Decreto-Lei n.º 49/94 — Aprova a Lei Orgânica da Secretaria-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros

O secretário-geral;

O conselho administrativo;

O Departamento Geral de Administração;

O Protocolo do Estado;

O Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

O Serviço da Cifra;

O Centro de Informática;

O Serviço de Arquivo e Expediente.

Um funcionário com a categoria não inferior a conselheiro de embaixada, equiparado a director de serviços;

Dois funcionários com a categoria de secretário de embaixada.

Prestar o apoio necessário ao Ministro e demais membros do Governo;

Representar o Ministério, no caso de ausência ou impedimento dos membros do Governo;

Coordenar a actividade dos serviços do Ministério, de modo a garantir o seu normal funcionamento;

Promover as acções indispensáveis à adequada gestão dos funcionários diplomáticos e da respectiva carreira, exercendo as competências que lhe são cometidas pelo estatuto daqueles funcionários;

Articular a acção do Fundo para as Relações Internacionais e do Instituto Diplomático;

Receber e conferenciar com os membros do corpo diplomático em Lisboa e comunicar-lhes respostas que obriguem o Governo;

Participar nas cerimónias de entrega de cartas credenciais pelos chefes das missões diplomáticas acreditados em Portugal;

Convocar e presidir às reuniões do Conselho Diplomático e do Conselho de Directores-Gerais;

Transferir ou afectar os funcionários do quadro do Ministério colocados nos serviços internos, excepto os que ocupem cargos dirigentes, ouvido o responsável máximo do respectivo serviço;

Dar posse aos funcionários diplomáticos colocados nos serviços internos, à excepção dos directores-gerais ou equiparados;

Transmitir, no âmbito da sua competência, instruções gerais aos funcionários diplomáticos colocados nos serviços internos ou em missões diplomáticas.

Dar parecer sobre os projectos de orçamento, bem como sobre os documentos de prestação de contas;

Verificar e controlar a realização de despesas;

Proceder à verificação dos fundos em depósito e fiscalizar a contabilidade;

Apreciar a situação financeira da Secretaria-Geral.

O secretário-geral, que preside;

O director do Departamento Geral de Administração;

O director de Serviços de Administração Financeira.

Assegurar a gestão e formação dos recursos humanos do Ministério;

Assegurar a gestão financeira e orçamental do Ministério;

Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais do Ministério;

Coordenar e prestar apoio técnico e administrativo, no âmbito da gestão financeira e orçamental, aos serviços externos;

Assegurar a articulação dos serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros com os serviços competentes do Ministério das Finanças no domínio da administração financeira.

A Direcção de Serviços de Recursos Humanos;

A Direcção de Serviços de Administração Financeira;

A Direcção de Serviços de Administração Patrimonial;

A Divisão de Apoio Jurídico.

A Divisão de Formação;

A Divisão de Gestão de Recursos Humanos.

Proceder ao levantamento das necessidades de formação dos funcionários do Ministério e propor os programas e planos, a curto e médio prazos, adequados à respectiva valorização profissional, em conexão com a exigência das funções e a estrutura e dinâmica das carreiras profissionais;

Promover a realização de acções de formação e aperfeiçoamento profissional de acordo com as políticas e programas superiormente aprovados;

Estudar e propor os processos e métodos de formação profissional dos funcionários.

Elaborar planos, a curto e médio prazos, destinados a assegurar uma correcta gestão dos recursos humanos;

Assegurar a recolha e o tratamento de dados estatísticos necessários à elaboração de indicadores de gestão, remetendo-os ao Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

Estudar e promover a aplicação de métodos adequados à selecção do pessoal, tendo em vista o seu recrutamento e promoção;

Elaborar estudos e pareceres técnicos nos domínios da análise, descrição e qualificação de funções, planos de carreiras, sistemas de avaliação, reclassificação e reconversão;

Propor e dar parecer sobre os esquemas de segurança social;

Elaborar estudos técnicos sobre as condições de vida nos locais onde os funcionários do Ministério sejam designados a prestar serviços;

Assegurar todos os procedimentos necessários à selecção, recrutamento e mobilidade dos funcionários do quadro do Ministério;

Executar as acções necessárias à instrução dos processos relativos ao pessoal do quadro do Ministério, bem como organizar e manter actualizado o respectivo cadastro;

Assegurar a passagem aos interessados das certidões que requererem, nos termos legais;

Assegurar a tramitação legal das reclamações respeitantes a funcionários;

Assegurar o processamento dos vencimentos, abonos, salários e outras remunerações devidas ao pessoal afecto aos serviços internos e externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros e contratados localmente, bem como o processamento de descontos para os diversos sistemas de segurança social;

Assegurar o processamento dos encargos relativos a viagens e transporte dos funcionários e suas bagagens, executando todos os procedimentos necessários;

Propor e dar parecer sobre a fixação e revisão dos salários do pessoal contratado no estrangeiro;

Promover e executar todas as actividades necessárias à gestão e administração do pessoal contratado no estrangeiro.

A Repartição de Administração de Pessoal, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas h) a j);

A Repartição de Vencimentos, Abonos e Missões, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas l) e m);

A Repartição do Pessoal Contratado nos serviços externos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas n) e o).

A Divisão de Gestão Financeira;

A Divisão de Gestão Orçamental.

Fazer aplicar técnicas e métodos de gestão financeira necessários ao adequado aproveitamento dos recursos financeiros do Ministério;

Preparar e emitir instruções para os serviços externos;

Processar as requisições de fundos por conta das dotações inscritas no Orçamento do Estado;

Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade e cabimento, efectuando processamentos, liquidações e pagamentos;

Escriturar a actividade financeira do Ministério;

Assegurar a gestão dos encargos comuns das relações externas, designadamente das contribuições e quotizações para organismos internacionais e das visitas de Estado e equiparadas;

Proceder à conferência das despesas relativas à execução dos orçamentos dos serviços externos;

Fiscalizar o cumprimento dos contratos de arrendamento para instalação dos serviços externos ou residências no exterior;

Conferir os autos de transmissão de gerência dos serviços externos que para o efeito lhe devem ser remetidos pelos responsáveis dos postos e comunicar à Direcção-Geral da Contabilidade Pública a mudança de gerência;

Acompanhar o cumprimento das formalidades aduaneiras.

A Repartição dos Serviços Internos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas c) a e) do número anterior;

A Repartição dos Serviços Externos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas f) a j) do número anterior.

Elaborar o plano de actividades e relatório anuais da Secretaria-Geral, consolidando os planos e relatórios dos serviços externos;

Definir a estrutura orçamental a adoptar pelos serviços externos em harmonia com o Orçamento do Estado;

Prestar apoio técnico aos serviços externos, nomeadamente através da normalização de documentos e da uniformização de procedimentos e circuitos;

Elaborar o orçamento da Secretaria-Geral, consolidando os orçamentos dos serviços externos;

Propor as alterações orçamentais julgadas convenientes, sem prejuízo das competências atribuídas aos chefes de missão dos serviços externos;

Acompanhar e coordenar a execução orçamental dos serviços externos e da Secretaria-Geral, propondo as medidas de correcção consideradas mais adequadas;

Proceder à constituição, junto de cada posto, de fundos de maneio em moeda estrangeira para fazer face a despesas imprevistas e inadiáveis por conta das dotações do respectivo orçamento, a liquidar até à data que for fixada anualmente no diploma de execução orçamental;

Remeter mensalmente ao Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação os elementos relativos à execução orçamental consolidada da Secretaria-Geral e dos serviços externos.

A Repartição do Orçamento, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas d) e e) do número anterior;

A Repartição da Execução Orçamental, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas f) a h) do número anterior.

A Divisão de Economato e Património;

A Divisão de Investimento.

Manter actualizado o cadastro dos edifícios dos serviços internos e externos do Ministério;

Promover a respectiva decoração de forma que todos apresentem um nível adequado à representação externa do Estado;

Promover e assegurar a elaboração e actualização dos inventários dos bens afectos aos serviços internos e externos do Ministério;

Conferir os inventários dos bens do Estado anexos aos autos de transmissão de gerência dos serviços externos;

Conservar em depósito, devidamente arrolados, os objectos de arte e outros utensílios para uso em recepções ou cerimónias no Ministério, cedê-los ao Serviço de Protocolo sempre que este lhos requisite e verificar, ao recebê-los, as faltas e o estado de conservação;

Conservar em depósito, devidamente arrolados, os objectos necessários às recepções ou cerimónias dos serviços externos que constituírem tipos comuns e expedir para esses serviços os que lhe forem requisitados;

Assegurar a gestão do economato, procedendo ao apetrechamento dos serviços;

Verificar o estado e condições de segurança dos edifícios afectos ao Ministério;

Superintender nos serviços de recepção e de guarda desses edifícios:

Promover a aplicação das medidas e sistemas de segurança mais adequados, recorrendo para tanto às entidades ou instâncias competentes.

Promover a aquisição, arrendamento ou alienação dos edifícios de acordo com os planos aprovados, bem como propor e promover a realização de obras de conservação necessárias;

Prever as necessidades em termos de equipamentos e outros bens necessários ao funcionamento dos serviços, providenciando a sua aquisição, manutenção e renovação;

Definir as necessidades do parque automóvel do Ministério e promover a sua aquisição e gestão em termos de eficiência e economia, de acordo com as regras legalmente fixadas;

Promover e acompanhar os concursos públicos ou limitados necessários à aquisição de bens e serviços.

Elaborar informações e emitir pareceres sobre questões de natureza jurídica;

Assegurar a instrução de processos disciplinares de que seja incumbida;

Acompanhar os processos dos concursos públicos e limitados e respectivos actos de adjudicação;

Dar o apoio que lhe for solicitado na celebração de contratos.

Definir as regras que devem presidir ao cerimonial, etiqueta e pragmática de acordo com a prática internacional e as tradições do Estado Português;

Vigiar a observância e promover a execução das normas e preceitos referentes às dispensas e privilégios que consubstanciam o estatuto diplomático;

Ocupar-se das mercês cuja concessão está ligada à vida internacional e às relações diplomáticas;

Tratar dos passaportes concedidos em regime de prerrogativa;

Cuidar das deslocações oficiais no âmbito das relações diplomáticas entre Estados soberanos ou entre estes e as organizações internacionais.

Dar unidade à actuação protocolar dos órgãos de soberania em tudo o que tenha incidência na vida internacional;

Acompanhar o Chefe de Estado nas suas deslocações oficiais ao estrangeiro;

Acompanhar os chefes das missões diplomáticas acreditados em Portugal na cerimónia de entrega das suas cartas credenciais;

Dar parecer sobre os programas de recepção em visitas oficiais de membros de governos estrangeiros ou de altos funcionários de organizações internacionais;

Integrar comissões organizativas de grandes celebrações nacionais;

Participar em reuniões no âmbito da política externa e de segurança comum, na sua área de competência.

A Direcção de Serviços do Cerimonial e Deslocações;

A Divisão das Dispensas e Privilégios.

Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias em que participem o Chefe de Estado, o Primeiro-Ministro ou o Ministro dos Negócios Estrangeiros;

Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias em que participem outros membros do Governo, especialmente quando àquelas assistam elementos do corpo diplomático acreditados permanente ou temporariamente em Portugal ou entidades oficiais estrangeiras;

Encaminhar, sempre que lhe seja solicitado, os pedidos de audiência junto do Ministro e demais membros do Governo e ainda do secretário-geral, apresentados pelos membros do corpo diplomático ou por outras autoridades ou individualidades estrangeiras;

Dar parecer acerca das normas a aplicar em matéria de etiqueta e de precedências;

Tratar do acolhimento e da despedida dos chefes de missão acreditados em Portugal;

Preparar e acompanhar a realização das visitas e deslocações oficiais e oficiosas dos chefes de Estado, primeiros-ministros e ministros dos Negócios Estrangeiros a Portugal, bem assim como de outras autoridades ou entidades estrangeiras, de que seja especificamente incumbido;

Preparar e acompanhar a realização de visitas e deslocações ao estrangeiro do Chefe de Estado, do Primeiro-Ministro e do Ministro dos Negócios Estrangeiros e, sempre que expressamente incumbido, daquelas que digam respeito a altas autoridades portuguesas;

Encaminhar as propostas de agraciamento da iniciativa do Ministro dos Negócios Estrangeiros, bem como recolher e encaminhar os agraciamentos estrangeiros de que beneficiem os cidadãos portugueses;

Emitir os passaportes diplomáticos concedidos pelo Ministro dos Negócios Estrangeiros e promover a distribuição pelas missões diplomáticas portuguesas no estrangeiro dos passaportes que estas, nos termos da lei, podem conceder;

Zelar pela observância dos preceitos legais em matéria de concessão e uso dos passaportes diplomáticos;

Obter das missões diplomáticas acreditadas em Portugal os vistos de que careçam, para as suas deslocações, os detentores de passaportes diplomáticos ou especiais de serviço portugueses;

Ocupar-se dos pedidos de acreditação ou dos pedidos de aceitação dos enviados diplomáticos ou dos agentes consulares portugueses no estrangeiro;

Tratar da formulação de cartas de ratificação, cartas credenciais e recredenciais, cartas de plenos poderes, cartas de gabinete e cartas patentes;

Sempre que solicitado, preparar e expedir mensagens de congratulações ou de condolências, a endereçar a autoridades ou entidades estrangeiras em nome do Chefe de Estado, do Primeiro-Ministro ou do Ministro dos Negócios Estrangeiros;

Registar, dar expediente e arquivar a correspondência recebida ou expedida que respeite a assuntos da sua competência.

Vigiar a observância e cumprimento das normas e preceitos internacionais que regem as relações entre o Estado Português e as representações diplomáticas e consulares estrangeiras instaladas no território nacional e ainda com as representações das organizações internacionais àquelas equiparadas;

Promover a execução das normas e preceitos internacionais em que se consubstancia o estatuto diplomático, facultando aos estrangeiros residentes em Portugal e que dele beneficiem as isenções e as franquias a que têm direito;

Ocupar-se do registo e matrícula em Portugal das viaturas automóveis propriedade das representações diplomáticas aqui instaladas ou dos estrangeiros residentes no território nacional que beneficiem do estatuto diplomático;

Zelar pela observância e cumprimento das normas e preceitos internacionais que obrigam o Estado Português a garantir aos estrangeiros residentes em Portugal que beneficiem do estatuto diplomático a sua inviolabilidade e a dar-lhes a protecção adequada;

Emitir documentos de identificação dos estrangeiros residentes no território nacional que beneficiem do estatuto diplomático;

Editar a lista do corpo diplomático acreditado em Lisboa, bem assim como a lista do corpo consular aceite em Portugal;

Registar, dar expediente e arquivar a correspondência recebida ou expedida que respeite a assuntos da sua competência.

A Divisão de Planeamento e Avaliação;

A Divisão de Estudos e Organização.

Assegurar a elaboração do orçamento do Ministério;

Assegurar a elaboração dos planos financeiros plurianuais do Ministério em colaboração com os demais serviços, bem como o seu acompanhamento e avaliação;

Coordenar as tarefas de preparação do plano de actividades do Ministério e assegurar a sua elaboração em colaboração com os restantes serviços;

Assegurar a avaliação da gestão financeira e orçamental do Ministério;

Assegurar mecanismos de acompanhamento da gestão e execução dos programas e planos do Ministério nas vertentes financeira, de pessoal e patrimonial;

Conceber, propor e proceder à aplicação de um sistema integrado de indicadores de gestão, estabelecendo o conteúdo, a periodicidade dos dados e os circuitos de informação necessários;

Preparar o relatório anual do Ministério em colaboração com os demais serviços;

Recolher junto de todos os serviços e organismos do Ministério os elementos e informações que se revelem necessários ao exercício das suas competências.

Apoiar tecnicamente os serviços e organismos do Ministério, nomeadamente nas tarefas de planeamento e programação, nas vertentes da gestão financeira, de pessoal e patrimonial;

Elaborar estudos e pareceres de carácter técnico que possibilitem a tomada de decisões nas áreas de gestão referidas;

Elaborar regras internas e instruções destinadas a garantir a aplicação, no âmbito do Ministério, dos diplomas legais e orientações emitidas pelos serviços competentes da Administração Pública;

Proceder a estudos de carácter organizativo e de análise dos circuitos administrativos e procedimentos tendo em vista a melhoria do funcionamento dos serviços, propondo as medidas necessárias.

Comunicações;

Criptografia;

Transmissão de mensagens (COREU);

Assistência técnica;

Arquivo.

Elaborar as espécies criptográficas do Ministério dos Negócios Estrangeiros;

Utilizar e disciplinar a utilização dos dicionários, chaves e tabelas, bem como das máquinas de cifra;

Codificar e descodificar as comunicações telegráficas emitidas e recebidas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros;

Assegurar a guarda e arquivo das espécies criptográficas, assim como a elaboração e arquivo dos autos de transferência de material técnico e criptográfico.

Instalar os equipamentos de telecomunicações e de cifra dos serviços internos e externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros;

Providenciar a manutenção das condições técnicas de funcionamento dos equipamentos referidos na alínea anterior e assegurar a sua reparação;

Emitir pareceres sobre os aspectos técnicos relativos à adopção de novas tecnologias e equipamentos.

Distribuir os telegramas e aerogramas enviados e recebidos, através do Ministério dos Negócios Estrangeiros, pelos serviços competentes;

Assegurar a organização do arquivo das comunicações expedidas e recebidas;

Efectuar a microfilmagem e organizar o arquivo microfilmado das comunicações referidas na alínea anterior.

Executar as actividades relacionadas com a recolha, preparação e registo das informações a tratar em ordenador e controlar e difundir os produtos do tratamento;

Organizar e executar os trabalhos de índole técnica relacionados com as aplicações informáticas;

Assegurar a correcta operação e manutenção dos equipamentos, zelando pela imediata reparação das avarias detectadas;

Participar na definição dos sistemas de informação e na elaboração do plano director de informática;

Promover a utilização de normas e procedimentos comuns relativos a códigos, linguagens, documentação, segurança, confidencialidade e gestão de informação.

Conservar, classificar, catalogar e registar todos os documentos do Ministério que, para o efeito, lhe sejam remetidos pelos serviços;

Coligir em microfilme os documentos de maior interesse e valor;

Promover a incorporação no arquivo da documentação das missões diplomáticas e dos consulados cuja conservação nos respectivos arquivos se julgue dispensável do ponto de vista político e administrativo;

Fornecer aos diferentes serviços do Ministério, mediante requisição, os processos e mais documentos necessários para consulta;

Fornecer aos arquivistas dos diferentes serviços do Ministério instruções técnicas sobre a forma como deverão executar os trabalhos a seu cargo;

Dar entrada à correspondência, registá-la, microfilmá-la e distribuí-la pelos serviços competentes;

Expedir a correspondência que lhe for entregue pelos diferentes serviços do Ministério;

Proceder à organização, encerramento e expedição de malas diplomáticas e receber, abrir e distribuir a correspondência dirigida ao Ministério pelas missões em mala diplomática;

Cuidar dos veículos que estejam ao seu serviço para recepção e expedição do correio e malas diplomáticas;

Fiscalizar o devido uso das malas diplomáticas, comunicando superiormente qualquer infracção às regras e determinações existentes.

A Secção de Recepção;

A Secção de Expediente;

A Secção de Microfilmagem.

O Conselho Diplomático

O Conselho de Directores-Gerais.

Director, director-adjunto, director de serviço e chefe de divisão do Departamento Geral de Administração;

Director e chefe de divisão do Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

Director de serviços do Centro de Informática;

Director de serviços do Arquivo e Expediente.