Resolução n.º 27/2002 (2.ª série)

A Direcção de Serviços Administrativos e a Divisão Académica, na dependência directa do administrador;

A Direcção de Serviços de Construções, Manutenção e Espaços Verdes;

O Gabinete de Planeamento Físico;

O Gabinete de Informática;

O Gabinete de Relações Internacionais;

O Gabinete de Comunicação e Imagem;

A EDINOVA;

O Gabinete de Apoio ao Reitor;

O Gabinete Jurídico;

O Centro de Estudos de Sociologia (CEOS);

O Gabinete de Projectos Especiais.

Orienta e articula as actividades da Direcção de Serviços Administrativos e da Divisão Académica, de acordo com as orientações do reitor;

Informa e submete a despacho do reitor os assuntos relativos àqueles serviços;

Assina, conjuntamente com o reitor, os diplomas de concessão de graus e títulos académicos;

Distribui o pessoal pelos serviços da Reitoria e zela pela sua disciplina;

Assegura a necessária coordenação entre os secretários das faculdades;

Secretaria os órgãos de governo da Universidade e prepara todas as decisões aí tomadas.

A Secção de Pessoal;

A Secção de Expediente Geral e Arquivo.

Organizar, preparar e informar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à progressão, promoção, mobilidade, aposentação, exoneração, demissão e rescisão de contratos, do pessoal da Reitoria;

Organizar e informar os processos relativos ao provimento, acumulação de funções, exoneração, demissão e rescisão de contratos, bem como dar andamento aos processos de aposentação, do pessoal docente e não docente das unidades orgânicas da Universidade;

Manter actualizados os respectivos mapas de pessoal;

Instruir os processos relativos a escalões, faltas e licenças e elaborar os respectivos mapas, bem como emitir os cartões de identificação do pessoal da Reitoria;

Controlar a assiduidade e elaborar o respectivo mapa do pessoal da Reitoria;

Instruir os processos relativos à autorização de recuperação da remuneração de exercício do pessoal da Reitoria;

Elaborar o plano de formação do pessoal da Reitoria e assegurar a sua realização nas diversas entidades credenciadas para o efeito, bem como o seu acompanhamento;

Organizar e dar andamento aos processos de acidente em serviço do pessoal da Reitoria;

Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal da Reitoria, nos termos da lei;

Elaborar a lista de antiguidade do pessoal da Reitoria, bem como o balanço social;

Promover e acompanhar o processo de avaliação de funções e classificação de serviço do pessoal da Reitoria;

Acompanhamento e gestão dos ETI do pessoal docente e não docente da Universidade;

Processar as remunerações e outros abonos devidos ao pessoal da Reitoria;

Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente ao subsídio familiar e outros da mesma natureza, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte, e providenciar, em articulação com os outros serviços competentes, o seu processamento;

Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias e descontos ou reposições e quaisquer outras que lhes pertençam ou sejam devidas;

Instruir os processos relativos à autorização de prestação de trabalho extraordinário, nocturno, em dias de descanso e em feriados, bem como de pagamentos de serviços e deslocações de pessoal;

Instruir os processos relativos ao pagamento de subsídios atribuídos;

Proceder à inscrição na Caixa Geral de Aposentações, bem como na segurança social, do pessoal da Reitoria com vínculo à função pública e contratado, respectivamente;

Organizar e manter actualizado o arquivo da Secção, designadamente dos processos individuais do pessoal docente e não docente da Universidade.

Receber e expedir toda a correspondência, procedendo ao respectivo registo;

Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na Reitoria;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente e histórico de toda a correspondência e documentação que lhe for confiada;

Organizar e pôr em circulação o Diário da República, bem como outra documentação de consulta;

Proceder à divulgação de despachos e notas internas ou externas de que for incumbida.

A Secção de Orçamento e Conta;

A Secção de Património e Economato;

A Tesouraria.

Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas;

Assegurar a gestão dos recursos financeiros, contabilizar o seu movimento e promover os pagamentos autorizados;

Elaborar o plano de contas da Reitoria, de acordo com a legislação em vigor;

Elaborar o projecto de orçamento da Reitoria;

Organizar os processos de alteração orçamental da Reitoria, designadamente os de reforço e transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;

Informar os processos no que respeita a legalidade e cabimento de verba;

Elaborar as requisições de fundos;

Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, demonstração de resultados, mapas de execução orçamental de receita e de despesa, mapas de situação financeira e os anexos às demonstrações financeiras, e ainda organizar a conta de gerência da Reitoria a submeter à aprovação do conselho administrativo;

Elaborar os documentos de despesa e respectivas relações a submeter à apreciação dos órgãos competentes;

Efectuar o acompanhamento da execução orçamental, através do controlo da receita e da despesa;

Manter actualizado o arquivo da Secção.

Organizar e manter actualizado o inventário dos bens patrimoniais;

Assegurar o apetrechamento dos serviços, a conservação e distribuição dos artigos em estoque, bem como a gestão do armazém;

Velar pelo aproveitamento e manutenção do material, dos bens móveis, dos veículos e das instalações;

Organizar os processos de aquisições e a celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

Organizar e manter actualizados os dados contabilísticos relativos aos artigos em estoque;

Manter actualizado o arquivo da Secção.

Emitir e assinar os recibos necessários para a cobrança de receitas próprias dos serviços;

Dar entrada a todas as receitas;

Efectuar os pagamentos autorizados;

Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

Enviar mensalmente à Direcção-Geral do Tesouro e à Direcção-Geral do Orçamento os saldos das contas bancárias pertencentes à Reitoria;

Controlar o fundo de maneio atribuído aos diversos serviços da Reitoria;

Manter actualizado o arquivo da Tesouraria.

A Secção de Concursos e Provas Académicas;

A Secção de Formação Graduada e Pós-Graduada.

Registar e organizar os processos relativos à realização de concursos e provas com vista à progressão na carreira docente universitária e de investigação;

Organizar os processos conducentes à concessão de equivalência e de reconhecimento de habilitações de graus e títulos académicos;

Dar andamento aos processos relativos à obtenção de graus e títulos académicos honoríficos, assegurando a necessária articulação com o Gabinete de Comunicação e Imagem;

Informar os processos de registo dos diplomas do grau de doutor obtidos no estrangeiro e reconhecidos em Portugal, nos termos do Decreto-Lei n.º 216/97, de 18 de Agosto;

Emitir os diplomas e certidões comprovativas dos graus conferidos pela Universidade, bem como dos títulos honoríficos;

Transmitir e assegurar o cumprimento das orientações do reitor respeitantes, directa ou indirectamente, às matérias previstas nas alíneas anteriores.

Analisar e informar as propostas relativas à criação, reestruturação, alteração ou extinção de cursos de formação graduada e pós-graduada, alteração dos planos de estudos, bem como da fixação de grupos e disciplinas, ramos e especialidades de doutoramentos, propostos pelas unidades orgânicas que integram a UNL, e verificar a sua conformidade com a lei e regulamentos vigentes, com vista à sua aprovação pelo senado;

Publicitar, nos termos legais, as deliberações do senado universitário que tenham por objecto os actos a que se refere a alínea anterior;

Analisar e assegurar a necessária coordenação institucional no que respeita:

Analisar e informar sobre a conformidade com a política institucional dos protocolos de cooperação com outras instituições, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, de ensino, investigação ou outras.

Colaborar no planeamento e realizar a programação de investimentos e o acompanhamento orçamental dos programas e projectos;

Realizar os procedimentos contratuais com vista à construção, manutenção, conservação e segurança de imóveis da Universidade;

Acompanhar e coordenar o desenvolvimento de obras de novas instalações, de remodelação ou beneficiação das existentes;

Proceder à aprovação e à recepção provisória ou definitiva de obras adjudicadas pela Universidade;

Promover e coordenar a realização do inventário dos bens imóveis da Universidade, mantendo actualizado o respectivo cadastro, em articulação com a Divisão de Recursos Financeiros;

Manter um ficheiro actualizado sobre as características e o estado de conservação dos edifícios;

Propor medidas tendentes a assegurar uma adequada gestão, conservação ou segurança de espaços e instalações;

Propor, quando necessário, a realização de contratos de manutenção, conservação e segurança de instalações.

O Núcleo de Concursos e Obras exerce as suas atribuições na área dos edifícios novos e trabalhos de urbanização e espaços exteriores;

O Núcleo de Manutenção e Segurança intervém na área dos edifícios existentes e segurança interior e exterior;

O Núcleo de Espaços Verdes intervém na concepção, plantação e manutenção dos espaços verdes, árvores e vegetação em geral.

Preparar o planeamento físico da Universidade, em colaboração com o Gabinete de Apoio ao Reitor, no âmbito do planeamento estratégico;

Elaborar os programas preliminares dos novos edifícios da Universidade;

Assegurar e ou preparar a elaboração dos projectos que lhe forem solicitados;

Manter informação sobre indicadores de referência;

Manter um cadastro actualizado dos espaços da Universidade, segundo as diferentes tipologias.

Proceder ao estudo e análise dos requisitos a que os sistemas de informação deverão satisfazer para a sua adequação aos objectivos da Universidade;

Definir uma arquitectura da informação que responda às necessidades informacionais e funcionais dos serviços da Universidade;

Assegurar a integração das aplicações em desenvolvimento com as já existentes ou em desenvolvimento, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;

Apoiar o processamento de informação na Reitoria e na análise e ou desenvolvimento de novas aplicações necessárias ao seu funcionamento;

Gerir a rede informática da Reitoria, promovendo e desenvolvendo as comunicações no interior da Universidade;

Assegurar a permanente existência em boas condições de utilização do equipamento informático, quer o hardware quer o software;

Elaborar instruções adequadas à utilização dos equipamentos e aplicações informáticas existentes;

Estabelecer os critérios de confidencialidade e de privacidade dos dados e dos processos das aplicações;

Estudar e definir as regras de segurança das aplicações e os procedimentos de recuperação em caso de falha;

Realizar os estudos necessários à fundamentação de decisões conducentes à aquisição de equipamento informático.

Assegurar os contactos internacionais, particularmente com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, e prestar informações que lhe sejam solicitadas;

Preparar a participação do reitor ou de outros representantes da Universidade nas associações e redes (EUA, UNICA, LWU e outras) de que a Universidade é membro ou em que participa;

Gerir a participação da Universidade em programas europeus, nomeadamente o Programa SOCRATES;

Gerir o intercâmbio de docentes e estudantes no âmbito de programas internacionais;

Preparar as visitas de entidades estrangeiras à Universidade, quando solicitado;

Assegurar a existência de material informativo da Universidade em inglês e, quando necessário, noutras línguas.

Promover a imagem e preparar material de divulgação da Universidade em português, em inglês e noutras línguas, quando solicitado;

Manter actualizado o portal da Universidade;

Promover a edição de publicações periódicas informativas da Universidade;

Assegurar o contacto com a comunicação social, em coordenação com o Gabinete de Apoio ao Reitor e os diversos órgãos e unidades da Universidade;

Preparar a participação da Universidade em exposições e feiras em que deva estar representada;

Organizar cerimónias académicas;

Divulgar junto das unidades a realização de reuniões de carácter nacional e internacional, bem como de bolsas de estudo e cursos no estrangeiro;

Recolher e tratar a informação difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a Universidade;

Manter o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, designadamente universidades portuguesas;

Informar ou encaminhar para os serviços competentes os pedidos de informação que lhe sejam endereçados.

Apoiar o reitor em todos os assuntos do expediente diário;

Preparar a documentação para as reuniões do senado e dar andamento às suas deliberações, em conjugação com o administrador;

Coordenar os estudos de planeamento estratégico;

Coordenar a preparação do relatório e planos de desenvolvimento da Universidade;

Elaborar as actas das reuniões do senado e as suas secções;

Elaborar e manter actualizado o plano estatístico da Universidade e dos indicadores de referência.

Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica;

Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de averiguações;

Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais os órgãos da Universidade sejam parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;

Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo em que os órgãos da Universidade sejam parte;

Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da Universidade.

O lugar de administrador será provido de acordo com as normas aplicáveis ao pessoal dirigente, designadamente nos termos do artigo 3.º da Lei n.º 49/99, de 22 de Junho, por despacho do reitor, de entre licenciados que possuam aptidão e experiência profissional adequada ao exercício das respectivas funções;

O recrutamento para o ingresso na carreira de consultor jurídico far-se-á de entre licenciados em Direito, aplicando-se, quanto ao acesso, progressão e regime remuneratório, as regras definidas para a carreira técnica superior do regime geral.

Os dois chefe de repartição não habilitados com licenciatura para dois lugares de técnico superior de 1.ª classe do regime geral;

O chefe de repartição, licenciado em Direito, para um lugar do grupo de pessoal técnico superior, carreira de consultor jurídico, na categoria de consultor jurídico de 1.ª classe.