Resolução n.º 82/2002 (2.ª série)

O conselho geral;

A direcção;

O conselho administrativo.

A pedido da direcção;

A pedido da maioria dos membros do conselho, com indicação de uma proposta de ordem de trabalhos.

Conselho do departamento;

Comissão executiva.

Director do departamento;

Responsáveis pelos serviços do departamento, se existirem;

Um representante de cada faculdade ou instituto da UP que participe em actividades desenvolvidas pelo departamento ou que usufrua de serviços prestados pelo departamento;

Até cinco individualidades que exerçam actividade em entidades de relevo, nomeadamente as que prossigam actividades de carácter científico, técnico, cultural ou de financiamento nas áreas de actuação do departamento.

Pronunciar-se, a pedido da direcção do IRIC-UP, sobre a proposta de regulamento do departamento a submeter à aprovação do conselho geral do IRIC-UP;

Apreciar os relatórios de actividades e contas, os planos de actividades e orçamento e os planos estratégicos do departamento e submetê-los à aprovação da direcção do IRIC-UP;

Pronunciar-se sobre todas as matérias que lhe forem submetidas para apreciação.

Designar os vogais da comissão executiva;

Convocar e conduzir as reuniões do conselho do departamento e da comissão executiva;

Representar o departamento;

Divulgar e promover as actividades do departamento junto dos potenciais interessados e zelar pela sua qualidade;

Exercer, em permanência, as competências que lhe forem delegadas pela comissão executiva.

Director do departamento;

Três ou cinco vogais, em número a fixar no regulamento do departamento, um dos quais, pelo menos, deverá ser exterior ao departamento, e indicados pelo director do departamento.

Dirigir o departamento de acordo com a legislação em vigor, com as normas do IRIC-UP e com as decisões e orientações estabelecidas pelo conselho do departamento;

Gerir os meios humanos e materiais postos à disposição do departamento, de acordo com as dotações orçamentais que lhe forem atribuídas pelos órgãos de gestão do IRIC-UP;

Assegurar a coordenação entre os diferentes serviços, se existirem, e nomear os respectivos responsáveis;

Designar, sob proposta do director do departamento, os representantes do departamento a quaisquer órgãos de gestão ou comissões;

Apresentar propostas de nomeação e contratação de pessoal;

Apresentar propostas de constituição dos júris associados à contratação e promoção do pessoal adstrito ao departamento;

Preparar e propor à direcção do IRIC-UP o estabelecimento de convénios, de acordos e de contratos de prestação de serviços;

Criar e extinguir secções, ouvido o conselho do departamento;

Nomear e destituir os responsáveis dos serviços do departamento, quando existam;

Zelar pela boa conservação das instalações e do equipamento afecto ao departamento, de acordo com os meios para esse fim disponibilizados pelos órgãos de gestão do IRIC-UP;

Elaborar e apresentar anualmente ao conselho do departamento o relatório de actividades e contas relativo ao exercício e plano de actividades e orçamento relativo ao exercício seguinte;

Preparar as reuniões do conselho do departamento.

Secretaria;

Serviço de Relações Externas;

Tesouraria.

Unidade de Administração Financeira e Patrimonial;

Unidade de Recursos Humanos e Expediente;

Unidade Académica.

Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

Assegurar a gestão dos recursos financeiros, contabilizar o seu movimento e promover os pagamentos autorizados;

Implementar a contabilidade patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor, tendo como objectivo realizar, numa base regular e de forma integrada, a análise de eficiência e eficácia;

Elaborar o plano de contas do IRIC-UP, de acordo com a legislação em vigor;

Elaborar balancetes globais e por centros de custo;

Elaborar toda a facturação das actividades exercidas para o exterior;

Elaborar as conciliações bancárias;

Elaborar os livros oficiais, em formato impresso por computador, sempre que legalmente possível;

Elaborar todas as estatísticas relativas à parte financeira solicitadas pela direcção;

Assegurar a execução financeira dos projectos realizados pelo IRIC-UP e proceder à prestação de contas dos mesmos às entidades financiadoras, sempre que necessário;

Organizar a conta de gerência do IRIC-UP a submeter a julgamento do Tribunal de Contas;

Elaborar o projecto de orçamento do IRIC-UP;

Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;

Informar os processos no que respeita a legalidade e cabimento de verba;

Elaborar as requisições de fundos;

Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, demonstração de resultados, mapas de execução orçamental - de receita e despesa -, mapas de fluxo de caixa, mapas de situação financeira e os anexos às demonstrações financeiras, de acordo com a legislação em vigor;

Elaborar os documentos de despesa a submeter à apreciação dos órgãos competentes e respectivas relações;

Efectuar o acompanhamento da execução orçamental, através do controlo da receita e da despesa e de fluxos de caixa e elaborar periodicamente as peças de síntese e os mapas previstos no plano de contabilidade;

Processar os vencimentos e outros abonos devidos ao pessoal do IRIC-UP e elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias e descontos ou reposições e quaisquer outras que lhes pertençam ou sejam devidas;

Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias e de pagamento de serviços e deslocações de pessoal;

Organizar os processos de aquisições e a celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes, e assegurar o apetrechamento dos serviços, a conservação e distribuição dos artigos em stock, bem como a gestão do armazém;

Organizar e manter actualizados os dados contabilísticos relativos aos artigos em stock;

Proceder à relevação contabilística de todos os movimentos patrimoniais, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;

Organizar concursos públicos para exploração de espaços ou serviços internos;

Proceder ao registo do património (inventário), incluindo etiquetagem dos bens. Proceder ao abate de bens deteriorados ou inservíveis no inventário;

Manter actualizado o arquivo da Unidade.

Organizar, lançar e manter actualizada a base de dados e respectivo cadastro individual referente a todo o movimento de pessoal;

Instruir e acompanhar os processos de provimento, recondução, nomeação definitiva, rescisão, demissão, aposentação e revisões contratuais;

Instruir os processos relativos a acumulações, requisições, transferências, colaborações, faltas e licenças, equiparações a bolseiro e dispensas de serviço docente;

Elaborar os mapas de faltas e licenças e proceder ao controlo da assiduidade;

Assegurar a informação necessária ao processamento de remunerações e demais abonos e respectivos descontos;

Instruir os processos relativos à autorização de recuperação de vencimento;

Proceder à elaboração de listas de antiguidade, listas nominativas e de pessoal em formação;

Elaborar mapas de pessoal para a conta de gerência;

Elaborar o balanço social e o recenseamento da função pública;

Planear as necessidades de recursos humanos e elaborar propostas sobre a política de pessoal e de aplicação de técnicas de gestão de recursos humanos;

Organizar e acompanhar os processos de recrutamento e selecção de recursos humanos, incluindo os processos relativos a contratos a termo certo, tarefa, avença e bolsas de investigação, assegurar apoio aos júris de concurso e elaborar programas de provas para concursos;

Instruir os processos relativos à classificação de serviço;

Instruir e acompanhar os processos relativos à Caixa Geral de Aposentações, ADSE, benefícios sociais de pessoal e familiares e acidentes de serviço;

Proceder à inscrição na Caixa Geral de Aposentações do pessoal do IRIC-UP e proceder à inscrição na segurança social do pessoal a prestar serviço no IRIC-UP sem vínculo à função pública;

Promover o acolhimento e integração dos recursos humanos e elaborar e manter o respectivo manual de acolhimento e integração;

Actualizar e divulgar os procedimentos relativos aos recursos humanos no Sistema de Informação do IRIC-UP;

Providenciar a actualização dos quadros de pessoal na sequência de alterações introduzidas nos mesmos;

Emitir os cartões de identificação do pessoal do IRIC-UP;

Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal;

Recepcionar, registar e distribuir toda a correspondência recebida no IRIC-UP;

Registar e expedir toda a correspondência originada no IRIC-UP, incluindo correio expresso;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente de toda a correspondência e dos processos individuais de todo o pessoal do IRIC-UP.

Efectuar todos os procedimentos relativos a matrículas e inscrições dos alunos de todos os tipos de acções de formação levadas a cabo no IRIC-UP;

Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar de todos os alunos que frequentem acções de formação no IRIC-UP, incluindo o respectivo tratamento informático;

Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos que frequentem o IRIC-UP;

Emitir certidões, declarações, certificados e outros diplomas relativos às acções de formação realizadas pelo IRIC-UP;

Prestar informações aos utentes sobre os procedimentos a seu cargo;

Conferir o pagamento de propinas ou taxas de inscrição;

Emitir cartões dos alunos;

Prestar informações aos órgãos de gestão do IRIC-UP sobre os serviços a cargo;

Efectuar o processamento de requerimentos;

Colaborar na preparação do material de propaganda relativo aos cursos ou acções de formação.

Colaborar na organização de conferências, exposições, congressos, reuniões e outras actividades de carácter científico, cultural, social e recreativo;

Apoiar as actividades desenvolvidas no âmbito das relações com outras instituições;

Proceder à divulgação interna dos programas de financiamento disponíveis;

Promover a participação do IRIC-UP em programas nacionais e internacionais;

Elaborar contratos para os projectos financiados;

Apoiar a apresentação de candidaturas de projectos a programas de financiamento;

Apoiar a elaboração de relatórios de projectos para as entidades financiadoras;

Elaborar estatísticas de I & D;

Recolher a informação, as normas e os programas relativos à cooperação e intercâmbio entre instituições de investigação, ensino superior e formação profissional, nacionais e estrangeiras, tendo em vista o relacionamento do IRIC-UP com essas instituições e a participação de docentes e alunos em tais programas;

Estabelecer contactos exploratórios e propostas de cooperação e intercâmbio com instituições congéneres e empresas, nacionais e estrangeiras, e prestar apoio na realização dos protocolos e dos programas que vierem a ser estabelecidos;

Assegurar a difusão da informação respeitante às oportunidades de participação e à concretização desta no âmbito de programas de cooperação e intercâmbio, nacionais e internacionais, bem como acompanhar e prestar apoio aos envolvidos em tais programas;

Elaborar o plano de actividades e orçamento da Unidade, bem como o respectivo relatório anual de actividades.

Preencher e assinar os recibos necessários para a cobrança dos rendimentos próprios dos serviços e outros;

Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas;

Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados e ainda os respeitantes aos benefícios sociais;

Devolver aos serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados;

Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entrada de valores;

Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

Enviar à Direcção-Geral do Tesouro e à Direcção-Geral do Orçamento os saldos das contas bancárias pertencentes ao IRIC-UP.