Resolução n.º 81/2002 (2.ª série)

Direcção de Serviços Académicos e de Pessoal (DSAP);

Direcção de Serviços Económico-Financeiros e de Património (DSEFP);

Direcção de Serviços de Documentação e Informação (DSDI);

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos e Projectos (DSGRP);

Assessoria;

Secretariado;

Gabinete de Informática.

Assegurar o expediente geral;

Assegurar o registo e distribuição pelos serviços da correspondência e outros documentos da FLUP;

Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados;

Assegurar a realização de outras tarefas de apoio aos restantes serviços que lhe forem cometidas;

Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa ao cadastro de pessoal.

Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção, provimento e formação, bem como à promoção, recondução, transferência, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação de pessoal;

Instruir os processos relativos a férias, faltas, acidentes de serviço, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro e dispensa de serviço docente;

Elaborar os mapas de assiduidade de todo o pessoal e as listas de antiguidade;

Instruir os processos relativos ao adiamento de obrigações militares do pessoal;

Organizar e manter actualizados os processos individuais de pessoal;

Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes às questões de pessoal;

Passar declarações de tempo de serviço, de exercício de funções do pessoal e de vencimentos e descontos.

Prestar informações sobre as condições de ingresso e de frequência nos cursos de licenciatura da FLUP;

Elaborar avisos relativos a matrículas e inscrições, reingressos, mudanças de curso, transferências, concursos especiais e dos diversos actos académicos;

Executar todo o serviço respeitante às matrículas e inscrições;

Proceder ao registo, em suporte informático, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos, bem como preparar os elementos para emissão de cartões;

Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, licenciatura e outras que não sejam de natureza reservada;

Preparar os elementos relativos aos alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística, dos órgãos competentes do Ministério e ainda destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras;

Organizar os processos conducentes à concessão de equivalências a nível de alunos de licenciatura;

Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço dos alunos de licenciatura.

Prestar informações sobre as condições de ingresso e de frequência dos cursos de doutoramento, mestrado e pós-graduação da FLUP;

Organizar e preparar processos relativos aos cursos de doutoramento, mestrado e pós-graduação, designadamente quanto a candidaturas, inscrições, frequências e aproveitamento final;

Proceder ao registo, em suporte informático, de todos os actos respeitantes aos alunos, organizando e mantendo actualizado o arquivo dos respectivos processos individuais;

Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, conclusão e outras relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

Preparar os elementos para emissão dos cartões dos alunos;

Organizar os processos conducentes à concessão de equivalências, ao reconhecimento de habilitações, mestrados e doutoramentos;

Preparar os elementos relativos aos alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística, dos órgãos competentes do Ministério e ainda destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras;

Elaborar editais e avisos relativos a inscrições de pós-graduação, mestrados, doutoramentos e respectivas provas académicas;

Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço dos alunos de pós-graduação.

Executar a escrituração respeitante à contabilidade da FLUP;

Organizar os processos de alteração orçamental da FLUP, designadamente os de reforço, transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;

Elaborar os documentos de prestação de contas, a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;

Colaborar na prestação de contas relativas a projectos de I & D;

Elaborar e processar as requisições de fundos;

Elaborar as relações de documentos de despesa, a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços e deslocações de pessoal;

Elaborar as guias e relações para a entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias de retenções na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhe pertençam e lhes sejam devidas;

Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

Organizar a conta de gerência da FLUP a submeter a julgamento do Tribunal de Contas;

Emitir balancetes relativos aos diferentes centros de custo;

Emitir a facturação da FLUP;

Manter actualizado o arquivo dos documentos contabilísticos.

Assegurar o apetrechamento dos serviços da FLUP, a conservação e distribuição dos artigos em armazém, bem como a gestão deste;

Organizar os processos de aquisição e a celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

Promover os concursos e processos para a adjudicação de bens e serviços, de acordo com as disposições legais vigentes;

Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes às aquisições de bens e serviços da FLUP;

Organizar e manter actualizados os dados contabilísticos dos artigos em armazém;

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da FLUP;

Proceder à relevação contabilística de todos os movimentos patrimoniais, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;

Manter actualizada a base de dados relativa a terceiros;

Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção.

Preencher e assinar os recibos necessários para o levantamento dos fundos orçamentais e para a cobrança dos rendimentos próprios da FLUP;

Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas por que é responsável o conselho administrativo;

Efectuar os pagamentos aprovados e autorizados e ainda os respeitantes aos benefícios sociais;

Devolver diariamente aos Serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados;

Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Preparar os elementos necessários, para a elaboração do orçamento privativo da FLUP;

Fazer o acompanhamento da execução orçamental da FLUP, apresentando à Direcção de Serviços a sua evolução;

Promover a aplicação do estipulado no POC-Edu na FLUP;

Elaborar e tratar a informação solicitada, pelos órgãos de gestão à Direcção de Serviços, relativa a questões económico-financeiras;

Executar os estudos técnico-económicos e de índole financeira que forem solicitados à Direcção de Serviços pelos órgãos de gestão;

Colaborar na elaboração da conta de gerência.

Conceber e planear serviços e sistemas de informação;

Estabelecer e aplicar critérios de organização e de funcionamento dos serviços;

Coordenar e gerir, em articulação com os órgãos de gestão da FLUP, os recursos humanos, materiais e financeiros necessários às actividades desenvolvidas e proceder à avaliação dos resultados;

Proceder à gestão e controlo do processo de aquisição de bibliografia;

Proceder ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;

Proceder à cotação e arrumação da documentação tecnicamente tratada;

Desenvolver e adaptar sistemas de tratamento informatizado da documentação;

Definir procedimentos de recuperação, exploração e difusão da informação, de acordo com as necessidades do utilizador;

Manter um serviço de difusão selectiva da informação, visando o apoio à investigação;

Desenvolver e manter condições para a efectivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

Coordenar e manter um serviço de empréstimo interbibliotecas com bibliotecas nacionais e estrangeiras;

Organizar e coordenar as actividades desenvolvidas no âmbito do tratamento e utilização de documentação multimédia;

Preparar e produzir instrumentos de apoio ao ensino e à investigação;

Cooperar com serviços e instituições afins, tendo em vista a partilha de informação e de recursos;

Garantir a formação e apoio técnico às bibliotecas especializadas e promover, apoiar e realizar acções de formação profissional e de formação de utilizadores;

Desenvolver trabalhos de investigação na área das ciências da informação e documentação;

Colaborar na organização de iniciativas culturais, nomeadamente em exposições bibliográficas e documentais, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter actualizado o catálogo colectivo dos núcleos bibliográficos existentes na FLUP;

Manter actualizada e divulgar a base de dados da bibliografia científica desenvolvida na FLUP;

Assegurar a distribuição, por permuta, das publicações da FLUP de acordo com as orientações dos respectivos coordenadores;

Manter e desenvolver a cooperação em projectos nacionais e internacionais, na área das ciências documentais, nomeadamente nos âmbitos da conversão retrospectiva, indexação, PORBASE e edição electrónica;

Manter organizado o arquivo corrente de toda a actividade dos serviços;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Dar apoio, em todas as suas vertentes, à investigação especializada desenvolvida nos institutos e departamentos;

Proceder ao tratamento preliminar (registo, carimbagem e cotação) e ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;

Assegurar o funcionamento dos serviços de leitura, de presença e de empréstimo domiciliário;

Zelar pela segurança dos acervos documentais existentes;

Elaborar e manter devidamente organizados e actualizados os instrumentos de pesquisa necessários a um desempenho eficiente do serviço;

Cooperar com a Biblioteca Central na manutenção do catálogo colectivo da FLUP;

Apoiar acções de difusão cultural, nomeadamente exposições, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter organizado um arquivo corrente de actividades desenvolvidas no serviço;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Colaborar na gestão de documentos relativos a operações e procedimentos que visem a racionalização e eficácia na criação, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio e na remessa para o arquivo definitivo;

Integrar o grupo de trabalho que define os prazos de conservação da documentação administrativa que é produzida e recebida pelo estabelecimento, a qual não esteja abrangida pelas normas legais de conservação;

Respeitar prazos legalmente fixados quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o Arquivo Central;

Promover e controlar a incorporação de nova documentação;

Receber, conferir, registar e ordenar toda a documentação e conservá-la;

Rectificar e ou substituir as pastas ou caixas de acondicionamento da documentação;

Zelar pela segurança dos acervos documentais existentes;

Elaborar e manter devidamente organizados e actualizados os instrumentos de pesquisa necessários a um desempenho eficiente do serviço;

Superintender e apoiar o serviço de consulta;

Dar autorização técnica sobre os empréstimos, a coordenação e a difusão dos acervos documentais;

Fornecer toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim;

Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços, mediante as necessárias autorizações;

Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

Promover e manter a cooperação com o Arquivo da Universidade do Porto no sentido de garantir a aplicação de critérios de normalização e de uniformização no tratamento da documentação de arquivo;

Promover acções de difusão cultural, nomeadamente exposições, seminários, colóquios, conferências, etc.;

Manter organizado um arquivo corrente de actividades desenvolvidas no serviço;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Elaborar estudos específicos sobre programas nacionais e internacionais com vista à preparação de candidaturas a financiamentos;

Estudar e programar a componente económica e financeira do envolvimento da FLUP em projectos e programas, em colaboração com a Direcção de Serviços Económico-Financeiros e de Património;

Prestar apoio técnico à organização e preparação de candidaturas, no âmbito de concursos nacionais e internacionais, a prémios, bolsas, programas e projectos;

Apoiar a gestão de projectos e unidades de investigação;

Elaborar o Guia do Estudante em colaboração com o Gabinete de Informática;

Elaborar traduções de documentos científicos e administrativos;

Promover o envolvimento da FLUP em programas internacionais de mobilidade académica, através do estabelecimento de contactos com outras universidades e empresas;

Promover programas de mobilidade de docentes, alunos e outro pessoal;

Receber e acompanhar as candidaturas dos estudantes estrangeiros para a realização de um período de estudos na FLUP, prestando, sempre que possível, orientação à sua chegada e apoio na obtenção de alojamento;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Promover a formação contínua não especializada para pessoal docente e não docente, a formação contínua especializada e a formação profissional;

Apoiar a elaboração e a divulgação de planos de formação; coordenar a realização dos cursos formação e garantir a avaliação dos mesmos;

Apoiar a organização e divulgação, no País e no estrangeiro, de todos os cursos livres e de outras acções de formação desenvolvidas pela FLUP, em colaboração com os responsáveis científicos das iniciativas;

Organizar uma base de dados actualizada relativa a formadores, formandos e escolas públicas e particulares;

Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa a pedidos e ofertas de emprego e de estágios para licenciados e pós-graduados da FLUP tendo em vista a sua integração profissional;

Elaborar uma base de dados dos alunos e antigos alunos da FLUP utentes do serviço;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Apoiar, em cooperação com a Assessoria, a preparação e o acompanhamento da avaliação externa dos cursos da FLUP;

Divulgar as licenciaturas da FLUP nas escolas secundárias com vista à inserção de novos alunos na FLUP;

Promover a articulação com a AEFLUP;

Colaborar na organização de reuniões, conferências, congressos e outros eventos similares;

Organizar o calendário das actividades culturais a realizar anualmente na FLUP;

Assegurar os contactos da FLUP com os órgãos de comunicação social;

Assegurar todos os serviços de carácter protocolar em que estejam envolvidos membros dos órgãos de gestão da FLUP;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

A gestão dos edifícios, nomeadamente a nível da vigilância, portaria, limpeza, ocupação de salas, sinalética e afixação de informação;

Coordenar o pessoal auxiliar técnico;

Proceder à gestão de conteúdos do portal;

Difundir a informação referente aos órgãos de gestão da FLUP;

Elaborar o boletim informativo da FLUP;

Prestar apoio logístico à organização de reuniões, conferências, congressos e outros eventos similares;

Assegurar a manutenção e funcionamento de um posto de primeiros socorros;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Zelar pelo cumprimento das determinações relativas à manutenção e segurança das instalações, pessoal e equipamentos da FLUP;

Promover a execução de obras de conservação/reparação ou de simples arranjo das instalações;

Submeter os planos de execução de obras à aprovação superior;

Preparar os concursos de adjudicação de obras, de acordo com as disposições legais vigentes;

Acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento das obras;

Proceder à elaboração dos autos de recepção provisória e definitiva das obras adjudicadas;

Emitir pareceres, em colaboração com o economato, sobre a aquisição de imóveis;

Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais;

Assegurar o correio interno e externo;

Coordenar a utilização das viaturas da FLUP e assegurar a sua manutenção;

Assegurar o funcionamento das comunicações telefónicas;

Coordenar e assegurar o funcionamento e a manutenção da Reprografia;

Coordenar a reprodução de textos de apoio ao ensino, à investigação e à divulgação da FLUP;

Coordenar o desenvolvimento de serviços nas áreas de iconografia, tratamento gráfico, reprografia, encadernações e contratos de aquisição e revisão de equipamento;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

Elaborar os estudos e pareceres de natureza técnica, administrativa, jurídica e financeira, relativos à gestão da FLUP;

Instruir os inquéritos ou processos disciplinares ordenados pelos órgãos legalmente competentes;

Recolher, sistematizar e divulgar a legislação e toda a informação interna e externa com interesse geral para a FLUP;

Elaborar estudos específicos, sempre que solicitado, dos e para os vários serviços existentes na FLUP;

Apoiar a celebração de protocolos;

Compilar a informação e acompanhar a preparação dos relatórios de actividades do conselho directivo;

Acompanhar os processos de avaliação interna dos cursos da FLUP;

Apoiar, com a colaboração do Gabinete de Formação e Relações com o Exterior, a preparação e acompanhamento da avaliação externa dos cursos da FLUP;

Apoiar a elaboração de publicações de reconhecido interesse para a FLUP.

Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, entrega de correspondência, convocatórias várias e informações dos conselhos directivo, científico e pedagógico;

Assegurar as tarefas inerentes ao apoio administrativo da Assessoria;

Secretariar o acompanhamento dos processos de avaliação interna e externa dos cursos da FLUP;

Manter actualizadas a bases de dados respeitantes aos diferentes órgãos de gestão da FLUP.

Assegurar e coordenar a gestão de todo o parque informático da FLUP, incluindo o sistema de relógio de ponto, e a implementação de políticas de manutenção;

Emitir pareceres e elaborar propostas sobre a aquisição do equipamento informático e software solicitado pelos Departamentos, Serviços e docentes da FLUP;

Assegurar a gestão e o licenciamento do software existente;

Disponibilizar e gerir as infra-estruturas de comunicação de redes de dados e garantir o seu normal funcionamento;

Assegurar a ligação adequada da rede interna da FLUP com o exterior;

Estudar, desenvolver e implementar medidas de segurança dos recursos lógicos e físicos disponíveis;

Administrar e assegurar a manutenção dos sistemas informáticos, bases de dados e aplicações informáticas existentes;

Proceder à gestão do portal da FLUP;

Assegurar a gestão/manutenção dos servidores WWW, correio electrónico, firewall;

Assegurar a gestão, manutenção e optimização dos servidores da área administrativa, financeira e do sistema integrado de bibliotecas;

Proceder à implementação de procedimentos de protecção e integridade da informação;

Orientar e assegurar a informatização da gestão dos serviços e apoiar o desenvolvimento de soluções que melhor satisfaçam as necessidades da FLUP;

Promover a formação no domínio da informática, tanto a nível interno como externo;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente respeitante às actividades desenvolvidas pelo Gabinete;

Elaborar um relatório anual e um plano de actividades.

O director de Serviços Académicos e de Pessoal para a Direcção de Serviços Académicos e de Pessoal;

O director de Serviços Económico-Financeiros e de Património para a Direcção de Serviços Económico-Financeiros e de Património;

O director de Serviços de Documentação e Informação para a Direcção de Serviços de Documentação e Informação.