Portaria n.º 456/99 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Governos Civis

de 23 de Junho

Os governos civis são importantes órgãos da administração distrital. Pelas suas secretarias e gabinetes passam, hoje como ontem, as linhas fundamentais da vida social, política e económica das regiões. Os seus arquivos são, por este motivo, uma fonte extraordinária para a história local e regional, que é urgente salvaguardar e preservar.

À semelhança da hipertrofia documental resultante de uma produção intensa e volumosa que caracteriza as actuais administrações, também os governos civis se vêm debatendo com acumulações indiscriminadas, esgotamento de espaços e dificuldades de gestão dos seus arquivos.

Com a presente portaria procura-se racionalizar o ciclo de vida dos documentos e controlar o seu crescimento, criando-se as condições para que os de menor valor não ponham em risco a sobrevivência dos mais valiosos. Procura-se fixar algumas regras mínimas de funcionamento e coordenação entre os vários serviços arquivísticos de que cada governo civil dispõe, por forma a uniformizar critérios e metodologias de tratamento técnico, no que respeita à avaliação, selecção e conservação de documentos.

A presente portaria é a reformulação da Portaria n.º 553/88, de 16 de Agosto, e enquadra-se no espírito do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. A restrição do seu âmbito de aplicação aponta para a necessidade da sua revisão no mais curto espaço de tempo.

Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, o seguinte:

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS GOVERNOS CIVIS

Artigo 1.º — Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a um universo restrito da documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos governos civis, adiante designados por GC.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos dos GC tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.

2 - É da responsabilidade dos GC a atribuição dos prazos de conservação administrativa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção (anexo I da presente portaria).

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta dos GC.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelos GC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido o valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do n.º 10.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, devem os GC obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que os GC vierem a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionadas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa dos IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

2 - O modelo consta do anexo III à presente portaria.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data de execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As provas obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos do GC atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução no disposto na presente portaria.

13.º

Entrada em vigor

Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.

Em 1 de Junho de 1999.

O Ministro da Administração Interna, Jorge Paulo Sacadura Almeida Coelho. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

ANEXO I — Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II — (ver modelos no documento original)

ANEXO III — (ver modelo no documento original)