LegalizePortaria n.º 242/2001 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Presidência da República
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Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Presidência da República
de 22 de Março
No decurso da sua actividade como órgão de soberania, a Presidência da República tem vindo a acumular um grande acervo documental que justifica a avaliação, selecção, preservação e valorização do património arquivístico, através de um sistema de gestão desse património que permita a determinação de prazos de conservação arquivística, a eliminação de documentos sem valor arquivístico, com inerentes vantagens funcionais e económicas para os vários serviços, e assegurar a conservação de documentos com interesse histórico, cultural, científico, administrativo ou outro atendível.
Assim, é finalidade do presente diploma instituir um conjunto de normas que regulem o ciclo de vida da documentação de arquivo, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, eliminação e substituição de suporte.
Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, aprovar o seguinte:
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Presidência da República, adiante designada por PR.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da PR tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.
2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção anexa ao presente Regulamento, de que faz parte integrante, e são da responsabilidade da PR.
3 - Os prazos de conservação administrativa contam-se a partir da data final do documento, colecção, ou processo, salvo se outra menção constar da tabela de selecção.
4 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta da PR.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela PR, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a PR obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a PR vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, os documentos que, de acordo com a tabela de selecção, sejam de conservação permanente devem ser remetidos para arquivo definitivo.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas atrás referidas devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem.
2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa são os constantes do anexo II ao presente Regulamento.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - É vedada a eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo consta do anexo III ao presente Regulamento.
Artigo 10.º — Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - A substituição do suporte dos documentos só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
3 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 11.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade dos arquivos da PR atenderão a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º — Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto na presente portaria.
Artigo 13.º — Entrada em vigor
O disposto na presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 24 de Novembro de 2000.
O Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, Vitalino José Ferreira Prova Canas. - Pelo Ministro da Cultura, João Alexandre do Nascimento Baptista, Secretário de Estado da Cultura.
ANEXO I — Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II — Presidência da República
Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
Presidência da República
Guia de remessa
(ver modelo no documento original)
ANEXO III — Presidência da República
Auto de eliminação
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