Portaria n.º 457/2001 — Aprova o Regulamento do Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros

Os originais e as cópias certificadas dos actos internacionais subscritos por Portugal;

Os arquivos da administração central do Ministério, dos postos diplomáticos e consulares, das missões e representações permanentes de Portugal junto das organizações internacionais, das delegações e missões temporárias e dos organismos dependentes do Ministério;

Os arquivos oficiais depositados ou incorporados no Ministério em virtude de alterações orgânicas e ou herança de competências ao nível de órgãos da administração central;

Os arquivos ou documentos adquiridos pelo Ministério por compra, doação ou depósito, em virtude do seu interesse histórico-diplomático;

Os arquivos diplomáticos anteriores a 1850 confiados à guarda dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.

Arquivos correntes - constituídos pela documentação de utilidade administrativa dos diversos serviços internos e externos do Ministério ou dos organismos dele dependentes, que a produziram ou receberam;

Arquivo intermédio - constituído pela documentação que perdeu o interesse administrativo imediato, mas que poderá ainda ser útil aos serviços de origem no exercício das suas funções e actividades, ou que poderá possuir valor histórico permanente;

Arquivo definitivo (histórico-diplomático) - constituído pelos documentos cujo valor administrativo, probatório, testemunhal ou informativo foi avaliado como permanente pela Comissão de Selecção e Desclassificação referida no artigo 10.º-B do Decreto-Lei n.º 285/97, de 22 de Outubro, e nos termos a regulamentar conforme o previsto no § 3.º do mesmo artigo.

A documentação corrente deverá ser remetida para o arquivo intermédio logo que cesse a sua utilidade administrativa imediata e após triagem prévia realizada sob a orientação do Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático;

Na triagem acima referida apenas será eliminada a documentação em duplicado, rascunhos e outros documentos preparatórios ou intermédios totalmente desprovidos de valor administrativo, probatório, testemunhal ou informativo;

Exceptuando casos especiais, devidamente justificados e autorizados, a documentação corrente não poderá permanecer junto dos serviços de origem por um período superior a 15 anos;

As remessas de documentação serão acompanhadas de uma lista de remessa, elaborada de acordo com as instruções fornecidas para o efeito pelo Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático.

Por razões de ordem prática, deverão estes serviços entender por arquivos correntes os fundos com menos de 15 anos;

Para cada caso será estabelecido um calendário de remessas periódicas, tendo em conta os interesses do serviço de origem e as possibilidades de recepção e armazenamento do arquivo intermédio;

Exceptuando casos especiais, devidamente justificados e autorizados, a documentação não poderá permanecer nos postos, missões ou serviços de origem por um período superior a 25 anos;

As remessas serão antecedidas de uma triagem e eliminação realizadas sob a orientação do Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático;

Esta triagem prévia tentará evitar, tanto quanto possível, a duplicação documental dos arquivos dos serviços internos e externos do Ministério;

As remessas de documentação serão sempre acompanhadas de uma lista de remessa, elaborada de acordo com as instruções fornecidas para o efeito pelo Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático.

A guarda e segredo da documentação classificada;

A conservação das espécies em espaços de armazenamento específicos e adequados à documentação em causa;

A eliminação de documentos originais, desde que, decorridos 30 anos sobre a sua origem, sejam considerados sem interesse permanente pela Comissão de Selecção e Desclassificação, referida no artigo 10.º-B do Decreto-Lei n.º 285/97, de 22 de Outubro, e nos termos a regulamentar de acordo com o § 3.º do mesmo artigo;

A microfilmagem de substituição dos documentos considerados sem valor permanente mas indispensável do ponto de vista técnico-arquivístico, bem como daqueles documentos cuja conservação em suporte de papel se não justifique;

A elaboração de instrumentos de descrição que permitam uma recuperação rápida e pertinente da informação, tendo em vista os interesses dos serviços produtores/remetentes.

A conservação dos fundos, através das medidas preventivas adequadas (designadamente condições de armazenamento que correspondam às exigências de segurança e preservação das espécies documentais), do restauro da documentação deteriorada e da microfilmagem com fins de segurança e conservação;

A segurança e a inviolabilidade do segredo da documentação classificada;

A organização dos fundos, secções e séries respeitando os princípios arquivísticos da proveniência e da ordem original;

A elaboração de instrumentos de descrição que respondam às necessidades dos investigadores;

A comunicação dos documentos desclassificados nos termos do artigo 5.º deste Regulamento. A comunicação dos arquivos ou documentos referidos na alínea d) do artigo 1.º realizar-se-á de acordo com as condições estabelecidas no acto de aquisição;

A difusão dos fundos do arquivo através da publicação e actualização de instrumentos de descrição, tendo em vista os interesses da investigação.