LegalizePortaria n.º 726/2003 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto da Conservação da Natureza
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto da Conservação da Natureza
de 6 de Agosto
O crescente aumento da documentação arquivada no Instituto da Conservação da Natureza justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico.
Assim, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo:
Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura e das Cidades, Ordenamento do Território e Ambiente, que seja aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto da Conservação da Natureza, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta, em 6 de Junho de 2003. - Pelo Ministro das Cidades, Ordenamento do Território e Ambiente, Joaquim Paulo Taveira de Sousa, Secretário de Estado do Ordenamento do Território, em 18 de Julho de 2003.
ANEXO — REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DA CONSERVAÇÃO DA NATUREZA
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto da Conservação da Natureza, adiante designado por ICN.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do ICN tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade do ICN a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ICN.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo ICN, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o ICN obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o ICN vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo consta do anexo III do presente regulamento.
Artigo 10.º — Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
3 - Dos aludidos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente os seguintes elementos:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data de execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
4 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 11.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do ICN atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º — Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
Artigo 13.º — Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Do ANEXO I ao ANEXO III
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