a conservação permanente destes.

Nessa medida, uma política arquivística coerente tende não só a tornar mais racional e rentável a utilização e a conservação administrativa dos documentos e da informação como promove a adequada preservação dos acervos de conservação permanente, facilitando a tarefa da investigação histórica.

Neste sentido, torna-se necessário definir um corpo normativo que sustente uma actuação integrada a nível da gestão dos documentos produzidos e recebidos pelos organismos e serviços da administração directa e indirecta do Estado, em ordem a permitir libertar espaços, programar eliminações de documentos e recuperar cada processo em tempo útil.

Para o efeito, prevê-se a aprovação de uma tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos.

Essa tabela poderá não conter desde já os prazos de conservação administrativa dos documentos, aspecto sobre o qual ainda se tem de trabalhar, tendo em vista a normalização.

Foram ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.

Assim:

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

Artigo 1.º — Tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos

1 - A avaliação, selecção e eliminação da documentação de arquivo produzida e recebida pelos organismos e serviços da administração directa e indirecta do Estado, no âmbito exclusivo das suas funções de gestão de recursos humanos, gestão dos recursos financeiros e gestão dos recursos patrimoniais, findos os prazos de conservação administrativa, é realizada nos termos da tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos, a aprovar por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas.

2 - A tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos de arquivo visa:

Artigo 2.º — Prazos de conservação administrativa

1 - Os prazos de conservação administrativa da documentação referida no n.º 1 do artigo anterior do presente diploma serão fixados por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.

2 - Enquanto não for publicado o diploma referido no número anterior, os prazos de conservação administrativa serão fixados nos termos previstos pelo Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 3.º — Eliminação

1 - Findos os prazos administrativos de conservação, a documentação referida no n.º 1 do artigo 1.º que seja destituída de valor secundário deve ser eliminada.

2 - A eliminação dos documentos deve obedecer a critérios de confidencialidade e racionalidade.

3 - A eliminação de documentos é acompanhada de um auto de eliminação, do qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência, e que constitui prova de abate patrimonial.

4 - É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam devidamente previstos na tabela de avaliação, selecção e eliminação sem o parecer favorável do organismo incumbido de promover a coordenação da política arquivística nacional.

Artigo 4.º — Remessa de documentos para arquivo definitivo

1 - Deve ser remetida para arquivo definitivo, findos os prazos administrativos de conservação, a documentação referida no n.º 1 do artigo 1.º considerada de conservação permanente pela tabela geral de avaliação, selecção e eliminação de documentos.

2 - A remessa de documentos será acompanhada por um auto de entrega, que dela fará prova jurídica, e por uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

Artigo 5.º — Substituição de suporte

1 - A substituição de suporte de documentos rege-se por critérios de segurança, autenticação e legalidade.

2 - A substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 6.º — Organismo coordenador

Compete ao organismo incumbido de promover a coordenação da política arquivística nacional, designado na tabela por organismo coordenador:

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 21 de Maio de 1992. - Aníbal António Cavaco Silva - Artur Aurélio Teixeira Rodrigues Consolado - Mário Fernando de Campos Pinto.

Promulgado em 17 de Junho de 1992.

Publique-se.

O Presidente da República, MÁRIO SOARES.

Referendado em 19 de Junho de 1992.

Pelo Primeiro-Ministro, Joaquim Fernando Nogueira, Ministro da Presidência.