Resolução n.º 17/2000 (2.ª série)

Direcção de Serviços Académicos e de Pessoal;

Direcção de Serviços Económico-Financeiros e de Património;

Direcção de Serviços de Documentação e Informação;

Assessoria;

Gabinete de Gestão de Projectos e Relações com o Exterior;

Secretariado;

Serviços Técnicos de Manutenção;

Gabinete de Informação, Protocolo e Extensão Cultural;

Gabinete de Informática.

Executar a escrituração respeitante à contabilidade da Faculdade;

Processar e elaborar as requisições de fundos;

Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços e de deslocações de pessoal;

Elaborar as guias e relações para a entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias de retenções na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhe pertençam e lhes sejam devidas;

Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

Manter actualizado o arquivo dos documentos contabilísticos;

Colaborar na conta de gerência.

Assegurar o apetrechamento da Faculdade;

Organizar os processos de aquisição nos termos das disposições legais vigentes;

Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da Faculdade;

Promover os concursos e processos para a adjudicação de bens e serviços, de acordo com as disposições legais vigentes;

Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes às aquisições de bens e serviços da Faculdade;

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da Faculdade;

Zelar pela manutenção dos produtos em armazém;

Manter actualizada a base de dados relativa a terceiros;

Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção.

Preencher e assinar os recibos necessários para o levantamento dos fundos orçamentais e para a cobrança dos rendimentos próprios da escola e apresentá-los, em devido tempo, à assinatura do conselho administrativo;

Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas por que é responsável o conselho administrativo;

Efectuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo conselho administrativo;

Devolver diariamente aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e valores;

Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Elaborar os projectos de orçamentos ordinário e suplementar e os orçamentos em conta de receitas próprias, bem como organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferências de verbas e antecipação de duodécimos;

Elaborar e tratar a informação solicitada pelos órgãos de gestão relativa a questões económico-financeiras;

Coordenar os processos de gestão orçamental;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Biblioteca Central;

Bibliotecas especializadas;

Arquivo Central.

Elaborar os estudos e pareceres de natureza técnica, administrativa, jurídica e financeira relativos à gestão da FLUP;

Instruir os inquéritos ou processos disciplinares ordenados pelos órgãos legalmente competentes;

Recolher, sistematizar e divulgar a legislação e toda a informação interna e externa com interesse geral para a FLUP;

Elaborar estudos específicos, sempre que solicitados, dos e para os vários serviços existentes na FLUP.

Organizar e manter actualizada uma base de dados com informações sobre programas nacionais e internacionais e sua evolução e coordenação;

Elaborar estudos específicos sobre programas nacionais e internacionais e sua evolução e coordenação;

Acompanhar a programação e evolução dos diversos projectos de investigação e de prestação de serviço;

Promover o envolvimento da FLUP em programas nacionais e internacionais, através do estabelecimento de contactos com outras entidades;

Estudar e programar a componente económica e financeira do envolvimento da FLUP em projectos e programas, em colaboração com a Direcção de Serviços Económico-Finançeiros e de Património;

Elaborar o boletim informativo respeitante às acções inseridas no âmbito dos serviços;

Elaborar o Guia Anual do Aluno;

Acompanhar os ex-alunos no seu percurso profissional;

Tratar de assuntos relativos a prémios e bolsas;

Promover a integração com a AEFLUP;

Acompanhar os alunos no domínio do intercâmbio internacional, nomeadamente em programas europeus;

Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa a pedidos e ofertas de emprego para licenciados e pós-graduados.

Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, entrega de correspondência, convocatórias várias e informações dos conselhos directivo, cientifico e pedagógico;

Assegurar todas as demais tarefas inerentes ao apoio administrativo dos vários serviços da FLUP;

Colaborar na edição do boletim informativo do conselho directivo;

Apoiar a elaboração de outras publicações de reconhecido interesse para a FLUP.

Zelar pela manutenção de instalações e equipamentos da FLUP;

Zelar pelo cumprimento das determinações relativas à segurança das instalações, pessoal e equipamento;

Promover a execução de obras de conservação/reparação ou de simples arranjo das instalações;

Submeter os planos de execução de obras à aprovação superior;

Promover os concursos de adjudicação de obras, de acordo com as disposições legais vigentes;

Acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento das obras;

Proceder à elaboração dos autos de recepção provisória e definitiva das obras adjudicadas;

Emitir pareceres, em colaboração com o economato, sobre a aquisição de imóveis;

Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais;

Emitir pareceres sobre aquisição de material;

Organizar e assegurar serviços de apoio, designadamente comunicações, parques de estacionamento e limpeza;

Organizar e assegurar um serviço de manutenção;

Promover e coordenar a reprodução de textos de apoio ao ensino, à investigação e à divulgação da FLUP;

Promover e coordenar o seu desenvolvimento de serviços nas áreas de iconografia, tratamento gráfico, reprografia, encadernações e contratos de aquisição e revisão de maquinaria e equipamento;

Assegurar a manutenção e funcionamento de um posto de primeiros socorros.

Colaborar na organização de conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico e cultural ou recreativo, promovidos ou apoiados pela FLUP;

Organizar, secretariar e promover a divulgação no País e no estrangeiro de todos os cursos livres e de outras acções de formação desenvolvidas pela FLUP, em colaboração com os responsáveis científicos destas iniciativas;

Prever e organizar o calendário das actividades culturais a realizar a curto, médio e longo prazo;

Procurar apoios e patrocínios para as actividades culturais a realizar;

Recolher e tratar da informação noticiosa difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a Faculdade;

Assegurar os contactos da Faculdade com os meios de comunicação social e ocupar-se do expediente com os organismos internacionais e com as identidades estrangeiras, públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

Assegurar a publicitação nos diferentes meios de comunicação social da informação;

Assegurar todos os serviços de carácter protocolar em que estejam envolvidos membros dos órgãos de gestão da Faculdade de Letras.

Assegurar e coordenar a gestão da rede e parque informáticos da FLUP;

Dar apoio aos vários serviços da FLUP na utilização e aplicação de programas informáticos;

Elaborar pareceres e estudos referentes à expansão da rede informática e à aquisição de equipamentos;

Promover a formação no domínio da informática, tanto a nível interno como externo.

Para a mesma categoria e área funcional em que o funcionário se encontre;

Para a mesma categoria e área funcional que corresponda à natureza e complexidade das tarefas que predominantemente têm vindo a ser exercidas pelo funcionário.

Direcção de Serviços Académicos e de Pessoal;

Direcção de Serviços Económico-Financeiros e de Património;

Direcção de Serviços de Documentação e Informação;

Assessoria;

Gabinete de Gestão de Projectos e Relações com o Exterior;

Secretariado;

Serviços Técnicos de Manutenção;

Gabinete de Informação, Protocolo e Extensão Cultural;

Gabinete de Informática.

Assegurar o expediente geral;

Assegurar o registo e distribuição pelos serviços da correspondência e outros documentos da FLUP;

Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados;

Assegurar a realização de outras tarefas de apoio aos restantes serviços que lhe forem cometidas;

Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa ao cadastro de pessoal.

Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção, provimento e formação, bem como à promoção, recondução, transferência, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação de pessoal;

Instruir os processos relativos a férias, faltas, acidentes de serviço, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro e dispensa de serviço docente;

Elaborar os mapas de assiduidade de todo o pessoal e as listas de antiguidade;

Instruir os processos relativos ao adiamento de obrigações militares do pessoal;

Organizar e manter actualizados os processos individuais de pessoal;

Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes às questões de pessoal;

Passar declarações de tempo de serviço, de exercício de funções do pessoal e de vencimentos e descontos.

Organizar os processos de exames para o acesso ao ensino superior;

Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso de alunos;

Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência na FLUP;

Elaborar editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

Proceder ao registo em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

Emitir e revalidar os cartões dos alunos;

Passar certidões;

Preparar os elementos relativos aos alunos para o anuário da UP;

Preparar e elaborar os diplomas de licenciatura.

Organizar as provas académicas (mestrado e doutoramento);

Organizar e preparar processos relativos aos cursos de mestrado e outros de pós-graduação, designadamente quanto a candidaturas e inscrições, frequência e aproveitamento final;

Organizar os processos de equivalência de habilitações;

Elaborar editais e avisos relativos a matrículas, inscrições e pagamento de propinas;

Proceder ao registo em livros próprios, em fichas ou em suporte informático de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

Emitir e revalidar os cartões dos alunos;

Passar certidões;

Preparar os elementos relativos aos alunos para o anuário da UP;

Preparar e elaborar certidões de mestrado e cursos de especialização.

Executar a escrituração respeitante à contabilidade da Faculdade;

Processar e elaborar as requisições de fundos;

Elaborar as relações de documentos de despesa, a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços e de deslocações de pessoal.

Elaborar as guias e relações para a entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias de retenções na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhe pertençam e lhes sejam devidas;

Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

Manter actualizado o arquivo dos documentos contabilísticos;

Colaborar na conta de gerência.

Assegurar o apetrechamento dos serviços;

Organizar os processos de aquisição nos termos das disposições legais vigentes;

Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da Faculdade;

Promover os concursos e processos para a adjudicação de bens e serviços, de acordo com as disposições legais vigentes;

Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes às aquisições de bens e serviços da Faculdade;

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da Faculdade;

Zelar pela manutenção dos produtos em armazém;

Manter actualizada a base de dados relativa a terceiros;

Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção.

Preencher e assinar os recibos necessários para o levantamento dos fundos orçamentais e para a cobrança dos rendimentos próprios da escola e apresentá-los, em devido tempo, à assinatura do conselho administrativo;

Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas por que é responsável o conselho administrativo;

Efectuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo conselho administrativo;

Devolver diariamente aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e valores;

Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Elaborar os projectos de orçamentos ordinário e suplementar e os orçamentos em conta de receitas próprias, bem como organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferências de verbas e antecipação de duodécimos;

Elaborar e tratar a informação solicitada pelos órgãos de gestão relativa a questões económico-financeiras;

Coordenar os processos de gestão orçamental;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Biblioteca central;

Bibliotecas especializadas;

Arquivo Central.

Conceber e planear serviços e sistemas de informação;

Estabelecer e aplicar critérios de organização e de funcionamento dos serviços;

Coordenar e gerir, em articulação com os órgãos de gestão da Faculdade, os recursos humanos, materiais e financeiros necessários às actividades desenvolvidas e proceder à avaliação dos resultados;

Coordenar e gerir, em articulação com os órgãos de gestão da Faculdade, os recursos humanos, materiais e financeiros necessários às actividades desenvolvidas e proceder à avaliação dos resultados;

Proceder à gestão e controlo do processo de aquisição de bibliografia;

Proceder ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;

Proceder à cotação e arrumação da documentação tecnicamente tratada;

Desenvolver e adaptar sistemas de tratamento informatizado da documentação;

Definir procedimentos de recuperação, exploração e difusão da informação, de acordo com as necessidades do utilizador;

Manter um serviço de difusão selectiva da informação, visando o apoio à investigação;

Desenvolver e manter condições para a efectivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

Coordenar e manter um serviço de empréstimo interbibliotecas com bibliotecas nacionais e estrangeiras;

Organizar e coordenar as actividades desenvolvidas no âmbito do tratamento e utilização de documentação multimédia;

Preparar e produzir instrumentos de apoio de ensino e à investigação,

Cooperar com serviços e instituições afins, tendo em vista a partilha de informação e de recursos;

Garantir a formação e apoio técnico às bibliotecas especializadas e promover, apoiar e realizar acções de formação profissional e de formação de utilizadores;

Desenvolver trabalhos de investigação na área das ciências da informação e documentação;

Colaborar na organização de iniciativas culturais, nomeadamente em exposições bibliográficas e documentais, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter actualizado o catálogo colectivo dos núcleos bibliográficos existentes na FLUP;

Manter actualizada e divulgar a base de dados da bibliografia científica desenvolvida na Faculdade;

Assegurar a distribuição, por permuta, das vedações da FLUP de acordo com as orientações dos respectivos coordenadores;

Manter e desenvolver a cooperação em projectos nacionais e internacionais, na área das ciências documentais, nomeadamente nos âmbitos da conversão retrospectiva, indexação, Porbase e edição electrónica;

Manter organizado o arquivo corrente de toda a actividade dos serviços;

Elaborar um relatório anual, bem como um plano de actividades a apresentar aos órgãos de gestão da Faculdade.

Dar apoio, em todas as suas vertentes, à investigação especializada desenvolvida nos institutos e departamentos;

Proceder ao tratamento preliminar (registo, carimbagem e cotação) e ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;

Assegurar o funcionamento dos serviços de leitura, de presença e de empréstimo domiciliário;

Promover e controlar a incorporação de nova documentação;

Receber, conferir, registar e ordenar toda a documentação e conservá-la;

Rectificar e ou substituir as pastas ou caixas de acondicionamento da documentação;

Zelar pela segurança dos acervos documentais existentes;

Elaborar e manter devidamente organizados e actualizados os instrumentos de pesquisa necessários a um desempenho eficiente do serviço;

Superintender e apoiar o serviço de consulta;

Dar autorização técnica sobre os empréstimos, a coordenação e a difusão dos acervos documentais;

Fornecer à consulta técnica toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim;

Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços, mediante as necessárias autorizações;

Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

Promover e manter as cooperação com o Arquivo da Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da documentação de arquivo;

Promover acções de difusão cultural, nomeadamente exposições, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter organizado um arquivo corrente de actividades desenvolvidas no serviço;

Elaborar um relatório anual, bem como um plano de actividades, a apresentar aos órgãos de gestão da Faculdade.

Colaborar na gestão de documentos relativos a operações e procedimentos que visem a racionalização e eficácia na criação, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio e na remessa para o arquivo definitivo;

Integrar o grupo de trabalho que define os prazos de conservação da documentação administrativa que é produzida e recebida pelo estabelecimento, a qual não esteja abrangida pelas normas legais de conservação;

Respeitar prazos legalmente fixados quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o Arquivo Central;

Promover e controlar a incorporação de nova documentação;

Receber, conferir, registar e ordenar toda a documentação e conservá-la;

Rectificar e ou substituir as pastas ou caixas de acondicionamento da documentação;

Zelar pela segurança dos acervos documentais existentes;

Elaborar e manter devidamente organizados e actualizados os instrumentos de pesquisa necessários a um desempenho eficiente do serviço;

Superintender e apoiar o serviço de consulta;

Dar autorização técnica sobre os empréstimos, a coordenação e a difusão dos acervos documentais;

Fornecer toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim;

Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços, mediante as necessárias autorizações;

Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

Promover e manter a cooperação com o Arquivo da Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da documentação de arquivo;

Promover acções de difusão cultural, nomeadamente exposições, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter organizado um arquivo corrente das actividades desenvolvidas no serviço;

Elaborar um relatório anual, bem como um plano de actividades, a apresentar aos órgãos de gestão da Faculdade.

Elaborar os estudos e pareceres de natureza técnica, administrativa, jurídica e financeira relativos à gestão da FLUP;

Instruir os inquéritos ou processos disciplinares ordenados pelos órgãos legalmente competentes;

Recolher, sistematizar e divulgar a legislação e toda a informação interna e externa com interesse geral para a FLUP; d) Elaborar estudos específicos, sempre que solicitado, dos e para os vários serviços existentes na FLUP.

Organizar e manter actualizada uma base de dados com informações sobre programas nacionais e internacionais e sua evolução e coordenação;

Elaborar estudos específicos sobre programas nacionais e internacionais e sua evolução e coordenação;

Acompanhar a programação e evolução dos diversos projectos de investigação e de prestação de serviços;

Promover o envolvimento da FLUP em programas nacionais e internacionais, através do estabelecimento de contactos com outras entidades;

Estudar e programar a componente económica e financeira do envolvimento da FLUP em projectos e programas, em colaboração com a Direcção de Serviços Económico-Finançeiros e de Património;

Elaborar o boletim informativo respeitante às acções inseridas no âmbito dos serviços;

Elaborar o Guia Anual do Aluno;

Acompanhar os ex-alunos no seu percurso profissional;

Tratar de assuntos relativos a prémios e bolsas;

Promover a integração com a AEFLUP;

Acompanhar os alunos no domínio do intercâmbio internacional, nomeadamente em programas europeus;

Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa a pedidos e ofertas de emprego para licenciados e pós-graduados.

Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, entrega de correspondência, convocatórias várias e informações dos conselhos directivo, científico e pedagógico;

Assegurar todas as demais tarefas inerentes ao apoio administrativo dos vários serviços da FLUP;

Colaborar na edição do boletim informativo do conselho directivo;

Apoiar a elaboração de outras publicações de reconhecido interesse para a FLUP.

Zelar pela manutenção de instalações e equipamentos da FLUP;

Zelar pelo cumprimento das determinações relativas à segurança das instalações, pessoal e equipamento;

Promover a execução de obras de conservação/reparação ou de simples arranjo das instalações;

Submeter os planos de execução de obras à aprovação superior;

Promover os concursos de adjudicação de obras, de acordo com as disposições legais vigentes;

Acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento das obras;

Proceder à elaboração dos autos de recepção provisória e definitiva das obras adjudicadas;

Emitir pareceres, em colaboração com o economato, sobre a aquisição de imóveis;

Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais;

Emitir pareceres sobre aquisição de material;

Organizar e assegurar serviços de apoio, designadamente comunicações, parques de estacionamento e limpeza;

Organizar e assegurar um serviço de manutenção;

Promover e coordenar a reprodução de textos de apoio ao ensino, à investigação e à divulgação da FLUP;

Promover e coordenar o seu desenvolvimento de serviços nas áreas de iconografia, tratamento gráfico, reprografia, encadernações e contratos de aquisição e revisão de maquinaria e equipamento;

Assegurar a manutenção e funcionamento de um posto de primeiros socorros.

Colaborar na organização de conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico e cultural ou recreativo promovidos ou apoiados pela FLUP;

Organizar, secretariar e promover a divulgação no País e no estrangeiro de todos os cursos livres e de outras acções de formação desenvolvidas pela FLUP, em colaboração com os responsáveis científicos destas iniciativas;

Prever e organizar o calendário das actividades culturais a realizar a curto, médio e longo prazo;

Procurar apoios e patrocínios para as actividades culturais a realizar;

Recolher e tratar da informação noticiosa difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a Faculdade;

Assegurar os contactos da Faculdade com os meios de comunicação social e ocupar-se do expediente com os organismos internacionais e com as identidades estrangeiras, públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

Assegurar a publicitação nos diferentes meios de comunicação social da informação;

Assegurar todos os serviços de carácter protocolar em que estejam envolvidos membros dos órgãos de gestão da Faculdade de Letras.

Assegurar e coordenar a gestão da rede e parque informáticos da FLUP;

Dar apoio aos vários serviços da FLUP na utilização e aplicação de programas informáticos;

Elaborar pareceres e estudos referentes à expansão da rede informática e à aquisição de equipamentos;

Promover a formação no domínio da informática, tanto a nível interno como externo.

Para a mesma categoria e área funcional em que o funcionário se encontre;

Para a mesma categoria e área funcional que corresponda à natureza e complexidade das tarefas que predominantemente têm vindo a ser exercidas pelo funcionário.