LegalizePortaria n.º 952/2001 — Aprova o Regulamento Arquivístico do Instituto Nacional de Administração, no que se refere à avaliação, selecção e…
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Aprova o Regulamento Arquivístico do Instituto Nacional de Administração, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação
de 7 de Agosto
O aumento crescente do volume de documentos recebidos e produzidos pelos vários serviços do Instituto Nacional de Administração (INA) no exercício das suas actividades obriga a que se tome um conjunto de medidas tendentes à adequada gestão dos espaços de arquivo sem, contudo, descurar a conservação da documentação administrativa pertinente e a salvaguarda da documentação com interesse histórico.
Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura e da Reforma do Estado e da Administração Pública, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto Nacional de Administração, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Em 10 de Julho de 2001.
O Ministro da Cultura, Augusto Ernesto Santos Silva. - O Ministro da Reforma do Estado e da Administração Pública, Alberto de Sousa Martins.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto Nacional de Administração, adiante designado por INA.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do INA tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade do INA a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação a que se refere o número anterior são os previstos na tabela de selecção, constante do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
4 - Os prazos de conservação a que se refere o n.º 2 são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do INA.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo INA, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos a que for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos em que a sua substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do n.º 10.º
4.º
Tabela de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o INA obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio, de acordo com o estipulado na tabela de selecção.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o INA vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º obedecem às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores constam do anexo II ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos a que não for reconhecido valor arquivístico deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º obedecem às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável pelo arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos é feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não pode apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
3 - Dos aludidos termos de abertura e encerramento constam obrigatoriamente os seguintes elementos:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data da execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
4 - Deve ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do INA atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre o disposto no presente Regulamento.
13.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
ANEXO I — Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II — Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
ANEXO III — Auto de eliminação
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