Resolução n.º 50/2003 (2.ª série)

O Gabinete de Protocolo;

A Divisão Académica;

O Serviço de Apoio ao Reitor;

O Gabinete de Comunicação, Informação e Imagem;

A Assessoria Jurídica;

O Gabinete de Apoio a Projectos;

O Gabinete de Relações Internacionais.

Estabelecer, de acordo com orientações do reitor, contactos com as unidades orgânicas da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;

Superintender, de acordo com orientações do reitor, nos assuntos de protocolo a cargo da Reitoria;

Coordenar a organização de sessões solenes, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico, cultural ou recreativo promovidas ou apoiadas pela Reitoria.

Secretaria da Divisão Académica;

Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural.

Organizar os processos relativos à realização de provas de doutoramento e de agregação e controlar a respectiva evolução;

Organizar e controlar os processos conducentes à concessão de equivalências e de equiparações de graus nos casos em que a respectiva competência não tenha sido delegada nas escolas;

Assegurar o desenvolvimento dos processos de criação, modificação ou extinção de cursos de graduação ou pós-graduação submetidos para aprovação superior;

Coordenar os procedimentos relativos ao andamento das propostas relativas à fixação ou alteração dos planos de estudos;

Assegurar a publicação, nos termos legais, dos planos de estudos ou sua alteração;

Promover a tramitação e o controlo dos processos relativos à abertura de concursos para a admissão ou progressão de carreira de pessoal docente e investigador.

Preparar e distribuir por todos os membros de cada um dos órgãos, com a antecedência devida, a documentação relativa às matérias a apreciar em cada sessão;

Dar andamento a todas as deliberações dos diversos órgãos, em articulação com os respectivos secretários;

Proceder à divulgação pelos meios e formas previstos nos regulamentos aplicáveis dos textos finais das deliberações dos diferentes órgãos, com indicação das datas da sua entrada em vigor;

Organizar e manter actualizado o registo das decisões, de modo a poder prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos nelas tratados;

Organizar e manter actualizado um ficheiro relativo aos membros de cada órgão de modo a permitir a organização em tempo útil das respectivas eleições;

Elaborar as actas das reuniões dos diversos órgãos, em articulação com os respectivos secretários, bem como proceder ao seu envio a todos os membros.

Gabinete do Reitor;

Secretaria da Reitoria.

Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente associado ao Gabinete;

Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do reitor e à representação da Universidade;

Recolher e sistematizar a legislação com interesse para os serviços;

Organizar a recolha de dados e proceder ao respectivo tratamento de modo a informatizar o funcionamento dos serviços;

Elaborar estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;

Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do reitor.

Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;

Organizar o arquivo geral da Reitoria e assegurar o seu funcionamento;

Realizar todo o expediente relativo às publicações na imprensa oficial referente à Reitoria ou superiormente determinado;

Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directrizes imanadas da Reitoria;

Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução.

Superintender, de acordo com as orientações do reitor, nos assuntos de comunicação e imagem a cargo da Reitoria;

Cooperar com a Reitoria na definição de políticas e estratégias de comunicação e imagem;

Estabelecer, de acordo com orientações do reitor, contactos com as unidades orgânicas da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;

Assegurar a criação de materiais informativos e promocionais, assim como a organização de iniciativas e projectos, que projectem e divulguem a instituição;

Garantir o contacto com os meios de comunicação social e acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a instituição;

Promover a avaliação/balanço das actividades desenvolvidas no âmbito das atribuições do Gabinete através da recolha, tratamento e análise de dados relevantes.

Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos jurídicos sobre quaisquer assuntos que lhe sejam submetidos;

Preparar os projectos de resposta nos recursos e outros processos de contencioso administrativo de que sejam notificados para responder a órgãos ou presidentes de órgãos da Universidade;

Acompanhar o andamento dos processos referidos na alínea anterior e exercer, através dos juristas para o efeito nomeados, os poderes processuais conferidos na Lei de Processo nos Tribunais Administrativos à autoridade recorrida ou requerida;

Intervir, quando a lei o permita e seja solicitada, em processos de averiguações ou disciplinares;

Colaborar, quando solicitada, na preparação ou apreciação de projectos de regulamentos;

Apoiar juridicamente as reuniões dos júris de concursos documentais para provimento de lugares do quadro de pessoal docente, quando para tal for solicitada pelo presidente do júri.

Dinamizar e preparar candidaturas a programas financiadores de I&D;

Prestar apoio jurídico e administrativo na negociação e execução de contratos de I&D;

Elaborar estudos e pareceres e proceder ao tratamento de informação científica e técnica no domínio da actividade científica das diferentes unidades de investigação;

Promover a captação de recursos financeiros para actividades de investigação;

Promover a necessária articulação entre todos os interlocutores para a promoção institucional específica da investigação no exterior;

Assegurar a formação especializada dos recursos humanos envolvidos no domínio específico do acompanhamento e avaliação de projectos de I&D das unidades de investigação;

Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projectos de investigação de financiamento nacional e às intervenções dos diferentes fundos estruturais, nomeadamente FEDER, INTERREG e outros fundos externos;

Assegurar a realização administrativa e financeira dos projectos acompanhando a respectiva execução;

Proceder às acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

Organizar e promover os pedidos de pagamentos de saldos;

Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos.

Coordenar e apoiar as acções de relação e cooperação internacional da Universidade no âmbito da internacionalização do ensino/cooperação e mobilidade académica;

Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respectivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;

Divulgar, promover, apoiar, implementar e monitorar internamente todas as iniciativas que se enquadrem no âmbito de acção do Gabinete de Relações Internacionais;

Estabelecer contactos e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de acção;

Promover, apoiar, implementar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos nacionais e estrangeiros;

Prestar informações, que estejam directamente relacionadas com o seu âmbito de actuação, acerca da Universidade do Minho;

Estabelecer com os serviços da Universidade do Minho os contactos e a colaboração necessários à prossecução das suas atribuições;

Desempenhar o papel de gabinete de informação e ligação da Universidade com as redes internacionais de que é membro;

Apresentar-se como centro de informação actualizada com base na documentação recebida de instituições de ensino superior nacionais e estrangeiras e das Comunidades Europeias no que respeita principalmente aos programas comunitários de cooperação e mobilidade académica.

A Direcção de Recursos Humanos;

A Direcção Financeira e Patrimonial;

O Gabinete de Sistemas de Informação;

O Gabinete de Organização e Auditoria.

Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios administrativo e de pessoal e coadjuvar, de forma geral, o reitor no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas;

Dar parecer e submeter a despacho do reitor os assuntos relativos aos sectores de si dependentes e de que não haja delegação;

Coordenar tecnicamente a acção dos responsáveis administrativos das escolas, unidades de apoio e unidades culturais por forma a garantir a normalização e uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do sistema de articulações entre a Direcção de Recursos Humanos e os restantes serviços;

Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo reitor;

Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei.

Núcleo de Contratação, Expediente e Arquivo;

Núcleo de Abonos, Assiduidade e Segurança Social;

Núcleo de Informação e Desenvolvimento de Recursos Humanos.

Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, progressão, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal;

Instruir os processos relativos a acumulação e classificação de serviço;

Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro e dispensas de serviço docente;

Elaborar os termos de posse do pessoal;

Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados, garantindo a confidencialidade dos dados registados;

Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal exigidas por lei;

Elaborar as listas de antiguidade do pessoal;

Preparar os elementos necessários à conta de gerência no que se refere a pessoal;

Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social, bem como outros elementos relativos a pessoal para publicações da Universidade.

Sector de Abonos;

Sector de Assiduidade e Segurança Social.

Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e respectivos descontos;

Organizar o serviço referente a obrigações fiscais;

Instruir os processos relativos à prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços, de vencimentos de exercício, de deslocações e ajudas de custo;

Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Instruir os processos relativos a faltas e licenças e elaborar os respectivos mapas;

Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono de família, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte;

Proceder à inscrição na segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade sem vínculo à função pública;

Organizar e dar andamento aos processos de acidente em serviço;

Fomentar o alargamento, no âmbito da Universidade, da fruição, pelo respectivo pessoal, de regalias sociais, tais como assistência médica e medicamentosa, subsídios de formação escolar para os descendentes e suplementos diversos;

Organizar os processos relativos ao seguro do pessoal que a ele tenha direito;

Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;

Acompanhar, informar e assistir tecnicamente as acções referentes aos processos de recrutamento e selecção do pessoal não docente;

Promover acções de acolhimento e integração dos funcionários, assegurando a sua identificação com a natureza, os objectivos, as finalidades e a cultura da instituição;

Proceder ao levantamento de necessidades de formação, elaborar e propor os planos e os programas adequados à valorização profissional dos funcionários em conexão com as exigências das funções e a estrutura e dinâmica das carreiras profissionais;

Promover a realização de acções de aperfeiçoamento profissional, internas e externas, e organizar os processos de acompanhamento e avaliação;

Preparar, actualizar e propor medidas de sensibilização, informação e formação necessárias à aplicação da avaliação do desempenho e incumbir-se da respectiva divulgação e aplicação;

Analisar e consolidar o balanço social;

Preparar e organizar elementos e indicadores necessários à preparação de outros instrumentos de análise social;

Realizar estudos, com base nos resultados da análise social, visando o desenvolvimento das técnicas relativas à gestão integrada dos recursos humanos.

Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial e coadjuvar, de forma geral, o reitor no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas;

Promover a elaboração do plano de actividades, do projecto de orçamento e dos planos financeiros plurianuais e assegurar o seu acompanhamento e avaliação, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas tendo em vista os objectivos a atingir;

Dar parecer e submeter a despacho do reitor os assuntos relativos aos sectores de si dependentes e de que não haja delegação;

Coordenar tecnicamente a acção dos responsáveis administrativos das escolas, unidades de apoio e unidades culturais por forma a garantir a normalização e uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do sistema de articulações entre a Direcção Financeira e Patrimonial e os restantes serviços;

Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo reitor;

Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei.

Núcleo de Contabilidade;

Núcleo de Aprovisionamento e Património;

Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos;

Sector dos Correios.

Sector de Contabilidade;

Sector de Tesouraria.

Executar a escrituração e preparar o expediente referente à contabilidade;

Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;

Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente;

Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projectos de orçamentos e realizar a sua conclusão;

Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, pelo conselho administrativo da Universidade ao Tribunal de Contas;

Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao conselho administrativo da Universidade;

Escriturar, de acordo com as normas em vigor, todas as receitas da Universidade e promover o seu depósito;

Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais;

Informar todos os assuntos que corram pela secção e que devam ser despachados superiormente;

Passar certidões ou declarações solicitadas sobre matérias das suas atribuições depois do competente requerimento devidamente despachado;

Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade no que respeita aos assuntos tratados pela secção;

Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas.

Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade e apresentá-los à assinatura do reitor ou vogal do conselho administrativo da Universidade para o efeito designado;

Efectuar os competentes registos e proceder aos respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade por que o conselho administrativo é responsável;

Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo, incluindo os abonos a pessoal e seus benefícios sociais;

Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas pela Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta;

Manter rigorosamente actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre e em depósito;

Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao conselho administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior.

Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento dos Serviços Centrais e promover a adequada gestão dos respectivos stocks;

Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável;

Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;

Zelar pela conservação e adequada gestão do equipamento dos Serviços Centrais e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;

Centralizar todos os elementos relativos a viaturas e preencher os mapas a enviar à Direcção-Geral do Património do Estado;

Organizar os processos de aquisição das viaturas, nos termos das disposições legais vigentes.

Apoiar os serviços da Reitoria nos processos de gestão e contabilização dos custos da frota das suas viaturas.

Elaborar propostas de candidatura dos projectos de financiamento;

Proceder às acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas;

Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução;

Organizar e promover os mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;

Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;

Proceder à distribuição e recolha de toda a correspondência, em todos os locais da Universidade do Minho, bem como efectuar todo o expediente relacionado com os Correios de Portugal;

Proceder à imputação e controlo dos custos de correio e outros custos associados;

Fornecer todo o material logístico respeitante à expedição de toda a correspondência da Universidade do Minho.

As bases de dados existentes e mantidas pelos órgãos de coordenação, serviços e unidades de apoio da Universidade, no sentido de garantir a sua compatibilidade, consistência, actualidade, fiabilidade e manutenção;

O endereço de nome http://www.uminho.pt;

Os serviços de aplicações comuns de sistemas de informação directamente ao nível deste endereço;

Os serviços de desenvolvimento de aplicações transversais à instituição;

A gestão e coordenação de todos os protocolos institucionais relacionados com o âmbito de actuação do Gabinete, nomeadamente os protocolos de contratos de software e hardware na Universidade do Minho;

Emitir pareceres de avaliação e selecção de equipamento e aplicações necessárias à gestão e tomada de decisão, por solicitação da Reitoria.

Divisão de Desenvolvimento de Aplicações;

Divisão de Apoio e Manutenção de Sistemas.

Sector de Planeamento Administrativo e Financeiro;

Sector de Auditoria Administrativa e Financeira.

Colaborar na elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e do orçamento da Universidade do Minho;

Acompanhar as acções de planeamento, programação material e financeira dos projectos de investimentos em infra-estruturas, orçamentação, controlo e avaliação da respectiva execução financeira;

Pronunciar-se sobre a evolução da execução dos planos anuais e plurianuais de actividades em articulação com a execução dos orçamentos anuais e plurianuais, propondo as medidas de natureza correctiva que se imponham;

Assistir e acompanhar tecnicamente os órgãos de gestão e os serviços em matéria económica, financeira, bancária e contabilística tendo em vista a melhoria do funcionamento dos procedimentos de gestão financeira;

Colaborar na elaboração do relatório anual de actividades;

Recolher dados e elaborar indicadores e relatórios de análise de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;

Acompanhar os procedimentos administrativos decorrentes da execução dos contratos de empreitadas, de aquisição de bens móveis e de arrendamento, aquisição ou alienação de bens imóveis, organizando os respectivos processos, solicitando e prestando as informações e pareceres necessários e promovendo a produção e difusão de informação adequada para as diferentes unidades orgânicas.

Propor a implementação do sistema de gestão de qualidade no âmbito dos procedimentos administrativos;

Preparar e difundir informação técnica, documentos de trabalho e prestar assistência técnica às entidades do sistema, na perspectiva da simplificação administrativa e dos métodos de trabalho e desburocratização dos modos de funcionamento dos serviços e da sua relação com os utentes;

Identificar necessidades e propor acções de sensibilização e de formação nos domínios referidos nas alíneas anteriores;

Analisar os procedimentos adoptados em matéria de aquisição, gestão e alienação de bens e em matéria de gestão orçamental, tendo em conta os princípios de legalidade, eficiência e eficácia, no sentido de, se necessário, reformular procedimentos e comportamentos;

Estudar os principais circuitos de comunicação, da documentação estabelecida e dos meios, de divulgação de formalidades, visando uma maior oportunidade de fluidez;

Analisar os elementos contabilísticos, nomeadamente balanços e demonstração de resultados, facultando aos órgãos de gestão informação sobre a evolução/tendências verificadas nos últimos anos;

Estudar a organização, funcionamento e fiabilidade dos sistemas de controlo interno, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações.