LegalizePortaria n.º 686/2001 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral das Actividades Económicas
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral das Actividades Económicas
de 5 de Julho
O aumento contínuo dos documentos nos serviços centrais e regionais da Inspecção-Geral das Actividades Económicas (IGAE) tem vindo a originar graves problemas na gestão dos espaços que lhes estão destinados, bem como acrescidas dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação.
Torna-se, por isso, necessário criar condições objectivas para que seja avaliado, seleccionado, preservado e valorizado o património arquivístico da IGAE, em consonância com uma gestão mais eficaz.
O objectivo do presente diploma consubstancia-se num conjunto de normas definidoras de procedimentos capazes de transformar o arquivo da IGAE num centro de difusão de informação dinâmico, que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e eliminação dos documentos, bem como da definição de prazos de conservação.
Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Cultura, aprovar o seguinte:
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO-GERAL DAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Inspecção-Geral das Actividades Económicas, adiante abreviadamente designada por IGAE.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da IGAE tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da IGAE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final nos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGAE.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela IGAE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a IGAE obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGAE vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhados por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 - O modelo do auto consta do anexo III à presente portaria.
Artigo 10.º — Substituição de suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGAE atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º — Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Artigo 13.º — Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 5 de Junho de 2001.
O Ministro da Economia, Mário Cristina de Sousa. - O Ministro da Cultura, José Estêvão Cangarato Sasportes.
ANEXO I — Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II — Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
Guia de remessa
(ver modelo no documento original)
ANEXO III — Auto de eliminação
(ver modelo no documento original)
Auto de eliminação
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